Como substituir reuniões por vídeo

Você gasta uma parte alarmante do seu dia ou semana em reuniões no local de trabalho?

Nós sentimos essa dor!

A comunicação no local de trabalho de hoje acontece de muitas maneiras diferentes. Alguns dos métodos mais comuns incluem:

• Encontros presenciais
• Reuniões virtuais
• E-mail
• Ferramentas de bate-papo

Embora cada um sirva a um propósito, dependendo do que você precisa compartilhar, cada um também tem desvantagens.

Nossa pesquisa descobriu que a maioria dos funcionários sente que as comunicações da empresa não enviam uma mensagem clara e que os líderes não se comunicam da maneira que é melhor para os funcionários. Isso pode ter um enorme impacto na produtividade, no envolvimento dos funcionários e até no desempenho no trabalho.

Um grande culpado? Demasiadas reuniões.

Como as reuniões atrapalham o trabalho

Isso não quer dizer que as reuniões sejam inerentemente ruins ou improdutivas. Às vezes, uma reunião cara a cara é a melhor maneira de se comunicar. Sentar-se, conversar sobre ideias e tomar decisões funciona muito bem em várias situações.

Infelizmente, porque funciona algumas vezes, muitas empresas tendem a usá-lo o tempo todo.

Essa abordagem nem sempre é possível. Mesmo com as opções de reunião virtual, pode ser difícil agendar devido a restrições de fuso horário e disponibilidade limitada nos calendários já ocupados das pessoas.

Às vezes, pode levar mais tempo para agendar uma reunião com um grupo ocupado de partes interessadas do que a própria reunião.

As reuniões também apresentam alguns outros desafios menos óbvios, como:

• Pessoas falando umas sobre as outras
• Pessoas quietas nem sempre falam
• Pessoas multitarefas ou não engajadas
• Ouvir: “Desculpe, tenho que correr para outra reunião”

Quantas vezes você esteve em uma reunião onde duas ou três pessoas dominaram a conversa e todos tiveram que lutar para que sua voz fosse ouvida? Nem todo mundo tem uma personalidade que se presta a interromper e falar, especialmente em grupos ou com liderança.

Algumas pessoas também precisam de mais tempo para processar as informações antes de oferecer ideias ou contrapontos. Eles podem ter grandes coisas para compartilhar, mas uma reunião pode não ser o melhor local para eles fazerem isso.

Além disso, todos nós já participamos de reuniões em que pelo menos alguns dos participantes estão verificando seus telefones ou trabalhando em outra coisa.

Talvez eles realmente não precisassem estar na reunião. Ou talvez apenas uma pequena parte da reunião de uma hora tenha sido realmente relevante para eles. De qualquer forma, provavelmente não foi um uso eficaz de seu tempo.

Ironicamente, outra desvantagem das reuniões acontece quando elas estão indo muito bem. Você já esteve no meio de uma boa discussão apenas para ser interrompida porque o tempo acabou? Você pode precisar apenas de 10 a 20 minutos a mais, mas, em vez disso, como as pessoas têm outros compromissos, você precisa parar e tentar continuar de onde parou em outro momento.

Entre tentar encontrar tempo no calendário de todos novamente e colocá-los todos de volta na mesma página, é quase impossível voltar ao fluxo. Muitas grandes ideias podem ter sido perdidas no tempo entre as reuniões.

Abandone reuniões desnecessárias com vídeo

Apesar de todas essas desvantagens, a maioria das organizações continua agendando reuniões desnecessárias.

Não precisa ser assim. Você e sua equipe podem abandonar essas reuniões com vídeo. Você aumentará o engajamento e a produtividade — e reduzirá o desperdício de tempo. As pesquisas comprovam isso. Na verdade, descobrimos que 48% dos funcionários consideram o vídeo a forma de comunicação mais envolvente .

Mas os vídeos não dão muito trabalho?

Eu sei o que você pode estar pensando… se eu nunca fiz um vídeo, como aprender a fazer isso vai economizar mais tempo do que realmente ter a reunião? Essa é uma reação normal, e você não está sozinho. Esses medos podem resultar da crença de que:

• Os vídeos precisam ser perfeitos para serem eficazes
• Vídeos sempre levam muito tempo para serem feitos
• Os vídeos serão difíceis de monitorar e manter atualizados ao longo do tempo
• Os vídeos exigem muita preparação, como scripts e storyboards

Embora em alguns casos todos os itens acima possam ser verdadeiros, na maioria das situações de comunicação no local de trabalho, você não precisa se preparar mais para fazer um vídeo do que para uma reunião.

O Snagit é uma fantástica ferramenta de captura tudo-em-um que pode ajudá-lo a capturar ou gravar facilmente sua tela e fazer edições simples.

Além disso, o Snagit oferece uma maneira simples de gravar sua voz e tela (ou webcam) ao mesmo tempo, tornando a criação de vídeos informativos de ótima aparência uma brisa absoluta.

E lembre-se, você não está fazendo o próximo blockbuster de Hollywood. Não precisa ser perfeito. Esses tipos de vídeos geralmente são destinados a um pequeno grupo de pessoas e têm uma vida útil relativamente curta.

Muitas vezes, pode ser tão fácil quanto abrir uma apresentação de slides ou uma planilha e simplesmente falar sobre ela durante a gravação. Se você errar, apenas continue. Você pode facilmente cortar os realmente notórios quando terminar.

Benefícios de usar vídeo para substituir reuniões

Vamos dar uma olhada em um exemplo rápido de como esse conceito realmente funciona.

Bem simples, certo? Nós também pensamos assim. É por isso que nossas equipes da TechSmith se apoiaram nesse modelo e eliminaram uma tonelada de reuniões que sobrecarregam nossos calendários.

Às vezes, você ainda pode querer fazer uma reunião após a discussão inicial baseada na web. Se for esse o caso, agora você pode pular direto para o modo de tomada de decisão em vez de passar a primeira metade da reunião com alguém apresentando informações ou dados e respondendo a perguntas.

Quando isso acontece, adivinhem? Você acabou de fazer uma “reunião invertida”. Essa é outra ótima técnica para reuniões mais eficazes, o que significa simplesmente compartilhar informações com antecedência para que todos cheguem a uma reunião mais preparados.

No entanto, muitas vezes você descobrirá que pode realizar tudo o que precisa por meio de uma discussão em vídeo baseada na Web e pode pular a reunião todos juntos!

7 benefícios das discussões baseadas em vídeo

Depois de usar essa técnica cada vez mais na TechSmith para atualizações de status, resultados de pesquisas e propostas de estratégia, aqui estão os sete principais benefícios que vimos:

1. Todos têm a mesma voz

Ter uma discussão baseada em vídeo permite que até mesmo os colegas mais mansos entrem na conversa sempre que tiverem algo a contribuir. Sem mais ninguém para o conteúdo em tempo real, todos os espectadores podem deixar comentários conforme necessário.

2. Todos podem ver o conteúdo quando e onde for conveniente para eles

Chega de se esforçar para encontrar uma sala de reuniões ou lutar para encontrar um slot de calendário que funcione para todos. Com o vídeo, cada membro da equipe pode assistir às informações quando for mais conveniente para eles e não precisa se sentir despreparado para uma reunião presencial se a agenda estiver ocupada.

3. Dá às pessoas tempo para digerir o conteúdo antes de responder

Às vezes, pode ser difícil dar feedback imediato durante uma reunião. Você pode precisar de tempo para deixar o conteúdo penetrar e talvez revisá-lo antes de expressar sua opinião. O vídeo assíncrono resolve esse problema!

4. Documenta e arquiva a conversa em um único lugar

Você às vezes não deseja poder voltar e ver uma gravação de tudo o que foi dito em uma reunião pessoal? Quando você compartilha um vídeo, as informações ficam permanentemente em um formato de fácil acesso.

5. Permite que todos tenham contexto compartilhado entrando

Se você planeja fazer uma reunião de acompanhamento, os vídeos são uma ótima maneira de dar a todas as partes o tempo e as informações necessárias para se sentirem preparadas para isso. Além disso, essa informação será transmitida uniformemente.

6. Podemos aproveitar melhor o tempo presencial (se ainda for necessário)

Quando os colegas de trabalho têm um vídeo com ótimas informações, todos podemos aproveitar melhor nossas reuniões presenciais e não perder tempo retransmitindo estatísticas pela primeira vez. Ou seja, se uma reunião presencial for necessária mesmo após um compartilhamento de vídeo!

7. Às vezes podemos substituir uma reunião inteira

Se um ótimo vídeo pode transmitir todas as informações que uma reunião presencial teria, por que encontrar? Os vídeos podem economizar o tempo de todos e aumentar a produtividade.

Resumo

Reuniões desnecessárias podem causar estragos na produtividade e no moral. O e-mail e outras formas de comunicação também apresentam seu próprio conjunto de desafios.

No entanto, o vídeo oferece uma ótima alternativa para a reunião tradicional.