Cum să comunici mai bine în forța de muncă de la distanță cu Jesse Lahey

Cât de eficient comunicați cu forța de muncă de la distanță?

Comunicarea de la distanță este mai răspândită decât a fost vreodată. Mulți oameni trebuie acum să comunice aproape în întregime online, folosind instrumente virtuale, cum ar fi e-mailul și comunicarea audio și vizuală, cum ar fi apelurile video.

Dar comunicarea la distanță poate aduce noi provocări. Ideile se pot pierde în traducerea virtuală sau oamenii pot fi indiferenți să ia măsuri. Deci, cum vă puteți asigura că comunicarea dvs. este clară, vă motivează publicul să acționeze și vă ajută să obțineți rezultatul dorit?

Jesse Lahey este un speaker și autor consultant cu peste 25 de ani de experiență în leadership și comunicarea forței de muncă. În 2004, el a co-fondat Workforce Communication, o echipă de consultanți care ajută organizațiile să își îmbunătățească performanța și bunăstarea oamenilor. El găzduiește, de asemenea, podcastul Engaging Leader, care a fost descărcat de milioane de ori de lideri din întreaga lume.

Jesse se concentrează pe a ajuta companiile să-și îmbunătățească rezultatele de afaceri și creșterea și fericirea oamenilor lor. El este un susținător puternic al folosirii comunicării pentru a face bine în lume.

Puteți viziona videoclipul despre acest subiect în partea de sus a acestei postări, pentru a asculta episodul podcast, apăsați redare de mai jos sau citiți mai departe pentru mai multe...

Cum pot oamenii să devină mai buni comunicatori în forța de muncă de la distanță?

O bună comunicare începe cu intenție. Potrivit lui Jesse, toată comunicarea ar trebui să facă parte dintr-o strategie pentru a obține un anumit rezultat. Mai simplu spus, ar trebui să vă planificați comunicarea într-o anumită ordine pentru a obține rezultatul dorit.

Jesse a împărtășit un citat al lui Fred Garcia, profesor de comunicare la NYU, care simplifică acest proces strategic:

„Trebuie să ai claritate cu privire la situație așa cum se prezintă, scopul pe care încerci să-l atingi și mijloacele prin care vei atinge acel obiectiv.”

Una dintre principalele provocări ale comunicării este că deseori credem că suntem mai buni la asta decât suntem. Jesse spune că avem tendința să sărim peste procesul de planificare și să trecem direct la tactici. Acest lucru duce adesea la confuzie.

„Suntem un fel ca pistolul din vechiul vest. Vrem doar să tragem din șold. Trebuie să-ți faci timp pentru a ținti, să știi care este ținta ta, să planifici puțin înainte.”

Dacă treceți cu vederea o strategie de comunicare mai largă, este mai puțin probabil să vă implicați publicul în mod corespunzător și poate genera probleme mai târziu. Luați în considerare de câte ori ați primit un e-mail și nu sunteți sigur ce vă cere să faceți. Această tactică de „tragere din șold” poate crea neînțelegeri, neîncredere și rezistență activă.

Cadrul 5M pentru o comunicare mai bună

Jesse folosește cadrul 5M, care îi ajută pe oameni să-și atingă obiectivele de comunicare urmând un proces sistematic. Fiecare etapă necesită să vă gândiți la ce este și de ce din spatele comunicării dvs. înainte de a lua măsuri, indiferent dacă planificați un proiect complex sau o sarcină simplă.

Cei 5M sunt misiune, membri, mesaje, mass-media și manageri. Jesse a defalcat fiecare etapă a cadrului și a împărtășit ceea ce trebuie să luați în considerare.

1. Misiune

Ce încerci să realizezi? Când comunicați în cadrul unei forțe de muncă, misiunea dvs. ar trebui să fie direct aliniată cu rezultatele afacerii dvs.

În primul rând, trebuie să vă asigurați că forța de muncă este conștientă de scopul general al organizației și obiectivele de afaceri. Apoi, luați în considerare care este scopul dvs. și rezultatele specifice de afaceri pe care trebuie să le obțineți. Aceasta este misiunea comunicării tale.

2. Membrii

Care sunt publicurile sau părțile interesate specifice ale dumneavoastră? Cu cât știi mai multe despre ei, cu atât va fi mai ușor să comunici cu ei. Ar trebui să luați în considerare ceea ce știți despre ei ca indivizi și ca organizație, cultura lor, istoria, dinamica actuală și orice altceva care ar putea avea legătură cu problema în cauză.

3. Mesaje

Apoi începeți să planificați lucrurile cheie pe care doriți să le cunoască, să le creadă sau să le facă publicul. Poate doriți să influențați oamenii, astfel încât aceștia să ia măsuri sau să creadă ceva diferit de înainte. Ce mesaje va trebui să includeți pentru a le schimba comportamentul? Și, foarte important, le poți schimba comportamentul? Poate că există mai mult de un mesaj care vă va ajuta sau o narațiune puternică pe care o puteți folosi pentru a instiga schimbarea.

4. Media

Odată ce vă cunoașteți mesajele, gândiți-vă cum să le livrați. Cine ar trebui să prezinte mesajul tău publicului tău? Puteți crea un personaj, puteți folosi exemple de clienți sau puteți înrola oameni din viața reală din compania dvs. pentru a vă ajuta. Apoi, gândiți-vă la ce medii sau medii specifice veți folosi.

Comunicarea ta poate lua mai multe forme. Ar putea fi un afiș, un e-mail, un videoclip sau vă puteți reutiliza mesajul în diferite forme pentru difuzare pe mai multe platforme. În acest fel, mesajul tău va ajunge la cât mai mulți oameni posibil.

Jesse observă că publicul tău ar putea fi în multe locuri diferite online, așa că ar trebui să-ți maximizezi acoperirea. Acest lucru vă poate ajuta, de asemenea, credibilitatea dacă publicul dvs. aude același mesaj de mai multe ori.

Jesse spune că aceasta este etapa cu care încep majoritatea oamenilor. Comunicarea eșuează adesea pentru că oamenii trec la stadiul cum, mai degrabă decât să își planifice de ce, cine și ce este mai întâi.

5. Managerii

Managerii dvs. sau alți factori de influență cheie din cadrul organizației dvs. pot fi complici puternici în comunicarea cu succes a mesajului dvs. Implicarea a ceea ce Jesse numește „sprijin de campion” în procesul de comunicare îi ajută să te ajute.

Jesse crede că procesul 5M nu trebuie să dureze mult timp. A lua doar un minut pentru a vă gândi la ceea ce doriți să realizați poate avea un impact pozitiv asupra rezultatelor comunicării. Sfatul lui este să vă scrieți ideile pentru a vă alinia echipa la fiecare etapă.

„Dacă vă puteți nota 5Ms, adaugă multă claritate și simplificare și evită confuzia. Apoi le poți împărtăși cu altcineva din echipa ta și spune: „Hei, avem același obiectiv aici?” Pentru că este cu adevărat surprinzător cât de des oamenii nu sunt pe aceeași pagină.”

Cum să realizați o comunicare mai bună

Cadrul 5M este un instrument cuprinzător de planificare pentru comunicare, dar cum îl executați?

Jesse susține un model SVS (Simple Visual Stories) pentru o comunicare la distanță mai eficientă. El folosește acest lucru atât intern, cât și extern, datorită cât de bine se conectează materialele SVS cu oamenii și stimulează acțiunea. SVS poate fi sub orice formă care utilizează elemente vizuale și un element de povestire, așa că, de exemplu, puteți crea videoclipuri, grafice sau materiale SVS scrise.

Fiecare etapă a modelului SVS are trei elemente. Pentru etapa „Simplu”, acestea sunt: ​​scurte, intenționate și realizate. Jesse crede că o bună comunicare este concisă, dar își atinge scopul.

„Cu cât este mai scurt, cu atât mai bine. Toate celelalte fiind egale, un videoclip de 90 de secunde va fi vizionat și reținut mai bine decât un videoclip de trei minute. Și la fel pentru un e-mail cu trei paragrafe față de 20 de paragrafe. Cred că Einstein a spus: „Vrei să faci lucrurile cât mai simple posibil, și nu mai simple.”

Jesse observă, de asemenea, că scopul ar trebui să stimuleze comunicarea. Păstrați rezultatele dorite în prim-planul minții când vă proiectați materialele. Conducerea cu scop îi modelează și perspectiva asupra dezvoltării comunicării tale. Jesse crede că fiecare element al comunicării tale ar trebui ales cu atenție, deoarece modul în care îți prezinți mesajul contează.

Cele trei aspecte ale etapei „vizuale” a modelului SVS sunt: ​​metaforele, imaginile și personajele.

Metaforele sunt importante pentru imagini, deoarece vă ajută publicul să se conecteze cu ceva cu care sunt deja familiarizați. Reduce diferența dintre ceva ce deja cunoașteți și noile informații pentru un proces de învățare mai rapid.

Puteți folosi imagini și personaje pentru a atrage publicul în interior. Poate că creați personaje care pot fi identificate pentru a invoca un răspuns emoțional sau utilizați anumite imagini ca simboluri pentru a consolida o idee.

Ultima etapă, „Povestea”, cuprinde conexiune, divertisment și acțiune. Această etapă este în care introduceți o narațiune convingătoare mesajului dvs. Comunicarea ta trebuie să se conecteze cu capetele și inimile publicului tău.

Povestirea este un instrument puternic, deoarece este atât distractiv, cât și antrenant. Dar arată și că mesajul tău are implicații în viața reală. Povestirea vă va obliga audiența să ia măsuri.

„Nici nu trebuie să fie o poveste grozavă. Dar o poveste creează de fapt o legătură emoțională, astfel încât oamenii sunt mai predispuși, deschiși și motivați să se schimbe.”

ultimele gânduri ale lui Jesse

Jesse observă că pentru a schimba și influența lumea, abilitățile tale de comunicare ar trebui să-i implice și să-i conducă pe alții. În cele din urmă, Jesse crede că ar trebui să onorăm cu toții puterea comunicării.

„Noi comunicăm mereu. Întrebarea este dacă o facem intenționat sau nu? […] Trebuie să te întorci la „care este misiunea? Profit la maximum de această oportunitate? Și doar fii intenționat cu acele momente de influență în comunicare.”

Dacă sunteți gata să vă îmbunătățiți abilitățile de comunicare vizuală, aflați cum vă poate ajuta Academia TechSmith. Avem cursuri scurte și informații despre orice, de la scenarii și scriere mai bune până la sfaturi de specialitate despre realizarea primului tău videoclip.

Pentru mai multe sfaturi și sfaturi ale experților, vizitați TechSmith Academy pe YouTube sau ascultați podcastul.