E-mailul nu va muri niciodată. Iată cum să o faci mai bună

Cu toții urâm e-mailurile, nu? Cu toate acestea, un nou sondaj realizat de TechSmith arată că acolo are loc cea mai mare parte a comunicării noastre la locul de muncă.

În ciuda faptului că se bazează pe el, respondenții la sondaj au avut multe de spus despre cât de ineficientă poate fi e-mailul. Când au fost întrebați care este cel mai mare obstacol în calea unei comunicări eficiente în organizația lor, oamenii au răspuns cu lucruri precum:

• „Prea multe e-mailuri primite zilnic. Nu avem neapărat timp să citim totul.”
• „E-mailul înainte și înapoi este foarte ineficient și poate duce la nerespectarea termenelor limită.”
• „Oamenii nu și-au citit e-mailurile.”

Deci de ce ne facem asta nouă înșine? Dacă e-mailul va rămâne, iar cercetările arată că este, trebuie să îl folosim mai eficient, astfel încât să putem ajunge cu toții la zero.

În această postare, vom aborda de ce e-mailul nu merge nicăieri, de ce este atât de greu să faci corect și pași simpli (cu exemple!) pe care îi poți urma pentru a te asigura că oamenii îți citesc cu adevărat mesajele.

Viitorul muncii este asincron

Noi cercetări arată că formatele asincrone, cum ar fi mesajele video, apar ca un înlocuitor binevenit pentru întâlniri.

Obțineți informații

De ce e-mailul nu merge nicăieri

E-mailul este un element de bază al majorității comunicărilor de afaceri pentru un motiv. Este o modalitate mai rapidă și mai eficientă de a comunica informații decât organizarea unei întâlniri și vă permite să ajungeți cu ușurință la oameni din interiorul și din afara organizației dvs.

E-mailurile oferă, de asemenea, o înregistrare scrisă a deciziilor, solicitărilor și alte informații utile pentru arhivare și referire ulterior.

Ceea ce face ca e-mailul să fie greu de corectat

Pentru a trimite un e-mail de succes, trebuie să vă transmiteți mesajul în mod eficient. În caz contrar, te vei confrunta cu neînțelegeri sau cu un atac de mesaje dus-întors, pe măsură ce oamenii caută clarificări. E-mailul generează mai mult e-mail.

Sau mai rău, oamenii pur și simplu nu îți vor citi e-mailurile deloc.

Din păcate, natura bazată pe text a e-mailului poate face dificilă obținerea corectă.

E-mailul nu are indicii non-verbale

Când nu poți auzi tonul cuiva sau nu-i poți vedea expresiile faciale și limbajul corpului, poate fi ușor să interpretezi greșit intenția a ceea ce încearcă să spună. Ceea ce ar fi putut fi înțeles ca un mesaj prietenos ar putea părea neintentionat ca dur sau negativ.

Nu toată lumea se pricepe la scris

Comunicarea eficientă prin e-mail se bazează pe abilități puternice de scriere. Nu toată lumea are capacitatea de a se exprima clar și concis în scris, ceea ce poate duce la confuzie sau comunicare greșită.

Perete de text? Următorul!

Unele lucruri sunt greu de explicat prin text. Pentru a evita potențialele neînțelegeri, oamenii au tendința de a supracompensa oferind prea mult context sau clarificări.

Nimeni nu are timp să citească un eseu de cinci pagini în timpul zilei de lucru. Fie oamenii vor sări peste mesajul tău pentru că lungimea este intimidantă, fie punctele tale cheie se vor pierde în amestec.

Transmite mesajul mai repede cu imagini și videoclipuri

Snagit facilitează capturarea ecranului, adăugarea contextului și distribuirea oriunde.

Încercați Snagit gratuit

5 moduri simple de a trimite e-mailuri mai bune

Poate părea că nu poți face nimic pentru a opri potopul de e-mailuri care se adună în căsuța ta de e-mail în fiecare zi. Iată chestia, dacă vă faceți timp pentru a vă îmbunătăți jocul de e-mail și a trimite mesaje mai clare și concise, va ajuta la reducerea dusului și înapoi inutile, eliberând o parte din timpul dumneavoastră prețios.

1. Treci repede la obiect

Dacă trimiteți un e-mail pentru că aveți nevoie de cineva care să ia măsuri, clarificați-l de la început. Evitarea prezentărilor îndelungate vă poate ajuta să vă asigurați că solicitarea sau termenul limită nu se pierde în amestec.

Dacă credeți că contextul vă va ajuta, includeți-l după ce v-ați exprimat punctul principal. Destinatarul dvs. va avea opțiunea de a continua să citească dacă are nevoie și nu le veți pierde timpul dacă nu o face.

2. Ține-l scurt

De asemenea, doriți să vă păstrați e-mailul cât mai scurt posibil, fără a omite detaliile necesare. Este un act de echilibru, cu siguranță. Încercați să luați un moment înainte de a începe să tastați pentru a defini clar scopul e-mailului. Ce vrei să facă cealaltă persoană? (Și dacă există termene limită implicate, nu uitați să le precizați!)

Provocați-vă cu un număr maxim de cuvinte. Potrivit Boomerang, punctul ideal pentru un e-mail este de aproximativ 50-125 de cuvinte.

3. Includeți imagini pentru claritate

Ce e vorba? O imagine valorează cât o mie de cuvinte? Este adevărat! O modalitate simplă de a face orice e-mail mai clar și mai concis este să încorporați elemente vizuale precum capturi de ecran adnotate, diagrame sau infografice pentru a explica un concept sau a demonstra un proces.

97% dintre oamenii care folosesc imagini în comunicarea lor la locul de muncă îl consideră eficient. Ei raportează că imaginile reduc neînțelegerile și le economisesc timp.

Indiferent dacă încercați să explicați un proces sau să oferiți feedback cu privire la un proiect, în loc să scrieți explicația, faceți o captură de ecran! Cu un instrument de captură de ecran precum Snagit, puteți captura pachetul de diapozitive sau aplicația la care vă referiți și puteți utiliza adnotări precum săgeți sau înștiințări pentru a adăuga context.

4. Structurați-vă e-mailul

Un pic de formatare merge mult! Evitați blocurile mari de text care pot fi intimidante sau greu de citit, împărțind mesajul în paragrafe scurte. Dacă trebuie să schițați un proces sau pași, utilizați o listă numerotată pentru a facilita citirea destinatarului.

5. Trimiteți un videoclip

Ce faci când ai nevoie să partajezi informații care nu merită o întâlnire, dar prea dificil de transmis într-un e-mail? Trimiți un mesaj video! Nici măcar nu mă face să încep cu toate întâlnirile care pot fi înlocuite cu video.

Dacă vă străduiți să vă transmiteți mesajul, dar nu găsiți timp în calendarul acelei persoane, încercați să înregistrați un mesaj video rapid și informal.
Înregistrați-vă ecranul (recomandăm Snagit, desigur) în timp ce vorbiți cu cineva despre pașii procesului sau feedback-ul dvs. despre proiectul său. Apoi puteți trimite prin e-mail un link către videoclipul dvs. pe care persoana respectivă îl poate viziona la un moment potrivit pentru ea. Nu este necesară nicio întâlnire sau citire de roman.

E-mailul nu trebuie să fie groaznic

Și iată-l! Transformarea modului în care comunicați poate părea o sarcină descurajantă, dar lucrurile mărunte sunt cele care adesea aduc cele mai multe schimbări. Începeți prin a încerca doar una dintre aceste abordări și vedeți ce se întâmplă!

Reduceți dus-urile inutile cu pachetul Snagit Connect

Capturați-vă ecranul și adăugați context cu Snagit și apoi partajați oriunde cu Screencast.

Află mai multe