Como criar documentação e guias de processo visual

Você provavelmente não se considera um treinador, mas quase todos nós em algum momento temos que explicar um processo ou treinar alguém para fazer algo novo. Se for algo que muitas pessoas precisam saber, você provavelmente desejará criar algum tipo de documentação que possa compartilhar. Dessa forma, você não precisa explicá-lo repetidamente.

Quando se trata de explicar um processo ou as etapas necessárias para fazer algo, nada supera o visual. Imagens e vídeos permitem que você realmente mostre as etapas necessárias para concluir uma tarefa, em vez de apenas explicar com palavras.

É aí que a documentação visual do processo é útil.

A documentação do processo visual é apenas uma maneira elegante de dizer como fazer, tutorial ou conteúdo de treinamento que inclui imagens ou vídeos.

Todos nós já ouvimos o velho ditado “uma imagem vale mais que mil palavras”. Acontece que é verdade!

Na verdade, a pesquisa da TechSmith descobriu que as pessoas não apenas preferem quando as instruções são apresentadas visualmente, mas também aprendem mais rápido, têm melhor desempenho e retêm as informações por mais tempo.

Isso significa que há muito menos mudança, alguém precisará vir e pedir as mesmas instruções repetidamente!

Mas como você cria a documentação visual do processo — especialmente se você não for um designer gráfico?

Felizmente, criar conteúdo visual e de vídeo com aparência profissional é incrivelmente fácil com as ferramentas certas e um pouco de conhecimento.

Aqui está o que você vai aprender:

• O que é documentação de processo e por que é importante?
• Tipos comuns de documentação de processo.
• Ferramentas para criar documentação visual de processos.
• Como criar facilmente conteúdo visual — incluindo vídeo — para criar documentação visual altamente eficaz.
• Práticas recomendadas para garantir que sua documentação seja altamente eficaz.
• Como garantir que sua documentação tenha uma vida útil mais longa.

O que é Documentação de Processo?

Documentação de processo é qualquer documento que mostre as etapas necessárias para concluir uma tarefa ou projeto. Eles podem ser formais ou informais, dependendo do seu público e do objetivo.

Para que serve a documentação do processo?

Como você pode ver pela definição acima, a documentação do processo é um termo bastante amplo. Pode ser algo tão simples quanto uma captura de tela rápida mostrando as etapas para fazer login em um cliente de e-mail ou tão complexo quanto um documento de várias páginas.

Se você pensar bem, uma receita é um documento de processo. Portanto, pode ser útil pensar em um documento de processo como a receita para concluir uma tarefa. Algumas receitas são complexas e exigem muitas etapas e materiais, enquanto outras são simples e podem ter apenas alguns ingredientes.

Aqui estão apenas algumas maneiras pelas quais a documentação do processo pode ser útil:

Treinar novos funcionários

A documentação do processo é extremamente útil quando você precisa treinar novos contratados. Disponibilizá-lo para seus novos colegas de equipe permite que eles se ajudem no processo de integração, em vez de serem completamente dependentes do treinador para ensiná-los tudo o que precisam saber.

Muitas vezes, quando um novo funcionário se junta à equipe, ele está preenchendo uma vaga. E quando há vagas em uma equipe, cada membro tende a ter uma carga de trabalho maior.

Portanto, documentar os processos antes que você sinta que precisa significa menos estresse e pressão quando os membros da equipe já podem estar sobrecarregados. Claro, você ainda pode criar a documentação do processo quando você tiver uma necessidade imediata de treinar um colega também!

A documentação do processo capacita as pessoas a acessar as informações por conta própria, quando precisam, facilitando a capacidade de auto-ajuda.

Prepare-se para o inesperado

Ele ajuda a documentar um processo dentro de sua organização, mesmo quando não há uma necessidade imediata para isso.

Fazer isso pode preparar um futuro colega de trabalho para o sucesso. Da mesma forma que seu uso com o treinamento de novos contratados, você pode disponibilizar as informações sob demanda e, se o indivíduo que normalmente executaria uma determinada tarefa estiver doente ou inesperadamente indisponível, outra pessoa poderá assumir facilmente.

Fornecer transparência ao processo

Além disso, documentar um processo ajuda na transparência dentro de uma organização. Ele permite que os funcionários que não estão próximos de uma área específica da empresa tenham uma visão das tarefas fora de sua equipe e/ou departamento imediato.

Isso pode, por sua vez, levar a melhorias no fluxo de trabalho, como eliminar etapas ou tarefas duplicadas. Também pode destacar pontos problemáticos, que podem resultar em itens de ação. A consciência dos pontos de atrito em um processo pode ser tudo o que é necessário para obter recursos alocados para fazer melhorias incrementais.

Alguns tipos comuns de documentos de processo incluem:

• Materiais de integração, como instruções para fazer login no software de RH.
• Instruções de software.
• Manuais de instruções do produto.
• Receitas de comida.
• Vídeos de instruções.

Quais são algumas das vantagens da Documentação de Processo Visual?

A Documentação Visual do Processo ajuda a facilitar a compreensão do processo. Quando as pessoas podem ver o que devem fazer, é mais provável que entendam e tenham sucesso.

A imagem acima mostra o processo de importação de um link do YouTube no TechSmith Knowmia. Em um piscar de olhos, um usuário sabe exatamente onde clicar e onde inserir seu link para adicionar seu vídeo do YouTube.

As instruções escritas para isso levariam mais tempo para entender e forçariam os usuários a procurar visualmente onde clicar para cada etapa. Desta forma, está tudo bem ali para ver.

Fornece um guia de referência sobre quais são as expectativas para os resultados do processo

A documentação do Processo Visual ajuda a mostrar os resultados esperados. A documentação mostra um caminho possível para esses objetivos. Ainda assim, isso não significa que o processo documentado seja o único caminho para o resultado desejado.

A Documentação de Processo Visual que estabelece os procedimentos para um processo facilita a visualização de áreas onde nosso tempo ou ferramentas podem ser usados ​​de forma mais eficiente no futuro.

Oferece contexto para projetos e processos

Um processo pode incluir etapas e procedimentos que se aplicam apenas a um projeto individual. Embora projetos futuros possam compartilhar muitos dos mesmos procedimentos, muitas coisas também podem se aplicar de maneira diferente. Algumas dessas diferenças podem até ser difíceis de perceber do lado de fora.

A Documentação Visual do Processo torna mais fácil comparar as circunstâncias que entraram em um processo versus outro processo. Isso ajuda a evitar erros que podem resultar da aplicação de um procedimento a um processo ao qual ele não se encaixa.

Facilita o treinamento mais fácil para novos participantes em um processo

A Documentação Visual do Processo ajuda a eliminar muitas das dúvidas que um novo participante de um processo pode ter, pois a maioria desses procedimentos será abordada diretamente na documentação. Isso permite que o tempo extra que seria gasto treinando outras pessoas se concentre em outras áreas onde a atenção pode ser necessária. É tudo sobre um trabalho mais inteligente, não um trabalho mais difícil.

Além disso, o que acontece se os participantes originais de um projeto assumirem outro papel? A Documentação Visual do Processo garante que o projeto ainda possa ser concluído mesmo sem a presença da pessoa que documentou o processo original.

Parece muito bom, não é? Essas e muitas outras vantagens da Documentação de Processo Visual mostram como ela pode ser uma ferramenta poderosa para ser usada de muitas maneiras dinâmicas. Com essas vantagens em mente, agora é um bom momento para apresentar algumas práticas recomendadas que ajudarão você a aproveitar ao máximo sua documentação.

Ferramentas para criar documentação visual de processos

Uma das principais barreiras para a criação de documentação visual é a crença de que você não tem as habilidades, o tempo ou o conhecimento para fazê-lo direito.

Estou aqui para lhe dizer que você não precisa de habilidades profissionais para obter resultados de qualidade profissional. Na verdade, em muitos casos, você pode obter o que precisa com apenas alguns cliques!

Snagit

O Snagit é sua melhor escolha para criar documentos de processo ricos e com aparência profissional, instruções, tutoriais e muito mais.

Muito além de uma simples ferramenta de captura de tela e marcação, o Snagit inclui vários recursos que tornam a documentação tão fácil quanto clicar e arrastar.

Modelos

Se você precisa criar um ou 1.000 documentos de processo, o Snagit Templates acaba de se tornar seu novo melhor amigo. O Snagit vem com vários modelos gratuitos projetados profissionalmente, ou você pode se inscrever no TechSmith Assets for Snagit para obter acesso a muito mais.

Com os Modelos, você pode tirar suas capturas de tela, colocá-las no modelo, adicionar as descrições de texto necessárias e pronto. É realmente muito simples.

E você também pode ir além das capturas de tela. Tem fotos ou ilustrações de produtos que você precisa compartilhar? O Snagit também pode lidar com eles. Basta adicioná-los quando apropriado e deixar o Snagit fazer o resto.

Ferramenta de Passo

Na verdade, o Snagit possui uma ferramenta que ajuda você a mostrar as etapas necessárias para concluir uma tarefa. Essa é a documentação do processo em poucas palavras!

Ferramenta Simplificar

A Ferramenta Simplificar permite remover informações supérfluas ou irrelevantes para destacar o que é mais importante. E, claro, com o Snagit você pode fazer isso em apenas alguns cliques!

Além disso, ao remover textos e outros elementos desnecessários, seu conteúdo fica menos suscetível a pequenas alterações na interface do usuário, no texto etc. Isso significa que seu conteúdo pode ter uma vida útil muito mais longa, o que significa menos atualizações e mais tempo para você concentre-se em outras coisas!

Vídeo de imagens

Às vezes, a melhor documentação do processo não é realmente um documento, mas um vídeo! Pegue facilmente suas capturas de tela ou outras imagens e transforme-as em um vídeo mostrando o processo exato. Você pode adicionar anotações e narração conforme necessário.

Canva

O Canva é uma das maneiras mais fáceis de criar gráficos personalizados. Na verdade, muitos dos gráficos que você vê aqui neste blog foram criados no Canva.

Ativos TechSmith para Snagit

Observei acima de todos os modelos disponíveis no TechSmith Assets para Snagit, mas não termina aí. Existem literalmente milhares de imagens, ilustrações, ícones, carimbos e muito mais que são gratuitos para você usar em seu projeto. O Snagit é gratuito com muitos recursos, mas você pode se inscrever para ter acesso a mais.

Melhores Práticas

• Seja específico ao formular os procedimentos em sua documentação para comunicar sua mensagem com precisão.
• Documente cada etapa necessária para concluir um processo. Não inclua nada mais e nada menos.
• Certifique-se de incluir quaisquer políticas ou regras que devem ser seguidas durante o processo.
• Certifique-se de organizar o texto e as partes visuais de sua documentação de maneira consistente, para que a ordem do seu processo seja fácil de seguir.
• Certifique-se de registrar a data de criação da documentação original, bem como quaisquer atualizações.
• Use ferramentas de captura de tela, como Snagit ou outras, para criar recursos visuais poderosos (capturas de tela, vídeos, fluxogramas, etc.). Isso permitirá que o texto de seus procedimentos seja organizado com clareza.
• Por questões de segurança, guarde a documentação em um local onde seja possível controlar quem tem acesso a ela.
• Faça backup de todos os arquivos que acompanham a documentação do processo visual.

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Perguntas frequentes

Nota: Este post foi publicado originalmente em 2017, mas foi atualizado em setembro de 2020 com novas informações.