Eticheta prin e-mail: 12 reguli și sfaturi utile

Eticheta prin e-mail nu este ceva despre care ne-am născut știind. Cu toate acestea, se pare că toată lumea, în afară de noi, cunoaște regulile nescrise ale e-mailurilor profesionale.

Din fericire, aceste reguli nu sunt grele odată ce obții imaginea principală. Suntem aici pentru a vă oferi sfaturi care vă vor face să ieși în evidență. În sensul bun, promitem!

Deci, indiferent dacă sunteți nou în comunicarea profesională prin e-mail sau doriți doar o reîmprospătare rapidă, acest ghid este pentru dvs. La urma urmei, trimiterea unui e-mail nu ar trebui să fie niciodată copleșitoare.

Să trecem la cele mai bune practici de e-mail, astfel încât să vă puteți îmbunătăți comunicarea profesională în doar câțiva pași.

Ce este eticheta de e-mail profesională și de ce este importantă?

Mai simplu spus, eticheta prin e-mail este modul în care vă scrieți e-mailurile pentru comunicare profesională. Diferite aspecte ale e-mailurilor au scopuri diferite, ceea ce acoperim în acest ghid.

Eticheta prin e-mail este importantă din mai multe motive. În primul rând, dă tonul comunicării și reflectă profesionalismul tău. Un e-mail scris prost poate duce la neînțelegeri și chiar poate deteriora relațiile.

În plus, eticheta adecvată poate îmbunătăți eficiența și eficacitatea comunicării, conducând la relații și rezultate mai bune.

E-mailul este, fără îndoială, cel mai important canal de comunicare pentru comunicarea la locul de muncă, așa că înțelegerea etichetei este importantă dacă doriți să reușiți.

Eticheta de e-mail nerostită reglementează care contează

Să trecem peste cele mai importante reguli pe care ar trebui să le urmați pentru o comunicare adecvată.

Adresă de e-mail profesională

Acesta este ușor. Când vă creați contul, utilizați o adresă de e-mail cu numele dvs. Știu că toți avem o adresă jenantă din tinerețe, nu vrem să reaparăm niciodată. Dacă încă îl folosești, hai să creăm unul nou!

Subiect adecvat și informativ

Subiectul dvs. este introducerea în e-mailul dvs. Sau ce va citi mai întâi destinatarul dvs. Păstrați-l pe acesta scurt, concis și informativ.

De exemplu, un subiect bun pentru un e-mail de cerere de angajare ar fi: „Cerere pentru poziție de asistent de vânzări”. Observați că linia de subiect include titlul postului „Asistent de vânzări” și scopul „Aplicație”. Destinatarul va ști exact la ce vă adresați – acesta este scopul!

Salutare profesională și încheiere

Salutarea corectă este întotdeauna un salut de genul „Bună dimineața, dragă, etc” urmat de numele lor. Adăugați prefixul „Doamna, Doamna, Domnul, Dr, etc” ori de câte ori puteți.

Dacă nu le cunoașteți numele, nu vă faceți griji, doar salutați. Și nu uitați să adăugați o virgulă după salut.

Închiderea și semnătura dvs. vor fi, de asemenea, standard. Încheiați-vă e-mailurile cu o remarcă de încheiere, cum ar fi „Cu stima”, „Cu stimă” sau „Vă mulțumesc”, în funcție de context.

Apoi, închideți e-mailul cu numele dvs. sau cu un bloc de semnătură de e-mail personalizat.

Gramatică și ortografie adecvate

Acesta este evident, dar poate fi cel mai greu de urmărit. Cel mai bun sfat al nostru este să vă verificați din nou cuvintele și să urmați regulile gramaticale standard. Outlook și Gmail au verificatoare de ortografie, dar instrumente mai avansate precum Grammarly vă pot duce cu adevărat scrisul la următorul nivel.

Păstrează un ton profesional și nu abuzați de punctele de exclamare. Știm că poate fi greu să fii prietenos fără ele, dar le folosești cu moderație. Ele devin rapid copleșitoare.

Păstrați-l concis

Nimeni nu vrea să-și piardă timpul trecând printr-un e-mail lung și greoi. Destinatarul dvs. de e-mail petrece probabil doar o mică cantitate de timp cu mesajul dvs. Asta face ca este important să ajungem repede la subiect.

În primul rând, indicați scopul e-mailului dvs. Urmăriți-l cu câteva informații suplimentare și închideți-l cu un interval de timp. Acest lucru face comunicarea extrem de ușoară și eficientă pentru toată lumea.

Nu lăsați atașamentele să înfunde căsuțele de e-mail

Fișierele mari sunt cel mai rău coșmar al unei căsuțe de e-mail. Acestea pot strica viteza și eficiența căsuței primite a destinatarului.

O alegere înțeleaptă este să partajați atașamente mari cu un link.

Screencast este o aplicație terță parte care creează un link unic pentru toate imaginile și videoclipurile tale. Puteți trimite apoi acel link în loc de atașamentul mare în sine.

În plus, puteți începe o conversație despre imaginea sau videoclipul pe care l-ați atașat. Adaugă comentarii, reacții și continuă să colaborezi într-un singur spațiu.

Aveți încredere în noi, destinatarul vă va mulțumi pentru că nu a încetinit căsuța de e-mail.

Comunicați cu ușurință cu Snagit astăzi

Snagit vă ajută să creați și să distribuiți imagini captivante și ușor de urmărit pentru e-mailurile dvs.!

Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita

Răspunde la toate

Răspunde la toate este un instrument grozav, dar poate fi și un instrument înfricoșător. Sfatul nostru este să-l folosiți... cu moderație. Amintiți-vă că atunci când răspundeți la toate, răspundeți la TOATE.

Toți cei de pe fir vă vor primi e-mailul înapoi, care este un instrument excelent pentru comunicarea în masă a informațiilor. Cu toate acestea, devine un instrument nu prea grozav pentru întrebări specifice, individualizate.

Cele mai bune practici despre care este posibil să nu știți

Eticheta de e-mail de afaceri ar trebui să pară puțin mai fezabilă în acest moment. Sau așa sperăm. În această secțiune, vom trece peste câteva sfaturi de etichetă prin e-mail care vă vor îmbunătăți comunicarea dincolo de așteptări.

Răspunde prompt

Încercați să răspundeți la e-mailurile dvs. în termen de 24 de ore de la primirea lor. Dar uneori, știm că nu este realist. În schimb, acordați prioritate importanței e-mailurilor dvs. folosind metoda Eisenhower.

Evitați utilizarea e-mailului pentru informații confidențiale

Utilizați o platformă de mesagerie sigură sau o conversație față în față pentru orice informație confidențială. Deși e-mailurile sunt de obicei private, nu sunt sigure. După cum se spune: mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.

Utilizați comunicarea vizuală pentru a evita pereții lungi de text

Acesta este un adevărat schimbător de joc. În loc de e-mailuri lungi și plictisitoare, încercați să împărtășiți informații prin imagini. Va fi mai eficient și mai puțin plictisitor pentru destinatari.

De fapt, un studiu recent TechSmith a constatat că 98% dintre respondenții care folosesc video la locul de muncă spun că acesta influențează eficacitatea mesajului lor în diverse moduri, printre care prin reducerea neînțelegerilor, creșterea gradului de implicare și economisirea de timp.

Imagini

Trimițând imagini, puteți afișa cu ușurință un proces, puteți oferi feedback și puteți partaja date. Comunicarea devine mult mai ușoară atunci când este clară și prosperă cu ajutorul elementelor vizuale.

În plus, capturile de ecran sunt foarte ușor de realizat. Cu un instrument de captură de ecran precum Snagit, vă puteți captura ecranul și puteți adăuga adnotări utile ori de câte ori aveți nevoie. Indiferent dacă trebuie să evocați un detaliu important, să folosiți Instrumentul Step pentru a evidenția un proces sau să folosiți mai multe funcții, Snagit vă acoperă.

Odată ce captura dvs. este editată perfect, partajați captura de ecran cu un link unic. Apoi, inserați-l în platforma dvs. de mesagerie preferată. Bănuim că a trecut prin e-mail!

Videoclipuri

Videoclipurile sunt instrumente fantastice atunci când aveți nevoie de o demonstrație rapidă sau un tutorial pentru dvs. sau pentru echipa dvs. Cu abilitățile Snagit de înregistrare imagine în imagine și abilități Screen Draw, puteți ridica orice e-mail. Doar apăsați pe înregistrare și totul vă va fi ușor.

La fel ca o captură de ecran, vă puteți trimite prin e-mail videoclipurile partajând un link unic.

Partajați capturile de ecran și înregistrările de ecran cu Snagit

Creați, editați și partajați cu ușurință informații cu oricine folosește Snagit!

Descarcare varianta scurta de prezentare gratuita

Folosiți filtre și foldere de e-mail pentru a rămâne organizat

În sfârșit, fii organizat! E-mailurile se pierd în marea de comunicare pe care o primim în fiecare zi. Și nu le puteți marca pe toate ca marcate, și asta va deveni confuz!

În schimb, creați dosare pentru a rămâne organizat. Odată ce ai terminat de citit un e-mail, arhivați-l în folderul corespunzător. În acest fel, nu veți pierde niciodată un e-mail și vă puteți referi rapid la el ori de câte ori aveți nevoie de informații de la el.

Îți schimbă comunicarea și schimbă modul în care lucrezi. Gata cu timpul pierdut.

În concluzie…

Deci, trimiterea unui e-mail profesional nu este chiar atât de dificilă. Unele dintre convenții pot fi cu siguranță dificil de reținut, dar despre asta este vorba în acest ghid. Simțiți-vă liber să vă referiți la el ori de câte ori aveți nevoie, nimeni nu va ști!