Quais são os principais recursos do software de rastreamento de tempo?

Os aplicativos de rastreamento de tempo usam a automação para monitorar o tempo no local de trabalho e em ambientes pessoais. Quando se trata de monitorar o tempo com software dedicado, a primeira pergunta que você gostaria de fazer é provavelmente esta: “Como eu conheço os recursos essenciais de uma boa ferramenta de controle de tempo e qual software tem essas qualidades básicas?”

Neste artigo, mostraremos os ingredientes mais importantes de um rastreador de tempo confiável e, em seguida, sugeriremos a ferramenta ideal que você pode usar.

Quais são os benefícios do software de rastreamento de tempo?

Primeiro, você deve entender que o uso de software de rastreamento de tempo servirá muito ao seu negócio. Alguns dos benefícios incluem o seguinte:

1. Produtividade melhorada

Ao rastrear a atividade de seus funcionários, você reduzirá rapidamente as atitudes negativas que podem prejudicar a produtividade no local de trabalho. Além disso, você achará mais fácil fazer com que sua equipe se concentre em atingir seu verdadeiro potencial. Quando as pessoas podem medir suas atividades e também monitorar suas horas produtivas, elas podem identificar facilmente as coisas que reduzem sua produtividade e corrigi-las.

2. Gravação de tempo perfeita

Por mais que você deseje acompanhar de perto a atividade dos funcionários, há outras coisas importantes que precisam de sua atenção. Além disso, tentar capturar o tempo, registrar as horas faturáveis, calcular os salários dos trabalhadores e também elaborar manualmente as faturas dos clientes irá cansá-lo.

Se você usa um rastreador de tempo, só precisa fazer uma configuração única de suas configurações de captura de tempo e apresentar seus termos de cobrança. A ferramenta automaticamente cuida de todo o resto depois disso.

3. Maior transparência

Se sua equipe se sentir enganada quando você apontar sua frouxidão no trabalho, os registros precisos do rastreador de tempo fornecerão uma solução pacífica. Você pode usar as informações para avaliar a produtividade de seus funcionários e identificar áreas cinzentas que precisam ser abordadas – e você não parecerá irracional ao fazer isso.

4. Melhor Conscientização de Prazos e Gerenciamento de Tempo

Ao observar a atividade dos funcionários em tempo real, será fácil prever os tempos de conclusão de tarefas e atribuições. Além disso, você pode identificar rapidamente os principais fatores de atraso. Os efeitos negativos dos ajustes de curto ou longo prazo não serão imediatamente óbvios, pois você já possui um sistema robusto de gerenciamento de tempo.

5. Uma cultura sólida no local de trabalho

Ao colocar uma ênfase estrita no controle eficaz do tempo, você construirá gradualmente uma cultura de disciplina e responsabilidade no local de trabalho. Ou seja, seus funcionários se tornarão orientados para objetivos. Além disso, eles aprenderão a confiar mais em você e sempre se sentirão motivados a atuar de acordo com os KPIs da empresa.

Quais são os recursos essenciais de um bom rastreador de tempo?

O software de rastreamento de tempo normalmente coleta dados relacionados à quantidade de tempo que os funcionários usam para concluir as tarefas atribuídas a eles. É conveniente e mais eficiente do que as planilhas de horas tradicionais, como o Excel, que exige uma entrada manual para cada segundo ou minuto trabalhado.

A maioria dos proprietários de empresas está começando a perceber a necessidade de aproveitar essa análise de tempo de trabalho para obter insights e otimizar os diferentes lados de suas operações. Por exemplo, para calcular com precisão o número de horas produtivas trabalhadas por um membro da equipe e gerenciar os pagamentos semanais ou mensais do funcionário, você pode usar uma solução de controle de tempo que tenha um recurso de faturamento integrado.

Nesse sentido, além de sua função básica de monitorar o tempo gasto em projetos, um bom rastreador de tempo deve ter os seguintes recursos principais:

1. Rastreamento de Tempo Holístico

O monitoramento do tempo por si só não é suficiente. Muito importante, os formatos usados ​​na apresentação dos resultados podem tornar as informações mais significativas. Atualmente, alguns dos melhores rastreadores de tempo processam as informações registradas de uma forma que facilita para os gerentes filtrar os dados de tempo de acordo com projetos, clientes, unidades e tarefas individuais. Além disso, é um bônus se o software tiver uma interface simples que o torne adequado para vários propósitos.

2. Quadros de Horários Automatizados

Os quadros de horários ajudam a monitorar a ausência dos funcionários ao trabalho, os intervalos, os feriados e o número de horas trabalhadas. O recurso usa essas informações para calcular horas faturáveis ​​e, por extensão, valores a pagar mensais/semanais para cada funcionário, tornando-o útil para processamento de folha de pagamento e fatura.

Alguns rastreadores de tempo não possuem esse recurso. No entanto, aqueles com ele têm um modelo integrado para gerar planilhas de horas no formato PDF, CSV ou DOC. Além disso, você pode exportar os resultados para e-mail.

3. Ferramentas integradas para relatórios e análises

Um software confiável de controle de tempo permitirá que você crie resumos do trabalho de cada funcionário. Estes geralmente incluem o seguinte:

• Detalhes relacionados à atividade, como o número total de horas trabalhadas por seu funcionário, o tempo ocioso geral, o tempo produtivo geral e os níveis de atividade do usuário para cada período.
• Detalhes de desempenho da equipe, especialmente relacionados aos projetos da equipe, para que você possa medir a contribuição de cada membro.
• Relatórios relacionados à tarefa de cada membro da equipe para visualizar a natureza do trabalho realizado. Alguns funcionários podem estar registrando grandes números enquanto não estão envolvidos em atividades relacionadas ao trabalho.

O recurso Relatório e Análise do rastreador de tempo deve permitir que você gere esses dados em algumas etapas.

Também é ideal se os resumos forem exibidos em formatos semelhantes a gráficos ou gráficos para facilitar as pesquisas. No entanto, modelos personalizáveis ​​serão muito mais úteis.

4. Recursos de gerenciamento de projetos de tamanho único

O software de rastreamento de tempo é essencialmente útil no gerenciamento de projetos. No entanto, enquanto a maioria dos aplicativos de rastreamento de tempo no mercado tendem a incluir módulos simples que os tornam adequados para a maioria dos projetos de pequeno porte, você pode encontrar os seguintes recursos de gerenciamento de projetos ausentes em muitos rastreadores de tempo populares:

• Agrupamento de tarefas entre subdivisões de uma equipe
• Definição de prazo para projetos e tarefas individuais
• Monitoramento de progresso para trabalhos em andamento
• Gerenciamento de orçamento

O ponto é, o acima pode não ser necessário para uma pequena empresa. Ainda assim, você não pode ignorar esses recursos se quiser garantir que os projetos sejam concluídos no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade desejada.

5. Um recurso de alerta para lembretes oportunos

Um rastreador de tempo pode ser a diferença entre um atraso e uma resposta oportuna a um problema. Por exemplo, alguns funcionários podem esquecer de sair e, nesse caso, o software envia uma notificação antes de desocupar completamente as instalações. Além disso, o aplicativo deve ser capaz de avisá-lo quando um prazo está se aproximando rapidamente e você está atrasado. Da mesma forma, deve ser possível conceder permissão aos membros de sua equipe para receber esses alertas de tarefas pendentes. Alguns aplicativos de gerenciamento de tempo enviam automaticamente essas notificações por e-mail, SMS e sala de bate-papo (se integrado).

6. Gerenciamento de faturas

Embora as planilhas de horas ajudem a simplificar a forma como as horas faturáveis ​​são registradas, talvez seja necessário resolver manualmente o processo de faturamento. No entanto, isso dificilmente é o ideal se você cobrar de seus clientes por hora ou por dia. Além disso, as coisas podem ficar mais complicadas à medida que sua empresa se expande.

Portanto, um recurso de gerenciamento de faturas separado para rastrear as horas trabalhadas e gerar documentos de cobrança automaticamente de acordo com os termos acordados deve estar disponível no rastreador de tempo. Além de tirar a carga de trabalho de seus ombros, a ferramenta também garante que você possa enviar aos seus clientes detalhes de cobrança precisos de forma consistente. Isso criará confiança a longo prazo.

7. Integração com outro software

O embaralhamento entre várias plataformas e aplicativos de terceiros é um aspecto inevitável da maioria dos projetos hoje em dia. Além disso, as ferramentas podem estar oferecendo serviços que as tornam indispensáveis ​​para equipes multifuncionais.

Alguns exemplos são os seguintes:

• Asana
• Força de vendas
• PayPal
• Gramaticalmente
• Trello
• Folga

O software de rastreamento de tempo que pode se integrar perfeitamente a aplicativos de terceiros facilitará a maneira como você gerencia seus projetos. Dito isso, a necessidade de um rastreador de tempo multifuncional pode não ser prontamente perceptível até que você simplifique suas operações no local de trabalho. Ao centralizar aplicativos úteis para seu projeto em um só lugar, você pode implementar estratégias de desempenho de longo e curto prazo de forma eficaz. Basta escolher um rastreador de tempo pago ou gratuito que vale a pena usar.

8. Um aplicativo móvel

Ter um software de rastreamento de tempo acessível em smartphones pode contribuir para a continuidade dos negócios. Algumas marcas têm aplicativos móveis onde os usuários podem acessar quase todas as funcionalidades das versões de desktop de seus rastreadores de tempo.

Com a versão móvel do seu aplicativo de rastreamento de tempo, você pode manter seus negócios funcionando 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além disso, você recebe atualizações em tempo real sobre o progresso feito com projetos inacabados. Além disso, você pode visualizar os níveis de desempenho de seus funcionários. Além disso, poder usar um rastreador de tempo em seu telefone pode deixá-lo adiantado.

É um benefício extra se o aplicativo estiver integrado ao armazenamento em nuvem.

Que rastreador de tempo tem todos os recursos necessários?

Algumas excelentes opções estão disponíveis lá fora. Dito isso, embora alguns possam ser bons em permitir que você tenha uma visão completa das atividades de sua equipe, eles podem não ser adequados para um agrupamento de tarefas eficaz, e alguns com as melhores classificações são bastante limitados a nichos.

Felizmente, existe um poderoso rastreador de tempo que possui todos os recursos desejados. Esta ferramenta é denominada Traqq Time tracker. Ele vem com essas e algumas outras funções interessantes e pode ser totalmente acessado gratuitamente.

Recomendamos o uso do Traqq se você deseja um rastreador de tempo com um conjunto completo de recursos para monitorar a atividade e o desempenho de sua equipe.

Conclusão

O uso de rastreadores de tempo é mais do que apenas uma tendência. No entanto, nem todos os rastreadores de tempo valem o seu tempo. Este artigo abordou os principais pontos a serem considerados ao selecionar um software de rastreamento de tempo.

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