Comunicação síncrona vs. assíncrona: como usar ambas para dominar o trabalho remoto

Quando a pandemia do COVID-19 chegou, muitos de nós nos deparamos de repente com o trabalho e o aprendizado em casa. Embora o trabalho remoto e a educação não sejam conceitos novos, a maioria de nós não experimentou os desafios (e – sim – recompensas) de um local de trabalho ou sala de aula totalmente digital.

Para os novos trabalhadores remotos, isso levantou muitas questões. Qual é a melhor maneira de se comunicar com seus colegas? Como instrutor, como você pode garantir que seus alunos não estejam apenas obtendo as informações de que precisam, mas também aprendendo? Como saber quando devo fazer uma ligação telefônica ou realizar uma reunião online, em vez de enviar um e-mail ou fazer um vídeo?

As respostas geralmente se resumem à escolha entre comunicação síncrona ou assíncrona. Ambos são formas úteis e válidas de comunicar e compartilhar conhecimento, mas cada um tem seus pontos fortes e fracos também.

Pode ser difícil saber qual usar e quando, mas armado com o conhecimento e as ferramentas certas, você pode ter absolutamente o trabalho e o aprendizado remotos.

O que é comunicação síncrona?

Síncrono significa simplesmente que as comunicações acontecem em tempo real, com todas as partes envolvidas simultaneamente . Você já conversou com alguém ao telefone ou teve uma reunião ou conversa pessoalmente? Parabéns! Você se envolveu em comunicação síncrona.

Para a maioria de nós, ficar remoto significava perder a comunicação cara a cara a que estamos acostumados. De repente, quando você quer falar com um colega, não é tão simples como aparecer para um bate-papo.

Agora, você está sentado em sua mesa com uma webcam e um microfone conversando com imagens em uma tela. Se você nunca ouviu falar ou usou o Zoom ou um serviço de videoconferência semelhante, é quase certo que agora.

Mas as reuniões virtuais não são os únicos tipos de comunicação síncrona remota. O bate-papo por texto SMS ou bate-papo online, como o Microsoft Teams ou o Slack, também costuma ser síncrono.

O que torna a comunicação síncrona útil?

A comunicação síncrona é perfeita para quando você precisa de respostas para uma pergunta imediatamente. Sua maior força é o seu imediatismo. Também é ótimo para momentos em que você precisa fazer um brainstorming ou quando deseja obter opiniões ou ideias em tempo real. Assemelha-se mais às reuniões e conversas com as quais você está acostumado na vida diária do escritório.

Muitas pessoas acreditam que a comunicação síncrona é melhor para construir rapport ou envolver aqueles com quem você está se comunicando ou ensinando. Embora isso possa ser verdade em alguns casos, não precisa ser uma verdade universal.

Mas mais sobre isso depois!

Como a comunicação síncrona falha?

Por causa do imediatismo, exige que todos estejam no mesmo lugar (virtual) ao mesmo tempo. Esta é uma grande desvantagem para pessoas que podem estar em vários fusos horários ou que podem ter dificuldades com conexões de internet, disponibilidade de tecnologia ou outros desafios. A maior força da comunicação síncrona é também sua maior fraqueza.

Aqui na TechSmith, eu coordenava o trabalho de várias consultorias externas. Alguns desses consultores estavam nos EUA, mas outros estavam na França, Alemanha, Reino Unido e Austrália. Tentar coordenar um horário em que todos pudéssemos estar disponíveis para uma reunião síncrona provou ser impossível.

Para uma reunião funcionar para meus consultores europeus, por exemplo, eu normalmente tinha que realizar a reunião antes das 10h ET para não forçá-los a ficar até tarde no escritório. Mas isso significaria que os australianos teriam que estar de plantão por volta da meia-noite.

Isso é apenas uma coisa irracional de se perguntar. Em vez disso, realizávamos as reuniões com o máximo de pessoas que pudessem comparecer, e eu gravava a reunião para compartilhar com aqueles que não podiam estar presentes.

Funcionou, mas também significou que os australianos nem sempre tiveram a chance de se envolver da mesma forma que os outros consultores.

Mas, isso também é um exemplo bastante extremo. A comunicação síncrona pode ser igualmente problemática para pessoas que não estão a milhares de quilômetros de distância.

Todos nós já estivemos em reuniões em que nos perguntamos por que estamos lá e amaldiçoamos silenciosamente a interrupção de nossa produtividade. O mesmo vale para conversas rápidas na mesa de alguém. Seu senso de urgência sobre um assunto em particular pode nem sempre ser compartilhado pela pessoa que você está interrompendo.

A comunicação síncrona exige que todos estejam presentes, seja ou não o melhor momento para eles.

Finalmente, com a comunicação síncrona, há pouco espaço para erros. Em uma reunião de streaming, se a tecnologia falhar, todos terão que esperar que o problema seja resolvido ou a reunião poderá ter que ser remarcada.

Este tweet recente do nosso amigo Brian Fanzo resume muito bem:

Além disso, em uma conversa em tempo real, às vezes há pouco tempo para considerar uma resposta a perguntas ou soluções alternativas para problemas. Você pode não ter tempo para reunir as informações ou recursos necessários para resolver adequadamente um problema.

O que é comunicação assíncrona?

Se você leu até aqui, provavelmente já adivinhou que — se a comunicação síncrona acontece em tempo real — a comunicação assíncrona deve ser qualquer comunicação que não aconteça. Não exige que todas as partes participem ao mesmo tempo para ser eficaz.

É realmente tão simples. Mas, há uma grande variedade de maneiras de fazer isso!

O e-mail é provavelmente a maneira mais comum de se comunicar de forma assíncrona em um ambiente de negócios. Mas há. múltiplas formas de comunicação.

Outros exemplos incluem:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana ou Trello.
• O wiki da sua organização ou o site do Sharepoint.
• Vídeos informativos ou instrutivos.
• Guias de referência rápida.
• Capturas de tela com marcação.
• Dar uma resposta.

Mas alguns dos métodos síncronos também podem ser assíncronos ou híbridos. Embora as mensagens diretas e de texto possam ser feitas em tempo real, você pode não estar disponível para responder à pergunta de um colega imediatamente.

O mesmo vale para mensagens deixadas em ferramentas como Slack ou Teams. As pessoas podem optar por respondê-las imediatamente ou quando estiverem disponíveis.

Meu exemplo anterior de gravar uma reunião de streaming e compartilhar com qualquer participante ausente é um exemplo de um tipo de híbrido de síncrono e assíncrono.

O que torna a comunicação assíncrona útil?

A comunicação assíncrona funciona melhor quando o imediatismo não é necessário. Ele permite que todas as partes consumam e respondam ao conteúdo quando for conveniente, apropriado ou possível para elas. Eles não precisam parar seu trabalho para se envolver na agenda de outra pessoa.

Além disso, a comunicação assíncrona permite mais tempo para reunir informações, recursos, pensamentos e opiniões antes de responder a perguntas, abordar preocupações ou oferecer ideias.

A comunicação assíncrona também é mais tolerante a erros e problemas de tecnologia. Se o seu computador travar no meio de escrever um e-mail, você pode simplesmente voltar a ele quando o computador for reiniciado. Se você fizer um vídeo para compartilhar, poderá revisar e editar seus erros verbais e hesitações.

A comunicação assíncrona é escalável de uma forma que a comunicação síncrona geralmente não é.

Por exemplo, a maioria dos espaços de reunião virtual tem pelo menos algum tipo de limite para o número de participantes. Para muitas organizações, esses limites não costumam ser um problema. Mas para empresas maiores ou para casos em que pode ser necessário compartilhar informações com um grupo maior de pessoas, esses limites podem afetar severamente suas comunicações.

No entanto, se você transformar essa reunião informativa ou educacional em um vídeo pré-gravado, praticamente não há limite de quantas pessoas podem vê-lo.

Finalmente, a comunicação assíncrona deixa mais espaço para erros e correção de erros ou possíveis falhas de comunicação. Você tem mais tempo para criar uma mensagem, garantir sua precisão e revisar os erros antes de compartilhá-la.

A comunicação assíncrona não tenta replicar a experiência da comunicação face a face, mas aproveita as vantagens exclusivas do ambiente online.

Onde a comunicação assíncrona falha?

Imagine isso: você está com um prazo apertado e precisa de algumas perguntas finais respondidas antes de terminar. Você envia um e-mail para seu colega de trabalho e espera.

E espere.

E espere.

Na maioria dos casos, a comunicação assíncrona não é tão eficaz em tempos de crise ou quando você precisa de uma resposta agora.

Há também alguma preocupação de que, em muitos casos, a comunicação assíncrona possa ser menos envolvente ou pessoal do que a comunicação síncrona.

Isso certamente pode ser verdade. Um e-mail quase nunca será tão pessoal quanto um telefonema ou uma conversa cara a cara.

Mas, feitas corretamente, muitas formas de comunicação assíncrona podem ser incrivelmente envolventes e pessoais. Em nossa postagem recente Como mudar efetivamente para o ensino on-line: o guia definitivo, apresentamos várias maneiras de garantir que seu aprendizado assíncrono envolva seu público - especialmente quando se trata de fazer vídeos.

Alguns exemplos incluem:

• Incluindo vídeo de webcam do seu rosto ao gravar um deck de slides para uma apresentação.
• Mantenha seus vídeos o mais curtos possível.
• Não exagere com alto valor de produção.
• Fale com entusiasmo.

Confira esse post para mais ótimas informações.

O síncrono ou assíncrono é melhor para comunicação remota?

Nenhum é inerentemente melhor que o outro. Tudo depende das suas necessidades (e do seu público).

Como observado acima, quando a maioria de nós foi remota há alguns meses, provavelmente tentamos descobrir como poderíamos replicar o ambiente do escritório (ou sala de aula) com videochamadas, reuniões de streaming, mensagens diretas e outros métodos. E, embora isso tenha funcionado no curto prazo, provavelmente não pode ser sustentado indefinidamente.

Para a maioria das organizações, uma combinação de métodos de comunicação síncrona e assíncrona será mais eficiente e eficaz.

Devo escolher comunicação síncrona ou assíncrona?

Se você não tiver certeza se a comunicação síncrona ou assíncrona é adequada para sua necessidade específica, faça a si mesmo estas perguntas:

• Isso é urgente o suficiente para interromper o trabalho dos outros?
• Preciso de uma resposta imediatamente?
• Meus colegas de trabalho precisam dessas informações neste exato momento?

Lembre-se, uma emergência de sua parte não se traduz necessariamente em uma emergência para outra pessoa.

Considere o seguinte: O ambiente online nos oferece várias oportunidades para nos comunicarmos efetivamente sem necessariamente ter que fazê-lo de forma síncrona. E, em muitos casos, a comunicação assíncrona funcionará melhor.

Lembre-se do nosso exemplo anterior da reunião que poderia ter sido um e-mail? Se você estiver realizando reuniões puramente informativas, considere transformar essa reunião em um vídeo. Seu público pode consumir o conteúdo sem precisar interromper o trabalho. E, com uma ferramenta como o TechSmith Video Review, eles podem até fazer perguntas e ver as respostas enquanto assistem.

Aqui estão algumas maneiras de usar a comunicação assíncrona com mais eficiência, mesmo se você não estiver trabalhando remotamente.

• Enviar um email.
• Transforme uma reunião informativa em um vídeo.
• Crie um screencast rápido para revisar as alterações propostas no documento, em vez de se encontrar pessoalmente.
• Faça capturas de tela e guie seu público pelas etapas para concluir uma tarefa.
• Faça um vídeo de treinamento em vez de fazer um treinamento presencial.

Para mais informações e dicas, confira este ótimo post sobre como transformar suas comunicações remotas com recursos visuais.

Quais ferramentas estão disponíveis para comunicação síncrona?

Existem várias ferramentas disponíveis para ajudá-lo com sua comunicação síncrona remota, incluindo software de videoconferência e ferramentas de comunicação em tempo real, como bate-papo.

Aqui estão alguns dos mais populares:

• Ampliação
• Google Meet
• Equipes da Microsoft
• Telefone (incluindo recursos como Facetime)
• Folga
• Texto SMS

Quais ferramentas estão disponíveis para comunicação assíncrona?

Embora algumas das ferramentas a seguir sejam mais úteis para comunicação assíncrona, você notará que há algum cruzamento. Por exemplo, se você enviar uma mensagem de texto a alguém, ela certamente poderá responder imediatamente, mas também poderá responder quando for mais conveniente ou apropriado.

Aqui estão algumas das ferramentas mais populares para comunicação assíncrona

• E-mail
• Gravadores de tela/editores de vídeo como TechSmith Camtasia.
• Software de captura de tela, como TechSmith Snagit.
• Plataformas de vídeo como TechSmith Knowmia Pro.
• Equipes da Microsoft
• Folga
• Texto SMS

Síncrono vs. assíncrono? Mais como síncrono E assíncrono!

Não há uma maneira perfeita de se comunicar ao trabalhar ou aprender remotamente. Há benefícios de comunicação assíncrona e comunicação síncrona, bem como contras.

Algumas comunicações são urgentes e precisam de atenção imediata. Outras, porém, são menos urgentes e podem ser tratadas de maneira menos perturbadora e talvez ainda mais útil.

Com as ferramentas certas e uma melhor compreensão de onde cada método realmente brilha, você pode usar ambos para ajudá-lo a se comunicar melhor com seus colegas, alunos e outros públicos, estejam eles a 8.000 quilômetros de distância ou no final do corredor.