Documentație software: 5 moduri ușoare de a-l îmbunătăți

Când majoritatea oamenilor se gândesc la documentația utilizatorului de software, probabil că nu își imaginează nimic interesant, captivant sau distractiv. Acest lucru se datorează faptului că prea multe ghiduri de utilizare a software-ului, ghiduri de pornire rapidă, tutoriale și altele asemenea sunt dominate de blocuri mari de text, fără să se gândească la ceea ce va obține utilizatorul final din ele.

Există o cale mai bună.

Cea mai bună documentație pentru utilizator nu le spune clienților cum să vă folosească software-ul în porțiuni uriașe, greu de digerat. Le arată cum să îndeplinească sarcinile care îi vor ajuta să aibă succes, cu imagini și videoclipuri în bucăți mici, care descriu în mod clar, în termeni simpli, cum să îndeplinească sarcinile.

Și, cel mai bine, este MULT mai ușor decât crezi. Vă voi arăta cinci moduri simple în care vă puteți îmbunătăți documentația software cu imagini și videoclipuri care vă vor încânta clienții, ajutându-i în același timp să aibă mai mult succes cu produsele dvs.

Iată ce vei învăța:

• De ce imaginile și videoclipurile oferă o modalitate mai bună de a preda și de a învăța.
• Cum puteți folosi capturile de ecran pentru a vă îmbunătăți conținutul de ajutor.
• De ce graficele simplificate adaugă claritate pentru clienții dvs. și îmbunătățesc longevitatea documentației dvs. de utilizator.
• Cum transformarea capturilor de ecran în tutoriale video adaugă o nouă dimensiune conținutului tău.
• De ce este posibil ca PDF-urile să nu fie cea mai bună opțiune pentru documentația software-ului dvs.

De ce este mai bună documentarea software-ului vizual

Când am făcut cercetarea noastră Valoarea vizuală, ne așteptam să descoperim că oamenii au învățat mai bine atunci când li s-au prezentat conținut vizual, comparativ cu textul. Dar ceea ce nu ne așteptam a fost în ce măsură conținutul vizual a făcut diferența.

Nu numai că aproape 70% dintre oameni preferă instrucțiunile vizuale față de numai text, dar au învățat mai repede, au îndeplinit sarcinile cu mai multă acuratețe și au păstrat informațiile mai mult timp. A fost destul de uimitor, să fiu sincer.

Și, cea mai recentă analiză a noastră Video Viewer Study a constatat că, din ce în ce mai mulți, oamenii caută ajutor sau conținut instructiv prin video, mai degrabă decât un PDF vechi sau o pagină web grea de text.

Concluzia este că oamenii nu preferă doar imaginile și videoclipurile (așa o fac!), ci și mai mult din ele.

Aceasta înseamnă că veți avea clienți mai fericiți și de succes și veți reduce apelurile, e-mailurile și alte întrebări către personalul de asistență tehnică.

Cum să îmbunătățiți documentația software cu imagini și videoclipuri

Așadar, imaginile și videoclipurile sunt o componentă cheie a oricărei strategii bune de documentare software, dar poate fi, de asemenea, intimidant să te gândești la crearea acestui tip de conținut, mai ales dacă ai puțină sau nu ai experiență.

Nu trebuie să fie. Poate fi incredibil de ușor să creezi imagini și videoclipuri de înaltă calitate, chiar dacă nu le-ai creat niciodată înainte.

Iată cinci moduri simple de a vă îmbunătăți documentația software-ului cu elemente vizuale.

1. Folosiți capturi de ecran

Capturile de ecran sunt una dintre cele mai simple moduri de a adăuga imagini ale interfeței cu utilizatorul software-ului dumneavoastră la documentația dumneavoastră.

Chiar și o captură de ecran simplă poate fi de mare ajutor pentru utilizatorii dvs. în timp ce încearcă să navigheze prin software sau site-ul dvs. web, dar atunci când sunt îmbunătățite cu adnotări și înștiințări, acestea devin un instrument esențial și ușor de înțeles.

Dacă o imagine valorează 1.000 de cuvinte, o captură de ecran bună trebuie să valoreze 10.000.

Deși există instrumente gratuite pentru capturi de ecran, o opțiune mai puternică și mai versatilă, cum ar fi TechSmith Snagit, face crearea de imagini de înaltă calitate și mai ușoară. Puteți afișa cât de mult sau cât de puțin din ecran aveți nevoie, iar înștiințările și adnotările simple ale Snagit înseamnă că puteți evidenția elemente importante sau puteți atrage atenția utilizatorilor asupra a ceea ce este cel mai important.

O serie de capturi de ecran pot arăta pașii pentru a finaliza o sarcină, sau instrumentul de pași Snagit poate arăta totul într-o singură imagine.

Aflați cum să creați capturi de ecran eficiente

2. Folosiți grafică simplificată

O mulțime de interfețe software pot fi complicate, oferind o serie de opțiuni. Și, de cele mai multe ori, când vrei să arăți un proces sau un mod de lucru, nu trebuie să arăți totul. De fapt, uneori afișarea întregii interfețe poate fi confuză.

Grafica simplificată ajută la sublinierea părților neimportante ale capturii de ecran și a evidenția ceea ce utilizatorii trebuie să vadă.

Cu Snagit, nu a fost niciodată mai ușor să creezi grafică simplificată. Doar alegeți instrumentul Simplificare și, cu Simplificarea automată selectată, Snagit se ocupă de restul. Puteți alege cât de multe detalii doriți să arate Snagit și puteți elimina orice simplificări de care nu aveți nevoie.

Pentru un control mai precis, puteți alege și să aplicați manual simplificarea.

Oricum ai face-o, grafica simplificată va ajuta utilizatorii să înțeleagă exact unde ar trebui să-și concentreze atenția.

3. Transformă-ți capturile de ecran într-un videoclip

În timp ce imaginile sunt o modalitate puternică și utilă de a vă îmbunătăți documentația software, videoclipurile pot duce acest lucru și mai departe, adăugând instrucțiuni de mișcare și vocale la mix.

Acum, dacă nu ai mai făcut niciodată un videoclip, gândul de a începe poate fi incredibil de descurajantă. Dar puteți crea videoclipuri extrem de eficiente cu puțină sau deloc experiență video. De fapt, dacă poți face o captură de ecran, ești bine pe drum!

Încă o dată, este Snagit la salvare. Snagit vă permite să faceți o serie de capturi de ecran și să le transformați într-un videoclip rapid pe care îl puteți partaja ca parte a documentației software, a conținutului de ajutor și multe altele. De fapt, este o modalitate excelentă pentru echipa de asistență tehnică de a le arăta utilizatorilor cum să remedieze o problemă.

Puteți să vă luați capturile de ecran și apoi să faceți videoclipul sau să obțineți capturi de ecran folosind funcția Video din imagini a Snagit. Oricum ai face-o, poți adăuga audio și adnotări pe măsură ce mergi.

4. Înregistrați un videoclip

Capturile de ecran sunt grozave și utile în mai multe moduri decât pot număra eu. Dar, uneori, nimic în afară de video nu va fi de folos.

Spre deosebire de un videoclip din imagini, o înregistrare a ecranului preia videoclipul ecranului dvs. și orice mișcări ale mouse-ului, clicuri etc. pe care le efectuați.

Înregistratorul de ecran încorporat al Snagit vă permite să capturați întregul ecran sau o parte a acestuia, precum și orice voce off pe care doriți să o includeți. Pentru un plus de personalitate, puteți adăuga și camera dvs.

Uneori, această atingere personală ajută în mare măsură utilizatorii să se simtă mai puțin stresați în ceea ce privește învățarea software-ului.

Amintiți-vă, totuși, că cele mai bune videoclipuri sunt cât mai scurte posibil pentru a arăta ceea ce doriți să predați. Nu încercați să arătați cum să utilizați fiecare funcție într-un singur videoclip.

5. Gândește-te dincolo de PDF-uri

Formatul de document portabil (PDF) de la Adobe a transformat modul în care partajăm informații. Sunt perfecte atunci când doriți ca cineva să poată descărca și imprima o copie perfect formatată a documentației dvs.

Dar să recunoaștem, când ați descărcat și tipărit ultima dată documentația software-ului?

Unul dintre cele mai bune lucruri despre web este că putem partaja informații fără a fi nevoie să le imprimăm. Păstrați documentația software-ului pe paginile de pe site-ul dvs. web, în ​​loc să forțați doar utilizatorii să acceseze un PDF. Veți avea mult mai multe opțiuni (inclusiv posibilitatea de a include videoclipuri) și, în cea mai mare parte, paginile web sunt mult mai ușor de actualizat decât documentele PDF, asigurându-vă că utilizatorii dvs. au întotdeauna cele mai actualizate informații.

Și, spre deosebire de PDF-urile, paginile dvs. web sunt foarte căutate, ceea ce înseamnă că, atunci când unul dintre utilizatorii dvs. dorește informații despre produsul dvs., este mai probabil să vă găsească conținutul.

Puteți oferi oricând un PDF în plus față de conținutul web, dar nu faceți PDF-uri SINGURUL mod în care oamenii pot obține documentația dvs. software.

Și hei, nu uitați că vă puteți pune videoclipurile și pe site-uri precum YouTube!

Documentare software mai bună = utilizatori mai fericiți

Puteți continua să creați documentație software grea de text și să vă forțați clienții să treacă prin ea sau le puteți oferi ceea ce își doresc ȘI ceea ce îi ajută de fapt să vă folosească produsele mai rapid și mai eficient.

Adăugați mai multe imagini și videoclipuri la documentația dvs. și veți oferi servicii mai bune clienților dvs.

Și, cu Snagit, literalmente oricine poate crea imagini și videoclipuri cu aspect incredibil de profesionist, care vă vor încânta clienții, vor reduce apelurile și e-mailurile către asistență tehnică și vă vor ajuta să creați utilizatori pe viață.