O que as equipes de alto desempenho fazem para ter sucesso em um local de trabalho moderno

No mundo do trabalho híbrido, há um debate acirrado sobre quando e onde os funcionários devem trabalhar. Há muito menos foco, no entanto, no como. Ai que está o problema. O como é a parte mais difícil de acertar, mas a mais importante.

As organizações ainda estão confusas com seu pensamento legado. Mesmo quando foram forçados a mudar de escritório online, eles levaram os maus hábitos que infundiam seus locais de trabalho com eles: muitas reuniões, infraestrutura de tecnologia ruim, abordagens surradas de liderança e a lista continua. Enquanto o mundo do trabalho mudava rapidamente, as organizações mudavam de má vontade onde as pessoas trabalhavam e, em alguns casos, até mesmo quando trabalhavam. O que demorou a mudar foi a percepção de que a maneira como o trabalho é feito precisava refletir as realidades do local de trabalho em rápida mudança.

Os líderes precisam melhorar a forma como seu pessoal trabalha. A abordagem de comunicação assíncrona em primeiro lugar é obrigatória para organizações e líderes que desejam prosperar no novo e desafiador mundo do trabalho, seja seu local de trabalho totalmente remoto, híbrido ou presencial.

É hora de pararmos de nos esconder atrás do cobertor de segurança da abordagem familiar do primeiro trabalho síncrono e dizer a nós mesmos que ter os membros de nossa equipe na mesma sala (virtual) ao mesmo tempo é o que mantém a equipe funcionando corretamente. Porque não é! Lembre-se, sou um extrovertido tipo A que prospera em interações sociais pessoais, mas serei o primeiro a admitir que longas reuniões sem sentido (pessoalmente ou não) não são o que me torna produtivo.

Veja, não estou dizendo que a comunicação síncrona não seja importante. Mas quando se torna o padrão, cria um ambiente e uma expectativa de hiperresponsividade constante. Cada interação se torna uma simulação de incêndio. Em contraste, quando os líderes planejam e executam cuidadosamente, a porta se abre para que a comunicação assíncrona prospere.

Na última década, observei alguns dos líderes mais bem-sucedidos reequilibrarem drasticamente a combinação de comunicação síncrona e assíncrona para criar um ambiente dinâmico e saudável para suas equipes. Eu segui o exemplo e aprendi muito no processo.

Mas antes de mergulhar nisso, vamos concordar com a definição e a importância da comunicação assíncrona.

O que é comunicação assíncrona?

Enquanto a comunicação síncrona é a comunicação que acontece em tempo real, com todas as partes envolvidas simultaneamente (por exemplo, chamada de Zoom), assíncrona é um estilo de comunicação que permite que os funcionários organizem e executem o trabalho de acordo com seu próprio cronograma, proporcionando espaço para criar estratégias e refinar -afinar as entregas.

Por que primeiro assíncrono?

Simplificando, o trabalho assíncrono permite uma força de trabalho mais feliz, saudável e produtiva. O trabalho síncrono pesado pode diminuir a produtividade de qualquer equipe e criar ansiedade desnecessária. Apesar de eliminar os tempos de deslocamento durante a pandemia, trabalhar em casa aumentou o número de horas de trabalho, levando a um desequilíbrio entre vida profissional e pessoal. Ao mesmo tempo, 94% dos trabalhadores americanos relatam experimentar estresse em seu local de trabalho.

Não ajuda que tipos selecionados de trabalho síncrono – como reuniões – dominem consistentemente os calendários dos funcionários. A Lei de Bartleby especula que as reuniões desperdiçam 80% do tempo para 80% das pessoas presentes. A pessoa média gasta entre 35% e 50% do seu tempo em reuniões, e os executivos consideram 67% das reuniões improdutivas. Dadas essas estatísticas, acredito firmemente que os líderes devem defender a comunicação assíncrona para liberar o tempo das pessoas para aumentar sua eficácia e priorizar a saúde mental dos funcionários.

Reduzir os tempos de reunião e aumentar a ênfase na comunicação assíncrona permitirá que os líderes quebrem o ciclo de hiperresponsividade, criando espaço para tempo de trabalho focado e engajamento atencioso, aumentando assim a eficácia e a colaboração, diminuindo significativamente o estresse e a ansiedade. Além disso, isso aprofundará a inclusão, pois nem todos podem trazer o melhor de si para a mesa no calor do momento em um ambiente síncrono.

Como liderar com o primeiro trabalho assíncrono

Equipes de alto desempenho lideram com uma abordagem assíncrona em primeiro lugar. Eles usam criatividade e tecnologia para criar um ambiente de colaboração e inclusão por meio da comunicação assíncrona. As organizações líderes até revisam suas normas culturais para se adaptarem às necessidades de sua força de trabalho.

Aqui estão as cinco coisas que eu recomendo que você comece.

Estabeleça um dia “sem reuniões”

Trabalhei em duas empresas que instituíram “sem reuniões às sextas-feiras”. Apenas um foi bem sucedido em implementá-lo totalmente culturalmente porque veio do topo e os executivos lideraram pelo exemplo. Foi o dia mais produtivo da semana para mim e meus companheiros de equipe. Além disso, a mesma empresa dava folga aos seus funcionários todas as sextas-feiras alternadas durante os meses de verão. Ambos contribuíram para o aumento dos níveis de produtividade e camaradagem entre os colegas. Isso também nos levou a priorizar a colaboração assíncrona.

Considere e respeite os fusos horários e personalidades

Passei quase três décadas trabalhando com pessoas de todo o mundo. Sabe o que eu achei mais eficaz? Uma abordagem de trabalho assíncrona em primeiro lugar!

Com equipes globais, a colaboração funciona melhor quando não é em tempo real. Em vez de convocar uma reunião com algumas pessoas às 6 da manhã e outras às 22h, crie um ambiente onde todos possam contribuir enquanto são mais produtivos.

Não se trata apenas de diferenças de horário; você deve considerar as preferências de trabalho das pessoas. Por exemplo, eu tinha um indivíduo de alto desempenho em minha equipe que era uma coruja da noite; mesmo residindo nos EUA, ele fazia seu melhor trabalho entre 17h e 23h. Além disso, ele não era o tipo de pessoa que se sentia à vontade para fornecer ideias em tempo real (em uma ligação); ele precisava de tempo para processar, pesquisar e então formar sua opinião. Sabendo de tudo isso, utilizei uma abordagem de trabalho assíncrona com ele 90% do tempo. O resultado? Trabalho excepcional.

Alguns dos meus fornecedores e agências favoritos estão na Ásia e na África. Com tantas diferenças de horário, usamos várias ferramentas de comunicação (incluindo o WhatsApp) para colaborar. Cerca de 98% dessa comunicação é feita de forma assíncrona e funciona perfeitamente.

Substitua reuniões por atualizações de vídeo

Muitas reuniões podem ser substituídas simplesmente criando um vídeo e enviando-o para colegas, partes interessadas ou parceiros. Não só reduz o tempo perdido, mas também aumenta o engajamento. Uma pesquisa da TechSmith mostra que 48% dos funcionários consideram o vídeo a forma de comunicação mais atraente.

Os tipos de reuniões perfeitos para essa abordagem são:

1. Reuniões de “informar”: atualizações de status, relatórios de métricas, demonstrações de projetos, apresentações de novos funcionários, informações do projeto “nos bastidores”, atualizações mensais de liderança, etc.
2. Treinamento “Toque no ombro”: respostas a perguntas “como fazer”, apresentação de uma nova ferramenta, delineamento de um novo processo, etc.
3. Reuniões de feedback: revisões das partes interessadas, relatar um defeito, parabenizar um membro da equipe por um trabalho bem feito, etc.

Como fã dos produtos TechSmith há mais de uma década, uso a ferramenta de captura tudo-em-um do Snagit para gravar facilmente minha tela e fazer edições simples em tempo real, se necessário. O Snagit me oferece uma maneira simples de gravar minha voz e tela (ou webcam) simultaneamente, resultando em vídeos informativos de ótima aparência que são muito fáceis de criar. Muitas vezes, pode ser tão fácil quanto abrir uma apresentação de slides ou uma planilha e falar sobre ela durante a gravação. Então, posso cortar facilmente as partes que não gosto para criar um produto acabado polido para compartilhar com a equipe.

Faça brainstorming e colabore por meio de documentos compartilhados e plataformas de colaboração visual

Ferramentas como SnagIt ou InVision para colaboração de design, Pastel para colaboração de desenvolvimento de sites e Miro e Mural para brainstorming visual permitem que você colabore de forma eficaz. Junto com o Google Docs, OneDrive e DropBox, essas são apenas algumas ferramentas inestimáveis ​​na caixa de ferramentas que permitem simultaneamente alta produtividade e grande flexibilidade.

Defina limites e use ferramentas para reduzir distrações

Uma pesquisa da The Economist descobriu que 34% dos trabalhadores perdem o foco no trabalho por causa de interrupções cara a cara de colegas. Suspeito que essa perda de foco seja ainda mais substancial em um ambiente virtual com distrações de ferramentas como Slack, Microsoft Teams e plataformas de mensagens de texto. Equipes de alto desempenho se alinham e respeitam os padrões de trabalho preferidos umas das outras. Eles criam “horário de expediente” e usam plugins para reduzir interrupções e maximizar os períodos de foco. Eles contam com um planejamento cuidadoso e comunicação assíncrona para dar o melhor de si no trabalho, dando aos colegas espaço para trabalhar de uma maneira que permita que os membros individuais da equipe sejam mais produtivos e engajados.

Concluindo, em meio à “Guerra de Talentos” e ao movimento “Grande Demissão”, a forma como as pessoas trabalham moldará o futuro da sua organização. Maximizar a produtividade sem sacrificar a saúde mental dos funcionários agora é um imperativo dos negócios. Uma abordagem de trabalho assíncrona precisa se tornar uma regra, não uma exceção.