Faceți cunoștință cu Context Switching, ucigașul numărul 1 al productivității la locul de muncă

Pentru cei mai mulți dintre noi, zilele noastre de lucru încep cu pornirea telefoanelor și computerelor, astfel încât să ne putem verifica e-mailurile, să ne luăm din urmă mesajele Slack și să ne uităm la listele de sarcini. Există o mulțime de deschideri de aplicații diferite și de comutare între mai multe instrumente.

Toată această trecere între diferite instrumente, sarcini și resurse se numește schimbare de context și ne ocupă o mare parte din timpul de lucru – de cele mai multe ori fără ca noi să știm asta. Ne-am obișnuit atât de mult cu schimbarea contextului, încât ar putea părea normal, dar are un cost ridicat.

În acest articol, vom arunca o privire la:

• Ce este schimbarea de context și de ce o facem
• Costul schimbării contextului
• Cum să preveniți schimbarea contextului

Ce este schimbarea de context?

Până de curând, termenul de schimbare a contextului se referea exclusiv la procesul prin care un computer stochează starea unui proces, astfel încât acesta să poată reveni la el mai târziu. Acesta este ceea ce ne permite să comutăm destul de fără probleme de la o aplicație sau program la altul.

Schimbarea contextului și-a făcut acum drum în limbajul nostru care descrie comportamentul uman, referindu-ne la tendința noastră de a trece de la o sarcină la alta, fără legătură.

Când trecem între revizuirea căsuței de e-mail, verificarea calendarului și răspunsul la un apel de la client, schimbăm contextul. Multitasking este un alt cuvânt pe care tindem să-l folosim pentru a descrie schimbarea contextului, deși cei doi termeni au observat diferențe.

Ceea ce am învățat în cele din urmă despre computere este că s-au luptat atunci când își schimbau sarcinile. Devine din ce în ce clar că există un cost real pentru schimbarea contextului, deoarece se aplică și comportamentului uman.

De ce „schimbăm contextul” tot timpul?

Chiar dacă știm că schimbarea contextului nu este cea mai eficientă abordare a muncii, totuși o facem tot timpul.

Acest lucru se datorează faptului că schimbarea contextului a devenit o așteptare nescrisă în forța de muncă modernă. Percepția constantă a urgenței și barajul notificărilor care ne întrerup în mod constant, precum și prevalența întâlnirilor sporadice, toate ne țin în obiceiul de a schimba contextul.

Avem un fals sentiment de urgență

Indiferent dacă este intenționat sau nu, capacitatea de răspuns rapidă este adesea răsplătită la locul de muncă. Acest lucru creează sentimentul că, pentru a reuși, trebuie să adopți un sentiment de urgență.

O mare parte din această urgență percepută se concentrează pe comunicațiile trimise de aplicații de mesagerie precum Slack sau Teams. Când vine o notificare care indică un mesaj nou, sentimentul că este necesar un răspuns imediat este greu de zguduit.

Fie că noi înșine stabilim așteptările, fie că alții ni le stabilesc, este ușor să vedem cum valoarea răspunsurilor rapide dă un sentiment de urgență care duce la schimbarea obișnuită de context.

Primim notificări în mod constant

Având în vedere că cercetările arată că 70% dintre americani își verifică telefoanele în 5 minute de la primirea unei notificări, iar persoana medie primește 65-80 de notificări în fiecare zi, este clar că aceasta contribuie major la persistența schimbării contextului în viața noastră de zi cu zi.

Notificările în sine nu sunt în mod inerent rele, dar provocarea este că au o calitate care provoacă dependență. Goana de dopamină pe care o primește mintea noastră atunci când primim o notificare este ceva pe care suntem condiționați să urmărim.

Deși s-ar putea să nu răspunzi la fiecare notificare pe care o primești, chiar și actele de recunoaștere, procesare și decizie cu privire la acțiunea potrivită pentru fiecare este un tip de schimbare a contextului.

Asistăm la prea multe întâlniri inutile

În Raportul privind viitorul întâlnirilor 2021, aflăm că angajații petrec 31 de ore în fiecare lună în întâlniri neproductive și participă, în medie, la 11 – 15 întâlniri în fiecare săptămână.

Trecerea între întâlniri în acest ritm înseamnă că este greu să găsești perioadele lungi de timp neîntrerupt necesare pentru o muncă profundă și concentrată.

S-ar putea combate acest obstacol pentru timpul concentrat prin inițierea „zile fără întâlnire” în fiecare săptămână, care sunt dedicate exclusiv muncii concentrate.

O modalitate de a vă proteja timpul este să inițiați „zile fără întâlnire” în fiecare săptămână. Un altul este să ne regândim dacă acea întâlnire recurentă chiar trebuie să se întâmple.

Care este costul schimbării contextului?

Costul ridicat al comutării de context este un lucru foarte real, dar continuăm să o facem în mod regulat. A devenit ceva cu care suntem atât de obișnuiți încât de multe ori nici nu ne dăm seama că o facem.

La suprafață, pare atât de nevinovat – ce este atât de rău în a răspunde rapid la acel e-mail înainte de a apăsa Publicați în postarea pe blog pe care o scrieți? Nu poate fi mare lucru să răspunzi la întrebarea lui Sally despre Slack în timp ce ești la acea întâlnire; este o idee la care ai putea răspunde în somn!

În realitate, totuși, costul schimbării contextului este semnificativ. Toate aceste mici schimbări care par să nu fie mare lucru se adună cu adevărat. Comutarea contextului are un impact negativ asupra productivității tale, desigur, dar efectul comutării contextului asupra creierului uman este de fapt mult mai profund decât atât.

Felul în care ne simțim la locul de muncă este afectat negativ de acest comportament, așa cum a fost demonstrat de un studiu realizat la Universitatea din California, Irvine. Studiul a investigat cum ne simțim la locul de muncă și a găsit rapoarte de stres, frustrare, volum de muncă, efort și presiune semnificativ crescut după doar 20 de minute de întreruperi repetate.

Acest lucru este problematic deoarece suntem constant întrerupți în viața noastră de zi cu zi. Potrivit The Anatomy of Work Index, mai mult de o treime dintre lucrători se simt copleșiți de ping-ul persistent al notificărilor.

De asemenea, ne oferă câteva statistici uluitoare care explică cât de comună este schimbarea contextului în viața noastră. Când vine vorba de e-mail și apeluri video, 42% și, respectiv, 40% dintre oameni petrec mai mult timp cu acestea decât în ​​urmă cu un an. 52% dintre respondenți spun că fac multitasking în timpul întâlnirilor virtuale în urmă cu mai bine de un an și 50% simt nevoia să răspundă imediat la notificări.

Aceste statistici de schimbare a contextului devin și mai pronunțate când te uiți la diferențele generaționale. Millennials și Generația Z raportează că se simt mult mai copleșiți decât angajații în general.

Costul schimbării contextului poate include scăderea productivității, intervale scurte de atenție, timp pierdut și epuizare.

Scăderea productivității

Nu ar trebui să fie surprinzător faptul că comutarea între sarcini ne face mai puțin productivi – probabil ați experimentat zile în care atingeți multe, multe sarcini și până la sfârșitul zilei nu ați finalizat nici una.

Creierele umane pur și simplu nu sunt conectate pentru a aborda cantitatea de schimbare de context pe care o forțăm asupra lor - conform Raportului Workgeist '21, 45% dintre lucrători spun că schimbarea contextului îi face mai puțin productivi și 43% spun că comutarea frecventă între aplicații și instrumente este foarte obositor.

Durate scurte de atenție

Atenția ta totală nu te urmărește în timp ce te angajezi în schimbarea contextului. Pe măsură ce treceți de la o sarcină la alta, o parte din atenția dvs. rămâne asupra sarcinii inițiale, restul urmând la următoarea.

După cum vă puteți imagina, pe măsură ce au loc din ce în ce mai multe comutări, cantitatea de atenție cu care rămâneți scade semnificativ.

Acesta este motivul pentru care vă veți descoperi că ați introdus mementouri ale sarcinilor care au venit înainte – pe care încă nu le-ați terminat – în timp ce lucrați la cea mai recentă activitate.

Atenția dumneavoastră este acum împărțită între toate sarcinile pe care le-ați atins, mai degrabă decât să vă concentrați asupra sarcinii în cauză. Schimbarea contextului nu este ceea ce creierul uman a fost conceput și nu este ideală pentru productivitate.

Pierdere de timp

Într-un studiu din 2005 realizat de cercetătorii de la Universitatea din California, Irvine, s-a arătat că este nevoie, în medie, de 25 de minute și 26 de secunde pentru a reveni complet la munca după o întrerupere.

Când aplicăm acel număr la numărul de întreruperi experimentate într-o zi obișnuită de lucru, ceea ce ne lasă sunt literalmente ore în fiecare zi de timp pierdut. Timpul petrecut fără a face nimic productiv, ci mai degrabă încercând să reluăm de unde am rămas.

Există, de asemenea, costuri de timp pentru schimbarea contextului care se referă la stresul și oboseala care rezultă din comportament și provoacă ineficiențe și refaceri.

Schimbarea contextului creează o buclă vicioasă de prea multe sarcini și întreruperi, cuplate cu stres și performanță slabă din cauza volumului de muncă. Când rămânem blocați în această buclă, continuăm să pierdem timpul.

În cazuri extreme: burnout

Memoria noastră de lucru este o componentă necesară pentru realizarea muncii noastre, dar are o limită. Putem ține doar atâtea informații în fața minții noastre simultan și testăm în mod constant această limită atunci când ne petrecem zilele schimbând contextul.

Dacă v-ați trezit vreodată recitind același e-mail de mai multe ori pentru a înțelege informațiile pe care le deține, probabil că ați experimentat fenomenele de ceață cerebrală. Acesta este un mod de a ne referi la oboseala mentală experimentată de creierul uman atunci când schimbarea contextului este dusă la un nivel nesănătos.

Durerile de cap, pierderea motivației și senzația de epuizare și oboseală sunt toate semne de epuizare. Aceste simptome pot începe cu ușurință să apară atunci când schimbarea contextului devine prea răspândită în viața noastră de zi cu zi.

Cum să preveniți schimbarea contextului la locul de muncă?

Schimbarea contextului nu este în mod inerent rău. Este de fapt un lucru bun să aibă loc un anumit nivel de schimbare de context, ceea ce este o ușurare pentru că este aproape imposibil să o eradicam din viața noastră.

Vestea bună este că puteți implementa strategii pentru a vă asigura că schimbarea contextului pe care o faceți este necesară și nu se face pe baza unei urgențe false sau a altor vinovați obișnuiți. Iată câteva de încercat!

Creați „limite de focalizare” pentru ziua respectivă

Practicați blocarea timpului

Timpul de concentrare este de două ore la un timp minim de lucru neîntrerupt. Poate fi greu să găsești această oră printre notificările și întreruperile care apar în mod regulat.

O strategie bună este să vă blocați timpul. Parcurgeți-vă calendarul și identificați un timp dedicat pentru tot. Păstrați sarcinile superficiale, cum ar fi verificarea e-mailului și participarea la întâlniri, în blocuri împreună și sarcinile care necesită o muncă mai profundă și mai concentrată împreună. Este versiunea calendaristică a „un loc pentru tot și totul la locul său”.

Unii clienți de e-mail și calendare de la locul de muncă pot chiar programa automat blocuri de timp de concentrare pe calendarul dvs.

Configurați „zile tematice”

Dacă sunteți manager sau rolul dvs. necesită să lucrați în mai multe echipe, poate părea intimidant să vă blocați timpul într-un mod atât de specific. Dacă da, zilele tematice ar putea fi o alegere bună pentru a vă ajuta să gestionați schimbarea contextului.

Cu abordarea zilelor tematice, atribuiți o funcție, un scop sau o concentrare fiecărei zile din săptămâna dvs. Este important să vă asigurați că le configurați într-un mod care funcționează bine pentru nevoile dvs. specifice – nu există neapărat un răspuns unic aici.

Săptămâna ta ar funcționa bine pentru tine dacă ai dedica două zile lucrului în echipă, una proiectelor creative solo și o zi admin?

Poate că teme precum Zilele libere, Zilele de focus și Zilele tampon ale lui Dan Sullivan ar funcționa pentru tine. Încercați câteva metode și vedeți ce funcționează cel mai bine pentru situația dvs. unică.

Exersați o singură sarcină pe tot parcursul zilei

Configurarea programului dvs. pentru a reduce costul comutării contextului funcționează numai dacă vă puteți antrena să rămâneți cu o sarcină pentru o perioadă suficientă de timp pentru a intra într-o perioadă de muncă concentrată. Cu siguranță este posibil, dar este nevoie de o anumită clădire intenționată a obiceiurilor.

Unele dintre obiceiurile care vă pot sprijini în realizarea unei singure sarcini sunt:

• Eliminarea distragerilor
• Setarea unui cronometru (și începerea mic)
• Mai întâi scăpați de consumul de energie și de sarcinile „aproape terminate”.

Nu vă puteți aștepta să inversați complet un obicei prost, cum ar fi schimbarea de context inutilă peste noapte, dar puteți lua măsuri pentru a-l îmbunătăți prin crearea de noi obiceiuri de susținere.

Scapa de „reziduurile de atentie”

Pentru a vă dedica pe deplin atenția unei noi sarcini, trebuie să fi finalizat efectiv ultima. Dacă nu ai făcut-o, o parte din atenția ta va rămâne pe acea sarcină neterminată.

Acea bucată lipicioasă rămasă este ceea ce se numește „rezidu de atenție” și s-a dovedit a fi în detrimentul începerii unor noi sarcini.

Deci, cum poți scăpa de „reziduurile de atenție”? Puteți încerca să grupați sarcini similare împreună - creierul uman are o perioadă mai puțin dificilă cu comutarea contextului între sarcini similare.

De asemenea, poate fi util să încorporați rutine și ritualuri pe care să le folosiți atunci când schimbați sarcinile - acestea pot acționa ca tampon pentru creierul dvs. și îi pot oferi un semnal clar că este timpul să schimbați treptele, ceea ce poate reduce „reziduul de atenție”.

Luați pauze regulate pentru a vă reîncărca

Cu toții avem momente de energie ridicată și scăzută pe tot parcursul zilei și ceea ce poți observa este că mintea ta rătăcește atunci când te afli într-o perioadă de energie scăzută. Acest lucru vă expune riscului de schimbare neintenționată a contextului, dar o puteți opri!

Luarea unor pauze scurte pe parcursul zilei vă va ajuta să vă mențineți energia ridicată și mintea la sarcină.

În plus față de prânzul standard și pauzele de cafea, luarea micropauzelor pe tot parcursul zilei este o modalitate excelentă de a vă menține energia ridicată și de a vă menține mintea la sarcină.

Micropauzele pot arăta ca câteva momente de întindere, o plimbare în jurul blocului sau vizionarea unui videoclip amuzant sau plin de căldură.

Încorporarea pauzelor, totuși, este o modalitate excelentă de a vă menține energia sus și mintea departe de tentația schimbării inutile de context.

Deconectați-vă de la serviciu la sfârșitul zilei

Schimbarea contextului și efectele sale asupra creierului uman nu există exclusiv în limitele zilei tale de muncă.

Dacă nu te deconectezi bine de la serviciu la sfârșitul zilei, creierul tău va fi tentat să zăbovească asupra activităților care s-au întâmplat, lucrurilor rămase nefăcute și sarcinilor care te așteaptă mâine. Acest lucru vă poate face să vă simțiți epuizat și incapabil să atingeți concentrarea de care veți avea nevoie pentru a doua zi.

Pentru a vă asigura că aveți o pauză curată de la serviciu la sfârșitul zilei și că vă puteți odihni și vă recuperați pentru sarcinile de mâine, există câteva rutine și sfaturi de încercat.

Unii oameni consideră că organizarea activității care este incompletă la sfârșitul zilei, adăugând următorii pași relevanți în calendarul sau în lista lor de activități, este o modalitate utilă de a opri lista de activități care rulează constant să nu se stabilească în mintea lor. ore.

Alții consideră că aruncând o privire la zilele următoare și la munca lor atribuită îi ajută să se simtă pregătiți și capabili să închidă efectiv munca la sfârșitul zilei. Cu toate acestea, alții au început să recunoască pur și simplu că ziua de lucru s-a încheiat și consideră că este destul de eficient.

Găsește o metodă care să funcționeze bine pentru tine și exersează până când devine un obicei.

Preia controlul asupra notificărilor

Scapă de notificările inutile

Chiar aveți nevoie de toate notificările pe care vi le trimit telefonul și desktopul? Probabil că nu - și probabil că sunt câteva pe care pur și simplu le renunți în acest moment.

Este o idee grozavă să parcurgeți fiecare aplicație pe care o aveți și să evaluați dacă să lăsați notificările activate, să le dezactivați complet sau să ajustați stilul de notificare pentru a fi mai puțin o distragere a atenției.

Să folosim Slack ca exemplu în acest sens. Dezactivarea tuturor notificărilor aplicației nu este probabil o idee grozavă, dar cu siguranță există unele canale pentru care nu trebuie să aveți notificări push.

Atenuarea notificărilor pe mai multe canale sociale și păstrarea acestora pentru mesaje directe și canale specifice proiectului poate contribui în mare măsură la reducerea întreruperilor, permițându-vă totodată să fiți la curent cu detaliile pe care trebuie să le primiți în timp real.

Finalizarea acestui exercițiu cu toate aplicațiile dvs. poate crea multă liniște frumoasă în ziua dvs. și poate reduce semnificativ schimbarea inutilă de context.

Profită de modul „Nu deranja”.

Dacă oprirea completă a notificărilor vă face puțin nervos, dar doriți totuși să evitați costul ridicat al comutării contextului, modul „Nu deranja” vă poate fi de folos.

Cu această funcție (disponibilă atât pe Android, cât și pe iPhone), în loc să dezactivați notificările de la anumite aplicații în general, veți dezactiva toate notificările pentru o perioadă de timp.

Dacă încercați strategia de blocare a timpului pe care am discutat mai devreme, ați putea alege să utilizați modul „nu deranja” în timpul unui bloc care necesită o muncă profundă și concentrată și fiți siguri că orice notificări pe care le considerați necesare vor ajunge în continuare către tu în restul zilei.

Planificați timp pentru a verifica notificările

La fel cum ați putea programa o oră pentru a vă verifica e-mailul, poate fi util să programați o oră pentru a vă verifica notificările. Această abordare reduce distracția imediată cauzată de o notificare, deoarece știți că aveți un interval de timp dedicat pentru a le verifica. Este important să înscrieți acest timp în calendarul dvs.

De asemenea, cel mai bine este să rețineți orice despre care trebuie să urmăriți sau să luați măsuri imediate în legătură cu care a venit din verificarea notificărilor.

Să te bazezi pe memoria ta poate fi defectuos, desigur, dar necesită și o anumită atenție pentru a fi epuizat, îngrijorându-ne cu privire la memorie - deoarece întregul nostru obiectiv este să minimizăm atenția divizată care însoțește schimbarea contextului, a nu scrie aceste noi sarcini ar fi contraproductiv.

Întrebări frecvente privind schimbarea contextului