7 sfaturi simple pentru a deveni în sfârșit fără hârtie

(Foto: seb_ra prin Getty Images)

Câte bucăți de hârtie sunt pe blatul din bucătărie, pe masa din sufragerie sau pe alt loc unde nu aparțin? Vă agățați de chitanțe în cazul în care aveți nevoie din nou de ele? Există un teanc de hârtii de la veterinar pe care le păstrați în cazul în care trebuie să vă amintiți exact ce medicamente a luat animalul dvs. de companie în urmă cu trei ani? Toată hârtia stă acolo, așteaptă un moment când vei putea să te descurci cu ea, orice înseamnă asta. (Înseamnă să aruncați o privire la fiecare pagină și apoi să le aruncați pe toate în coșul de reciclare.) Este timpul să scăpați de hârtie și de toată vina care se adună odată cu ea. Este timpul să trecem fără hârtie.

Am fost fără hârtie de aproape un deceniu. Prin fără hârtie, nu vreau să spun că nu există bucăți de hârtie în viața mea. Mai am nevoie de certificatul meu de naștere pe hârtie, desigur, și folosesc un caiet de hârtie mic pentru un curs de limbă pe care îl urmez. În cea mai mare parte, însă, nu mă agăț de hârtie. În schimb, scanez documente importante către un serviciu de stocare și păstrez note digitale într-o aplicație de luare de note. De asemenea, îmi scriu lista de lucruri de făcut și lista de cumpărături pe telefon și fixez recomandările de restaurante pe o hartă online. Există o mulțime de moduri simple de a elimina hârtia din viața ta.

Trecerea în digital este ușor. Partea grea este să nu lași hârtia să înceapă să se strecoare înapoi. Dacă ești gata să scapi de cea mai mare parte a hârtiei din viața ta, iată ce trebuie să știi pentru a începe și pentru a o menține.

1) Uitați de Backlog

Poate suna contraintuitiv, dar primul pas pentru a trece fără hârtie este să uiți de restul de hârtie pe care l-ai acumulat deja și, în schimb, să te concentrezi pe noile obiceiuri pe care trebuie să le adopti pentru a deveni fără hârtie începând de acum. Nu privi înapoi: Adoptă o abordare care merge înainte.

Veți ajunge la grămezile de hârtie existente într-o zi — sau nu. Deocamdată, nu lăsa acele hârtii să te rețină. A avea de a face cu un întârziere poate fi copleșitor, iar atunci când oamenii se simt copleșiți, ei amână. Deci uita de asta pentru moment. În schimb, depuneți efortul pentru a vă asigura că restanța nu crește.

2) Obțineți aceste cinci aplicații

Există cinci aplicații sau servicii de care aveți nevoie pentru a fi fără hârtie. Sunt:

• o aplicație pentru liste de activități,
• o aplicație de scanare,
• un serviciu de stocare online, care este locul în care vă veți pune fișierele digitale (mai multe despre asta într-un moment),
• instrumente de semnătură electronică (Adobe Acrobat este un exemplu bun) pentru semnarea documentelor digitale fără a le imprima și
• un serviciu de livrare de documente pentru trimiterea documentelor oficiale fără a le tipări.

Vezi aici recomandările mele pentru fiecare tip de aplicație.

3) Alegeți un serviciu de depozitare

Să mai săpăm puțin pe a treia aplicație, un serviciu de stocare, pentru că este mai complicat decât celelalte. Serviciul de stocare este locul în care veți păstra versiunile digitale ale documentelor dvs. de hârtie.

În mod ideal, doriți un serviciu de stocare care să vă facă fișierele accesibile indiferent unde vă aflați și să le facă copii de rezervă. O opțiune este să utilizați un serviciu online de stocare și partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox sau Microsoft OneDrive.

O altă opțiune este să utilizați un serviciu conceput special pentru persoanele care doresc să nu aibă hârtie. Neat și File. Acestea sunt două exemple. Ei au instrumente speciale pentru persoanele fără hârtie, cum ar fi capacitatea de a eticheta și eticheta automat tipurile de documente pe care le recunoaște, cum ar fi taxele. FileThis are, de asemenea, un serviciu de „preluare” care copiază automat documentele importante pe care le găsește în contul tău de e-mail.

Indiferent de serviciul pe care îl alegeți, alegeți unul și rămâneți cu el, astfel încât să puteți pune toate documentele digitale într-un singur loc.

4) Înscrieți-vă pentru extrase de e-mail și plăți digitale

Dacă încă primiți facturi și extrase de cont pe hârtie, înscrieți-vă pentru a le primi prin e-mail oriunde puteți. Dacă încă trimiteți cecuri în mod regulat, vedeți dacă puteți trece la efectuarea plăților online.

În timp ce companiile de utilități și băncile au onorat plățile digitale de ani de zile, ultimii rețineri care nu le acceptă întotdeauna sunt proprietarii și companiile de administrare. Dacă sunteți blocat în această problemă, încercați să explicați că își vor primi banii mai rapid și mai fiabil atunci când acceptă plăți digitale. Chiar și cele mai mici întreprinderi pot accepta transferuri bancare directe cu taxe mici sau deloc atașate. Când îți poți plăti toate facturile digital, mai degrabă decât cu cecuri și plicuri, te apropii cu un pas de a fi fără hârtie.

5) Scanați și distrugeți

Acum este timpul să începeți să dezvoltați noi obiceiuri. Scanarea și mărunțirea sau reciclarea este cea pe care probabil o veți face cel mai mult. Prefer mult să scanez folosind o aplicație mobilă, dar ați putea folosi și un scaner desktop sau funcția de scanare a unei imprimante multifuncționale.

Fă-ți o regulă care să fie cam așa: când primesc o nouă bucată de hârtie pe care trebuie să o digitizez, îmi voi folosi telefonul pentru a o scana imediat și apoi plasez hârtia în grămada de reciclare sau mărunțire. Mai bine, aruncați-l direct în tocător. De ce să aștepți?

A te forța să urmezi acest obicei poate fi greu. „Nu am timp să scanez asta acum”, ai putea spune. Exersează-ți noul obicei prin scanarea unui document sau două din stocul tău, doar pentru a-l încerca. Cât timp îi ia? Ce aplicatie ai folosit? De asemenea, s-ar putea să descoperi că scanarea documentelor în lumină naturală se desfășoară mai bine decât cu iluminarea interioară. Odată ce vă dați o idee despre cum să faceți acest lucru și cât de mult timp este nevoie, s-ar putea să vă fie mai ușor să urmăriți.

6) Dezvoltați alte fluxuri de lucru

Scanarea și distrugerea este un singur flux de lucru. Pe măsură ce te simți confortabil cu stilul tău de viață fără hârtie, vei descoperi că ai nevoie de mai multe fluxuri de lucru pentru alte situații.

Iată un exemplu: atunci când cumpărați un produs nou, puteți fotografia manualul proprietarului, chitanța, garanția și numărul de serie sau orice alte informații relevante. Încărcați acele imagini în serviciul dvs. de stocare și apoi scăpați de hârtiile străine.

Un alt flux de lucru pe care l-ați putea crea este să salvați o grămadă de hârtie pe care credeți că ar trebui să le distrugeți, dar nu sunteți sigur în acest moment, și apoi să le parcurgeți într-o zi dedicată. Alegeți o oră și o dată, fie în fiecare sâmbătă, fie în prima duminică a lunii, și folosiți acea oră pentru a vă goli stiva.

Uneori este posibil să doriți să scanați documentele păstrând și originalele, în cazul certificatelor de asigurare, documentelor de proprietar și așa mai departe. Digitalizându-le, creați o copie de rezervă și vă asigurați că aveți acces la informațiile pe care le conțin, chiar dacă nu puteți pune mâna pe original.

7) Nu te gândi prea mult la asta

Există câteva documente pe care le veți pune la îndoială dacă să păstrați originalele sau să le digitalizați și să le distrugeți. Când te confrunți cu un apel dificil, nu te gândi prea mult la el. A fi fără hârtie ar trebui să vă facă viața mai simplă și mai ușoară, nu mai stresantă. Puneți originalul într-o mapă, într-un liant cu acordeon sau într-un dosar. Nimeni nu va veni să-ți ia cardul Clubului fără hârtie dacă te agăți de câteva hârtii.

Fișele medicale sunt complicate, deoarece ar trebui să le digitalizați și să le stocați electronic doar dacă aveți un sistem compatibil HIPAA. S-ar putea să decideți să le introduceți pur și simplu într-o mapă sau într-un liant cu acordeon și să le cerneți o dată pe an pentru orice este gata de aruncat.

Acestea fiind spuse, nu vă agățați și nu vă deranjați să digitalizați hârtii care nu au niciun scop. Dacă ești genul de persoană care se agață cu sârguință de hârtie crezând că faci lucrul responsabil, poate fi înfricoșător să distrugi și să reciclezi orice . Dar veți avea vreodată nevoie de acea chitanță pentru un sandviș sau de o explicație a declarațiilor de beneficii de acum doi ani? Sfârșește-le și dă-i drumul.