Perca menos tempo em reuniões com essas 4 dicas simples
Publicados: 2022-01-29essas reuniões são caras, não apenas em termos de salários das pessoas, mas também em carga cognitiva, energia e moral. As reuniões são interruptivas, desviando a atenção das pessoas do trabalho principal que muitas vezes requer alto foco. Juntamente com o e-mail, as reuniões foram consistentemente classificadas pelos funcionários como o pior ponto de dor por décadas.
No contexto do trabalho remoto durante uma pandemia, quando o estresse e a ansiedade já são altos para tantas pessoas, faz sentido diminuir ativamente a quantidade de tempo que passamos em reuniões.
Dependendo do seu cargo, você pode simplesmente sair de algumas reuniões, seja cancelando-as ou dispensando-as. Há também a questão de "Esta reunião deveria ter sido um e-mail?" Se o conteúdo de uma reunião pudesse ser comunicado de forma mais eficiente de uma maneira diferente, não faça, repito , não faça uma reunião.
E as reuniões que você simplesmente não pode pular? Afinal, algumas reuniões são realmente valiosas e importantes. As reuniões permitem que as pessoas se conheçam, o que cria camaradagem. No trabalho remoto em particular, as reuniões ajudam a construir confiança. Quando um assunto urgente está à mão e a velocidade é um problema, as reuniões geralmente são a maneira mais rápida para as pessoas identificarem problemas e tomarem decisões. Algumas reuniões fornecem clareza de uma forma que outros métodos de comunicação não conseguem.
A maioria das pessoas sabe que quando é absolutamente necessário ter uma reunião, a reunião deve ter uma agenda com objetivos, que a agenda deve ser divulgada com antecedência, ou que você pode usar aplicativos para ajudá-lo a fazer reuniões melhores, blá, blá, blá. Poucas pessoas se incomodam com esses passos. Por que não procurar outras maneiras de tornar as reuniões mais eficientes e reduzir o tempo gasto em reuniões? Aqui estão quatro estratégias de como fazê-lo.
1. Realize Metade da Reunião Antes da Reunião
Em vez de realizar uma reunião de uma hora, agende uma reunião de 30 minutos (ou melhor, 20 minutos) e dê a todos os participantes da reunião uma maneira de participar do conteúdo ou propósito antes da reunião real. Essa estratégia não é apenas útil para reduzir o tempo da reunião, mas também permite que introvertidos e outras pessoas participem de maneiras que podem ser mais fáceis e confortáveis do que falar em uma reunião
Como você faz isso? Use uma ferramenta de colaboração assíncrona, como um documento compartilhado ou um quadro branco online, onde as pessoas possam ler a agenda, escrever perguntas, debater ideias ou fazer o que você quiser para "participar" da reunião. Quando você dá às pessoas um lugar para ler, digerir, comentar, fazer brainstorming e pensar de forma assíncrona, quando elas não são colocadas no local, elas podem levar seu tempo fazendo isso. Eles também podem fazer isso no momento que for melhor para eles e não interromperão seu trabalho principal.
Alguns aplicativos que você pode considerar usar são Miro, Mural, Conceptboard (mostrado), aplicativos do Google Workspace, como o Google Docs, e até mesmo aplicativos de anotações colaborativas, como o Microsoft OneNote.
Ao dar às pessoas um local para registrar suas ideias antes da reunião real, você obterá uma melhor participação de qualquer pessoa que, de outra forma, não falaria. Mais importante, você deve ser capaz de reduzir significativamente o tempo real da reunião, possivelmente pela metade, porque muito trabalho foi feito com antecedência.
Essa estratégia não funciona para todo tipo de reunião, mas é ideal para reuniões em que todos os participantes devem contribuir, como uma reunião de brainstorming ou uma reunião de lançamento de um novo produto.
2. Atribua um cronometrista
Atribua um cronometrista e certifique-se de apresentar essa pessoa como o cronometrista da reunião. O cronometrista é responsável por garantir que a reunião comece e termine no horário, e que todos os segmentos que devem ser mantidos dentro de um limite de tempo sejam.
Para começar no horário, simplesmente apresentar o cronometrista é uma ótima maneira de fazê-lo. "Phil será o cronometrista na reunião de hoje. Vamos facilitar o trabalho de Phil e começar imediatamente."
Para terminar na hora, o cronometrista pode anunciar quando faltam cinco, dois ou um minuto, dependendo da vibração e importância da reunião.
Para gerenciar segmentos, é mais fácil dar um exemplo. Digamos que você esteja planejando uma reunião em que as pessoas precisam se apresentar. Você pode dizer: "Por favor, apresente-se e explique por que você está nesta reunião em cerca de 15 segundos. Jill é nossa cronometrista hoje. Jill, por favor, defina seu cronômetro para tocar após 15 segundos para que possamos cumprir o cronograma." Dessa forma, Jill não precisa se sentir mal por cortar alguém e dizer a eles para encerrarem. A campainha faz o trabalho.
Você pode usar palavras semelhantes quando tiver segmentos de uma reunião para que pessoas diferentes apresentem suas ideias ou informações.
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3. Peça feedback sobre reuniões recorrentes
Aqui está uma estratégia para ajudá-lo a reduzir a duração das reuniões recorrentes : Peça feedback aos participantes. É mais eficaz com reuniões recorrentes, como reuniões de equipe permanentes e check-ins semanais ou mensais, porque o formato e alguns dos tópicos geralmente são os mesmos todas as vezes.
Após uma reunião, peça feedback específico, como:
Essa reunião foi mais longa do que o necessário? Ficou muito curto? Não cobrimos algo que você queria discutir?
Em que não precisávamos gastar tanto tempo?
Houve alguma parte da reunião que teria sido melhor se tivéssemos feito de outra maneira, como por meio de brainstorming em um documento compartilhado?
Os participantes de suas reuniões podem muito bem ter excelentes ideias sobre como melhorar a reunião, seja para torná-la mais curta, alterar o formato ou ambos.
4. Personalize seus encontros individuais
Sua organização pode ter uma norma para reuniões individuais, o que significa reuniões recorrentes entre um funcionário e um gerente. Eles geralmente são realizados uma vez por semana, geralmente por meia hora a 45 minutos. Mas quem disse que a programação é ideal para você?
Com reuniões individuais, as duas partes podem e devem ter um diálogo aberto sobre se a frequência e a duração das reuniões são úteis e eficazes. Uma reunião de meia hora a cada duas semanas pode ser tudo o que você precisa. Um check-in semanal de 15 minutos pode ser melhor para você.
Não há razão para que os encontros individuais sejam mais longos ou mais frequentes do que o necessário para qualquer uma das partes. Tente trazer esse assunto à tona em seu próximo encontro individual e veja se você e seu colega podem chegar a um acordo sobre a quantidade ideal de tempo para passarem juntos.
Reuniões mais curtas e eficientes
Nem todas as reuniões podem ser canceladas. Nem todas as reuniões devem ser mais curtas do que você previu originalmente, dependendo do propósito e do resultado desejado. Mas certamente a maioria das reuniões que os trabalhadores do conhecimento têm poderia levar menos tempo e ser mais eficiente. Concentrando-se ativamente em reduzir a quantidade de tempo que suas reuniões levam, você aliviará uma boa parte da dor causada pelas reuniões. Mais importante, seus colegas vão agradecer.