5 exemple de comunicare asincronă pentru o mai bună muncă de la distanță

Comunicarea într-un mediu de lucru la distanță poate fi dificilă, mai ales dacă dvs. sau organizația dvs. ați făcut recent trecerea de la munca în persoană la munca la distanță.

Acomodarea la o zi lungă de întâlniri cu webcam, când ești obișnuit să poți să-ți bagi capul în biroul unui coleg pare adesea obositor și te simți mai puțin conectat.

Comunicare asincronă pentru salvare!

Ce este comunicarea asincronă? Este un mod elegant de a spune comunicarea care nu trebuie să aibă loc în timp real.

Comunicarea asincronă ne permite să ne stabilim propriile programe și să răspundem la mesaje la timpul nostru, fără a fi nevoie să așteptăm disponibilitatea altora.

Lucrul de la distanță oferă multe provocări noi, dar metodele de comunicare asincronă vă ajută să rămâneți conectat cu colegii și să vă asigurați că totul funcționează fără probleme, indiferent de locație, fus orar sau distragerile de acasă.

Iată cinci exemple de comunicare asincronă care vă vor menține biroul la distanță pe drumul cel bun pentru succes.

1. Videoclipuri informative sau instructive

Ai fost vreodată la o întâlnire care ar fi putut fi un e-mail? Desigur. Noi toți avem. Dar e-mailul are propriile sale limitări! Oamenii tind să scaneze blocuri lungi de text, astfel încât informațiile importante ar putea fi pierdute. De asemenea, este adesea greu să obțineți ton și intenție din textul simplu și este imposibil să aveți conversații față în față atunci când trimiteți un e-mail.

În loc să trimiteți un e-mail lung sau să solicitați angajaților să fie online în același timp pentru un apel video pentru a transmite noi informații, luați în considerare o formă diferită de comunicare. Vă sugerez să faceți un videoclip informativ și instructiv și să îl distribuiți pentru ca colegii de echipă să îl vizioneze în timpul lor!

Această metodă nu numai că oferă mai multă flexibilitate, dar permite și angajaților să vizioneze conținutul de câte ori au nevoie pentru a înțelege materialul. De asemenea, pot să se întoarcă și să facă referire la el mai târziu.

În plus, videoclipul este în mod inerent mai captivant decât textul. Probabil că angajații tăi îl preferă (și păstrează mai bine informațiile).

Aceste videoclipuri nu trebuie să fie foarte produse – chiar și o înregistrare de ecran cu o voce off poate fi mult mai eficientă decât trimiterea de e-mailuri lungi cu indicații.

Instrumente precum Snagit sunt excelente pentru înregistrarea de bază a ecranului, în timp ce instrumente mai avansate precum Camtasia oferă chiar șabloane video utile pentru a face crearea unei expuneri atât de ușoare.

Spre deosebire de ceea ce ați putea crede, nu trebuie să fiți un profesionist video pentru a realiza videoclipuri cu adevărat grozave.

Ai nevoie de inspirație? Iată unsprezece tipuri de videoclipuri pe care le poți face chiar acum.

2. Ghiduri de referință rapide

Şansele sunt că colegii tăi vor avea nevoie să explici o sarcină de mai multe ori. Dacă nu sunteți online în același timp, sarcinile pot fi amânate. Crearea de ghiduri de referință rapide pentru a explica sarcinile și a răspunde la întrebările de bază care pot apărea oferă mai multă flexibilitate pentru publicul dvs. și asigură că informațiile sunt ușor de înțeles.

În plus, atunci când au nevoie de o actualizare, se pot întoarce oricând la ghidul tău la îndemână pentru revizuire.

Acest lucru va reduce nevoia de clarificare a mesajelor și va elimina mesajele dus-întors care altfel s-ar putea întâmpla atunci când colegii de muncă nu sunt disponibili în biroul de peste hol.

Snagit oferă câteva șabloane minunate pentru realizarea de ghiduri de referință și ajutoare de muncă.

Pentru o prezentare excelentă a realizării de ghiduri de referință rapide cu Snagit, vedeți videoclipul de mai jos!

3. Capturi de ecran cu marcaj

Doriți o modalitate rapidă și ușoară de a oferi feedback asincron asupra unui proiect sau a unei piese de conținut? Faceți o captură de ecran și adăugați adnotări sau markupuri.

De exemplu, să presupunem că navigați într-o zi pe site-ul companiei dvs. și descoperiți că una dintre paginile dvs. de produse conține informații vechi sau învechite.

Sigur, ai putea trimite cuiva un e-mail și ai explica ce pagină, unde pe pagină și ce elemente trebuie schimbate, dar cu o singură captură de ecran, poți afișa clar și ușor toate acele informații.

Nu este nevoie de o întâlnire, e-mailuri pronunțate sau chat-uri text.

Vedeți cum feedback-ul nostru este clar vizibil în imaginea de mai sus?

Colegii nu numai că pot vedea ce trebuie schimbat, dar captura de ecran arată adresa paginii și unde se află conținutul învechit.

4. Instrumente de management de proiect

Există o varietate de instrumente online care vă ajută să vă mențineți sarcinile organizate și vizibile ale echipei. Produse precum Asana și Trello ajută la eliminarea confuziei prin afișarea sarcinilor pe o tablă, astfel încât toată lumea să știe ce este blocat, în desfășurare sau finalizat, fără a fi nevoie să trimiteți zeci de mesaje înainte și înapoi.

Aceste instrumente au și caracteristici precum etichete și sarcini secundare care pot ajuta la gruparea sarcinilor în proiecte specifice.

Este mult mai ușor să lucrezi asincron atunci când colegii de echipă au o afișare vizuală concretă a exact cine lucrează la ce.

5. Wiki sau site-ul Sharepoint al organizației dvs

Având un site wiki sau Sharepoint bine organizat și actualizat, comunicarea este mult mai ușoară, mai ales când aveți o echipă sau o organizație mai mare. Utilizați-l ca un centru pentru documente importante, ghiduri ale companiei, directoare și multe altele.

Acest lucru este deosebit de important pentru munca asincronă, deoarece chiar dacă un coechipier nu este online, un angajat poate găsi răspunsuri la majoritatea întrebărilor generale și poate găsi documentele necesare pentru a-și finaliza munca fără a fi nevoit să aștepte e-mailul sau mesajul altcuiva.

În mod similar, dacă sunteți deținătorul tradițional al acestor cunoștințe, căsuța dvs. de e-mail nu este în mod constant inundată cu aceleași întrebări, iar și iar și iar.

Iată-l!

Sunteți înarmat cu câteva instrumente și idei grozave pentru comunicarea asincronă și nu trebuie să vă bazați pe comunicarea scrisă pentru a interacționa cu membrii echipei de la distanță.

Unele pot funcționa chiar și ca metode sincrone sau hibride. De exemplu, deși mesajele directe și mesajele text pot fi făcute în timp real, este posibil să nu fiți disponibil pentru a răspunde imediat la întrebarea unui coleg.

Același lucru este valabil și pentru mesajele lăsate în instrumente precum Slack sau e-mail. Oamenii pot alege să le răspundă imediat sau să aștepte până când sunt disponibili.

Având în vedere aceste sfaturi de comunicare asincronă, dvs. și organizația dvs. veți face munca de la distanță mai ușoară și mai flexibilă ca niciodată.

Întrebări frecvente