O futuro da comunicação é visual. Aqui estão 6 maneiras de sua equipe inovar.

A maioria das pessoas entende as informações mais rápido e melhor quando são apresentadas visualmente.

É por isso que emojis, GIFs, capturas de tela e vídeos inundam nossa comunicação cotidiana. E é verdade no trabalho também.

Era verdade quando a maioria de nós trabalhava em ambientes de escritório tradicionais, e é verdade agora que muitos de nós trabalham remotamente e podem estar perdendo essa conexão verdadeira com colegas de trabalho.

Isso significa que é ainda mais crucial que as empresas adotem imagens e vídeos.

Então, por que tantas empresas confiam em longos e-mails e infinitas chamadas de Zoom para suas comunicações remotas?

Para a maioria das organizações, CEOs e gerentes, a resposta é tão simples quanto: “É assim que sempre fizemos e funciona bem!”

Mas é o seguinte: o que funcionou ontem não garante necessariamente o sucesso hoje – especialmente quando há opções mais eficazes.

As empresas que demorarem a inovar ou atualizar procedimentos ficarão comendo poeira.

[Webinar] O valor dos recursos visuais e 6 maneiras de começar a usá-los agora

O trabalho remoto requer encontrar novas e melhores maneiras de se conectar online com colegas de trabalho – e recursos visuais e vídeos são as chaves para comunicações eficazes no local de trabalho (remoto ou pessoalmente).

Nós entendemos. A mudança é difícil. Você está ocupado. Sua equipe está ocupada. E a ideia de aprender a fazer imagens e vídeos é assustadora (especialmente se você nunca fez isso antes).

Mas e se criar visuais e vídeos de qualidade profissional para se comunicar fosse – em muitos casos – realmente mais fácil do que digitar um e-mail longo e chato?

Isto é!

E, o melhor de tudo, a comunicação remota não é apenas melhor para seus funcionários – é melhor para seus negócios. Você aumentará a produtividade, terá menos erros e eliminará os ciclos de feedback.

Além disso, seus funcionários estarão mais engajados do que nunca.

Não se preocupe, não estamos pedindo que você desista totalmente do e-mail. Estamos apenas sugerindo uma maneira melhor.

E é incrivelmente fácil começar.

Nós vamos te mostrar como.

Aqui está o que você vai aprender:

• Por que usar exclusivamente comunicações de texto simples (como e-mail) realmente custa tempo e dinheiro.
• Como os recursos visuais e de vídeo aumentam a produtividade e o envolvimento dos funcionários.
• Seis maneiras pelas quais você e sua equipe podem facilmente começar a usar recursos visuais e vídeos para comunicações no local de trabalho - sem necessidade de habilidades profissionais.
• Os três mitos da comunicação visual e por que eles são falsos.

Como os recursos visuais são melhores para a comunicação remota (e sua empresa)

Todos nós já estivemos lá. Você ouve o pequeno “ding” da sua caixa de entrada de e-mail. Você clica para verificá-lo, e bem ali, olhando para você, está uma parede gigante de texto. Cinco parágrafos, seis frases cada. Sem personalidade. Sem pausas. Sem imagens.

Não, obrigado.

Alerta de spoiler: Seu e-mail NÃO me encontrou bem.

Mas vamos ser claros sobre uma coisa. Não estamos dizendo que o e-mail é obsoleto. O e-mail é e continuará sendo um dos pilares da comunicação empresarial.

É ótimo quando usado corretamente. Infelizmente, passamos a confiar no e-mail como o fim de todas as comunicações no local de trabalho.

O e-mail é perfeito para atualizações rápidas ou anotações de algumas frases. Precisa acompanhar uma solicitação ou verificar o status de um projeto? E-mail é o seu go-to.

Precisa dar instruções ou entregar muitas informações de uma só vez? Esse não é o ponto forte do e-mail.

Aplicativos de bate-papo como Slack e Microsoft Teams se tornaram tão populares, pelo menos em parte, porque estamos abusando do e-mail.

Quando se trata de comunicações baseadas em texto, as pessoas as querem curtas e doces.

Mas não acredite em nossa palavra. Fizemos a pesquisa!

Qual é o verdadeiro valor dos recursos visuais?

Alguns anos atrás, fizemos um grande projeto de pesquisa chamado The Value of Visuals. Queríamos saber se a comunicação com recursos visuais e vídeo era realmente melhor do que texto simples, mas também queríamos descobrir se havia um benefício econômico nas comunicações visuais.

Testamos 125 pessoas realizando tarefas de escritório do mundo real, como atualizar uma página da Web, preencher um relatório de despesas e baixar e instalar novos softwares. Para cada pessoa, as instruções para cada tarefa foram fornecidas aleatoriamente como texto simples, texto com capturas de tela/imagens marcadas ou vídeo.

Em seguida, medimos o desempenho deles à medida que concluíam suas tarefas.

Os resultados foram surpreendentes.

Ao todo, 67% dos testados concluíram as tarefas melhor quando as instruções foram fornecidas como imagens ou vídeo. Em média, eles absorveram as informações 7% mais rápido e, quando questionados posteriormente sobre as tarefas, lembraram melhor das informações e por mais tempo.

Na verdade, nossa pesquisa estima que, quando as empresas usam mais imagens e vídeos nas comunicações no local de trabalho, cada funcionário pode ganhar quase sete minutos de produtividade por dia.

São quase 34 minutos por semana de trabalho de cinco dias e 2,25 horas por mês — para cada funcionário.

Isso significa que, se sua empresa tiver 100 funcionários, você poderá recuperar 225 horas de produtividade todos os meses. Se sua empresa tem 500 funcionários, são 1.100 horas de produtividade ganha.

Em termos monetários, isso representa cerca de US$ 1.200 em produtividade por ano para cada funcionário — apenas pelo uso de mais recursos visuais nas comunicações no local de trabalho.

Os funcionários querem mais recursos visuais

Se os benefícios puramente econômicos não fossem suficientes, seus funcionários anseiam por mais comunicação visual no trabalho.

Nosso estudo descobriu que 48% dos funcionários consideram o vídeo a forma de comunicação mais envolvente. 37% consideram o texto com imagens o mais envolvente.

Apenas 15% disseram que o e-mail foi o mais envolvente.

E, no entanto, quase 50% das empresas estão realmente aumentando o uso de e-mail.

Os funcionários menos engajados se sentem menos conectados ao trabalho, à empresa e aos colegas. E isso é agravado pela sensação de desconexão que já pode ocorrer com o trabalho remoto.

Mas os funcionários verdadeiramente engajados sentem que fazem parte de algo maior do que eles mesmos. Eles têm motivação para fazer um trabalho melhor.

Quando eles sentem que sua empresa se importa com eles, eles se importam mais com sua empresa.

Seis maneiras fáceis de começar a usar recursos visuais no trabalho agora mesmo - não são necessárias habilidades profissionais

1. Substitua as reuniões por vídeo

Reuniões puramente informativas não devem exigir que todos estejam no mesmo lugar ao mesmo tempo — mesmo que esse lugar seja virtual.

Se você tiver informações para compartilhar com sua equipe que não exigem feedback imediato ou brainstorming, tente substituir essa reunião por um vídeo.

Você pode escrever exatamente o que deseja dizer e compartilhar as informações sem interrupção ou sem que as conversas divaguem ou saiam do rumo.

Se você tiver slides para mostrar, use o Snagit para gravar sua tela enquanto narra. Sem slides? Sem problemas. O Snagit pode gravar sua webcam para dar um toque mais pessoal ao seu vídeo.

Esse tipo de entrega é mais respeitoso com o tempo da sua equipe. Se não for urgente que eles saibam a informação neste exato segundo, eles podem assistir ao vídeo em seu próprio tempo. E, se precisarem de uma atualização, sempre podem voltar e assistir novamente.

Além disso, se você precisar de feedback ou se eles tiverem dúvidas, eles podem vir até você individualmente.

Em nossa experiência, reuniões que normalmente seriam agendadas para uma hora podem ser reduzidas a um vídeo de 20 minutos (ou menos). Isso é uma tonelada de tempo economizado!

2. Forneça feedback visual

Essa é uma das melhores maneiras de começar a usar recursos visuais no local de trabalho e nas comunicações remotas, porque você provavelmente já está fazendo algo semelhante.

Quase todos nós tivemos que revisar e editar um documento que outra pessoa criou. Nós imprimimos, pegamos nossa caneta vermelha e anotamos nas páginas impressas onde fazer as alterações solicitadas.

Infelizmente, a menos que você queira escanear suas páginas e enviá-las por e-mail, isso realmente não funciona em um ambiente remoto.

O Snagit pode ajudar!

Neste exemplo, usei o Snagit para capturar capturas de tela de páginas específicas em um ebook e observar onde as alterações eram necessárias. Assim como na edição tradicional de documentos, o destinatário pode ver exatamente o que eu quero e onde eu quero.

Isso quase não levou tempo.

Além disso, funciona para praticamente qualquer tipo de feedback semelhante. Precisa fazer alterações em um site? Basta pegar suas capturas de tela, observar as alterações necessárias e enviá-las para sua equipe da web.

Você também pode fazer isso combinando imagens e vídeo. O cliente do Snagit Referral Rock - cuja equipe está remota desde o primeiro dia - nos disse que regularmente captura as capturas de tela de que precisa e adiciona a marcação. Em seguida, ele fará um vídeo de screencast rápido orientando sua equipe pelas alterações para que ele possa adicionar contexto quando necessário.

Agora, eles entendem o que precisa ser mudado E por quê.

É mais rápido do que escrever e enviar e-mail — e muito mais envolvente e agradável.

3. Faça integração permanente e conteúdo de treinamento focado

Uma ótima integração oferece aos novos contratados as ferramentas e as informações de que precisam para ter sucesso em suas novas funções. Em um ambiente remoto, ter tempo presencial para treinamento não é uma boa opção, mas criar conteúdo de treinamento visual e em vídeo pode ajudar muito a colocá-los no caminho do sucesso.

Quer se trate de material de treinamento no primeiro dia ou treinamento contínuo de aprimoramento de funcionários, o conteúdo visual e de vídeo faz muito sentido.

É ótimo para coisas como usar sistemas de RH ou fazer login na rede. Você pode até fazer um vídeo rápido respondendo a quatro (ou seis ou 10) perguntas mais frequentes de novos contratados.

E é facilmente escalável. Seus guias de instruções, auxiliares de trabalho ou vídeos de treinamento curtos funcionam para uma, 100 ou 1.000 pessoas ou mais.

Mesmo para organizações menores, isso faz mais sentido. Seu conteúdo de treinamento pode funcionar para você mesmo quando você está fazendo outras coisas. Você passará menos tempo longe de seu trabalho e mais tempo fazendo outro trabalho.

Se você precisa criar auxiliares de trabalho, microvídeos de treinamento de software, guias passo a passo ou mais, o Snagit é a ferramenta perfeita para criar conteúdo de treinamento interno.

4. Tenha implementações de software mais eficientes

Quase todas as organizações precisam lançar um novo software em algum momento ou outro. Pode ser incrivelmente frustrante e perturbador para seus funcionários – especialmente se não for bem comunicado.

Use capturas de tela e screencasts para mostrar como apresentar os recursos do software durante uma distribuição interna. Grave um screencast rápido que pode ser facilmente compartilhado com os membros da equipe ou com toda a empresa.

Sessões de treinamento curtas podem ajudar os usuários a manter seus conjuntos de habilidades enquanto aprendem novos recursos. Ter funcionários treinados para lançamentos de software pode ajudar a evitar a perda de produtividade.

Recentemente, passamos por um grande lançamento de software na TechSmith. Nossa equipe de TI usou uma combinação de capturas de tela, vídeos curtos e até e-mail para nos ajudar a nos preparar para o que estava por vir, nos guiar pelo processo de implantação e nos acompanhar após a instalação do software.

Em vez de percorrer parágrafos de texto (o que a maioria das pessoas não faz mais do que passar os olhos), fomos capazes de ver o que estava por vir, o que precisávamos fazer e fornecer feedback conforme solicitado.

5. Fornecer treinamento/ajuda entre pares (também conhecido como aprendizado social ou treinamento informal)

A maioria de nós provavelmente não se considera treinadores, mas as chances são de que, se você trabalha com outras pessoas, já teve que mostrar a alguém como fazer algo uma vez ou outra.

Pode ser qualquer coisa, desde mostrar a um colega como adicionar uma mensagem de ausência temporária ao e-mail até como ajustar as configurações do microfone em seu aplicativo de reunião virtual.

Em vez de pular em uma reunião toda vez que alguém precisar de ajuda, crie um vídeo de screencast rápido mostrando o processo. Ou pegue algumas capturas de tela e use a ferramenta passo a passo do Snagit para criar um guia passo a passo.

Você economizará tempo no seu dia e dará aos seus colegas de trabalho uma boa referência para quando eles precisarem de uma atualização.

6. Responda a perguntas técnicas mais rapidamente

Sua equipe de TI pode economizar tempo e esforço consideráveis ​​criando instruções e auxílios de trabalho para as perguntas mais frequentes. Então, quando um pedido chega, eles têm a resposta pronta.

Perguntas ainda mais complexas ou menos comuns também se beneficiarão de recursos visuais e vídeos. Quando um de seus usuários tem um problema ou solicitação, sua equipe de TI pode capturar capturas de tela exatamente para onde ir e o que fazer para corrigir o problema. Ou faça um vídeo de screencast percorrendo várias opções ou possíveis correções.

Isso também funciona para seus usuários! Alguém de repente recebeu uma nova mensagem de erro estranha? Faça uma captura de tela e envie para sua equipe de TI. Eles podem diagnosticar o problema e levá-lo de volta ao trabalho.

Ou, se um aplicativo de software estiver travando repetidamente, faça uma gravação de tela de quais etapas você deu antes da falha para ajudar sua equipe de TI a identificar e corrigir o problema.

Três mitos sobre a criação de conteúdo visual (e por que eles são falsos)

Então, você sabe que deveria usar mais conteúdo visual nas comunicações no local de trabalho, mas não é muito mais difícil? É muito mais fácil escrever um e-mail, certo?

Vamos ver isso.

Mito 1. Criar imagens e vídeos demora muito

Vídeo e recursos visuais PODEM levar muito tempo. Mas eles não precisam.

Lembre-se que o perfeito é inimigo do bom. Embora muitos de nós não tenham escrúpulos em enviar um e-mail rápido sem revisar ou garantir que toda a nossa gramática e pontuação sejam perfeitas, por algum motivo achamos que os recursos visuais e os vídeos precisam ser perfeitos antes de compartilhar.

Não tão.

Abrace o desabafo. Defenda o screencast de uma tomada. Comemore e use a captura de tela rápida com marcação.

Se você se encontrar em um ciclo de perfeição, dê um passo para trás e pense no objetivo e no público. Esses dois fatores ajudarão você a determinar o quão polido seu vídeo precisa ser.

Como gerente ou CEO, aumente a confiança de sua equipe descrevendo explicitamente qual conteúdo é de maior prioridade e precisa de mais polimento. A maior parte da comunicação interna provavelmente não precisa ser perfeita para ser eficaz.

Mito 2: Você precisa de conjuntos de habilidades especiais

Mudar para algo novo pode fazer algumas pessoas se sentirem desconfortáveis. Seja o nervosismo de ser um criador de primeira viagem ou a incerteza em torno da execução, muitas pessoas não têm ideia de como é fácil criar recursos visuais.

A tecnologia trouxe muitas maneiras de criar facilmente visuais e vídeos realmente incríveis sem a necessidade de habilidades profissionais.

O software de comunicação visual como o TechSmith Snagit facilita a criação e o compartilhamento de imagens e vídeos de alta qualidade que entregam mensagens mais rapidamente do que apenas texto.

Em muitos casos, é muito mais fácil e rápido do que escrever um e-mail longo e complicado.

Mito 3: Você não saberá por onde começar

Encontrar novas maneiras de incorporar conteúdo visual em sua organização não precisa ser excessivamente elaborado ou complicado — é para simplificar. Há muitas maneiras de usar recursos visuais para facilitar a comunicação e ajudar a transmitir o ponto de vista.

Primeiro, determine o que você está tentando alcançar e como os recursos visuais podem ajudar nisso. Em seguida, capacite seus funcionários e oriente-os para garantir que isso realmente seja feito.

Pode levar algum tempo para sair do hábito de e-mail, mas você e seus funcionários ficarão mais felizes quando fizerem isso.

Assim como escrever um e-mail ou montar uma agenda de reunião, pense no propósito do vídeo ou imagem e, em seguida, no que você deseja realizar com ele. Então, crie algo que faça isso.

Se você ainda precisa de uma ajuda, o Snagit vem com modelos projetados profissionalmente e fáceis de usar para aqueles momentos em que começar do zero parece demais. E, com uma assinatura do TechSmith Assets for Snagit, você terá acesso a ainda mais.

Leve suas comunicações remotas para o próximo nível com recursos visuais e vídeo

As empresas que usam mais conteúdo visual e de vídeo para comunicações internas podem ganhar produtividade, reduzir erros, eliminar loops de feedback e ter funcionários mais felizes e engajados.

E, com ferramentas de software como o TechSmith Snagit, nunca foi tão fácil criar conteúdo altamente eficaz e de qualidade profissional com apenas alguns cliques — mesmo que você nunca tenha feito uma imagem ou vídeo na vida.

Mate o monstro de e-mail desnecessário e siga o caminho para comunicações envolventes e eficazes.