3 técnicas obrigatórias para obter o máximo do seu investimento em BI

Publicados: 2022-01-29

Há uma década, se você perguntasse a um gerente de negócios típico sobre seu desafio mais premente, ele provavelmente diria que era falta de informação. Muitas empresas estavam operando essencialmente por instinto porque não tinham uma visão sólida de como seus negócios funcionavam.

Atualmente, enfrentamos o problema oposto. Os aplicativos de serviço em nuvem lançam montanhas de dados até mesmo em pequenas empresas. Do seu farm de servidores virtuais ao sucesso da sua campanha de marketing por e-mail e até mesmo a todo o estoque que você tem em seu depósito, os números estão fluindo para o seu negócio de todos os ângulos. Felizmente, as ferramentas de business intelligence (BI) acessíveis têm o potencial de permitir que até mesmo pequenas e médias empresas (SMBs) analisem esses dados no unicórnio do sucesso analítico, o insight acionável. A dificuldade é colocar os braços em volta dos números.

É aí que entra a análise de negócios. Como explicaremos neste artigo, as técnicas de análise de negócios não são os painéis coloridos que sua ferramenta de BI eventualmente permitirá que você construa. Eles são o que permite que você pegue seus dados brutos e use-os para construir um mapa que leve diretamente à ação do mundo real. A ferramenta de BI é a mula de carga que ajuda você a chegar lá.

Muitos gerentes de pequenas empresas evitam as ferramentas de BI porque acreditam que elas são muito difíceis de usar, mas, na verdade, elas não são tão difíceis quando você sabe o que quer que elas lhe digam. As técnicas abaixo permitirão que você entenda o que essas perguntas precisam ser e como você deseja que elas sejam respondidas.

O que torna a análise importante

A análise de negócios precisa começar antes de você iniciar sua ferramenta de BI. Um serviço de BI por si só não vale muito. Para se beneficiar de um, você precisa capacitá-lo para dizer a você, seus gerentes e seus funcionários as informações que eles precisam saber. Dados que permitirão que eles façam seu trabalho melhor com um benefício correspondente para o resto do negócio.

Isso deve incluir dados de que eles precisam regularmente e também deve facilitar o acesso do que qualquer método que eles estivessem usando para encontrá-los antes. A cereja no topo deve ser a capacidade de adicionar novos insights. Ideias que eles podem não ter tido antes que, esperamos, tornem seus trabalhos mais fáceis e eficazes. Isso é bom para problemas de negócios de longo prazo e repetíveis, mas também pode ser ótimo para desafios de curto prazo.

Um grande exemplo é a pandemia. O COVID-19 está forçando as empresas a mudar tudo, desde operações para estratégias financeiras, para que tudo funcione no novo normal. Isso significa que novos insights sobre os dados atuais agora são críticos. De acordo com uma pesquisa realizada pela equipe de comunicação e pesquisa da Freshbooks, apenas 21% das empresas disseram ter funcionários ou recursos suficientes para enfrentar o desafio imposto pela pandemia.

Embora sejam plataformas poderosas, nem o Tableau nem o Microsoft Power BI podem gerenciar essa realocação de recursos para você. A análise de negócios é o que você precisa fazer antes para poder apontar essas ferramentas para os problemas precisos que você precisa corrigir.

Três principais técnicas de BI

Pode parecer estranho para iniciantes, mas a maioria das técnicas populares de BI são referidas por um acrônimo. Estes geralmente abreviam as etapas que a técnica usa para executar sua função. As três descritas abaixo certamente não são as únicas técnicas disponíveis, mas todas podem ser aplicadas a empresas de qualquer tamanho, portanto, são um bom ponto de partida.

1. SWOT

A análise SWOT é provavelmente a técnica mais conhecida, e é por isso que é a primeira da nossa lista. SWOT significa Força, Fraqueza, Oportunidades e Ameaças. Por ser tão amplamente aplicável, é sem dúvida a técnica mais popular em uso hoje. Isso porque a análise SWOT pode ser – e deve ser – executada em toda a sua organização, não apenas em um departamento ou carga de trabalho.

Fazer isso revela muito sobre como diferentes equipes veem a posição da sua empresa e as oportunidades disponíveis para você. Ao reunir essas respostas, você poderá criar uma imagem mais holística de como sua empresa funciona e como está se saindo.

Um exemplo disso pode ser a atitude dos membros de sua equipe em relação às novas tecnologias. Dependendo do seu setor de mercado, pode ser que suas equipes de marketing estejam muito empolgadas com a Internet das Coisas ou que suas equipes de atendimento ao cliente vejam uma oportunidade em chatbots orientados por IA. Por outro lado, suas equipes de TI podem considerar exatamente essas tecnologias como a maior ameaça que você enfrenta. A aplicação do SWOT priorizaria as necessidades de marketing ou de suporte técnico em relação à sua missão de TI. Também abrangeria exatamente como tomar essas decisões, fornecendo dados relevantes para essa decisão.

Isso pode abranger coisas como a opinião de seus clientes sobre os chatbots de IA a partir de uma pesquisa que você deu a eles ou das respostas que seus técnicos de suporte técnico inseriram em seus aplicativos de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou de gerenciamento de tíquetes. Esses dados seriam então correlacionados a dados de TI relevantes, como quanto um sistema de chatbot de IA custaria para instalar, gerenciar e solucionar problemas e, o mais importante, como você testaria essa nova tecnologia antes de realmente comprá-la.

Por ser focado em quatro áreas bem definidas, as perguntas iniciais e os resultados finais de uma análise SWOT geralmente são mostrados em uma grade básica de quatro pontos. Para um exemplo simplificado, digamos que você esteja administrando uma empresa de encanamento e deseja expandir. Suas perguntas SWOT iniciais podem ser assim:

Abordar essas questões atingirá diferentes partes do negócio, incluindo marketing, vendas, finanças e operações. Cada área precisará abordar essas questões em termos de quais informações serão necessárias para obter uma resposta e construir um plano para avançar.

A análise SWOT permite equilibrar as perspectivas e necessidades concorrentes de todas as suas equipes e garantir que você não perca uma parte importante do cenário. Um equívoco comum sobre SWOT (e várias outras técnicas de BI) é que eles são "plug and play", o que significa que você cria um conjunto de consultas uma vez e continua executando-as regularmente para traçar crescimento/declínio ou sucesso/fracasso ao longo do tempo.

Você pode usar elementos de SWOT para isso, mas o conceito SWOT é sobre como abordar uma iniciativa de BI estrategicamente. Sua abordagem de consulta vem após o processo SWOT, não durante. E você pode e deve aplicar o processo SWOT com a maior frequência possível no maior número possível de aspectos do seu negócio, principalmente naqueles que continuam mudando.

Para uma compreensão prática e mais aprofundada de como usar SWOT no mundo real, confira uma cartilha online como esta da Udemy.

2. A MAIORIA

Embora você possa aplicar o SWOT a um problema específico, ele realmente visa uma análise mais abrangente de toda a sua organização ou departamento. Para descobrir problemas menores ou únicos, uma abordagem melhor é chamada MOST, que significa Missão, Objetivo, Estratégia e Táticas. De certa forma, essa técnica é semelhante à SWOT, mas a diferença aqui é que a análise MOST funciona de forma mais hierárquica.

Você começará com um único problema no nível mais alto. Em seguida, cada etapa abaixo é projetada para ser mais específica. Se você fosse amplo com a MOST, poderia definir seu negócio por seus níveis executivos. Você pode então usar essa hierarquia para reunir e medir as métricas mais amplas disponíveis para você. Por exemplo, vendas brutas ou crescimento de participação de mercado. Esses dados são então usados pelos gerentes seniores para construir objetivos, ou seja, as metas que eles querem atingir daqui para frente. Especificamente o quanto eles acham que podem aumentar as vendas. Ou o quanto eles esperam que sua participação de mercado cresça e, muito importante, exatamente como eles vão medir isso. As estratégias são seus planos para alcançá-los, e as táticas são como os membros individuais da equipe contribuirão para isso.

As duas últimas etapas do MOST serão as mais aplicáveis quando você estiver projetando métricas contínuas e como você as analisará com sua plataforma de BI. Mas antes de chegar lá, você também precisa descobrir como vai coletar esses dados.

Se o seu objetivo é aumentar o público da sua comunidade em 15% em dois trimestres, quais métricas você precisará saber se tiver sucesso? Definitivamente, visitantes gerais do site de mídia social, mas também coisas como participantes de webinars, respostas a eventos ou visitas ao site originadas da comunidade e do alcance por e-mail. Com todos esses canais disponíveis para você, você deve estabelecer métodos de coleta de dados antes de entrar no design da consulta, pois as perguntas que você pode fazer serão determinadas pelos dados que você tem.

No exemplo acima, seriam medidas como contadores de visitas ao site, entrega de e-mail, estatísticas de abertura e cliques e um contador preciso de participantes do webinar em vários eventos. Assim que esses dados tiverem uma ferramenta de coleta designada e um caminho estabelecido para seu sistema de BI, você poderá começar a descobrir as consultas necessárias para rastrear tudo.

3. Projeto de Processo

Tanto o SWOT quanto o MOST podem ser usados por empresas de qualquer tamanho com bons resultados. Mas para o segmento SMB, manter-se constantemente competitivo, eficiente e lucrativo é o maior desafio. Para isso, uma abordagem mais direta e prática à inteligência de negócios pode ser mais eficaz. É aí que entra o design de processos. A ideia central é que algumas das ferramentas normalmente usadas para planejar e gerenciar projetos também podem ser aplicadas a processos de negócios em andamento.

O truque é entender como seu negócio funciona. Se você está administrando um armazém de atendimento de comércio eletrônico, sabe que está ganhando dinheiro armazenando os produtos de seus clientes, medindo seu estoque, atendendo e enviando seus pedidos e coletando os dados necessários para manter suas operações em execução. Com esses processos em mente, você provavelmente pode mapear quanto dinheiro está gastando nesses serviços versus quanto eles estão gerando. Ou pode?

Exatamente como seu armazém está sendo gerenciado? Para responder a isso, você precisa examinar o processo que rege a chegada de um novo produto, a organização do armazenamento e as características de envio. Você também deve saber exatamente como os pedidos chegam, como são processados e como funciona a troca de dinheiro e dados. Você está buscando detalhes com o design do processo. Quanto mais granular você conseguir, melhor ele funciona.

Isso significa identificar cada uma dessas cadeias de tarefas, categorizá-las e mapear cada etapa do processo. Essas informações permitem ajustar o processo para uma nova eficiência, melhores números de custo/lucro ou qualquer otimização que seja mais importante para você. Como tal, não há um conjunto estabelecido de etapas para este método de análise. Cada empresa ditará sua abordagem. Provavelmente, a maneira mais popular é roubar a abordagem MOST de granularidade descendente e aplicá-la à sua mecânica de negócios.

Comece com a definição mais ampla do que sua empresa faz. Divida isso em suas partes, que provavelmente serão as mesmas dos departamentos em que você o organizou. Reunir-se com esses chefes de departamento, seus gerentes de segundo nível e até mesmo os caras da linha de frente é como você eventualmente estabelecerá um compêndio detalhado de exatamente como sua empresa funciona. Você quer tudo, incluindo os sucessos inteligentes, obstáculos crônicos e verrugas embaraçosas. Sua primeira vez será um processo longo e tedioso, mas a informação vale ouro.

Uma vez que você tenha a realidade, ela agora pode ser comparada com perguntas hipotéticas – pedindo aos gerentes que visualizem como os processos funcionariam “em um mundo perfeito”. Você compara essas respostas com o que está acontecendo, o que permite descobrir por que está indo do jeito que está e o que você precisa fazer para melhorar. Nenhuma organização funciona perfeitamente, o que significa que você pode executar um projeto de design de processo regularmente e sempre encontrar novos insights. Para as PMEs, essa é uma maneira fantástica não apenas de operar melhor, mas também de manter a alta administração, mesmo que seja apenas um pequeno grupo de proprietários ou parceiros, em contato próximo com todos os aspectos de como seus negócios estão funcionando.

A aplicação de uma ferramenta de BI a esse processo funciona melhor se você estiver executando o design do processo em intervalos regulares. Uma abordagem única realmente não se beneficiará muito de uma ferramenta como o Tableau. Mas então um projeto de design de processo único terá potencial de sucesso limitado de qualquer maneira. Mas faça um anualmente, por exemplo, e você pode passar um ano inteiro coletando dados relevantes para cada processo que leva seu negócio adiante. A visualização desses dados toda vez que você inicia uma sessão de design de processo fornece uma imagem altamente detalhada de como você está se saindo em seu mercado e em relação à concorrência.

Um tamanho não serve para todos

A coleta de dados sem um propósito expresso é um desperdício de espaço em disco. Só vale a pena se você o estiver usando para planejar e realizar mudanças, sejam elas estratégicas ou táticas.

Uma boa ferramenta de inteligência de negócios permite que você use dados para fazer essas alterações. É esse objetivo que também deve determinar qual ferramenta de BI você usará eventualmente. Pode ser um investimento caro, portanto, combinar os dados que você tem e as perguntas que você vai fazer em relação aos recursos da plataforma de BI deve formar a linha de base para saber se alguma ferramenta específica é adequada para você.

Para qualquer SMB, aplicar pelo menos uma das técnicas descritas acima é a maneira de fazer isso.