5 sfaturi pentru întâlniri mai productive
Publicat: 2022-01-29Toată lumea are păreri despre întâlniri, cum ar fi de ce unele întâlniri nu sunt deloc necesare sau ce le face inutil de lungi. Nu este greu să îmbunătățești întâlnirile. Cu o pregătire și o gândire minimă, întâlnirile pot fi o experiență mai productivă pentru toată lumea.
O cheie pentru a organiza întâlniri mai bune este să înțelegeți mai întâi ce fel de întâlnire intenționați să o organizați și apoi să vă pregătiți în consecință. Să ne uităm la cele mai comune patru tipuri de întâlniri pentru a înțelege ce le face diferite.
4 tipuri de întâlniri
Cele mai frecvente întâlniri se împart în patru tipuri: informaționale, de discuții și colaborare, de check-in și de întâlnire de lucru.
1. Întâlnire informativă
O întâlnire informațională este exact asta, o întâlnire folosită pentru a disemina informații. Reuniunile semestriale ale primăriei sunt de obicei informative. Un briefing de PR este, de obicei, informativ. De obicei, o singură parte are informații de partajat. Participanții sunt acolo pentru a o absorbi.
2. Întâlnire de discuții și colaborare
Întâlnirile de brainstorming sunt exemple de întâlniri de discuții sau de colaborare. Informația este menită să provină de la mai multe persoane. Întâlnirile de colaborare pot fi, de asemenea, întâlniri de rezolvare a problemelor. În acest tip de întâlnire, una sau mai multe dintre părțile implicate ar putea stabili ordinea de zi.
3. Întâlnire de check-in
Înregistrarea este o întâlnire programată în mod regulat, de obicei în jurul unui anumit proiect, care ar putea fi în desfășurare sau are o dată anticipată de finalizare. Un scrumis zilnic un exemplu de întâlnire de check-in. Înregistrările sunt bune pentru a vă asigura că toate părțile implicate într-un fel de lucrare sau proiect sunt ținute la curent cu probleme, soluții, schimbări, progres și așa mai departe. Întâlnirile regulate de check-in pot fi (dar nu trebuie să fie) foarte scurte. Dacă există puține modificări sau chiar deloc de la ultima întâlnire, atunci întâlnirea se poate încheia imediat ce toată lumea știe.
4. Întâlnire de lucru
Într-o întâlnire de lucru, oamenii se reunesc pentru a finaliza munca care trebuie făcută. E la fel de simplu. Un exemplu de întâlnire de lucru este acela în care o varietate de lideri de echipă se reunesc pentru a defini un program de proiect. Ei se reunesc pentru a discuta care ar trebui să fie programul, înregistrând, de asemenea, toate datele cheie. Un alt exemplu este programatorii și părțile interesate care se reunesc pentru a implementa modificări în cod (de exemplu, la un site web sau alt produs interactiv) pe care cele două părți le pot verifica cu adevărat doar în prezența celeilalte. Întâlnirile de lucru elimină amânarea din răsputeri. Ei sunt adesea colaborativi.
5 sfaturi pentru a face întâlnirile mai productive
1. Obțineți întâlnirea din calendar cu timpul potrivit în avans
Unele întâlniri trebuie să aibă loc în săptămânile calendaristice înainte de a avea loc. De exemplu, orice întâlnire cu un număr mare de participanți, cum ar fi o adunare a acționarilor sau o adunare trimestrială a acționarilor, trebuie să fie stabilită cu mult timp în avans, pentru a ajuta cât mai mulți oameni să își clarifice programul pentru aceasta.
Alte întâlniri, în special întâlnirile interne, chiar nu ar trebui programate cu prea mult timp în avans. O săptămână sau două este suficientă pentru majoritatea. Dacă scopul unei întâlniri este de a continua sau de a rezolva o discuție sau un proiect care a început deja, nu doriți să treacă prea mult timp între cea mai recentă discuție și întâlnire. Oamenii trebuie să vină la întâlnire cu ideile încă proaspete în minte.
Când căutați o oră și o dată pentru o întâlnire care funcționează pentru toată lumea, utilizați un instrument de planificare a întâlnirilor. Ei elimină durerea din programare și accelerează procesul.
2. Folosiți o linie de subiect clară
Indiferent dacă programați o întâlnire cu o invitație din calendar sau un simplu e-mail sau un mesaj Slack, utilizați un subiect clar. Este cheia productivității tuturor. Subiectul ar trebui să indice în câteva cuvinte nu doar subiectul întâlnirii, ci și scopul acesteia. O linie clară a subiectului întâlnirii îi ajută pe toți să înțeleagă de ce sunt invitați la întâlnire în primul rând. De asemenea, îi indică pe oameni cum ar trebui să se pregătească în avans.
3. Aveți atât o agendă, cât și obiective
O agendă este o listă de lucruri care se vor întâmpla într-o întâlnire, de obicei în ordine secvențială. Întâlnirile de discuții beneficiază cu adevărat de a avea o agendă. Este programul întâlnirilor.
O agendă în sine nu le spune oamenilor ce trebuie să se întâmple ca urmare a întâlnirii. Deci, pe lângă faptul că ai o agendă, ai nevoie de îndeplinirea obiectivelor.
Ce decizii ar trebui luate până la sfârșitul ședinței? Ce rezultate vor avea loc la sfârșitul acestei întâlniri? Dacă sunteți invitat la o întâlnire cu un nou contact, este perfect rezonabil să întrebați „Ce sperați să obțineți din această întâlnire?”
În funcție de complexitatea întâlnirii, este posibil să nu aveți nevoie ca agenda și obiectivele să fie explicite. De exemplu, scopul unei întâlniri de check-in este întotdeauna același: de a verifica, de a analiza progresul și de a ridica preocupări. Probabil că nu veți avea nevoie de o agendă explicită pentru astfel de întâlniri. Uneori, obiectivele sunt implicite în linia subiectului. Un exemplu este „Setați lista pentru numărul de august al revistei”. Obiectivul este de a îndeplini această sarcină într-o întâlnire de lucru.
Recomandat de editorii noștri
4. Definiți liderul întâlnirii
Fiecare întâlnire are nevoie de un lider sau co-lideri. În cele mai multe cazuri, persoana este cea care a convocat întâlnirea. Fii explicit în a decide.
Cea mai proastă întâlnire la care am participat vreodată nu a avut un lider. Era fără direcție și nimeni nu știa cum să ne pună pe drumul cel bun. Pe la jumătatea drumului, mi-am dat seama că mai multe partide credeau că eu ar trebui să conduc. M-am simțit complet umilit și supărat pe persoana care a programat-o, fără să clarific cine trebuia să conducă conversația. Cel mai rău dintre toate, întâlnirea a fost complet neproductivă pentru toată lumea. Într-o altă scenă nesăbuită, am convocat odată o întâlnire, am programat-o și intenționam pe deplin să o conduc, doar pentru ca un alt coleg să o preia complet. Acela era enervant.
5. Pierdeți tehnologia, dar faceți demonstrația
Înainte de a-ți pierde timpul creând o prezentare de diapozitive, întreabă-te: „Am nevoie de o prezentare?”
Dacă răspunsul este da, amintiți-vă că diapozitivele ar trebui folosite pentru a menține oamenii implicați și pentru a vă consolida punctele, nu pentru a le face pentru dvs. Nimeni nu este impresionat de șervețele de stea și nimeni nu vrea să se uite la un videoclip când a venit să te audă vorbind sau să aibă o discuție cu tine.
Dacă aveți un produs sau un serviciu de prezentat, demonstrați cum funcționează. Nu afișa imagini sau videoclipuri cu el. Oferă publicului tău adevăratul McCoy.
Dacă doriți să împărtășiți informații cu fiecare participant, trimiteți-le înainte de întâlnire, nu după. Dacă oamenii îl vor revizui în avans este o altă problemă, dar dă-le opțiunea. Apoi vă puteți petrece timpul ajungând la miezul problemei și, eventual, mai puțin timp.
Toată lumea beneficiază de la întâlniri mai bune
Întâlnirile vin în toate formele și dimensiunile și astfel au nevoi unice. Totuși, puțină pregătire este foarte importantă pentru a face o întâlnire productivă pentru toți cei care renunță la timpul lor pentru a participa. Știind ce fel de întâlnire intenționați să țineți, vă va ajuta, de asemenea, să vă modelați și să vă rafinați așteptările pentru aceasta.