Você precisa de um “balde de ideias”

A década de 2000 marcou o início de um período de intenso interesse em métodos e estratégias de produtividade. Nem todos resistiram ao teste do tempo, mas um certamente resistiu - e se você não o estiver usando, está perdendo.

A captura onipresente é uma superpotência

Em 2001, David Allen publicou um livro de produtividade pessoal chamado Getting Things Done . Dizer que teve uma enorme influência no crescente movimento “life hacker” seria um eufemismo. Você pode conferir o livro se quiser, mas há muitos bons resumos online hoje em dia (como este resumo do The Process Hacker ou este resumo do pessoal do Todoist).

Pode não ter tanto tempo de imprensa hoje em dia, mas naquela época e bem na década de 2010, era um grande negócio nos círculos de produtividade e influenciou toda uma geração de hackers e otimizadores de vida.

O sistema Getting Things Done tem tudo a ver com gerenciamento de tempo, otimizando o que você faz, quando e garantindo que as pequenas ações do dia-a-dia que você toma estão levando adiante projetos de vida maiores que se alinham com seus objetivos e ambições. O sistema foi criticado por ser excessivamente tendencioso em relação aos trabalhadores da informação e pessoas com empregos de colarinho branco e, para ser justo, essa é uma crítica legítima. Nem todo mundo acha que o sistema combina bem com seu trabalho, estilo de vida ou modo de pensar.

Mas há um elemento de Getting Things Done que eu acho que literalmente toda pessoa deveria adotar como parte de suas vidas diárias. A “Ferramenta de captura onipresente”. No sistema GTD, ele tem um nome muito sofisticado, mas funciona como um “balde de ideias”.

E o que é uma ferramenta de captura onipresente ou balde de ideias? É simplesmente uma ferramenta, seja um aplicativo de produtividade dedicado em seu telefone como o Todoist ou um pequeno caderno que você mantém com você o tempo todo, que você usa para capturar todas as ideias ou novos dados que surgem em seu caminho.

Você está efetivamente transformando a ferramenta em uma versão digital ou física de sua memória de curto prazo. Eu chamo a captura onipresente de superpotência porque comprometer o conteúdo de sua memória de curto prazo em um sistema de armazenamento de longo prazo significa que você nunca esquece nada e pode aproveitar ao máximo todas as grandes ideias e informações que surgem em seu caminho.

Como é um “balde de ideias” na prática?

Em qualquer dia, você provavelmente pensa, ouve ou lê muitas coisas que seriam úteis para lembrar. Todos os dias, porém, todos nós experimentamos essas coisas e inevitavelmente esquecemos quase todas elas.`

Você ouve um amigo falando sobre algo que você percebe que seria um ótimo presente para o próximo aniversário, mas você esquece. Você está longe do computador e se lembra de uma alteração importante que precisa fazer em sua conta de aposentadoria - mas esquece e outro trimestre se passa sem que você faça nenhum ajuste.

Você está lendo um artigo que menciona um livro interessante, mas, alguns dias depois, não consegue se lembrar qual era o livro. Seu chefe menciona um prazo distante, mas importante, e você pensa consigo mesmo: “seria muito bom se eu tivesse uma vantagem nesse projeto”, mas você esquece, e o projeto vem e vai sem que você se destaque.

O inevitável problema “e então você esquece” poderia ser resolvido em todos esses exemplos usando qualquer ferramenta de captura onipresente. Simplesmente fazendo uma anotação rápida quando o pensamento está fresco em sua mente, como “ O corpo mantém o placar de Bessel van der Kolk”, “pedir filtros de substituição para forno” ou “comprar medidor de watt para testar a TV”, você captura esses pensamentos .

Eu uso o Todoist como uma ferramenta de captura onipresente (bem como uma lista de tarefas e ferramenta de gerenciamento de projetos pessoais) há anos, então essa é a ferramenta na qual me apoio. De artigos a ideias e lembretes, tudo que encontro e quero salvar para mais tarde acaba na “Caixa de entrada” da minha conta Todoist. Sua caixa de entrada pode ser um caderno físico, o aplicativo Notes básico em seu telefone, uma pilha de fichas ou qualquer outra ferramenta de captura.

A parte importante é que, ao capturar todas essas ideias, você garante que elas não flutuem no éter, para nunca mais serem pensadas. E você evita uma situação em que, se pensar neles novamente, é depois que eles são úteis. Não é muito útil lembrar de chamar um encanador para lidar com um ralo lento depois que o ralo finalmente inundou seu porão, afinal.

Não esqueça de esvaziar seu balde

Há uma segunda metade crucial no processo de captura onipresente. Esvaziando o balde. Se você não tiver tempo para processar tudo o que capturou, então não é melhor do que colocar tudo meticulosamente em um calendário, apenas para nunca verificar o calendário para ver o que está nele.

Dependendo de quão prolífico você é em colocar coisas em sua onipresente ferramenta de captura (e quão rápido os prazos em sua vida se aproximam), você pode processar sua caixa de entrada de captura uma vez por dia, algumas vezes por semana ou uma vez por semana.

Mas para fazer o processo de captura valer a pena, você precisa processar cada item capturado da caixa de entrada em outra coisa. Se for um artigo para ler mais tarde, ele precisa ir para uma lista de leitura posterior. Se for o início de um projeto, como atualizar seu home office, você precisa criar uma lista separada ou entrada de projeto para pensar em tudo o que uma atualização de home office exige e em que ordem você fará isso.

Se for uma tarefa única, como pedir uma peça de reposição ou enviar uma mensagem rápida para alguém, faça-a e risque-a da sua lista (ou transfira essa tarefa única para uma lista de tarefas únicas que você pode percorrer quando tiver tempo livre).

Seja como for que você escolha gerenciar o que acontece com todas as ideias e entradas que você capturou com seu balde de ideias, a melhor parte é que elas estão lá para serem processadas em primeiro lugar - e perdidas, deixando você sem a boa ideia ou o lembrete para fazer algo importante.

E se você precisar de um empurrãozinho para experimentar, aqui está meu selo de aprovação supremo. Ao longo de vinte anos de life hacking, leitura de livros de produtividade e, de outra forma, sendo uma cobaia humana para cada otimização sob o sol, a única coisa que usei consistentemente em todos os métodos e épocas da minha vida foi a captura onipresente. É o life hack no qual todas as outras melhorias são construídas.