Soluție de gestionare a activelor digitale – De ce compania dvs. are nevoie de una

Bani

Dacă compania dvs. se află în punctul în care își trimite activele digitale în lume, fie prin site-ul dvs. web, canalele de socializare sau buletinele informative prin e-mail, afacerea dvs. va genera cantități mari de active de marketing. Ca orice activ, acesta trebuie gestionat corespunzător pentru ca valoarea totală să fie realizată. Pentru a face acest lucru în mod eficient, aveți nevoie de o soluție de gestionare a activelor digitale. Spre deosebire de platformele simple de partajare a fișierelor precum DropBox și Box (sau chiar și alte instrumente mai sofisticate), o soluție de gestionare a activelor digitale este concepută pentru a ține evidența întregului număr tot mai mare de lucruri care sunt create și încărcate pentru dvs. - sume de fotografii și videoclipuri, exact replici ale fișierelor HTML ale site-ului dvs. web și postărilor de blog în format .pdf, conținut furnizat de client în documente Word – astfel încât să le puteți partaja cu ușurință cu oamenii din întreaga lume.

Ce este un sistem de management al activelor digitale (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) este procesul de organizare și gestionare a fișierelor digitale. Este un termen umbrelă care cuprinde sisteme de management al conținutului, sisteme de gestionare a bazelor de date și sisteme de publicare web.

O soluție de gestionare a activelor digitale stochează activele digitale într-o bază de date sau într-un depozit. Creatorii și editorii de conținut pot accesa aceste date pentru a le utiliza pentru a crea și gestiona active digitale în diverse scopuri, cum ar fi pagini web, postări pe rețelele sociale, e-mailuri sau alte tipuri de conținut.

Creatorii de conținut pot accesa sistemul printr-un browser web sau o aplicație desktop care le permite să încarce noi active și să editeze cele existente. Ei pot adăuga, de asemenea, etichete de metadate la material, care vor ajuta la organizarea acestuia în catalogul DAM.

Care sunt diferitele tipuri de active digitale?

Există multe tipuri diferite de active digitale. Unele dintre cele mai populare sunt imaginile, videoclipurile și graficele. Cu toate acestea, activele includ și toate fișierele sursă și fișierele gata de tipărire pentru orice literatură sau resurse tipărite ale companiei.

Ai putea crede că departamentul tău de marketing are deja sub control gestionarea activelor. Dacă credeți că acest lucru este adevărat, luați în considerare următoarele:

Probleme cu stocarea datelor

Gândiți-vă la sigla companiei dvs. În câte locuri este folosit? Va apărea pe fiecare document tipărit de garanție de marketing, pe site-ul dvs. web, pe canalele dvs. de socializare și pe orice alt afișaj electronic pe care cineva îl poate întâlni în timp ce navighează pe internet.

De fiecare dată când este afișat logo-ul, veți dori un fișier imagine la diferite rezoluții. Trebuie să decideți dacă alegeți o dimensiune optimizată pentru web sau cel mai mare fișier disponibil. Dacă utilizați cea mai mare imagine, veți folosi mai mult spațiu pe server și, eventual, chiar un server complet nou pentru a găzdui toate fișierele dvs. de imagine: ce face atât de multe companii să creadă că pot folosi un singur server pentru activele lor digitale ? Dimensiunile fișierelor devin din ce în ce mai mari pe măsură ce capacitatea de stocare crește, dar ceea ce trebuie înțeles este că resursele unui server nu sunt nelimitate.

Acum înmulțiți problema când luați în considerare fotografiile produselor, imaginile de stoc, fotografiile personalizate și ședințe video. Fiecare versiune a unei piese de literatură. Domeniul de aplicare pentru duplicarea activelor și cerințele de stocare aferente crește rapid.

Timp necesar pentru solicitările de imagini

De asemenea, veți lua în considerare cât timp durează procesarea solicitărilor de imagini. Dacă aveți un server mai mare și o mulțime de imagini, acest lucru poate dura timp – mai ales dacă aveți o echipă de marketing foarte ocupată care lucrează la diferite piese de conținut.

Echipa dvs. de marketing poate externaliza unele lucrări pentru a acoperi alte domenii. De exemplu, fotografului i se poate cere să livreze produsul finit la o dată ulterioară și are nevoie de acces la activele digitale sau fișierele utilizate în fotografia originală în scopuri de editare. Câte persoane diferite vor avea nevoie de acces? De câtă capacitate de stocare are nevoie fiecare persoană? Dar progresul dezvoltării! Dacă cineva face o schimbare de design care necesită acces la imagini, probabil că folosește propriile mijloace de stocare a fișierelor.

Aceste solicitări asupra timpului echipei de marketing vă costă productivitatea și banii afacerii. De asemenea, ar putea afecta reputația mărcii dvs. atunci când părțile interesate văd modele inconsecvente sau slabe provenind de la afacerea dvs.

Lipsa de consecvență a mărcii

Dacă aveți un design care este utilizat în multe domenii diferite ale afacerii dvs., cum ar fi site-ul dvs. web, canalele de rețele sociale și distribuitorul direct, trebuie să vă asigurați că toate aceste modele și elemente sunt consecvente.

De asemenea, veți dori să vă asigurați că, dacă unul dintre aceste fișiere este editat sau actualizat, acesta este actualizat și peste tot în altă parte. Gândiți-vă la grafica e-mailului – doriți să utilizați o versiune diferită pentru fiecare e-mail? S-ar putea să vă gândiți „Desigur că nu”, dar câte versiuni diferite vede cititorul pe dispozitivul său mobil? Dacă cineva are o garanție de marketing pe telefon sau tabletă, ce se va întâmpla dacă acest material este actualizat? Pe lângă faptul că este frustrant pentru destinatar, poate fi și foarte costisitor.

Beneficiile unui DAM

Beneficiile implementării unui sistem DAM includ:

O singură locație de depozitare

Managementul activelor este redus semnificativ. Puteți stoca toate activele digitale într-un singur loc, astfel încât nevoia de stocare manuală a fișierelor dispare. Managementul activelor digitale vă permite să găsiți ceea ce căutați atunci când îl căutați. Veți putea edita, șterge și sorta activele pentru a le gestiona corect. Acest lucru vă permite chiar să urmăriți modificările în ceea ce privește cine a postat activul, când a fost schimbat/actualizat și cine a fost implicat în procesul de modificare. Aceasta înseamnă că versiunile sunt întotdeauna păstrate și că pot fi accesate din nou dacă este necesar.

Armonizarea datelor

Activele digitale pot fi stocate într-un singur loc și organizate în același mod. Riscul de versiuni conflictuale și convenții de denumire inconsecvente este redus. În plus, îl puteți folosi pentru a urmări modificările aduse documentelor sau fișierelor, precum și cine a fost implicat și când.

Sistemul DAM vă va permite să analizați problemele de gestionare a activelor din afacerea dvs., ceea ce va ajuta la reducerea timpului petrecut de echipa de marketing cu solicitările de imagine și organizarea. Dacă sunteți o afacere mică sau aveți resurse foarte limitate la dispoziție, poate fi benefic pentru dvs. să alegeți un furnizor de servicii specializat în managementul activelor digitale.