Utilizați formatarea condiționată pentru a scoate în evidență mesajele Outlook importante

Outlook vă permite să creați și să personalizați vizualizările folderelor în mai multe moduri, cum ar fi adăugarea și eliminarea coloanelor sau gruparea și sortarea mesajelor. De asemenea, puteți aplica reguli pentru ca Outlook să afișeze mesajele în moduri diferite, în funcție de proprietățile lor (cum ar fi expeditorul, subiectul sau marcajul de timp). Aceasta se numește formatare condiționată . Să aruncăm o privire la cum funcționează.

Actualizare : Unul dintre cititorii noștri ne-a atras atenția că formatarea condiționată este disponibilă numai în versiunea Windows a Outlook și nu în versiunea macOS. Mulțumesc, Christy!

Noțiuni de bază

Pentru a începe configurarea formatării condiționate, accesați Vizualizare > Setări de vizualizare.

De asemenea, puteți accesa Setări avansate de vizualizare făcând clic dreapta pe capul dosarului și selectând comanda „Vizualizare setări”.

Fereastra Advanced View Settings vă permite să personalizați vizualizarea folderului. Faceți clic pe butonul „Formatare condiționată”.

Acest lucru vă duce la fereastra Formatare condiționată pe care o veți folosi pentru a configura reguli diferite pentru modul în care sunt formatate mesajele.

Elementele afișate în lista „Reguli pentru această vizualizare” sunt regulile implicite care vin cu o vizualizare a folderului nepersonalizată. De exemplu, puteți vedea că „Mesaje necitite” sunt afișate cu font aldine, albastru Segoe UI, cu o dimensiune de 11 puncte.

Cum funcționează regulile

„Regulile” sunt condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un mesaj pentru ca Outlook să aplice formatarea. În regulile implicite, de exemplu, regula „Mesaje necitite” este activată atunci când un mesaj este marcat ca necitit. Când această regulă este activată, Outlook folosește fontul Segoe UI aldine, albastru, cu 11 puncte pentru a o afișa.

Outlook aplică regulile în ordine din partea de sus a listei. Regulile mai sus pe listă au prioritate față de regulile de jos. Cum funcționează acest lucru în practică? Să presupunem că aveți două reguli, una în partea de sus a listei care schimbă fontul în verde și una mai jos în listă care schimbă fontul în roșu. Dacă un mesaj îndeplinește condițiile ambelor reguli, fontul va fi schimbat în verde, deoarece acea regulă este mai sus pe listă - regula care setează fontul la roșu este ignorată.

Cu regulile implicite, puteți schimba doar fontul. Nu puteți șterge regulile implicite, sau muta ordinea sau modifica condițiile pentru regulă. Totuși, puteți dezactiva regulile implicite, debifându-le în lista „Reguli pentru această vizualizare”.

Cum să adăugați o nouă regulă

În fereastra Formatare condiționată, faceți clic pe butonul „Adăugați”. O nouă regulă numită „Fără titlu” va fi adăugată la listă. Dați un nume regulii și apoi faceți clic pe butonul „Condiție”.

Fereastra Filtru vă permite să decideți asupra condiției sau condițiilor pe care e-mailul trebuie să le îndeplinească pentru a fi formatat.

Vom folosi doar un exemplu simplu aici și vom căuta mesajele care au fost trimise de „Rob Woodgate” și care conțin cuvântul „Outlook” în câmpul Subiect.

Pentru a face acest lucru, mai întâi faceți clic pe butonul „De la”, care deschide agenda de adrese și selectați un contact.

Apoi adăugăm „Outlook” în câmpul „Căutare cuvânt(e)”, asigurându-ne că opțiunea „Numai câmpul subiectului” este selectată din lista derulantă „În”. Faceți clic pe „OK” când ați terminat.

Înapoi în Formatarea condiționată, faceți clic pe butonul „Font”.

Vom face ca mesajele care se potrivesc cu filtrul pe care l-am configurat să fie afișate cu violet și aldine. Setați-l după cum doriți, faceți clic pe butonul „OK”, faceți clic din nou pe „OK” pentru a închide fereastra Formatare condiționată și apoi încă o dată pentru a închide fereastra Setări avansate de vizualizare.

Regulile se aplică imediat. Puteți vedea mai jos că mesajele care îndeplinesc condițiile noastre sunt acum îndrăznețe și violet.

Acesta este doar un exemplu simplu - puteți adăuga o mulțime de condiții, chiar și cele foarte complexe. Înapoi în acea fereastră Filtru, puteți trece la fila „Mai multe opțiuni” pentru a vedea o mulțime de condiții suplimentare pe care le puteți alege.

Aici puteți alege să potriviți un mesaj dacă:

• I s-a atribuit o anumită categorie
• Este citită sau necitită
• Are atașamente sau nu are atașamente
• Este marcat ca prioritate mare, normală sau scăzută
• A fost semnalat de dvs., de altcineva, de nimeni sau marcat ca complet
• Textul pe care îl căutați trebuie să se potrivească cu cazul
• Este o anumită dimensiune, mai mare sau mai mică decât o anumită dimensiune, sau între două dimensiuni

Treceți la fila „Avansat” și puteți crea condiții complexe.

Fila Avansat vă permite să selectați orice câmp de oriunde în Outlook și să selectați o condiție pe care doriți să o potriviți. Acest lucru ar putea fi destul de simplu, cum ar fi potrivirea expeditorului cu o adresă exactă, dar aveți o mulțime de opțiuni din care să alegeți. Să presupunem că doriți ca regula să se potrivească cu e-mailurile pe care le-ați primit. Faceți clic pe butonul „Câmp”, indicați spre „Câmpuri pentru dată/oră”, apoi faceți clic pe opțiunea „Received”.

Faceți clic pe meniul drop-down „Condiție” pentru a vă alege condiția.

Opțiunile sunt mult mai mari decât v-ați aștepta:

• Oricând
• Ieri
• Astăzi
• Mâine
• In ultimele 7 zile
• În următoarele 7 zile
• Săptămâna trecută
• Săptămâna aceasta
• Săptămâna viitoare
• Luna trecuta
• Luna aceasta
• Luna viitoare
• Pe
• Pe sau după
• Pe sau înainte
• Între
• Există
• Nu exista

Iar celelalte câmpuri pe care le puteți alege oferă cantități similare de opțiuni.

Selectați starea dvs., adăugați o valoare și faceți clic pe butonul „Adăugați la listă”.

Puteți adăuga în listă câte condiții doriți. Pentru a vă oferi o idee despre câte câmpuri există, iată o privire la meniul „Toate câmpurile de e-mail”.

Meniul „Toate câmpurile de contact” are peste patru coloane de opțiuni – atât de multe încât nu le-am putut încadra într-o captură de ecran sensibilă. Deci nu vom trece prin fiecare dintre domeniile și condițiile, dar acum știți unde sunt și cum să le folosiți.

Puteți configura mai multe condiții într-o regulă pentru a obține lucruri cât de precise doriți. Doriți ca Outlook să afișeze mesajele într-un font roșu de 16 puncte dacă acestea provin de la un anumit contact, primite în ultimele șapte zile, conțin un anumit cuvânt în subiect și includ un atașament? Nici o problema.

Cum să ștergeți o regulă

Dacă ați creat o regulă și nu o mai doriți, este ușor de șters. În fereastra Formatare condiționată, selectați regula pe care doriți să o ștergeți și faceți clic pe butonul „Șterge”. Nu uitați că puteți șterge doar regulile pe care le-ați creat, nu și regulile implicite încorporate în Outlook.

Puteți adăuga câte condiții doriți și aveți câte reguli doriți. Și așa cum v-am arătat mai devreme, odată ce ați configurat regulile de formatare condiționată așa cum doriți, puteți copia vizualizarea într-un alt folder sau în toate folderele dacă doriți.