Por que uma ajuda de trabalho pode ser a melhor coisa que você precisa com Dawn Mahoney

Um auxiliar de trabalho pode ser a solução de aprendizagem que ajuda o seu negócio?

Capacitar seus funcionários com as informações de que precisam para subir de nível é parte integrante do gerenciamento de equipe e da administração de um negócio de sucesso. Quando você identifica áreas problemáticas ou lacunas no conhecimento, basta uma rápida pesquisa no Google para descobrir a variedade de opções disponíveis para educar seus funcionários.

Cursos online e eLearning são formas populares de treinamento. Mas eles são os mais adequados para ensinar as informações que você precisa que seus funcionários saibam?

Cursos de treinamento e soluções de eLearning nem sempre são a bala de prata. Geralmente, essas são respostas caras e demoradas para um problema e, dependendo do que seus funcionários precisam saber, pode ser uma perda de tempo e dinheiro.

Antes de investir em qualquer solução de aprendizado, considere o que seus funcionários precisam saber. Poderia ser ensinado com algum material ilustrativo? Os usuários precisam de acesso frequente a materiais fáceis de ler em vez de algo que eles precisam memorizar?

Se a resposta para qualquer uma delas for sim, o que você pode precisar é de um auxiliar de trabalho.

Os auxiliares de trabalho podem ser fundamentais para ajudar as pessoas a aprender como concluir tarefas. Neste post, Dawn Mahoney compartilha seus conselhos para criar auxiliares de trabalho que funcionarão melhor para o seu negócio.

Você pode assistir ao vídeo sobre este tópico no topo deste post, para ouvir o episódio do podcast, clicar em play abaixo ou continuar lendo para saber mais…

Dawn é a fundadora da Learning In The White Space e uma das principais autoridades em facilitação de treinamento e design instrucional. Ela sabe tanto sobre auxiliares de trabalho que criou um curso para ajudá-lo a utilizá-los em seu negócio, “ Nem tudo precisa ser um curso: Auxílios de trabalho ”.

O que é um auxílio-emprego?

Um auxiliar de trabalho, também conhecido como “folha de dicas”, é qualquer material que o ajude a concluir uma tarefa.

A Dawn acredita que os auxiliares de trabalho são ferramentas essenciais para capacitar as pessoas com informações úteis para realizar tarefas de forma independente. Eles não precisam ser formais ou criados em nenhum software especial. Eles apenas têm que ajudar o usuário através de um processo com sucesso e da maneira mais simples possível.

Você provavelmente já está usando auxiliares de trabalho e nem sabe disso. Um auxílio de trabalho pode vir na forma de uma nota adesiva virtual na tela do computador, lembrando qual é a senha de login do computador. Pode ser as instruções de montagem em papel detalhando como construir essa nova mesa para seu escritório em casa. Pode ser uma lista de verificação, um infográfico, um aplicativo, uma impressão, uma nota rabiscada em um pedaço de papel – tudo isso tem o potencial de funcionar como um auxiliar de trabalho eficaz.

Os auxílios de trabalho são usados ​​repetidamente e fornecem valor a um usuário recorrente. Projetado para ser deliberadamente fácil de entender e rápido de usar. Dawn enfatiza que, mais importante, os auxiliares de trabalho devem ser de fácil acesso quando necessário.

Quando você precisa de auxiliares de trabalho (não de um curso de treinamento)

O tipo de material de aprendizagem que você precisa depende inteiramente do que você quer que seus usuários saibam.

Os auxiliares de trabalho são melhores para:

• Processos difíceis ou desnecessários de memorizar
• Informações autônomas
• Informações que você não precisa com muita frequência

As pessoas geralmente pensam que um curso preencherá as lacunas no conhecimento de seus funcionários, mas você deve considerar a aplicação das informações antes de buscar uma solução. Se você precisar ajudar os usuários a seguir um processo para entrar em um programa de computador, é necessário levá-los a um curso de treinamento demorado? Ou uma folha de instruções com capturas de tela relevantes e rotuladas seria suficiente?

Os auxílios de trabalho nem sempre precisam ser independentes dos cursos de treinamento – eles podem ser adições úteis. No entanto, o conselho de Dawn é que os auxiliares de trabalho também devem ser acessíveis fora do curso. Eles devem ser documentos para download ou folhas de entrega que os usuários podem consultar quando precisarem.

O que torna um auxiliar de trabalho eficaz?

Dawn enfatiza que um auxiliar de trabalho bem-sucedido deve ser claro, conciso e priorizar a qualidade da informação sobre a quantidade.

Embora não importe necessariamente a duração do seu auxiliar de trabalho (alguns manuais, por exemplo, têm mais de mil páginas), importa como ele está estruturado. O principal requisito de um auxiliar de trabalho é fornecer informações rapidamente, portanto, indexe materiais mais longos e divida o texto em partes fáceis de encontrar.

O texto deve ser apresentado de forma simples, por exemplo, em marcadores, listas numeradas ou frases curtas que podem ser consumidas à primeira vista.

Auxiliares de trabalho eficazes geralmente incluem imagens relevantes para ajudar a tornar as instruções claras. A Dawn recomenda incluir fotografias ou capturas de ecrã de boa qualidade sempre que possível nos seus auxiliares de trabalho.

Dawn também sugere o uso de um formato de guia visual, como um PDF ou um PowerPoint, como base para seu auxílio de trabalho, pois eles podem mostrar tanto texto quanto elementos visuais. Ela aconselha evitar formatos como o Excel, que podem complicar demais a apresentação e dificultar a absorção das informações.

Você pode usar o vídeo como um auxiliar de trabalho, mas tenha cuidado, pois pode ser demorado de usar. Os usuários podem ter que assistir ao vídeo mais do que o necessário para encontrar as informações relevantes e, como resultado, podem não contar com o auxílio de trabalho no futuro.

Como criar um auxílio de trabalho de sucesso

A criação de ajuda para empregos não precisa ser complicada, mas requer uma abordagem completa. Dawn compartilhou seu processo de criação de um auxiliar de trabalho eficaz nessas quatro etapas.

1. Saiba o que os usuários precisam saber

Dawn aconselha a iniciar o processo de criação de ajudas de trabalho conversando com as pessoas que executam as tarefas em questão. Que procedimentos seguem? Que auxílios de trabalho, se houver, eles já usam? Onde está o problema e onde estão as lacunas em seu conhecimento?

Familiarize-se com o problema no qual o auxiliar de trabalho se concentrará e você terá uma ideia melhor de quais informações incluir. Por outro lado, você saberá o que excluir descobrindo qual conhecimento os usuários já possuem.

Outras maneiras de descobrir lacunas de conhecimento incluem encontrar informações desatualizadas que precisam ser atualizadas ou examinar materiais de treinamento para ver o que está faltando nos processos existentes.

2. Decida que tipo de auxílio ao trabalho criar

Depois de saber quais informações deseja incluir, você precisará decidir que tipo de auxílio de trabalho criar.

Existem muitos tipos diferentes, e você precisará decidir qual é o mais apropriado para os usuários. Dawn criou sua ferramenta 'Job Aid Selection' como ponto de partida, destacando algumas necessidades típicas de negócios e os auxiliares de trabalho que podem ser uma solução adequada.

Se esta lista o sobrecarregar, por que não começar considerando os tipos de auxiliares de trabalho que você já possui em sua organização e funcionam melhor para sua equipe.

Você sempre pode experimentar novos tipos, mas manter o tipo com o qual seus usuários já trabalham bem ajudará o auxiliar de trabalho a ser bem-sucedido mais rapidamente.

3. Prepare seus materiais e crie seu auxiliar de trabalho

Depois de escolher um tipo de auxiliar de trabalho, você pode começar a reunir os materiais necessários para criá-lo. Isso pode incluir preparar imagens como capturas de tela ou tirar fotos.

Ao escrever, lembre-se de manter seu texto claro e conciso e, se estiver trabalhando com material especializado, certifique-se de que um SME defina as etapas do processo ou terminologias.

Existem muitas ferramentas digitais disponíveis para ajudá-lo a criar um excelente auxiliar de trabalho. Dawn elogiou o modelo de auxílio de trabalho gratuito do Snagit como um de seus favoritos, mas é importante notar que você pode usar quase qualquer software de criação de conteúdo para fazer seu auxílio de trabalho, de um documento do Word a algo mais complexo.

4. Torne o auxiliar de trabalho fácil de encontrar

Finalmente, você precisa certificar-se de que o auxílio de trabalho finalizado seja facilmente acessível. Dawn acredita que tornar os materiais de aprendizagem difíceis de encontrar é uma das barreiras mais significativas para o sucesso.

Pense em quando e onde seus usuários precisarão desse auxílio de trabalho e coloque-o de acordo. Se seus usuários são funcionários de escritório que precisam das informações quando estão em seus computadores, talvez você queira fornecer a eles um documento que eles possam baixar para a área de trabalho. Mas se o seu usuário for um assistente de vendas que precisa de ajuda com os processos menos usados ​​em uma caixa registradora, uma impressão colada no balcão pode ser mais adequada.

Uma ótima maneira de tornar os auxiliares de trabalho acessíveis é criar um espaço para eles (digitalmente ou não) e informar a todos onde eles estão. A principal dica de Dawn é ter apenas um link que leve os usuários a uma página do seu sistema interno, ou um documento do Google, que hospede os links para todos os seus auxiliares de trabalho, para que estejam sempre disponíveis.

Depois que seus funcionários tiverem algum tempo para usar os auxiliares de trabalho, passe algum tempo revisando sua eficácia. Estão sendo usados? Há alguma informação ou etapa que você perdeu ou que precisa ser refinada? Você criou o auxílio de trabalho para ajudar, portanto, verifique se ele está fazendo seu trabalho.

Dawn acredita que a melhor maneira de monitorar se os auxiliares de trabalho são eficazes é determinar se eles são úteis e estão em uso. Se não forem, descubra o motivo e adapte-os de acordo. No entanto, se forem, você poderá criar ainda mais para ajudar a beneficiar seus negócios.

Se você quiser saber mais sobre o processo de Dawn para criar auxiliares de trabalho eficazes, visite seu curso na TechSmith Academy, “ Nem tudo precisa ser um curso: auxiliares de trabalho ”.

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