Guia do criador de vídeo para trabalhar com especialistas no assunto

É um enigma clássico: você precisa de um ótimo conteúdo de vídeo ou tutorial, mas não é um especialista na área. Por outro lado, seus especialistas no assunto não são exatamente criadores de vídeo especializados e você precisa de algo que pareça profissional.

Então, quem deve fazer o vídeo?

Grandes empresas jogam com os pontos fortes de seus funcionários e isso também vale para a criação de conteúdo. Então, como diz o ditado, o trabalho em equipe faz o sonho funcionar.

Ser criador de conteúdo significa ter que saber um pouco sobre muitas coisas. A maioria de nós precisa ser capaz de escrever, fazer algum design gráfico básico ou edição de imagem, trabalho em vídeo e muito mais. Além de muitas vezes ter que saber um pouco sobre o que quer que você esteja criando conteúdo.

Mas um ótimo tutorial e vídeos de treinamento precisam mais do que um conhecimento de passagem.

É aí que entra o seu especialista no assunto (SME).

Em um mundo perfeito, todas as interações com seu SME seriam perfeitas, perfeitas e suaves, mas nem sempre é esse o caso.

Este guia fornece algumas dicas úteis sobre como tirar o máximo proveito de suas interações e relacionamentos com suas várias PMEs, bem como algumas armadilhas comuns a serem evitadas.

O que é um especialista no assunto e por que eles são importantes?

As chances são de que, se você está criando conteúdo de qualquer tipo, você teve que trabalhar com um especialista no assunto em um ponto ou outro - você pode não ter percebido isso na época!

Seu SME é exatamente o que parece – a pessoa que é especialista em seu tópico de conteúdo. Pode ser alguém da sua equipe, outro colega de algum lugar fora do seu departamento ou até mesmo alguém totalmente fora da sua empresa.

Quando se trata de criar conteúdo de treinamento ou tutorial, seu SME pode fazer toda a diferença. Imagine criar um vídeo sobre como trabalhar em um programa de software quando você conhece apenas alguns dos recursos. Claro, você poderia destacar algumas boas informações, mas seu vídeo não estaria completo. Isso não é um bom conteúdo.

Seu SME preenche suas lacunas de conhecimento e garante que tudo o que você mostra e compartilha é preciso e completo. Eles podem fornecer contexto e conhecimento técnico valiosos que tornam seus vídeos mais benéficos para seus espectadores.

Pense neles como seu próprio banco de conhecimento privado.

Dito isso, nem todo mundo pensa como um criador de conteúdo. Portanto, embora as PMEs possam ter todo o conhecimento necessário para criar um ótimo conteúdo, elas não são necessariamente a escolha apropriada para realmente criar o conteúdo.

Mas como você cria uma boa relação de trabalho com uma PME para garantir que o conteúdo que você cria em conjunto seja o melhor possível?

10 dicas para trabalhar com uma PME

Como dito acima, em um mundo perfeito, toda interação com uma PME ocorreria sem problemas. Mas, por uma ampla variedade de razões, às vezes esse não é o caso. Mas existem algumas maneiras infalíveis de garantir que a grande maioria do seu tempo trabalhando com uma PME seja produtiva e eficiente.

1. Escolha o especialista certo no assunto

Isso pode parecer um acéfalo, mas pode ser um pouco mais complicado do que você imagina. Por exemplo, quando um projeto está apenas começando, seu gerente de projeto ou outro membro da equipe pode ter uma sugestão sobre com quem você deve trabalhar. Mas nem sempre essa pode ser a melhor pessoa para o trabalho.

Para garantir a ajuda do SME certo e evitar desperdiçar seu tempo e o dele, certifique-se de entender os parâmetros do projeto antes de começar.

Por exemplo, para um vídeo de treinamento de software, pode fazer sentido chamar um dos desenvolvedores para ajudá-lo a obter o conhecimento necessário. Mas também pode ser benéfico trabalhar com seu gerente de projeto. Enquanto um desenvolvedor pode ter o conhecimento técnico de como o produto funciona, um projeto ou gerente de marketing de produto pode entender melhor o “porquê” por trás dos recursos.

Outras vezes, você pode precisar contar com a ajuda de várias PMEs. Talvez um SME possa lhe dar a melhor aparência técnica, mas você também precisa da história completa por outros motivos. Nesse caso, ter mais dois pode ser a chave para o sucesso.

Na ocasião, você pode não ter escolha. Você pode ser designado para trabalhar com alguém ou uma pessoa em particular pode ser o único SME em sua organização ou disponível para você no momento. Nesse caso, você pode ter que se contentar.

2. Defina as expectativas

Sempre que duas ou mais pessoas trabalham juntas, é melhor que todos tenham uma compreensão clara e compartilhada de seu papel e como ele se relaciona com o seu, bem como os parâmetros completos do projeto e o que será esperado de cada pessoa. Certifique-se de que seu SME conheça o processo exato para concluir o projeto.

Seja claro desde o início o que você precisa do seu SME, incluindo coisas como compromisso de tempo, o tipo de conhecimento com o qual você precisa de ajuda, cronograma do projeto e datas de vencimento, etc.

Saber essas coisas antecipadamente pode ajudar bastante a reduzir a confusão e/ou a frustração ao longo do processo.

Ah, e é sempre melhor ter essas coisas documentadas, para que sempre que houver uma dúvida ou conflito, você possa voltar ao documento para esclarecimentos.

3. Defina expectativas e metas realistas

Quer garantir que um projeto esteja condenado desde o início? Então, por todos os meios, defina um monte de expectativas e metas irreais.

Ah, o que é isso? Você quer que seu projeto dê certo? Então seja realista.

Isso varia de projeto para projeto, mas lembre-se de que seu SME tem um emprego e provavelmente não estará disponível para você em um momento. Certifique-se de reservar tempo para reuniões, revisões de conteúdo, sessões de feedback e muito mais para garantir que você não esteja lutando para encontrar tempo para fazer isso.

Falando nisso, não se esqueça de definir um cronograma realista para a conclusão do projeto. Certifique-se de que seu especialista no assunto saiba quanto de seu tempo será necessário e quando eles podem esperar que esse requisito de tempo termine.

4. Esteja preparado

Embora você possa não ser o especialista, há várias maneiras de ajudar as coisas, juntamente com alguma preparação básica. Se você estiver trabalhando com uma PME de dentro de sua empresa, é provável que você tenha pelo menos alguma familiaridade básica com o tópico em questão. Mas mesmo assim, certifique-se de não entrar no relacionamento sem o contexto adequado. Se você não sabe nada sobre o assunto, faça uma pesquisa antes de qualquer reunião ou entrevista.

No mínimo, você deve:

• Conheça os principais termos sobre o tema
• Ter uma compreensão e ser capaz de explicar o tema e os objetivos do projeto
• Saiba por que o público precisa saber sobre o tema
• Tenha algumas perguntas prontas para iniciar a conversa

Quando os repórteres entrevistam as pessoas para os artigos que escrevem, eles fazem uma boa pesquisa sobre a pessoa e/ou o tópico da entrevista muito antes da entrevista acontecer. Faça o seu melhor para vir preparado e seu especialista no assunto irá apreciá-lo ainda mais.

5. Faça boas perguntas

Como mencionado acima, é importante ter perguntas prontas para fazer para manter a conversa em movimento. Mas, certifique-se de que essas perguntas realmente cheguem ao cerne do que você precisa saber.

Mas você sabia que existem diferentes tipos de perguntas que você pode fazer? Aqui estão alguns exemplos.

Perguntas fechadas

As perguntas fechadas geralmente exigem apenas uma única palavra ou frase curta para responder (geralmente apenas sim ou não) e são valiosas para confirmar fatos, iniciar uma conversa e ajudá-lo a manter o controle da conversa.

Alguns exemplos:

• Queremos destacar esse recurso?
• Vamos nos encontrar hoje ou amanhã?
• Você teve a chance de ver o rascunho?

Perguntas abertas

As perguntas abertas geralmente obtêm respostas muito mais longas e são perfeitas para obter mais detalhes e convidar a um diálogo.

Alguns exemplos:

• O que você pode me dizer sobre esse recurso?
• O que aconteceria se...?
• Por que nossos clientes devem saber disso?
• Qual seria o melhor caso de uso para isso?
• Como isso é diferente das versões anteriores?
• Você pode explicar em detalhes como alguém usaria isso?

6. Use a escuta ativa

Fazer boas perguntas fará com que você faça parte do caminho, mas para realmente terminar o trabalho, você deve ouvir e entender as respostas dadas.

Isso significa dar ao seu especialista no assunto toda a sua atenção. Não vasculhe a sala nem verifique se há mensagens no seu telefone. Não verifique e responda e-mails. Deixe sua PME saber que você valoriza seu tempo e seu conhecimento.

Aqui estão algumas dicas para praticar a escuta ativa:

• Fique de frente para o orador e mantenha contato visual
• Esteja presente e preste atenção
• Mantenha uma mente aberta
• Ouça as palavras e tente imaginar o que o SME está lhe dizendo
• Não interrompa. Aguarde pausas naturais para fazer perguntas esclarecedoras
• Faça perguntas apenas para garantir a compreensão

Finalmente, uma vez que seu SME terminar de explicar, é uma boa prática oferecer uma declaração resumida para ajudá-los e garantir que você realmente entenda o que eles acabaram de explicar. Dessa forma, quaisquer equívocos ou mal-entendidos podem ser tratados imediatamente.

Você também pode perguntar se o seu SME permitiria que você gravasse a reunião. Isso permite que você volte e ouça novamente qualquer coisa que precise para fins de esclarecimento.

7. Respeite o tempo da sua PME

Este é outro que pode parecer óbvio, mas lembre-se de que seu SME tem outro trabalho além de ajudá-lo com seu projeto de vídeo. Certifique-se de maximizar seu tempo e o deles, estando preparado e garantindo que cada reunião seja absolutamente necessária. Seja pontual em suas reuniões e termine-as na hora marcada.

8. Reutilize conteúdo

Seu especialista no assunto fala ou escreve regularmente sobre o tópico sobre o qual você está criando conteúdo? Não reinvente a roda! Se o seu SME tiver conteúdo que já foi criado em torno do seu tópico, essa pode ser a maneira perfeita de começar seu vídeo. Mesmo que não funcione perfeitamente, você terá um ótimo ponto de partida e poderá obter algumas informações valiosas antes de entrar nas sessões de perguntas e respostas.

Uma palavra de cautela, porém: não fique preso a uma certa maneira de pensar sobre o assunto apenas porque o conteúdo foi criado a partir de uma perspectiva. Um bom criador de conteúdo entende que novas perspectivas podem ajudar as pessoas a entender novos conceitos ou reforçar o entendimento. Não tenha medo de pegar o que foi feito e girá-lo no ouvido, se necessário!

9. Dê as boas-vindas ao feedback do seu SME

Um dos erros mais comuns que os criadores de conteúdo cometem ao solicitar a ajuda de um SME é não solicitar seu feedback à medida que o projeto avança. O seu SME é mais do que uma enciclopédia de conhecimento sobre o assunto. Seu SME pode e deve ter um feedback valioso sobre como você apresenta seus exemplos, as maneiras reais como os usuários podem usar um recurso, fluxos de trabalho comuns e muito mais. À medida que você cria seus scripts, storyboards e conteúdo de vídeo, certifique-se de que seu SME tenha a chance de revisar e oferecer ajuda que pode acabar economizando muito tempo no futuro.

10. Reconheça seu esforço

É ótimo criar um bom conteúdo e ser reconhecido por sua conquista. Receber elogios de seu chefe ou ouvir um cliente ou colega de trabalho dizer que o vídeo realmente os ajudou pode melhorar seu dia.

O mesmo vale para o seu PME!

Certifique-se de que eles entendem o quanto você aprecia a ajuda deles e, quando os elogios chegarem a você pelo vídeo que você criou, certifique-se de dizer ao seu chefe, colegas e colegas de trabalho como a ajuda do seu SME foi inestimável. No mínimo, certifique-se de que seu chefe saiba que eles fizeram um ótimo trabalho.

Armadilhas comuns e como evitá-las

Às vezes, todo o planejamento, preparação, estabelecimento de metas e escuta do mundo não é suficiente para fazer as coisas seguirem na direção certa. Mas isso não significa que seu projeto de vídeo está condenado! Aqui estão alguns problemas comuns que podem surgir ao trabalhar com PMEs e como você pode evitá-los.

O seu SME é um “falante”

As melhores PMEs são grandes comunicadoras. Eles entendem o que você precisa e têm respostas relevantes para suas perguntas. Eles podem elaborar e dar detalhes pertinentes e fazer pontos bons e sucintos que são fáceis de seguir.

Por outro lado, existem os “faladores”. Todos nós conhecemos alguém assim. Eles têm MUITO a dizer, e nem tudo (ou mesmo muito) é relevante para o tópico ou tarefa em questão. Eles saem pela tangente e esquecem o que estavam originalmente tentando dizer, ou aparentemente não têm consideração pelo tempo deles ou pelo seu. Não é mal-intencionado! Eles provavelmente são até uma ótima pessoa. Mas eles definitivamente não estão ajudando você a terminar seu vídeo

Sua melhor defesa contra um falador é vir preparado com uma lista de perguntas muito específicas. Lembre-se das perguntas fechadas que destacamos anteriormente? Eles podem ser uma ótima maneira de manter alguém focado e você no controle da conversa.

Outra maneira de manter alguém no tópico é enviar perguntas a eles antes de uma reunião e fazer com que respondam por e-mail ou em um documento colaborativo. Dessa forma, você garante que suas perguntas mais relevantes sejam respondidas antecipadamente. Assim, quaisquer reuniões presenciais podem ser mais orientadas para o acompanhamento e esclarecimento.

O seu SME não é um locutor

Por outro lado, algumas PMEs têm todo tipo de conhecimento, mas parecem detestar compartilhá-lo com qualquer pessoa.

Pode haver uma variedade de razões para isso. Algumas pessoas são apenas mais introvertidas do que outras e podem não se sentir à vontade para falar com alguém com quem não estão super familiarizadas. Outras pessoas são – convenhamos – simplesmente anti-sociais.

Seja qual for o motivo, obter informações de alguém assim não precisa ser como arrancar dentes.

Pensando nos jornalistas novamente, a maioria dos bons repórteres sabe que obter mais informações de alguém que parece não querer cooperar pode ser tão simples quanto ficar em silêncio. Mesmo os que não falam ficam mais desconfortáveis ​​quanto mais um silêncio constrangedor se prolonga. Em algum momento, eles podem ficar tão desconfortáveis ​​​​que começam a falar para preencher o silêncio. Então você pode usar suas perguntas para obter o conhecimento real.

Além disso, como com os palestrantes, você pode ter mais sorte enviando uma lista de perguntas e pedindo respostas antes de qualquer reunião presencial. Mesmo pontos de bala ajudariam. Certifique-se de que suas perguntas sejam direcionadas e cheguem ao cerne do que você precisa saber para garantir que elas possam respondê-las sem muito esforço.

Como último recurso, se o seu SME simplesmente não estiver fornecendo as informações de que você precisa, trabalhe com seu chefe ou outro colega para identificar outra pessoa em sua organização que possa ser mais adequada. Tenha isso em mente na próxima vez que precisar de um SME para não ter o mesmo problema novamente.

Muito conhecimento é muito

Às vezes, uma PME tem tanta experiência que pode ser difícil encontrar as informações mais relevantes para a tarefa em questão. Eles têm tanto para compartilhar que podem sobrecarregar o escopo do seu vídeo atual e ameaçam aumentar o tempo de visualização além do razoável.

Em casos como esse, definir metas e expectativas e ter um entendimento compartilhado do escopo do projeto desde o início ajuda a manter as coisas focadas e no alvo.

Certifique-se de que seu SME entenda o propósito desse conteúdo de vídeo específico e por que ele é importante. Seja aberto com o que você precisa e por que você precisa. Um esboço do seu vídeo também pode ser útil para manter o foco.

Por outro lado, não tenha medo de ouvir o seu SME quando eles tiverem uma razão válida para fornecer mais informações do que as solicitadas. Talvez seu escopo de vídeo original não responda com precisão ou completamente ao problema em questão. Talvez haja conteúdo diferente ou adicional que fará mais sentido apresentar.

Ouça a perspectiva deles e esteja preparado para mudar se houver uma boa razão para isso. Lembre-se de que a alteração do escopo do projeto pode precisar de permissão de um supervisor ou da pessoa que solicitou o projeto.

Seu SME quer dar uma olhada no conteúdo

Embora isso seja mais comum com conteúdo escrito, para criadores de vídeo, haverá momentos em que seu SME só quer tomar as rédeas e criar parte do conteúdo por conta própria. Embora eles provavelmente não queiram realmente fazer seu vídeo, eles podem querer escrever o roteiro, trabalhar no storyboard ou assumir outro aspecto do planejamento pré-vídeo.

Trate isso caso a caso. Se você tiver uma boa relação de trabalho com seu SME e estiver confiante em suas habilidades de conteúdo, isso pode realmente funcionar bem. Como PMEs, elas podem percorrer um longo caminho para criar — no mínimo — um bom ponto de partida.

Por outro lado, se você é novo no trabalho com esse SME, ou não está confiante de que esse tipo de “ajuda” será realmente útil, é melhor recuar. Existem várias maneiras de fazer isso sem ferir sentimentos.

Por exemplo, agradeça a sugestão, mas deixe-os saber que você está gostando da oportunidade de realmente aprender com eles, então será mais útil para você obter as informações e reduzi-las aos pontos mais importantes.

Ou, lembre-os das expectativas e papéis que você definiu no início do projeto.

Por fim, você pode se comprometer e pedir que elaborem um esboço para ajudar a moldar o conteúdo.

Não importa o que aconteça, certifique-se de que eles entendam que você aprecia todo o esforço deles e que está feliz em trabalhar com eles.

Coloque tudo junto

Trabalhar com PMEs pode significar a diferença entre um bom vídeo e um ótimo. Reunir as informações mais relevantes e precisas garante que seus espectadores obtenham exatamente o que precisam. Quer você trabalhe com uma PME ou várias, siga as dicas deste guia para garantir que suas relações de trabalho e projetos sejam os melhores possíveis.

10 dicas rápidas para um ótimo conteúdo para PME

1. Simplesmente a linguagem: seu SME provavelmente conhece todos os tipos de termos técnicos, acrônimos e jargões que - a menos que sejam especialistas - podem ser desconhecidos para seus usuários ou clientes. Certifique-se de criar seu conteúdo em um nível que facilite a compreensão.
2. Comece desde o início: Lembre-se, antes que alguém comece a usar esse novo recurso de software bacana, ele precisa fazer login. Você incluiu todas as etapas, mesmo que pareçam óbvias para você ou seu SME?
3. Não tenha medo de pedir ajuda: Esclareça o que você não entende!
4. Vá com calma: embora você não queira desperdiçar o tempo do seu SME, certifique-se de dedicar o tempo necessário para realmente entender o que você precisa explicar em seu vídeo para evitar acompanhamentos desnecessários.
5. Explore os “e se”: o que acontece se o cliente clicar neste botão? O que aconteceria se esse sistema falhasse? O que um cliente faria se isso acontecesse?
6. Explore os “porquês”: Por que isso acontece? Por que um cliente precisa fazer isso? Por que isso é uma prática recomendada?
7. Faça perguntas de acompanhamento: Por que isso? Você pode me contar mais sobre como isso acontece?
8. Pergunte ao SME se eles têm algo a acrescentar: Você nunca sabe quais insights eles podem fornecer!
9. Deixe-os contar sua história de fundo: embora possa não ser pertinente à discussão em questão, ajuda a construir um relacionamento, mostrando que você se importa com mais do que apenas o que eles podem lhe dar. E, nunca se sabe, você pode acabar aprendendo algo mais útil do que pensava!
10. Venha preparado, mas não tenha medo de se desviar do seu plano: crie uma lista de perguntas que você precisa responder, mas siga as respostas relevantes por caminhos que você pode não ter previsto. Você pode obter informações valiosas tanto para você quanto – em última análise – para seus espectadores de vídeo.

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