35 de sfaturi Google Drive pe care nu-ți poți permite să le ratezi

Google Drive se sincronizează pe toate dispozitivele, astfel încât să puteți începe un proiect pe computer și să îl preluați de pe telefon, tabletă sau laptopul de acasă. Și funcționează cu orice tip de document, nu doar cu Documente, Foi de calcul și Prezentări native. Instalați programul Google Backup and Sync pe desktop pentru a face backup automat pentru fișierele de pe computer, cameră sau carduri SD pe Google Drive.

Totuși, acesta este aspectul Google Drive care vă va folosi cel mai probabil 15 GB de spațiu de stocare gratuit, deoarece se adresează altor tipuri de fișiere. Dacă epuizați, poate fi necesar să plătiți pentru spațiu de stocare suplimentar prin Google One. Dar opțiunile încep de la 1,99 USD pe lună (sau 19,99 USD pe an) pentru 100 GB. Chiar și 2TB costă doar 10 USD pe lună sau 99,99 USD pe an.

Numele jocului cu Google Docs este „colaborare”. Nu contează dacă sunteți cu toții pe laptopuri, tablete sau smartphone-uri, mai multe persoane pot lucra simultan la un document - până la 50 simultan.

Pentru a urmări ceea ce au făcut prietenii, familia și/sau colegii dvs., vizualizați istoricul versiunilor prin Fișier > Istoricul versiunilor > Vezi istoricul versiunilor . (Sau faceți clic pe Toate modificările salvate în Drive în partea de sus, dacă se afișează.) O listă din partea dreaptă vă va arăta cine a actualizat documentul și când; dați clic pe un nume pentru a vedea ce au făcut. Dați diferite nume diferitelor versiuni pentru a le face mai ușor de urmărit—faceți clic pe butonul din dreapta sus pentru a vedea doar versiunile denumite.

Pentru a face parte din colaborare, documentul trebuie să fie distribuit. Limita este de 200 de persoane, dar dacă mai mult de 50 de colaboratori încearcă să editeze un document, cei întârziați pot vedea doar modificările.

Proprietarul (proprietarii) documentului poate stabili cine are privilegii de editare. Dar pentru a evita o bătaie de cap, faceți public un document. Faceți clic pe butonul „Partajare” din dreapta sus, accesați Avansat , apoi faceți clic pe „Modificați” sub „Cine are acces”. Alegeți public pe web sau oricine are linkul; este posibil ca unii clienți G Suite să își poată pune documentele la dispoziția tuturor din organizația lor.

Documentele publice sunt puse la dispoziția motoarelor de căutare... iar Google se întâmplă să dețină și unul dintre ele.

De obicei, accesați fișierele stocate pe Google Drive atunci când browserul este conectat la internet. Dar pentru acele momente în care Wi-Fi nu este disponibil, Google Drive acceptă accesul offline.

Mai întâi, instalați extensia Google Docs Offline Chrome (aceasta funcționează numai în browserul Google), apoi accesați setările Google Drive. Bifați caseta de lângă „Creați, deschideți și editați fișierele Google Docs, Foi de calcul și Prezentări recente pe acest dispozitiv în timp ce sunteți offline”. Acest lucru activează serviciul, dar va trebui să selectați ce fișiere doriți offline. Navigați la drive.google.com, faceți clic dreapta pe documentele dorite (apăsați Shift/Ctrl sau Command pentru mai multe fișiere) și comutați „Disponibil offline” la pornit.

Dacă utilizați Gmail și Google Drive, aveți noroc: nu mai trebuie să atașați niciodată un document. Asta înseamnă că nu veți întâlni niciodată limita de 25 MB de atașamente - în schimb, trimiteți fișiere în valoare de până la 10 gigaocteți .

Fișierele trebuie să fie încărcate mai întâi în spațiul de stocare Google Drive. Inserați fișierele într-un mesaj Gmail cu un clic pe pictograma Google Drive ( ) în partea de jos a ecranului de redactare a e-mailului. Dacă fișierele se află pe hard disk, trageți și plasați-le din fila Încărcare.

Puteți adăuga aproape orice fișier în Google Drive pentru stocare, dar cum lucrați cu ele după ce sunt încărcate? Convertirea unui fișier în format Google Docs, Sheets sau Slides este destul de ușoară. Încărcați fișierul și faceți clic dreapta pentru a selecta „Deschide cu”. Va apărea un submeniu cu opțiuni care vă permit să schimbați, de exemplu, un document Word într-un document Google. Va crea o copie, lăsând intact fișierul original.

De asemenea, puteți utiliza extensia Chrome Editare Office pentru Documente, Foi de calcul și Prezentări pentru a edita orice document Office pe care îl trageți în browser. Puteți apoi să le salvați înapoi în formatul inițial sau să le păstrați în formatul Google Drive pentru a economisi spațiu.

Deschideți un nou fișier Google Doc necompletat pentru procesarea textului pe desktop și, dacă computerul dvs. are microfon, aveți opțiunea de a face Tastare vocală . Găsiți-l în meniul Instrumente sau apăsați Ctrl+Shift+S. Pune o pictogramă de microfon lângă document - faceți clic pe ea pentru a vorbi și ceea ce spuneți apare în document. Pictograma microfonului devine roșie și va primi un contur țintă când te aude.

Google a făcut multe pentru a perfecționa recunoașterea vocii și dictarea în ultimii ani, iar acest lucru funcționează destul de bine. Nu numai pentru a nota ceea ce spui (inclusiv semnele de punctuație de bază - spuneți „punct” atunci când încheiați o propoziție, de exemplu), ci și pentru a face corecții și modificări de formatare prin voce și pentru a naviga prin document fără a atinge mouse-ul. Lista limbilor acceptate depășește, de asemenea, cu mult engleza americană. Cu toate acestea, îți va cenzura blestemul cu asteriscuri – va trebui să reintroduceți prostiile mai târziu.

Căutați un anumit fișier sau un document în Google Drive? Google a redus chestiile de căutare, așa că de obicei este ușor. Dacă trebuie să faceți o căutare avansată, deschideți opțiunile pentru a face acest lucru cu săgeata în jos din caseta de căutare. De acolo, căutați tipul de fișier, proprietarul, dacă este marcat cu stea sau aruncat în coșul de gunoi, când a fost modificat ultima dată, cui este distribuit și multe altele.

Mai bine, utilizați procesarea limbajului natural când căutați în Drive. Asta înseamnă că poți sări peste operatorii de căutare ezoterice și să încerci ceva de genul „găsește-mi minutele întâlnirii de vânzări din iulie anul trecut”.