Como esmagar seu próximo lançamento de software

A mudança é assustadora, e grandes lançamentos de software podem ser algumas das mudanças mais assustadoras que os usuários de sua organização experimentam.

É fácil esquecer que nem todo mundo é um guru da tecnologia.

Para alguns de seus colegas, dominar uma nova tecnologia ou aplicativo de software pode ser, na melhor das hipóteses, assustador e – na pior das hipóteses – incrivelmente perturbador e frustrante.

No final, uma implementação bem-sucedida equivale a uma adoção de software bem-sucedida.

Então, como você gerencia as expectativas e experiências do usuário enquanto garante que o lado técnico também corra bem?

Eu vou te mostrar.

Um bom plano que centralize seus usuários e se concentre na comunicação e no treinamento pode ajudar bastante a garantir que a distribuição de software da sua organização não seja apenas boa, mas um sucesso estrondoso.

Veja o que você aprenderá em nosso guia de lançamento de software:

• Os elementos essenciais do seu plano de implantação.
• Como obter buy-in em toda a sua organização.
• Como se comunicar efetivamente com seus usuários.
• Por que o treinamento é sua principal prioridade.
• Quatro erros que podem afundar seu lançamento antes mesmo de começar.

Como criar um plano de lançamento de software

Pode parecer um acéfalo, mas assim como qualquer projeto em sua organização, você deve criar um plano sobre como lançar um novo software. E esse plano deve abordar a preparação para o lançamento, o lançamento em si e o pós-lançamento.

Para este artigo, vamos supor que você e sua equipe fizeram a devida diligência na avaliação das metas e necessidades de negócios de sua organização, incluindo orçamento, recursos de software, problemas de segurança etc.

Descobrir tudo isso com antecedência garantirá que os membros da equipe gastem menos tempo e esforço a longo prazo.

Você já escolheu o programa de software ou software empresarial de que precisa, agora precisa saber como levá-lo aos usuários.

Siga as práticas recomendadas de lançamento de software

Muito antes de você pensar em lançar seu novo software, você precisa de um novo plano de lançamento de software que abranja: como você o fará, para quem, em que cronograma e – o mais importante – como você se comunicará com seus usuários sobre o lançamento e fornecer quaisquer documentos de treinamento que possam precisar.

Embora a maioria das equipes de TI entenda a importância de planejar o trabalho técnico de um lançamento de software, é fácil esquecer o impacto humano do seu projeto.

Você e sua equipe obviamente farão o trabalho de lançar o novo software, mas seu planejamento deve centrar as necessidades, medos, expectativas e preocupações de seus usuários sobre o próximo lançamento.

Em seu planejamento, pense cuidadosamente sobre as práticas recomendadas para lançar o novo software fazendo perguntas-chave:

• Será uma implementação para todas as organizações ou uma abordagem em fases?
• Se faseado, quem recebe primeiro e por quê?
• Como isso afetará nossos usuários?
• Como isso afetará nossos clientes ou outras partes interessadas?
• O que podemos fazer para ajudar os usuários a entender o que isso significa para eles?
• Quem será a pessoa responsável pela comunicação no lançamento?
• Como lidaremos com medos, preocupações e reclamações?
• Como apoiaremos nossos usuários durante a transição e após o lançamento?
• Quem em nossa organização pode ajudar com a comunicação e treinamento?

Plano para todos

Mesmo que sua empresa seja uma fornecedora de software ou tecnologia, você pode apostar que nem todos em sua equipe estão tão à vontade com a tecnologia quanto você. É sempre melhor supor que haverá usuários que sabem exatamente o que precisam para fazer seu trabalho e nada mais.

Certa vez, ao treinar usuários do Microsoft Word sobre acessibilidade, fiz uma referência casual ao uso de CTRL-C para copiar e CTRL-V para colar. Eles me encararam como se eu estivesse falando outra língua.

Essas eram pessoas que usavam o Word e outros aplicativos do MS Office há anos, se não décadas. Apesar de seu uso de longa data do produto, quase nenhum deles tinha ouvido falar sobre teclas de atalho ou já as havia usado.

Essa foi uma experiência incrivelmente reveladora para mim em termos de treinamento. Nunca assuma que mesmo usuários experientes sabem o que você sabe.

Você não quer tratá-los como novatos, mas lembre-se de que haverá vários graus de experiência e conhecimento.

Obtenha adesão para o lançamento de seu software em toda a sua organização

Você escolheu seu novo software. Você fez o seu caso para seus gerentes e outros líderes seniores em sua organização. Você listou os prós e contras e fez recomendações, e eles lhe deram a luz verde.

Você está pronto para rolar, certo?

Bem, isso depende. Com quem MAIS você falou?

É tentador supor que, ao obter a aprovação de seus chefes, você tem todo o apoio de que precisa.

Mas, você já conversou com as pessoas que serão mais afetadas por essa mudança? Você já perguntou suas necessidades e esperanças de algum novo software? Você discutiu possíveis armadilhas ou preocupações que eles possam ter sobre a mudança?

Qualquer movimento para atualizar ou alterar soluções de software deve envolver fortemente as pessoas que dependem dele para realizar seus trabalhos. Você pode fazer todas as pesquisas do mundo e ainda assim não terá tanto conhecimento dos requisitos do dia-a-dia quanto aqueles que realmente fazem o trabalho.

Isso pode ser mais fácil em organizações menores, onde você pode simplesmente conversar com todos individualmente. Empresas maiores podem precisar ser criativas.

Aqui estão algumas maneiras de falar com os usuários sem realmente ter que falar com TODOS os usuários:

• Grupos de foco
• pesquisas
• Sessões de perguntas e respostas ao vivo
• Webinars
• Canais do Slack/Equipes

Independentemente de como você faz isso, entender o que seus usuários precisam ajudará a obter a adesão deles quando você informar o que está mudando. Embora você possa não ser capaz de satisfazer todos os seus requisitos ou preocupações (sejamos sinceros, não existe o software perfeito), eles se sentirão ouvidos e você mostrará que se importa com o trabalho deles.

E, há um bônus potencial! Ao trabalhar com os vários departamentos e colegas que usarão o novo software, você pode identificar potenciais campeões que podem ajudar a defender e evangelizar a nova ferramenta.

Quer eles atuem como elo de ligação entre suas equipes e as suas ou simplesmente se tornem especialistas em campo, muitas vezes é muito útil ter alguém ao seu lado no nível do usuário.

Comunique-se de forma eficaz para uma implantação de software bem-sucedida

Você sentiu um tema neste post? A comunicação é a melhor ferramenta em sua caixa de ferramentas para garantir uma implantação de software bem-sucedida.

Mas a comunicação não pode ser apenas longos e-mails de você e sua equipe sobre o que vem a seguir.

O e-mail certamente será uma maneira importante de se comunicar com seus usuários, mas não deve ser a única.

Ao longo das fases de pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento do seu lançamento, use diferentes meios de comunicação para garantir que todos os seus usuários tenham acesso às informações de que precisam.

Como se comunicar com seus usuários

Assim como os exemplos acima sobre como obter buy-in, aqui estão algumas boas maneiras de comunicar informações importantes:

E-mail

O e-mail é uma ótima maneira de fazer atualizações e anúncios rápidos. Para a maioria de nós, nosso aplicativo de e-mail (como o MS Outlook) também é como agendamos reuniões e outros eventos. Definitivamente, use isso a seu favor.

O e-mail também é incrivelmente impessoal e pode parecer esmagador. Use-o com moderação. Evite emails longos que exijam que os usuários absorvam e se lembrem de muitas informações.

Reuniões e eventos remotos presenciais/ao vivo

Seja uma sessão de perguntas e respostas, uma apresentação de webinar sobre novos recursos ou uma mesa redonda, os eventos ao vivo oferecem uma experiência mais pessoal e envolvente para muitos usuários.

Dica profissional: grave suas sessões ao vivo e compartilhe-as para quem não pôde participar, para que os usuários possam voltar e assistir para revisão, se necessário.

Vídeo

Vídeos informativos rápidos preenchem a lacuna entre e-mail e apresentações ao vivo. Você pode ser mais deliberado com o que deseja apresentar e tem mais controle sobre o ritmo e o conteúdo.

O vídeo é envolvente e nossa pesquisa mostra que mais e mais pessoas procuram vídeos informativos por conta própria.

Assim como no e-mail, evite vídeos longos e avassaladores. Se você tiver vários tópicos para abordar, considere criar uma série de vídeos abordando tópicos específicos. Dessa forma, as pessoas podem voltar e revisar os que precisam sem precisar lembrar onde você falou sobre um recurso específico em seu vídeo de 30 minutos.

Dicas para uma comunicação eficaz sobre o lançamento de seu software

Toda e qualquer comunicação com sua organização deve centralizar seus usuários. Responda às suas perguntas, forneça-lhes as informações de que precisam para ter sucesso e acalme seus medos e preocupações.

Aqui estão algumas coisas para manter em mente:

1. Pense como um usuário, não como um administrador

Evite jargões técnicos ou palavras e siglas excessivamente técnicas. Se você absolutamente precisar usar um termo técnico, certifique-se de defini-lo de uma maneira que qualquer pessoa possa entender. Como observado acima, lembre-se de que nem todos são especialistas em tecnologia. Certifique-se de que todas as comunicações sejam fáceis de compreender.

2. Considere fazer parceria com RH ou marketing

Se você realmente deseja tirar suas comunicações do parque, considere fazer parceria com os especialistas em comunicação de sua organização. Seus colegas de RH e marketing são bem versados ​​em ajudar as pessoas a entender conceitos complexos e lidar com medos e preocupações.

3. Lembre-se de que a comunicação real é uma via de mão dupla

A comunicação não é apenas o que você divulga para o seu público. A comunicação real inclui ouvir e abordar o feedback. Certifique-se de que seus usuários tenham uma maneira de fazer perguntas, levantar preocupações e pedir ajuda.

4. Continue a divulgação além do dia do lançamento

Sua distribuição de software não termina após a implantação e suas comunicações também não. Mantenha as linhas de comunicação abertas após o lançamento e não se esqueça de coletar feedback sobre como tudo ocorreu.

Faça do treinamento sua prioridade número 1

Mas espere, eu pensei que a comunicação era a chave para um lançamento de software bem-sucedido! O que da?

Ora, o que é a formação, senão a comunicação de conceitos e conhecimentos a quem dela necessita?

A razão pela qual as pessoas temem a mudança no trabalho é porque se preocupam em não conseguir funcionar no novo ambiente. Seu trabalho como profissional de TI é fornecer a eles o conhecimento e as habilidades necessárias para superar seus medos.

Assim como suas comunicações ao longo do processo de implantação, seu treinamento deve assumir várias formas, dependendo da necessidade. É uma boa ideia oferecer opções flexíveis, como recursos visuais e vídeo, para implantar plataformas de software em toda a empresa. Dessa forma, os usuários sempre podem voltar e rever as informações ou podem ser reutilizadas como parte da integração de novos funcionários.

Não há nada mais assustador para a maioria dos usuários (que já estão nervosos com o novo software) do que enfrentar um documento de texto gigante ou e-mails cheios de parágrafo após parágrafo de informações técnicas.

Não diga aos seus usuários como usar o novo software, mostre a eles!

Os métodos de treinamento eficazes comuns incluem:

• Sessões de treinamento remotas presenciais ou ao vivo.
• Vídeos de treinamento de formato longo.
• Uma biblioteca de vídeos de treinamento curtos que abordam tópicos ou recursos específicos.
• Documentação de usuário altamente visual e documentos de ajuda.

Lembre-se, você não precisa ser um profissional de vídeo ou gráficos para criar vídeos e documentos de treinamento com qualidade profissional. O TechSmith Camtasia e o TechSmith Snagit oferecem recursos poderosos, mas fáceis de usar, que permitem que qualquer pessoa compartilhe conhecimento e habilidades de maneira rápida e fácil.

E o Camtasia e o Snagit funcionam muito bem juntos, tornando seus vídeos e documentos de treinamento ainda mais eficazes.

Não importa quais métodos de treinamento você use, lembre-se de centralizar seus usuários e suas necessidades ao criar seu conteúdo.

Quatro erros a serem evitados no lançamento de seu software

Mesmo o lançamento de software mais bem planejado e executado pode falhar, mas evitar esses quatro erros comuns pode ajudá-lo a evitar uma catástrofe.

1. Ignorando a dissidência

Já ouviu a frase “você não pode agradar a todos?” Mesmo com a melhor comunicação, nem todos em sua organização ficarão satisfeitos com as mudanças. Sempre haverá alguém que discorda. E, embora seja fácil descartar os pessimistas como pessimistas, ignorá-los pode levar a problemas maiores no futuro.

Na melhor das hipóteses, eles podem achar que você não leva as preocupações deles a sério, na pior, você corre o risco de perder informações importantes que podem ajudá-lo a tomar melhores decisões no processo de implantação.

Ouça a todos e use as informações da melhor maneira possível.

2. Acelerando o processo

Dê a todos (incluindo sua equipe de TI) o tempo necessário para colocar as coisas em ordem antes de qualquer lançamento de software. Avise seus usuários com bastante antecedência sobre as próximas mudanças para que eles tenham tempo de abordar seu trabalho e você tenha tempo para resolver quaisquer preocupações que possam surgir.

3. Não incluir pessoal que não seja de TI no processo de tomada de decisão

Em uma abordagem de distribuição de software centrada no usuário, você quer ter certeza de incluir os usuários reais em quaisquer decisões que afetem seu trabalho. Isso não significa que você precise conversar com todos os funcionários, mas certifique-se de que haja ampla oportunidade para os usuários oferecerem sugestões, feedback e ideias sobre como fazê-lo funcionar.

4. Não ouvir seus usuários após o lançamento

Reúna feedback e ouça o que funcionou e o que não funcionou. Use essas informações para ajudar a resolver problemas com o lançamento atual e para informar melhores processos para o próximo.

Centralize seus usuários para o sucesso do lançamento de software!

Centralizar seus usuários em qualquer distribuição de software ajuda a garantir que todos obtenham o que precisam quando precisam.

Esteja você lançando software novo ou atualizado para 3, 30 ou 3.000 pessoas, ter um plano forte que centralize seus usuários, tenha adesão de todos os níveis da sua organização e continue além do dia do lançamento ajudará a garantir o sucesso.

Perguntas frequentes