Um pequeno guia para o compartilhamento de conhecimento: como começar

As empresas que fazem do compartilhamento de conhecimento parte de sua cultura organizacional têm uma vantagem competitiva distinta.

Gallup, a empresa de análise e consultoria, observa: “A gestão do conhecimento deve ser vista como uma estratégia de negócios chave e deve receber o mesmo tempo e atenção que qualquer outra iniciativa de TI ou recursos humanos”.

Os benefícios do compartilhamento de conhecimento são amplos, desde maior agilidade e inovação até maior engajamento dos funcionários. É também uma das melhores maneiras de garantir a continuidade dos negócios em meio à rotatividade normal de funcionários.

Mas o termo e até mesmo a prática em si podem ser um pouco opacos, tornando difícil priorizar e implementar.

Então, vamos traçar uma imagem mais clara do que é exatamente o compartilhamento de conhecimento, os benefícios específicos e identificar oportunidades para sua organização começar a fazê-lo agora.

O que é compartilhamento de conhecimento?

Simplificando, o compartilhamento de conhecimento é a troca de habilidades, informações e conhecimentos entre uma rede ou grupo de pessoas.

Nesse contexto, existem dois tipos de conhecimento: o conhecimento explícito e o conhecimento tácito.

O conhecimento explícito é o tipo que pode ser facilmente registrado, codificado, articulado e acessado. Muitas vezes, são coisas que podem estar contidas em documentação, manuais, tutoriais ou vídeos de instruções.

O conhecimento tácito, que é complementar à forma explícita, é a sabedoria, experiência, insight e intuição que constrói o contexto em torno do conhecimento explícito. Aqueles com conhecimento tácito sabem por que uma determinada prática é crítica para um negócio ou como um conjunto de decisões foi feito.

A maneira mais fácil de compartilhar conhecimento

Não importa se você está tentando compartilhar conhecimento explícito ou tácito, pode parecer uma tarefa difícil.

Como uma organização torna as informações críticas facilmente acessíveis a todos sem gastar uma quantidade exorbitante de tempo ou dinheiro?

A resposta é criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento.

As organizações devem incentivar os funcionários a compartilhar seus conhecimentos e fornecer ferramentas que facilitem isso.
O bom é que você não precisa implementar um sistema de gerenciamento de conhecimento inteiro para começar. Algumas ferramentas simples de captura de tela ou gravação de tela, como TechSmith Snagit e Camtasia, são mais que suficientes.

Ferramentas como Snagit e Camtasia ajudam os funcionários a criar auxiliares de trabalho, screencasts, tutoriais e outros conteúdos informativos. Armazene e compartilhe esses recursos em uma base de conhecimento, na intranet da empresa ou em espaços de colaboração simples, como o Google Docs, para acesso rápido e fácil.

A chave é fornecer as ferramentas e o empurrãozinho de encorajamento.

Três motivos para começar a compartilhar conhecimento agora mesmo

Quando o conhecimento flui facilmente por toda a organização, várias facetas do negócio prosperam.

Aqui estão três maneiras pelas quais o compartilhamento de conhecimento provou beneficiar as organizações.

1. Aumentar o ROI de ferramentas de software e outros investimentos de negócios

Em seu State of Tech Spend de 2020, a Flexera, um provedor de gerenciamento de TI, descobriu que a empresa média gasta quase dez por cento de sua receita em recursos de TI. Empresas financeiras, de serviços em nuvem e software gastam acima da média com empresas de software, em média, gastando quase 25% de sua receita em recursos de TI.

Maximizar o ROI desses investimentos é imperativo.

A melhor maneira de fazer isso?

Incentive o compartilhamento de conhecimento. Isso ajudará a garantir que o maior número possível de funcionários entenda o propósito das ferramentas e como usá-las.

Substitua indivíduos com experiência ou interesse em novos softwares ou tecnologias para criar alguns screencasts que demonstrem elementos-chave. Compartilhar vídeos e disponibilizar outros recursos é uma maneira fácil de criar uma base de conhecimento simples.

O resultado ideal é que o conhecimento flua livremente por toda a sua organização, maximizando o ROI de seus gastos com tecnologia.

2. Facilitar os desafios associados à rotatividade de funcionários e “fuga de cérebros”

Uma das maiores ameaças à eficiência de uma empresa é a rotatividade de conhecimento e talento.

Aqui, novamente, a Gallup fornece uma visão, observando que estamos atualmente ou veremos em breve um grande êxodo de funcionários à medida que a geração baby boomer atinge a idade da aposentadoria e deixa a força de trabalho.

Mas não é apenas a transição geracional que as organizações devem navegar.

A força de trabalho de hoje é transitória, com a permanência média de um funcionário em torno de 4,2 anos e muitos funcionários estão perpetuamente abertos a novas oportunidades.

As empresas podem criar “divisões de conhecimento” fazendo com que funcionários veteranos registrem seu conhecimento coletivo em screencasts, instruções, auxílios de trabalho e outras documentações. Disponibilize esses recursos para outros funcionários e você poderá preencher facilmente uma lacuna de habilidades, caso surja.

A implementação até mesmo de um sistema de compartilhamento de conhecimento solto pode evitar a perda de informações importantes e experiência quando funcionários de alto desempenho ou de longa data saem.

3. Apoiar o desenvolvimento, satisfação e retenção de funcionários

O Relatório de Aprendizado no Local de Trabalho 2021 do LinkedIn Learning descobriu que as empresas que oferecem oportunidades de crescimento e mobilidade têm maior probabilidade de reter funcionários por um período mais longo.

Na verdade, “de acordo com dados do LinkedIn, os funcionários de empresas com alta mobilidade interna ficam quase duas vezes mais tempo do que aqueles que não o fazem”.

Em outras palavras, as pessoas querem trabalhar em um lugar onde tenham oportunidades de crescer, assumir novos desafios e avançar em suas carreiras. Ganhar novas habilidades aprendendo no trabalho e no trabalho é uma das principais maneiras pelas quais as pessoas fazem isso.

Os programas formais de treinamento desempenham um papel importante aqui, mas o compartilhamento de conhecimento diário e informal também pode ter um grande impacto.

A promoção de um ambiente colaborativo que encoraje e facilite o compartilhamento efetivo de conhecimento será um grande impulso para o desenvolvimento e a retenção de funcionários.

Três oportunidades de compartilhamento de conhecimento em todas as organizações

Existem oportunidades de compartilhamento de conhecimento que são exclusivas de algumas organizações e setores, mas muitas são consistentes em todos os lugares. Aqui estão três oportunidades disponíveis para todas as organizações.

1. Conteúdo de integração e treinamento

Comece o compartilhamento de conhecimento desde o início, vinculando-o ao conteúdo de integração e treinamento de novos contratados.

Reúna um grupo de funcionários veteranos para identificar oportunidades iniciais de compartilhamento de conhecimento. Em seguida, faça com que os membros desse grupo criem recursos que possam ensinar os novos contratados sobre as normas, sistemas, processos e práticas da empresa.

Use esses recursos para fornecer aos novos funcionários um curso de aprendizado com curadoria em seus primeiros dias de trabalho. Eles apreciarão o suporte e sua organização se beneficiará do tempo acelerado para a produtividade.

2. Lançamentos de software e sistemas

As organizações estão sempre adicionando, atualizando ou substituindo tecnologia e sistemas. Essas transições podem criar períodos de ineficiência.

Ao lançar uma nova tecnologia ou realizar uma atualização importante, prepare a bomba com conteúdo de suporte. Crie screencasts, instruções e outras documentações para ajudar os funcionários a se sentirem confortáveis. Tópicos como configuração de conta e como usar novos recursos são ótimos lugares para começar, mas haverá muito mais dependendo da sua situação.

Muitas vezes, a criação de materiais de suporte para lançamentos de tecnologia pode ser um esforço de equipe e você não precisa recorrer a indivíduos que já são especialistas para criar recursos.

Reúna um grupo de interessados ​​e incumba cada um de aprender ou compreender um elemento específico do novo sistema. Eles podem então criar os materiais de suporte para sua área atribuída.

Uma abordagem distribuída e ativa para o compartilhamento de conhecimento, como a explicada aqui, é ideal.

3. Suporte técnico e de TI (interno e voltado para o cliente)

As equipes de suporte técnico e de TI estão constantemente sobrecarregadas.

Internamente, eles oferecem suporte a uma ampla gama de tecnologias que mantêm os negócios funcionando.

Externamente, eles garantem que seus clientes permaneçam felizes e satisfeitos, resolvendo os problemas o mais rápido possível.

Encontrar maneiras de gerenciar e até mesmo aliviar essa carga de trabalho pesada é fundamental. Naturalmente, o compartilhamento de conhecimento é uma maneira ideal de fazê-lo.

A maioria das equipes de TI e suporte encontra algumas perguntas com mais frequência do que outras. Para muitas dessas perguntas, um simples vídeo ou documento de instruções pode fornecer uma resposta fácil.

Forneça às suas equipes de TI e suporte ferramentas simples de captura de conhecimento. Em seguida, ofereça tempo e incentivo para criar e compartilhar recursos que respondam a essas consultas de suporte comuns.

Uma vez que os recursos existam, eles podem ser usados ​​para responder a solicitações relevantes, fornecendo um atalho que economiza tempo regularmente.

Duas grandes razões para apostar no compartilhamento de conhecimento

Tenho duas razões finais para que toda organização faça do compartilhamento de conhecimento uma prioridade.

Primeiro, na sociedade atual, o compartilhamento de conhecimento é lugar-comum. Inúmeros cursos on-line, canais do YouTube e contas de mídia social dedicados a ensinar novas habilidades e conhecimentos. Muitos de seus funcionários se envolvem regularmente nesse ecossistema, embora em tópicos de seu próprio interesse.

Em segundo lugar, os benefícios do compartilhamento de conhecimento aumentam rapidamente.

Ajuda a eficiência em toda a empresa. Quando os novos funcionários se atualizam mais rapidamente, os veteranos gastam menos tempo treinando e respondendo a perguntas.

Além disso, os funcionários estão mais dispostos a trabalhar em coisas novas e desafiadoras quando sabem que o conhecimento e a informação estão acessíveis. As empresas que compartilham conhecimento tornam-se mais inovadoras como resultado.

O poder do compartilhamento de conhecimento é difundido, abrangente e fácil de começar. O que você está esperando?