Por que você deve usar o bloqueio de tempo para gerenciar suas tarefas

Você já se sentiu sobrecarregado com o que está em sua lista de tarefas diárias? Talvez o problema não seja a quantidade de tarefas que você tem, mas como você as gerencia. Se você está procurando uma nova técnica de gerenciamento de tempo, experimente o bloqueio de tempo.

Certamente é verdade que às vezes não há horas suficientes no dia para fazer tudo, e é possível que não importa o que você simplesmente tenha muito em seu prato. Mas se você acredita que suas tarefas podem ser gerenciadas e só precisa de uma maneira sólida de fazê-lo, o bloqueio de tempo pode ser para você.

O que é bloqueio de tempo?

O bloqueio de tempo, também conhecido como bloqueio de calendário, é um método de gerenciamento de tempo. Você designa tempo em seu calendário para cada tarefa em sua lista, incluindo pausas. Durante esse período, você trabalha nessa tarefa e apenas nessa tarefa, eliminando as distrações.

Você pode definir um bloqueio de apenas 15 minutos ou até algumas horas. Tente estimar o tempo que levará para concluir a tarefa ao configurá-la.

Quando o tempo acabar, você para de trabalhar na tarefa e passa para a próxima no calendário.

No final do dia, faça um inventário das tarefas que você concluiu e das que não concluiu. Em seguida, crie ou ajuste os blocos de calendário do dia seguinte para os itens incompletos.

Benefícios do bloqueio de tempo

Isso pode soar como uma maneira rigorosa de gerenciar seus deveres. No entanto, o bloqueio de tempo tem vantagens que você deve considerar.

• Você não precisa tomar decisões diárias sobre quais tarefas realizar. Com seu calendário bloqueado para tarefas específicas, você já está um passo à frente do dia. Considere configurar seu bloqueio de tempo para cada dia no início da semana de trabalho para economizar tempo.
• O bloqueio de tempo promove o foco e a produtividade. Quando você se restringe à tarefa em mãos, pode mergulhar nela com a concentração que ela merece. Em vez de se espalhar por várias tarefas ao mesmo tempo, você pode se concentrar em uma de cada vez.
• Você pode dedicar o tempo necessário com base na importância das tarefas. Coisas como retornar ligações e revisar sua caixa de entrada são necessárias, mas provavelmente não tão importantes quanto criar um relatório executivo ou programar um novo projeto. Com o bloqueio de tempo, você pode reservar um tempo mínimo para tarefas de nível inferior e mais para aquelas que estão profundamente envolvidas.
• Você pode ver onde seu tempo é gasto. Muitas vezes, somos puxados em direções diferentes e, no final do dia, nos perguntamos para onde foram as horas. Ao definir limites de quanto tempo você trabalhará em tarefas e exibi-los em seu calendário, você sempre verá para onde foi seu tempo.

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Variações de bloqueio de tempo

Nem todos trabalhamos da mesma maneira, gerenciamos responsabilidades idênticas ou temos o mesmo tipo de flexibilidade. Existem variações de bloqueio de tempo que você pode achar mais adequadas. Embora semelhantes em conceito, eles permitem que você se ajuste ao tipo de trabalho que faz.

Lote de Tarefas

Assim como usar os blocos de tempo em seu calendário para tarefas, você pode agrupar tarefas relacionadas em um bloco com lotes de tarefas.

Por exemplo, você pode gastar 10 minutos revisando sua caixa de entrada, 20 minutos redigindo e-mails e outros 15 minutos respondendo a e-mails. Em vez de criar um bloco para cada uma dessas tarefas, você pode agrupá-las em seu calendário com um título como E-mails por 45 minutos ou uma hora.

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Time Boxing

O time boxing é o oposto do batching de tarefas. Você divide as tarefas em porções, subtarefas e define limites de quanto tempo gastará em cada uma.

Por exemplo, em vez de bloquear três horas para escrever um artigo, divida-o. Reserve uma hora para escrever 1.000 palavras, outra hora para criar capturas de tela e mais uma hora para editar o artigo.

Ao definir limites para cada subtarefa, você não apenas se concentrará melhor naquela parte específica, mas também trabalhará com mais eficiência para realizar essa tarefa dentro de seu limite de tempo.

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tema do dia

Mais uma variação de bloqueio de tempo que é ideal se você tiver diferentes áreas de responsabilidade é o tema do dia. Com essa abordagem, você designa determinados dias da semana de trabalho para tarefas ou responsabilidades específicas.

Por exemplo, digamos que você seja um gerente de projeto. Você pode dedicar as segundas-feiras ao Projeto A, as terças-feiras ao Projeto B e assim por diante. Se suas responsabilidades forem amplas, você pode passar as segundas-feiras em marketing, as terças-feiras em finanças e as quartas-feiras em operações.

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Depois de escolher o tema para cada dia, você pode usar o bloqueio de tempo ou o lote de tarefas para bloquear seu calendário para todas as tarefas relacionadas a cada tema todos os dias, se desejar.

Aproveite os recursos do seu calendário

Quer o seu calendário digital preferido seja o Calendário do Outlook, o Calendário do Google ou o aplicativo Calendário da Apple, aproveite ao máximo os recursos do aplicativo para ajudá-lo a configurar e usar o bloqueio de tempo.

Criar alertas ou lembretes

A maioria dos aplicativos de calendário oferece lembretes úteis para eventos. Ao usar esses lembretes, você saberá quando é hora, ou até quase hora, de passar para a próxima tarefa.

Por exemplo, se você usar o Apple Calendar, poderá configurar dois alertas. Use um por alguns minutos antes de uma tarefa ser programada para começar. Isso lhe dá tempo para começar a encerrar a tarefa atual. Em seguida, defina um segundo alerta para a hora do evento. Isso garante que você saiba quando precisa iniciar a próxima tarefa.

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Selecione o bloco de tempo (evento) e use a caixa suspensa Alerta para escolher o primeiro horário do lembrete. Clique no sinal de mais à direita e escolha Na hora do evento para definir o segundo lembrete.

Alternar entre as visualizações de semana e dia

Para configurar o bloqueio de tempo, você pode usar a visualização Semana. Então, quando chegar a hora de focar no dia atual, e apenas naquele dia, mude para a visualização do dia.

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Se você usa o Google Agenda, pode alterar as exibições facilmente. Na parte superior da tela principal do calendário, selecione a caixa suspensa e escolha “Semana” para configurar seus blocos de tempo. Se você usar uma exibição personalizada, como 5 dias, poderá escolhê-la.

Então, quando você visualizar seu calendário para um determinado dia, use a caixa suspensa para escolher "Dia". Você verá claramente seus blocos de tempo para hoje.

Anexar categorias ou rótulos coloridos

Para tornar seus blocos de tempo mais fáceis de distinguir, você pode anexar categorias, tags ou rótulos codificados por cores.

Para o Calendário do Outlook, vá para a guia Compromisso, abra a lista suspensa Categorizar e escolha “Todas as categorias”. Você pode personalizar as categorias que vê, adicionar novas e alterar seus nomes. Por exemplo, você pode criar categorias para e-mails, relatórios e chamadas telefônicas, todas com cores diferentes.

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Para anexar uma categoria ao bloco de tempo, retorne à guia Compromisso e escolha uma na lista suspensa Categorizar.

O bloqueio de tempo não é para todos, mas se você nunca tentou e precisa de uma ajudinha para fazer as coisas, experimente. E lembre-se, se a versão principal da técnica não estiver funcionando bem, você pode tentar uma das variações.