Te confrunți cu supraîncărcare tehnică? Iată instrumentele fără care angajații nu pot lucra

Trecerea de urgență la munca de la distanță în 2020 a fost agitată pentru multe întreprinderi. Fără timp să dezvolte noi procese și norme, multe companii s-au bazat pe aplicații și instrumente noi pentru a rămâne conectate ca forță de muncă distribuită.

Potrivit unui sondaj de la Okta, companiile au implementat în medie 89 de aplicații în 2021, față de 58 în 2015. Și angajații resimt consecințele, supraîncărcarea aplicațiilor ducând la o productivitate mai mică și chiar la epuizare.

Chiar și cu lucrătorii care au zeci de aplicații la îndemână în fiecare zi, când am întrebat clienții Snagit care sunt instrumentele lor la locul de muncă „insula pustie”, câteva aplicații s-au ridicat la vârf în diferite industrii și roluri.

În această postare, veți învăța:

• Adevăratul cost al oboselii tehnologice în organizația dvs
• Modalități simple de a preveni supraîncărcarea aplicației
• De ce instrumente și aplicații nu se pot lipsi angajații

Costul utilizării prea multor aplicații pentru comunicare și colaborare la locul de muncă

Deși există costuri financiare evidente asociate cu tehnologia la locul de muncă, negăsirea echilibrului potrivit de instrumente poate afecta organizația dvs. dincolo de bugete.

Neînțelegeri sau confuzie

Prea multe aplicații pot provoca neînțelegeri sau pot crea confuzie în cadrul companiei dvs., în primul rând atunci când angajații folosesc mai multe instrumente care îndeplinesc funcții similare.

Când informațiile sunt împrăștiate în mai multe aplicații, este mai ușor pentru oameni să primească informații conflictuale sau chiar să rateze un mesaj important.

Poate fi și mai complicat atunci când echipele sau departamentele dintr-o companie folosesc diferite aplicații pentru a partaja informații.

Să presupunem că lucrați la un proiect de design și o parte interesată împărtășește o modificare critică a specificațiilor într-un chat Teams. Cu toate acestea, designerul din echipa ta își verifică e-mailul pentru actualizări și ratează mesajul din Teams.

Data viitoare când echipa se regrupează, designerul este confuz cu privire la motivul pentru care părțile interesate nu sunt mulțumite de munca lor și sunt frustrați că nu au informațiile corecte.

Productivitate redusă și timp pierdut

Aveți zile în care lucrați la multe sarcini diferite, dar de fapt nu finalizați nimic din lista de sarcini?

Puteți da vina pe schimbarea contextului sau tendința de a trece de la o sarcină la o sarcină fără legătură, pentru această lipsă de productivitate.

Atunci când folosim prea multe aplicații la locul de muncă, ne putem trezi că petrecem mai mult timp comutând între ferestre decât pentru a ne duce la bun sfârșit munca.

Potrivit unui sondaj Ring Central, angajații pierd aproximativ o oră în fiecare zi comutând între diferite aplicații.

În plus, fiecare dintre aceste aplicații vine cu propriul set de notificări care fac mai dificil să se concentreze pe o singură sarcină.

Dezangajarea și epuizarea angajaților

Potrivit The Anatomy of Work Index, mai mult de o treime dintre lucrători se simt copleșiți de ping-ul persistent al notificărilor.

Când luați în considerare și modul în care supraîncărcarea aplicației creează în mod neintenționat un mediu de lucru fragmentat și confuz, este ușor să vedeți cum ar putea angajații să devină stresați.

Potrivit unui sondaj de la FlexJobs, mai mult de trei sferturi dintre respondenți spun că stresul la locul de muncă le afectează sănătatea mintală, ceea ce poate duce la dezlegare sau epuizare.

Cum să combateți supraîncărcarea aplicației

Vestea bună este că există mai multe modalități de a ajuta la prevenirea supraîncărcării aplicațiilor și a consecințelor acesteia.

Auditați instrumentele pe care le aveți

Începeți prin a face un bilanț al aplicațiilor pe care le utilizați și al rezultatelor comerciale specifice pe care le suportă. Evaluarea instrumentelor actuale ale companiei dvs. va ajuta la identificarea redundanțelor sau a lacunelor în fluxurile de lucru de rezolvat.

Nu uitați să țineți cont de cele mai importante obiective ale organizației dvs. atunci când decideți care aplicații sunt esențiale și pe care ar trebui să renunțați.

Dacă compania dvs. se ocupă de proiecte complexe cu multe părți în mișcare, probabil că nu are sens să scăpați de aplicația dvs. de management de proiect.

Folosiți instrumentele pe care le aveți la maximum

Un studiu de la WalkMe a constatat că doar jumătate dintre întreprinderile chestionate cred că realizează întregul potențial al aplicațiilor pe care le au la dispoziție.

Înainte de a implementa o nouă aplicație, evaluați dacă unul dintre instrumentele pe care le aveți deja îndeplinește mai întâi această nevoie.

Analizați funcțiile pe care nu le utilizați în prezent sau alte niveluri de preț pentru a vedea dacă actualizarea unei aplicații actuale se potrivește mai bine. S-ar putea să găsiți că investiția într-o aplicație pe care angajații dvs. o folosesc deja este mai rentabilă pe termen lung.

Snagit este un instrument esențial pentru locul de muncă modern

Împuterniciți-vă echipa să comunice mai eficient și să elimine întâlnirile inutile.

Încercați Snagit gratuit

Eficientizarea proceselor

De obicei, nu adăugăm instrumente sau aplicații la stiva noastră de tehnologie la locul de muncă doar pentru distracție. Scopul este de a oferi angajaților instrumentele de care au nevoie pentru a-și face treaba în mod eficient.

Prin urmare, crearea de procese uniforme între echipe și departamente poate ajuta, de asemenea, la reducerea supraîncărcării aplicațiilor și la prevenirea muncii redundante sau a silozurilor de informații.

Să presupunem că echipa de resurse umane a companiei dvs. folosește Asana pentru a-și urmări munca, dar echipa financiară folosește Trello în același scop. Desigur, există costuri suplimentare asociate cu redundanța, dar poate, de asemenea, să complice inutil fluxurile de lucru.

Mai ales atunci când acele echipe trebuie să colaboreze la un proiect, poate duce la informații contradictorii sau la pași suplimentari pentru a-i aduce pe toți pe aceeași pagină.

Ascultă-ți angajații

Când adăugați sau eliminați instrumente din stiva dvs. de tehnologie la locul de muncă, nu uitați să colectați feedback de la cei care le folosesc în fiecare zi.

A cere angajaților părerea lor despre funcționalitatea sau utilitatea unei aplicații vă poate ajuta să vă faceți o idee mai bună asupra eficienței sale generale.

Puteți descoperi că funcțiile pe care le plac unei echipe despre OneDrive sunt aceleași motive pentru care altă echipă nu poate trăi fără Google Docs, permițând o tranziție mai ușoară dacă alegeți o aplicație în detrimentul celeilalte.

Instrumentele de top la locul de muncă, conform angajaților

Pentru a afla cu ce instrumente au succes profesioniștii din diverse industrii astăzi, le-am adresat clienților Snagit o întrebare: „Dacă ar trebui să alegeți cinci instrumente software pe care să le utilizați în continuare la locul de muncă astăzi, pe care ați alege?”*

În diferite industrii și roluri, primele cinci instrumente au fost:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Outlook
4. Zoom
5. Microsoft Teams

Snagit este un instrument puternic de captură de ecran care vă permite să utilizați imagini și videoclipuri pentru a împărtăși idei, a oferi feedback și a comunica mai eficient.

Este incredibil de ușor de utilizat și se clasează pe lista G2 cu cele mai bune produse software pentru 2023.

Snagit este una dintre acele aplicații pe care trebuie să le aveți „întotdeauna pornit” gata de funcționare. Este un instrument atât de productiv pentru învățare, dezvoltarea prezentărilor și generarea de idei.

Derek T. prin G2

Construirea stivei tehnologice optime pentru lucrul hibrid și la distanță necesită o evaluare atentă a instrumentelor pe care le folosesc zilnic echipele dvs. Utilizarea unei abordări de calitate peste cantitate a aplicațiilor vă poate ajuta să comunicați mai eficient, să creșteți productivitatea și să mențineți angajații implicați.