12 reguli de etichetă prin e-mail pentru comunicații impecabile

Nu trebuie să fii un scriitor expert pentru a scrie un e-mail. Cu toate acestea, există multe lucruri de luat în considerare atunci când scrieți e-mailuri, în special pentru comunicările de afaceri. Iată câteva reguli de etichetă prin e-mail de care trebuie să țineți cont pentru mesajele dvs. profesionale.

Câmpurile de e-mail

Poate părea simplu să completați câmpurile pentru e-mailul dvs., dar aceste sfaturi vă pot scuti de jenă și vă pot ajuta în același timp destinatarii.

Verificați de două ori adresele destinatarilor dvs

Dacă ați trimis vreodată un e-mail persoanei greșite pentru că v-ați bazat pe sugestiile „inteligente” din aplicația dvs. de e-mail, atunci știți cât de jenant poate fi.

Este nevoie de doar un minut pentru a verifica din nou numele și adresa de e-mail a destinatarului. Dacă aveți o aplicație care convertește adresa de e-mail în numele destinatarului în scopuri de afișare, pur și simplu faceți clic pe acea săgeată sau treceți cursorul peste nume pentru o examinare rapidă.

Introduceți o linie de subiect concisă

Subiectul pe care îl includeți cu e-mailul ar trebui să fie succint și semnificativ. Acest lucru permite destinatarului să vadă exact despre ce este vorba în e-mail dintr-o privire. Ei pot chiar să-și citească e-mailurile în ordinea importanței conținutului, care este locul în care intervine subiectul.

Încercați să păstrați subiectul scurt, dar semnificativ. Fă-l un rezumat concis a ceea ce include mesajul tău.

Includeți CC și BCC atunci când este garantat

Este posibil ca nu toți destinatarii mesajului dvs. să aparțină liniei Către. Puteți folosi câmpul CC pentru a copia pe alții care au nevoie de e-mail ca referință sau câmpul BCC pentru a le copia, dar păstrează adresele lor de e-mail private.

LEGATE: Ce înseamnă CC și BCC în e-mailuri?

Rezervați câmpul Către cei cărora le direcționați mesajul și orice acțiuni pe care le solicitați de la aceștia. Pentru alții care pur și simplu trebuie să fie conștienți de mesaj, indiferent dacă le ascundeți sau nu adresele de e-mail, utilizați în schimb liniile CC și BCC.

Corpul mesajului

Evident, corpul e-mailului este locul în care includeți mesajul. Dar există câteva sfaturi de reținut, care pot face sau rupe acel mesaj.

Adăugați un salut

Adăugarea unui salut este deosebit de important atunci când compuneți un e-mail de afaceri. Începeți mesajul în mod corespunzător cu „Dragă”, „Bună” sau ceva similar, urmat de numele destinatarului.

Nu există nimic care să spună „Sunt prea grăbit să-mi fac griji” decât un e-mail fără un salut.

Utilizați un font ușor de citit

Deși este tentant să schimbi fontul mesajului cu ceva diferit sau unic, nu este întotdeauna cea mai bună opțiune pentru persoana care citește efectiv e-mailul.

LEGATE: Nu mai schimbați fontul de e-mail

Utilizați un font implicit care este ușor de citit, cum ar fi Arial sau Times New Roman. Nu numai că aceste fonturi clasice sunt standard pentru majoritatea clienților de e-mail, dar sunt și mai ușor de citit decât un script și mai profesionale decât o opțiune prea ocazională.

Includeți o semnătură

Similar cu eliminarea unui salut, nesemnarea e-mailului poate părea neprofesională. Și odată cu această închidere, ar trebui să includeți detaliile de bază de care ar avea nevoie destinatarul dvs.

Semnăturile de e-mail variază, dar pot include numele dvs. complet, compania, titlul, numărul de telefon, site-ul web și link-uri către rețelele sociale. Indiferent dacă aveți toate aceste detalii în semnătură sau pur și simplu numele dvs., asigurați-vă că le adăugați la sfârșitul mesajului.

Ton si profesionalism

Împreună cu elementele de bază privind completarea câmpurilor de e-mail și compunerea corpului mesajului dvs., luați în considerare cuvintele dvs. Doriți să folosiți toate majusculele pentru a sublinia un punct? Ar trebui să includeți puțin umor sarcastic? Să facem o scufundare mai adâncă.

Fiți atenți la majuscule și formatare

Poate fi tentant să folosiți toate majusculele, textul aldine sau sublinierea pentru a vă sublinia cuvintele. Dar prea multe dintre acestea într-un mesaj înfrânge scopul și pot transmite un mesaj agresiv.

Încercați să evitați toate majusculele. Nu vrei ca destinatarul tău să simtă ca și cum ai țipa la el. Și utilizați formatarea fontului, cum ar fi aldine, cursive și subliniere, cu ușurință și numai acolo unde este necesar.

Păstrați umorul și emoji la minimum

Deși majoritatea oamenilor se bucură de puțin umor din când în când, acesta nu își are întotdeauna locul într-un e-mail. Motivul este că destinatarul nu vă poate vedea limbajul corpului sau nu vă poate auzi râsul. În comunicările scrise, umorul poate părea uneori nepotrivit sau chiar ofensator, chiar și atunci când nu vrei să spui așa.

LEGE: Cum să inserați Emoji în e-mailurile Outlook

Pe lângă eliminarea umorului, încercați să nu folosiți excesiv emoji-urile în e-mailul dvs. În timp ce un zâmbet sau un degetul mare în sus pot fi benefice într-un chat sau un mesaj text, ele pot transmite un ton neprofesional în e-mailurile de afaceri.

Adăugați atașamentele necesare

Toți am făcut-o măcar o dată. Îi spunem destinatarului că îi trimitem un fișier și apoi uităm să-l atașăm. Acordați un moment înainte de a apăsa pe Trimitere pentru a vă asigura că ați inclus toate atașamentele necesare.

În plus, unele servicii de e-mail, cum ar fi Gmail și Microsoft Outlook, oferă funcții pentru a vă aminti atașamentele uitate. Profită de aceste instrumente utile, astfel încât să nu fii nevoit să-ți urmezi e-mailul cu un alt mesaj care conține fișierul și scuze.

Comunicări politicoase

Unele reguli de etichetă prin e-mail nu sunt stabilite în piatră, dar pot fi pur și simplu politicoase, considerate și utile.

Luați în considerare Mesaje concise pentru mobil

Din ce în ce mai multe e-mailuri fiind vizualizate pe dispozitivele mobile, luați în considerare acest lucru atunci când le compuneți pe ale dvs. Eliminați cuvintele inutile și treceți direct la obiect. Nu este nimic mai rău decât deschiderea unui e-mail plin de text pe telefonul mobil care necesită derulare continuă.

Programați trimiterea în timpul programului de lucru

Dacă utilizați funcția la îndemână de programare a e-mailului oferită de mulți clienți de e-mail, fiți atenți când programați acea livrare. Trimiterea unui e-mail chiar la sfârșitul zilei de lucru sau chiar la miezul nopții pur și simplu nu este frumos.

LEGATE: Cum să programați un e-mail în Outlook

Încercați să programați e-mailurile pentru o zi de lucru și în timpul programului de lucru, cu excepția cazului în care aveți un motiv convingător să nu faceți acest lucru.

Scurtați adresele URL lungi

Un ultim sfat pentru a fi politicos este legat de linkurile pe care le includeți în e-mailurile dvs. Similar cu scrierea mesajelor mai scurte pentru telespectatorii de pe mobil, puteți face același lucru când includeți linkuri. Luați în considerare utilizarea unui dispozitiv de scurtare a adreselor URL precum Bitly sau a legăturii către text.

Mai degrabă decât un link care ocupă prea mult spațiu în mesajul tău, poți să-i reducă dimensiunea și să primești totuși linkul către destinatar.

Sperăm că unele dintre aceste reguli de etichetă prin e-mail sunt cele pe care intenționați să le utilizați pentru propriile mesaje de afaceri în viitor. Și dacă trimiteți un mesaj pe care doriți să-l preluați, vedeți cum să reapelați un e-mail în Outlook sau cum să anulați trimiterea unui mesaj în Gmail.