Como resolver 10 problemas comuns de treinamento com vídeo

A maioria dos treinadores, tanto formais quanto informais, têm o mesmo objetivo: fazer com que o aprendizado seja duradouro.

O problema com isso é, bem, problemas. Existem muitos obstáculos que surgem quando você está tentando fazer com que outras pessoas absorvam informações, especialmente se você não for o especialista no assunto.

Neste post, examinamos dez pontos problemáticos que o treinamento em vídeo aborda – o primeiro deles é o tempo e o dinheiro gastos no aprendizado presencial para tarefas repetitivas.

Problema nº 1: O treinamento presencial é demorado e caro

O treinamento completo para os funcionários é totalmente necessário para facilitar a produtividade e a segurança, mas pode rapidamente se tornar demorado e caro. As empresas americanas gastaram cerca de US$ 70,65 bilhões em treinamento em 2016 e, em média, perderam 53,8 horas de produtividade por funcionário enquanto os adaptavam, de acordo com o “Relatório do setor de treinamento” de 2016 da Training Magazine.

Na maioria dos casos, reduzir o treinamento não é viável, especialmente para saúde, finanças, governo e outros setores estritamente regulamentados. Mas um treinamento de alta qualidade em menos tempo é uma possibilidade real e necessária para empresas que desejam reduzir custos e inconvenientes ligados à preparação presencial para o trabalho.

O primeiro passo é substituir certas orientações e treinamentos presenciais por conteúdo de aprendizado baseado em vídeo. O treinamento presencial ocupa a agenda de pelo menos duas pessoas em um determinado momento – o trainee e o funcionário que administra esse treinamento.

Enquanto funções diferenciadas inevitavelmente exigem demonstrações físicas, tarefas mais universais, como preencher cartões de ponto ou trabalho de conhecimento básico e repetitivo, podem ser comunicadas com eficiência com uma série bem produzida de demonstrações e palestras na tela.

Mudar o treinamento presencial adequado para o treinamento baseado em vídeo pode reduzir o tempo e, portanto, o dinheiro. Grave uma vez, compartilhe quantas vezes precisar.

Problema nº 2: Os horários podem ser um pesadelo para coordenar

O tempo gasto em sessões de treinamento cara a cara é frequentemente precedido por uma batalha árdua para coordenar os horários. Além disso, os coordenadores de treinamento geralmente estão sob pressão para concluir o treinamento dentro de prazos apertados.

Esta é uma luta dada a quantidade de horários de muitas pessoas que precisam ser considerados:

• Representantes de RH responsáveis ​​por administrar e/ou coordenar as sessões de treinamento.
• Os membros da equipe de TI precisavam ajudar nas configurações de demonstração.
• Especialistas no assunto trazidos de outros departamentos ou locais.
• Novos alunos, que são facilmente contratados em dobro à medida que aumentam.
• Gerentes de nível superior solicitando participar de determinadas sessões.

A beleza do treinamento baseado em vídeo é que ele pode ser facilmente gravado em um momento conveniente para aqueles que administram a sessão e inserido nas agendas dos alunos sem coordenação excessiva entre várias partes. As sessões também podem ser salvas e compartilhadas por meio de plataformas baseadas na Web para serem usadas posteriormente à medida que as equipes crescem.

Dessa forma, nada, nem ninguém, cai pelas rachaduras.

Problema nº 3: É difícil treinar em todo o mundo

O treinamento geralmente é um empreendimento nacional ou multinacional que requer recursos e coordenação extensivos. Os custos de deslocamento de e para diferentes escritórios e, em alguns casos, aluguel de espaço para realizar uma sessão de treinamento, realmente aumentam. Enquanto isso, coordenar horários em vários fusos horários pode rapidamente se tornar um exercício minucioso.

As barreiras linguísticas também podem apresentar problemas durante os seminários de treinamento, exigindo que os tradutores garantam que todos obtenham valor da experiência.

Tudo isso levanta a questão: o custo e a complexidade do treinamento global são justificados?

Em alguns casos, sim. Mas muitas vezes, o vídeo pode ser usado como substituto. Por exemplo, ao integrar novos funcionários, você pode usar software de gravação de tela ou edição de vídeo para gravar webinars e demonstrações de treinamento. Esses vídeos podem ser editados para incluir legendas ou legendas, traduções ou até mesmo perguntas de teste para avaliar o quão bem os espectadores estão aprendendo o conteúdo. Mais importante, esses ativos de treinamento também funcionam como recursos escaláveis ​​e repetíveis.

Em outras palavras, com o vídeo, as organizações podem criar materiais de referência concisos e atraentes que os funcionários podem visualizar de forma assíncrona e em todo o mundo e legendados em seu idioma, conforme necessário.

Problema nº 4: só tenho uma chance de capturar tudo o que preciso do meu especialista no assunto

A videoconferência entre duas ou mais pessoas é uma ótima maneira de compartilhar informações e ideias. Também é ideal para comunicar informações complexas e técnicas que podem ser específicas de determinados especialistas, por exemplo, nas áreas médicas.

Isto é porque:

• O cérebro processa imagens 60.000 vezes mais rápido que palavras, de acordo com a Fast Company.
• Os humanos retêm melhor o conteúdo com imagens do que o conteúdo de áudio sozinho.

Mas quem já participou de uma reunião conhece a sensação de tentar prestar atenção enquanto faz anotações detalhadas. Quando a pessoa do outro lado da tela é um especialista ocupado no assunto que não está prontamente disponível, você precisa garantir que obtém as informações corretas na primeira vez. Ou você?

As ferramentas de gravação de tela e edição de vídeo permitem que os usuários gravem entrevistas para que possam estar 100% envolvidos durante as entrevistas e conversas.

Alternativamente, um estagiário pode enviar uma lista de perguntas para um especialista no assunto (ou SME) ocupado, que pode responder a essas perguntas em formato de vídeo. De qualquer forma, o uso de vídeo para entrevistas com PMEs permite a criação de um recurso multimídia permanente que pode ser reproduzido sob demanda em velocidades variáveis ​​e até anotado com marcadores e notas, se necessário. Você pode até mesmo fazer a transcrição do vídeo para transformar o áudio em texto, se necessário.

Capture, consuma, anote, repita.

Problema nº 5: A fuga de cérebros é real

Em seu livro Informal Learning: Reddiscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance, Jay Cross comparou o treinamento formal a andar de ônibus, onde o motorista o leva onde você precisa estar, e o treinamento informal a andar de bicicleta, onde você faz o seu próprio rota, de acordo com Brainshark.

Assim como você pode precisar de um ônibus em um dia e de uma bicicleta em outro, o aprendizado formal e informal baseado em vídeo têm seu lugar nos negócios modernos.

O treinamento formal é eficaz para estabelecer uma base de conhecimento para novos funcionários. Também é crucial para processos inflexíveis, como protocolos médicos e gerenciamento de conformidade. Processos como esse precisam ser exatos e, portanto, transmitidos de maneira processual e não como lições ad hoc aprendidas. O treinamento formal é normalmente dado em uma ordem deliberada, por um instrutor específico e às vezes certificado, dentro de um período de tempo necessário – por exemplo, uma série de vídeos de procedimentos de segurança de engenharia.

O treinamento informal acontece mais em uma base de aprendizado conforme o uso. Por exemplo, imagine que sua empresa tem um sistema de gerenciamento de dados que foi construído internamente, mas os funcionários que o construíram estão saindo ou se aposentando. Toda a sua experiência e conhecimento também sairá com eles, causando um vazio no conhecimento que será difícil de preencher. O treinamento informal pode resolver isso por meio da criação de vídeos de treinamento pelos funcionários em suas próprias áreas de especialização. À medida que os processos de negócios evoluem e se tornam mais eficientes, os funcionários podem criar conteúdo de vídeo que compartilhe as melhores práticas aprendidas.

O melhor é que você pode criar programas de treinamento formais e informais com vídeo e screencasts de maneira fácil e econômica em toda a sua organização.

Problema #6: Eu trabalho com pessoas inteligentes. Como eu aprendo com eles?

Há muito valor em uma série bem produzida de vídeos de integração que ajudam os funcionários a se adaptarem às suas funções de forma rápida e barata. Mas também há valor no desenvolvimento orgânico de uma comunidade de treinamento para a qual os funcionários podem contribuir e aprender ad hoc.

Esse processo, chamado de aprendizagem social, não acontece formalmente ou a pedido da gestão. Em vez disso, é o resultado natural da democratização das ferramentas de comunicação visual. Caso em questão, se alguém que é solicitado a explicar tabelas dinâmicas o suficiente tem acesso a ferramentas de criação de vídeo fáceis de usar, pode simplesmente ir em frente e gravar um vídeo rápido de “Como fazer”.

A segunda parte disso é ter um hub onde esses vídeos podem ser carregados e compartilhados com um público relevante.

Com ferramentas intuitivas de captura de tela e uma plataforma de compartilhamento colaborativo, o conhecimento e o treinamento no local de trabalho podem ser crowdsourced.

Problema nº 7: os decks de slides ficam chatos… rápido

Os decks de slides cumprem uma função útil: organizar e apresentar sessões de treinamento com conteúdo pesado com resumos curtos em pontos de bala e mídia visual.

O problema é que muitos slides falham no elemento “mídia visual” por não usarem imagens ou mídia. O objetivo de qualquer boa apresentação de slides deve ser contar uma história, não ler fatos e informações de uma tela na íntegra. Parte de contar essa história é mostrar ao público algo que comunica visualmente a mensagem.

Uma das melhores maneiras de evitar a criação de um deck de slides mundano ou esmagador é incluir capturas de tela, GIFs e videoclipes. Os apresentadores podem anotar visualmente as capturas de tela para ilustrar seus pontos de forma mais eficaz. Chega de listas excessivamente longas e com marcadores.

Vídeos e GIFs animados também animam a apresentação.

Quem disse que os slides precisam ser chatos?

Problema #8: Lembra daquele treinamento de três meses atrás? Eu também não…

A maior desvantagem das sessões de treinamento presenciais tradicionais e manuais de treinamento escritos é que é fácil esquecer o conteúdo e difícil encontrá-lo quando você precisar dele mais tarde. Em vez de pesquisar notas anteriores de sessões de treinamento, e se o treinamento inicial tivesse sido gravado e depois dividido em vários vídeos curtos?

Os vídeos serviriam como conteúdo curto e digerível que pode ser absorvido rapidamente, mas também passivamente. Em outras palavras, pode ser assistido repetidas vezes conforme necessário e com muito pouco trabalho por parte do funcionário. Basta gravar o treinamento original e dividi-lo em microvídeos para qualquer pessoa assistir quando precisar.

Outra opção é incluir um índice para vídeos de treinamento, que permite que os espectadores passem para os tópicos mais relevantes do vídeo, dependendo de suas necessidades no momento.

Apresente-o uma vez, assista-o uma vez e consulte-o quantas vezes precisar.

Problema nº 9: Tanto treinamento, tão pouco tempo

As empresas estão levando o dobro do tempo para contratar do que há apenas alguns anos, observou o The Wall Street Journal. Compreensivelmente, os gerentes estão, portanto, ansiosos para treinar os novos funcionários rapidamente. Isso significa que as empresas estão sob pressão para ensinar os funcionários mais rapidamente em um período de tempo mais curto.

No entanto, os gerentes também não querem deixar os novos contratados se sentindo despreparados para lidar com as tarefas que lhes são atribuídas – o que acontece com muita frequência. De acordo com o HR Morning, aproximadamente um terço das contratações se demite nos primeiros seis meses de emprego, e o quarto motivo mais citado para sair é “treinamento inadequado”.

Uma maneira que as empresas têm procurado mudar isso é usando o vídeo para transmitir informações de forma mais eficaz em um formato envolvente e memorável. De acordo com a Forrester, os funcionários são 75% mais propensos a assistir a vídeos de treinamento do que a ler a documentação de treinamento.

Como um bônus adicional para os empregadores, muitos editores de vídeo permitem que você adicione perguntas de teste para verificar se o espectador está aprendendo o conteúdo corretamente, para que os treinadores possam acompanhar o progresso do usuário.

Com ferramentas de criação de vídeo mais amigáveis ​​no mercado, é mais fácil do que nunca criar vídeos envolventes que incluem gráficos em movimento, efeitos e legendas, em vez de apenas um treinador falando sobre o conteúdo. Dê às pessoas o que elas querem – conteúdo de treinamento baseado em vídeo envolvente que apresente uma mensagem concisa e memorável – e elas terão mais probabilidade de lhe dar o que você quer: uma curva de aprendizado mais curta e um mandato mais longo.

Problema nº 10: O treinamento de dimensionamento é complicado

Por último, mas não menos importante, à medida que as empresas crescem e mudam, o treinamento deve mudar com ele para se manter atualizado.

Um benefício notável de usar vídeo e outras mídias de eLearning é que você pode criar e compartilhar mais conteúdo de treinamento em menos tempo. Em vez de desenvolver uma série de apresentações de slides, coordenar agendas e fornecer várias sessões aos usuários, os coordenadores de treinamento podem se concentrar na produção de recursos de treinamento multimídia que podem ser entregues aos trainees sem nenhuma apresentação física ou desafios de agendamento.

Outro grande benefício do conteúdo de treinamento baseado em vídeo é que você sempre pode editá-lo se o conteúdo precisar ser alterado ou atualizado e simplesmente redistribuir o conteúdo atualizado em vez de chamar todos de volta para o treinamento presencial.

Além disso, o vídeo permite o compartilhamento de conhecimento, apresentações e demonstrações entre os funcionários e garante que haja uma comunidade para aprendizado formal e informal.

Luzes, câmera, treinamento.