Cum să creați un manual de instruire: pași și instrumente care fac acest lucru ușor

Mai devreme sau mai târziu, fiecare companie sau organizație trebuie să creeze un manual de instruire. Adesea, trebuie să creeze mai multe manuale pentru a acoperi atât nevoile interne, cât și cele externe.

Pe plan intern, manualele de instruire îi ajută pe toți angajații să rămână eficienți și productivi în timpul activității lor.

Pe plan extern, manualele de instruire sunt piese de conținut esențiale pentru educarea clienților, instruire și, cel mai important, satisfacție.

Dar, dacă sunteți ca mine, termenul „manual de antrenament” evocă o imagine mentală tristă. O broșură groasă, cu aspect corporativ, legată într-o copertă blândă. Poate că are niște imagini de stoc pe el sau poate este doar titlul pe o copertă solidă.

Deci, mai întâi, să ștergem acea imagine din mintea noastră. Vechiul format de broșură își are încă locul în lume (de exemplu, torpedoul mașinii tale), dar există atât de multe opțiuni acum. Manualele de antrenament de astăzi nu arată și nu funcționează ca manualele de antrenament de altădată. De asemenea, este posibil ca oricine să creeze unul.

În această postare, vom analiza cum puteți scrie un manual de instruire grozav și câteva dintre opțiunile pe care le aveți pe măsură ce îl creați.

Care este scopul unui manual de instruire?

În timp ce ambalajul manualului tradițional de instruire s-a schimbat, scopul său nobil rămâne consecvent.

Un manual de instruire este un set de instrucțiuni care îmbunătățesc calitatea cu care este efectuată o lucrare, un proces sau o sarcină. Companiile folosesc manuale de instruire cu instruire în persoană, la distanță, la cerere și la timp. Câteva aplicații comune includ:

• Incorporarea de noi angajați
• Lansarea de noi software și sisteme
• Nou protocol sau documentație de proces
• Partajarea procedurilor standard de operare
• Instruirea și educarea clienților
• Instrucțiuni și informații despre produs

Companiile creează manuale de instruire a angajaților pentru a crește productivitatea organizațională și pentru a se asigura că toată lumea are instrumentele și informațiile necesare pentru a excela la locul de muncă.

Pe de altă parte, companiile și organizațiile creează manuale de instruire care își sprijină și clienții. Ei învață cum să-și folosească produsele, atunci când anumite funcții sunt utile și demonstrează fluxurile de lucru cheie.

Manualele de instruire pentru educarea clienților îi ajută pe utilizatori să profite la maximum de achiziția lor. Sunt o resursă critică și fiecare companie de succes le oferă.

Cele mai bune manuale de instruire sunt ușor de urmat, ghiduri informative. Ei prezintă concepte într-un limbaj clar, folosind exemple și imagini relevante. Făcut corect, un manual de instruire bun devine o resursă de încredere pentru angajați și manageri sau clienți și clienți.

Cum se scrie un manual de instruire

Crearea unui manual de antrenament grozav poate fi intimidantă, dar nu trebuie să fie. Cu abordarea corectă, puteți trece rapid de la schiță la producție și puteți oferi colegilor sau clienților, oricare ar fi publicul dvs., o resursă utilă și ușor de utilizat.

Iată cum.

Pasul 1: Definiți-vă publicul

Primul lucru când începi să lucrezi la manualul tău de antrenament este să știi pentru cine scrii. Pentru a face acest lucru, dezvoltați o imagine despre când, unde și cum vor accesa oamenii conținutul dvs. de formare.

Pentru a vă înțelege publicul, puteți pune și răspunde la întrebări precum:

• Ce îi va aduce la manualul tău de antrenament?
• Care este nivelul lor de expertiză?
• În ce industrie lucrează?
• Cât timp au la dispoziție?
• Au o preferință pentru conținutul scris sau vizual?
• Există referințe lingvistice sau culturale de care trebuie să fii conștient?

Răspunsul la aceste întrebări vă ajută să dimensionați corect conținutul. Cu o înțelegere a lucrurilor precum nivelul de abilități ale publicului, contextul și preferințele de conținut, vă puteți construi conținutul pentru a se potrivi așteptărilor și nevoilor acestora.

Este ușor să sări peste acest pas și să-ți spui că ai o înțelegere implicită a publicului tău. Și, deși probabil că o faci, petrecerea timpului pentru a-l concretiza și a pune imaginea în focalizare clară te va ajuta să creezi conținut de formare care rezolvă cu adevărat problemele publicului tău.

Pasul 2: planificați-vă conținutul

Un manual grozav de antrenament este ușor de navigat. Cineva care o întâlnește pentru prima dată se simte confortabil să descopere informațiile de care au nevoie, iar un utilizator care revine este capabil să găsească rapid conținut și subiecte specifice.

Vă puteți asigura că acesta este cazul manualului dvs. de instruire prin planificarea strategică a conținutului. Mai simplu spus, asta înseamnă să așezi tot materialul tău de instruire și să-l organizezi într-un mod logic.

Există diferite teme pe care le puteți utiliza pentru a organiza și clasifica subiectele din manualul dvs. de instruire. Le puteți organiza după:

• Subiecte de la începător până la avansat
• Lucrări de făcut
• Caracteristicile produsului
• Frecvența de utilizare
• Popularitate în rândul publicului

Acesta poate fi un proces rapid pentru conținut de formare scurt, unic, sau poate dura ceva mai mult timp dacă creați un ghid cuprinzător.

Dacă aveți o mulțime de subiecte, luați în considerare să le plasați în grupuri și să utilizați titluri și subsecțiuni pentru a crea un flux și o organizare logică în manualul dvs. Utilizați această structură pentru a crea un cuprins în manualul final.

Pasul 3: Determinați formatul de prezentare a conținutului

Îți cunoști publicul și știi ce vrei acoperire, așa că acum este timpul să stabilești cum îți vei prezenta conținutul.

În multe cazuri, vor exista modalități ideale de a vă oferi conținutul. Pentru a-ți da seama care este, trebuie să te gândești atât la publicul tău, cât și la conținutul tău. Aveți o serie de opțiuni pentru livrare. Mijloacele comune de livrare pentru manualele de instruire includ:

• Articole din baza de cunoștințe
• Tutoriale video
• Cursuri online
• Ghiduri PDF
• Ghid tipărit sau pamflete

Când vine vorba de publicul dvs., luați în considerare contextul acestora.

• Unde sunt ei în timp ce consumă acest manual de instruire?
• Ce instrumente și resurse au la dispoziție?
• La ce nu vor avea acces?
• Cât timp au la dispoziție?

Întrebări ca acestea vă vor spune dacă lucruri precum videoclipul, interactivitatea și anumite strategii de evaluare sunt tehnici viabile de inclus în materialul de instruire.

În același timp, unele subiecte sunt mai potrivite pentru video, în timp ce altele sunt mai bune pentru text și imagini. Dacă afișați procese complexe care trebuie văzute în acțiune, puteți lua în considerare utilizarea videoclipurilor. Dacă lucrați cu un număr de secvențe simple și discrete, atunci folosirea unui format scris susținut de imagini ar putea fi ideală.

Un lucru frumos este că manualele de formare de astăzi sunt adesea livrate online. Puteți combina diferite formate într-unul singur și puteți oferi conținut bogat, suportat media.

Pasul 4: Dezvoltați-vă conținutul

În acest moment, sunteți gata să începeți să vă dezvoltați conținutul.

Pentru manuale de instruire bazate pe video

Dacă creați videoclipuri pentru manualul de antrenament, atunci puteți începe să creați scenarii, să scrieți scripturi, să înregistrați și să editați videoclipuri.

Dacă nu ați creat niciodată videoclipuri până acum, nu vă descurajați să adoptați această abordare. TechSmith Camtasia este un instrument excelent folosit de creatorii video profesioniști, dar este ușor de început pentru începători. Există, de asemenea, o mulțime de tutoriale grozave care vă vor face să creați în cel mai scurt timp.

În plus, oferim TechSmith Academy, o resursă gratuită în care toți cei care aspiră până la creatori avansați pot găsi toate resursele de care au nevoie pentru a începe și pentru a-și îmbunătăți abilitățile. Găsiți conținut pe o mulțime de subiecte despre formare, creare video și multe altele.

Pentru manuale de instruire bazate pe text și imagini

Manualele de instruire care vor fi construite folosind text și imagini scrise ar putea părea învechite, dar nu sunt. În multe cazuri, acest lucru se va potrivi cel mai bine publicului și conținutului dvs.

Dacă manualul dvs. acoperă un proces bazat pe computer, faceți capturi de ecran pentru fiecare pas. Alternativ, pentru procesele din lumea reală, fotografiile care demonstrează procesul sau ilustrațiile grafice sunt ideale.

Adnotă imagini pentru claritate

Capturile de ecran și imaginile au nevoie adesea de câteva ajustări pentru a-și exprima cu adevărat punctul de vedere. De obicei, aceasta înseamnă adăugarea de adnotări precum săgeți, forme și alte înștiințări. O altă atingere plăcută este eliminarea sau ascunderea informațiilor sensibile sau inutile.

Utilizați instrumentele de desen și editare din Snagit pentru a vă edita imaginile, astfel încât acestea să transmită mesajul potrivit și să aibă informații inutile sau sensibile neclare sau eliminate.

Editați toate imaginile pentru a le pregăti pentru includerea în manualul de antrenament.

Pasul 5: Asamblați și livrați manualul

Acum este momentul în care crearea unui manual de antrenament devine de obicei plictisitoare. Procesul de adăugare a imaginilor la un șablon, document sau altă sursă implică frustrări de formatare, probleme de dimensiune a imaginii și alte provocări similare, neprevăzute.

În acest caz, o soluție ușoară este să creați din șabloane în Snagit. Acest lucru vă permite să selectați imaginile pe care doriți să le includeți în manual, să adăugați text, să aranjați ordinea și să faceți selecții despre aspect într-un singur proces rapid.

Snagit vine cu o serie de șabloane profesionale din care puteți alege și puteți găsi mai multe șabloane gratuite și premium și alte resurse în TechSmith Assets pentru Snagit.

Aceasta este o metodă excelentă de utilizat, deoarece puteți prelua fiecare proces sau sarcină pe care trebuie să o acoperiți și puteți crea o secțiune separată a manualului.

Apoi le puteți salva pe fiecare ca PDF sau ca imagine pentru partajare, compilare într-un ghid complet sau postare individual într-un intranet al companiei.

Desigur, realizarea de documente individuale individuale ar putea să nu fie abordarea potrivită. În acest caz, ați putea lua în considerare utilizarea unor instrumente precum Zendesk sau MadCap Flare pentru a crea un centru de asistență al bazei de cunoștințe sau un document de fișier de ajutor.

Dacă creați o bază de cunoștințe online, ar trebui să puteți utiliza conținut video, imagine și scris în același timp. Așadar, fiți creativ și creați conținut care să acopere tot ce ar putea avea nevoie publicul dvs.

Pasul 6: Urmăriți feedbackul și păstrați-vă conținutul actualizat

Pasul final pentru crearea unui manual de instruire este acela de a obține feedback și de a-l actualiza.

Dacă interacționați cu publicul dvs., ascultați feedback-ul acestuia despre ajutorul pe care îl oferiți. Pe baza a ceea ce spun ei, vezi dacă există subiecte care trebuie extinse sau unele care nu sunt încă tratate deloc.

Ca întotdeauna, sistemele se vor schimba, produsele și caracteristicile vor fi actualizate, iar conținutul dvs. va avea nevoie de actualizări pentru a rămâne relevant și util. Asigurați-vă că păstrați fișierele sursă pentru toată munca dvs., astfel încât să puteți reveni cu ușurință la ele și să faceți actualizări.

Concluzie

Un manual de antrenament nu mai trebuie să fie volumul gros și plictisitor care era cândva. Oamenii sunt obișnuiți să învețe online și adesea o preferă în detrimentul surselor analogice de informații.

Manualele de instruire online sunt, de asemenea, mai ușor de accesat și de navigat decât strămoșii lor de hârtie. Acestea pot fi căutate și permit utilizatorilor să marcheze anumite pagini pentru acces ușor și rapid la conținutul folosit des.

Cu instrumentele potrivite și procesul partajat aici, puteți crea manuale de instruire grozave pentru colegi sau clienți deopotrivă.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în iulie 2019 și a fost actualizată în septembrie 2020 pentru acuratețe și exhaustivitate.