Lista SharePoint uimitoare de sfaturi și trucuri pe care trebuie să le cunoașteți

Indiferent dacă sunteți o organizație mare sau mică, SharePoint este un serviciu pe care oricine îl poate folosi pentru a-și eficientiza afacerea. Cu acest site, puteți gestiona și partaja cu ușurință informații cu alți angajați fără efort. Dacă nu aveți cunoștințe adecvate despre cum să utilizați diferitele caracteristici ale SharePoint, atunci poate fi o muncă dificilă să utilizați întregul potențial al acestei platforme. Deci, am decis să scriem un articol pentru a vă împărtăși câteva sfaturi pentru lista SharePoint. Ești încântat să-i cunoști? Deoarece suntem încântați să ne împărtășim cunoștințele, să începem. De asemenea, veți învăța exemple de liste SharePoint.

Lista SharePoint uimitoare de sfaturi și trucuri pe care trebuie să le cunoașteți

Am arătat în detaliu exemple despre liste SharePoint și sfaturi și trucuri despre liste SharePoint.

Despre SharePoint

Introdusă pentru prima dată de Microsoft în 2001, este o platformă de management și partajare a informațiilor . Ajută organizațiile să creeze site-uri pentru a stoca și a partaja date cu angajații lor. Puteți crea multe tipuri de site-uri cu SharePoint, cum ar fi site-uri de echipă, site-uri de comunicare, site-uri clasice etc. Cel mai bun lucru este că vine cu unele versiuni Office 365. De asemenea, îl puteți achiziționa ca serviciu independent.

Cu toate acestea, există posibilități ca să lucrați într-o companie IT și să nu fi auzit niciodată despre această platformă de management de conținut. Acest lucru se datorează faptului că multe organizații mici nu folosesc acest instrument și îl înlocuiesc cu alte aplicații Microsoft Office. Dar asta nu schimbă faptul cât de puternic este SharePoint. Și are potențialul de a îndeplini majoritatea cerințelor dumneavoastră. Utilizează fluxul de lucru pentru a oferi instrumente de colaborare precum liste, biblioteci, baze de date etc.

Spre deosebire de alte aplicații Microsoft, nu primește actualizări frecvente. În ciuda acestui fapt, SharePoint are încă un aspect modern și este, de asemenea, destul de sigur.

Fapte despre SharePoint

• Peste 100 de milioane de oameni din întreaga lume folosesc acest instrument de colaborare.
• Aproape 50 % dintre companiile de top din lume, inclusiv companiile Fortune 500, folosesc SharePoint pentru nevoile lor zilnice.
• Microsoft este o organizație destul de mare care câștigă miliarde de dolari în venituri pe an. Dar știți că SharePoint câștigă aproape 2 miliarde de dolari pe an din veniturile sale totale.
• Un alt fapt distractiv este că Microsoft primește 10.000 utilizatori SharePoint noi pe zi.
• În această epocă modernă, o abilitate care este solicitată este codificarea. Cu toate acestea, nu tuturor le place codificarea și este posibil ca mulți dintre angajații dvs. să nu știe cum să codeze. Prin urmare, folosind caracteristica simplă de glisare și plasare a SharePoint, oricine poate construi un site fără a codifica un singur cuvânt.
• Există 3 moduri diferite în care puteți utiliza acest instrument: On-Premise, Cloud și Hybrid. Deci, nu este doar puternic, ci și flexibil.

Acum, citiți mai departe pentru a afla despre sfaturile listei SharePoint.

După ce obțineți răspunsuri la majoritatea întrebărilor dvs. importante, este timpul să aflați sfaturi și trucuri pentru lista online SharePoint.

1. Exportați datele în Excel

Una dintre caracteristicile listei SharePoint este funcția de reprezentare grafică avansată a datelor. Deci, dacă vă gestionați datele din lista SharePoint și trebuie să utilizați caracteristica de reprezentare grafică, trebuie să exportați datele în Excel. Acest lucru se datorează faptului că reprezentarea grafică nu este disponibilă în lista SharePoint. Exportarea în Excel este o caracteristică destul de utilă și ar trebui să o utilizați pentru a economisi timp prețios. Acesta a fost primul sfat care a ajutat la rezolvarea interogării dvs., sfaturi pentru lista SharePoint. Să cunoaștem al doilea sfat.

2. Utilizați capacitatea de filtrare

Una dintre principalele atracții ale listei SharePoint este opțiunea de filtrare. Prin filtrare, puteți găsi cu ușurință informațiile pe care le-ați căutat în câteva secunde. Dar această acțiune ar putea dura ore pentru a găsi fără această opțiune de filtru.

3. Integrați cu alte aplicații Microsoft 365

Puteți integra lista SharePoint cu alte aplicații de birou, care este o caracteristică puternică și convenabilă. Pentru eficiență, puteți integra lista cu Power Apps, Power Automate și Power BI. Acesta a fost al treilea sfat pentru trucurile din lista SharePoint. Acum să trecem la următorul sfat.

4. Setați Permisiuni

Permisiunea este o caracteristică care face SharePoint mai profitabil și o soluție mai bună pentru multe alte software-uri de listare. Cel mai bun lucru este că puteți personaliza permisiunile. Dacă unii angajați nu trebuie să folosească opțiunea de editare, le puteți oferi doar permisiunile necesare. Nu este doar convenabil, dar reduce riscul de a obține informații importante șterse de un angajat începător.

5. Simplitatea este cheia

Următorul truc pe lista SharePoint este simplitatea sa. Dar nu vă faceți o idee greșită. Este încă un instrument puternic. Cu toate acestea, mulți îl pot folosi într-un mod complex dacă nu știu să folosească fiecare instrument în mod corespunzător și să complice lucrurile. Așa că vă vom sugera să nu faceți asta și să faceți liste respectând minimalismul. Cum poți face liste minimaliste? Răspunsul este simplu. Citiți despre funcții și despre cum să păstrați corect informațiile în formatul corect.

Citește și: Microsoft 365 Copilot: nou asistent AI pentru aplicații Office

Limitări ale listei SharePoint

După ce ați învățat sfaturi pentru lista SharePoint, anunțați-ne despre limitările acesteia. Există anumite limitări ale listei SharePoint de care ar trebui să țineți cont. Ele sunt menționate mai jos:

• 30 , 000 , 000 este numărul maxim de elemente pe care le puteți adăuga la o listă SharePoint. Cu toate acestea, ați putea spune că este mai mult decât suficient. Da, dacă organizația este mică, atunci doar această afirmație este adevărată. Dar în cazul în care este una dintre cele 500 de companii avere, nu suntem siguri că nici măcar asta poate fi suficient.
• 250 MB este limita maximă de dimensiune a unei liste. Acest lucru poate fi limitativ dacă doriți să adăugați atașamente și nu doar să completați lista cu cuvinte.
• Poate doriți să ascundeți unele coloane de la unii utilizatori. Dar, din păcate, nu este posibil să faceți acest lucru în lista SharePoint, ceea ce poate fi un dezavantaj major pentru unii utilizatori.
• Dacă doriți să ascundeți unele vizualizări de listă pentru anumiți utilizatori , atunci este imposibil să faceți acest lucru.
• Dacă într-o listă se află mii de documente sau articole, unii utilizatori pot primi o eroare de prag atunci când caută în listă un anumit articol.
• În liste, sunt disponibile nume de opțiuni generice, cum ar fi element nou, articol editat, înregistrare și ieșire. Dar nu puteți personaliza meniul conform cerințelor.

Citiți secțiunea următoare pentru a afla despre exemplele de liste SharePoint.

SharePoint listează exemple

Acum să vă oferim câteva exemple de liste SharePoint pentru a vă extinde înțelegerea acestei chestiuni.

1. Lista de exemple de curs

În lista de exemple de cursuri, putem stoca diverse date despre cursuri. Introduceți detalii precum numele cursului, numele instructorului, descrierea, taxa de curs și tipul cursului.

2. Lista de vacanțe

In acest tip de lista puteti tine evidenta detaliilor despre vacantele angajatilor. Introduceți detalii precum numele angajatului, motivul plecării, data concediului, perioada totală, aprobat sau nu etc.

3. Management de proiect

Dacă conduceți o companie, atunci veți avea un proiect. De asemenea, pentru a gestiona eficient acel proiect, puteți utiliza o listă în SharePoint. Detaliile care pot fi introduse într-o listă de management al proiectelor sunt numele proiectului, data de începere, data de încheiere, alocată, bugetul și durata.

4. Lista de recrutare/Tracker

Dacă sunteți HR, atunci această listă vă va ajuta foarte mult. Cu un instrument de urmărire a recrutării, puteți urmări profilurile candidaților, datele interviurilor, stările cererii etc. Unele detalii pe care le puteți adăuga sunt numele candidatului, funcția, data aplicării, data interviului, numele recrutorului, adresa de e-mail a candidatului, experiența și abilitățile.

5. Lista chestionarului angajaților

Pentru a conduce o companie de succes, ai nevoie de angajați buni. Știm că este greu să obțineți angajați buni. Totuși, știi ce este mai greu? Să le rețin! Dacă doriți să conduceți o companie de succes și doriți să păstrați acel succes, atunci este necesar să ascultați sugestiile și reclamațiile angajaților. Pentru a face acest lucru, puteți menține o listă de sondaje. Puteți include detalii în acea listă: nume, data, salariu, beneficii pentru sănătate, cultura muncii, feedback de performanță, oportunitate de muncă etc.

Citește și: Cum să rezolvi partea Web Editare SharePoint nu este permisă

Liste SharePoint vs Biblioteci SharePoint

După ce obțineți informațiile necesare despre SharePoint, să cunoaștem câteva diferențe dintre listele și bibliotecile SharePoint.

Lista SharePoint este mai bună decât Microsoft Excel?

Răspunsul depinde de utilizare. Dacă doriți o experiență software simplă cu flexibilitate, atunci puteți utiliza o listă, care este o alegere mai bună. Excel este alegerea mai bună dacă doriți câteva funcții puternice, cum ar fi graficele. Pe măsură ce discutăm despre SharePoint aici, să cunoaștem câteva lucruri care îl fac mai bun decât Excel.

• Este ușor de utilizat și nu trebuie să petreceți luni întregi învățând caracteristicile listei SharePoint.
• Se poate integra cu ușurință cu alte aplicații Microsoft 365, ceea ce o face mai flexibilă decât o foaie de calcul.
• La fel ca la cumpărături pe Amazon, puteți găsi cu ușurință informațiile potrivite folosind capabilitățile avansate de filtrare din listă.
• În Excel, utilizatorii pot descărca un anumit fișier, pot introduce date în el și apoi îl pot trimite prin e-mail șefului lor. Această metodă nu este doar laborioasă, dar poate provoca și greșeli. În listă, totuși, utilizatorii pot face modificări ale datelor și va exista o singură versiune a acesteia. Nu există copii și nicio bătaie de cap în gestionarea mai multor fișiere.
• În Excel, nu puteți optimiza permisiunile pentru fiecare utilizator. Trebuie să acordați toată permisiunea sau nimic, ceea ce poate duce la probleme precum ștergerea celulelor importante, probleme de formatare etc. Cu toate acestea, puteți selecta permisiunile pe care doriți să le acordați unui angajat în liste.

Recomandat:

• 22 de cele mai bune alternative Dropbox
• 7 moduri de a remedia locația nu este disponibilă iPhone iMessage
• Sfaturi și trucuri uimitoare ale bibliotecii de documente SharePoint
• Cum se creează o listă SharePoint

Sperăm că acest articol despre sfaturile listei SharePoint v-a fost de ajutor. Am împărtășit și alte informații care v-au ajutat să obțineți mai multe cunoștințe despre exemplele de liste SharePoint. Dacă mai aveți întrebări, nu uitați să utilizați secțiunea de comentarii, iar echipa noastră se va ocupa de întrebarea dvs. De asemenea, puteți sugera noi subiecte în comentarii și vom scrie un articol dedicat despre asta. Salvați site-ul nostru în marcaje pentru referințe viitoare. Vă mulțumesc că ați citit.