7 maneiras que o screencasting facilita o trabalho

Há uma pequena mas aguda pontada de pavor que eu costumava encontrar.

Quando o mundo passou a trabalhar em casa, só piorou. Acho que a maioria dos funcionários de escritório também sentiu.

Um choque recorrente e frustrante de “Ah, não, isso será tedioso” chegou sempre que eu estava envolvido em uma tarefa e percebia que era necessária ajuda ou feedback de um colega.

O problema era que enquanto eu estava mergulhado na tarefa e em todo o seu contexto, outros não.

Pelo menos não completamente.

E então eu imediatamente sentia uma pontada de ansiedade ou estresse ao considerar o tempo e o esforço que seriam necessários para explicar tudo em um e-mail, no Slack ou até mesmo em uma ligação.

Só para que eu pudesse obter uma resposta simples e seguir em frente com meu trabalho.

Isso é até que eu descobri a pomada. O bálsamo de cura que permite compartilhar rapidamente o contexto, evitar a necessidade de agendar uma reunião ou videochamada e eliminar o excesso de digitação e explicação textual.

A grande solução é o screencasting, o processo simples de gravar um vídeo curto e compartilhá-lo com colegas de trabalho. É a maneira ideal de comunicar ideias, contexto, conhecimento e quase qualquer outro tipo de informação.

Agora, quando encontro esse estresse, simplesmente gravo um pequeno vídeo com o Snagit, o que quase sempre é mais fácil do que escrever as coisas.

Os recursos visuais em uma gravação de tela combinados com a narração fornecem todo o contexto e consigo obter uma resposta em muito menos tempo do que se eu usasse apenas texto.

Mas o screencasting faz mais do que aliviar momentos de frustração menor. É uma prática ideal para resolver ou aprimorar outros elementos do trabalho.

Aqui estão mais sete maneiras de usar o screencasting para trabalhar mais rápido e com maior eficiência.

1. Planejar e executar o trabalho

Eu trabalho no site da TechSmith. Como qualquer site, ele possui inúmeras páginas feitas de pedaços de conteúdo, imagens, vídeos e outros elementos. Muitas vezes, é necessário fazer alterações ou atualizações para refletir a progressão de nossos negócios e produtos.

O desafio é que, quando um elemento específico precisa de uma atualização, surgem várias questões.

“Onde está esse conteúdo no site?” “Como isso precisa mudar?” “Está em vários lugares?”

Responder a essas perguntas por e-mail é como tentar descrever um elemento específico de uma foto para alguém do outro lado de uma cortina. Você precisa ser extremamente específico com o que você diz.

Em vez disso, fazemos vídeos que explicam o que precisa ser feito. Em seguida, esse vídeo pode ser compartilhado para garantir que todos concordem com o plano. O vídeo torna óbvio o quê, onde e o porquê do nosso trabalho.

Se, como nós, você usa um software de gerenciamento de projetos como Asana ou Trello, o link para o vídeo pode ser colocado na tarefa que representa o trabalho.

Agora, quando alguém iniciar a tarefa, terá as informações necessárias para começar a trabalhar. E ninguém tinha que escrever tudo.

2. Gravar chamadas e reuniões

As videoconferências são agora um modo de vida.

Não importa se você usa o Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom ou outra plataforma para realizar videoconferências, eles têm sido essencialmente a única maneira de colegas (e, fora do trabalho, amigos e familiares) reunirem, colaborarem e ter discussões.

Embora as circunstâncias não sejam as ideais, surgiu uma grande oportunidade. Quando todas as reuniões dependem da tecnologia, todas as reuniões são fáceis de gravar e arquivar. Convenientemente, a maioria dos serviços de videochamada possui recursos de gravação integrados ou você pode usar um software de gravação de tela como o Camtasia.

As reuniões gravadas facilitam a referência ao que foi discutido. Melhor ainda, se alguém perdeu a reunião, pode acompanhar a gravação.

Uma reunião gravada também é ótima, porque você pode usar um editor de vídeo como o Camtasia para remover algumas das conversas ociosas no início ou no final. Hospedar em um serviço como o TechSmith Knowmia permite que os espectadores façam perguntas, para que a discussão não precise terminar com a reunião e os não participantes possam dar suas opiniões.

3. Pesquisa de clientes e produtos

Esta dica se baseia na última, exceto que agora estou sugerindo, com a devida permissão, que você grave chamadas com clientes. Geralmente, são chamadas de estratégia de produto ou marketing.

As informações compartilhadas nessas ligações são inestimáveis. Ouvir as palavras exatas e os tons de voz que as pessoas usam ao discutir sua experiência com seu produto ou serviço é uma das melhores maneiras de todos em uma empresa entenderem os clientes que atendem.

Na TechSmith, muitas vezes editamos essas gravações para compartilhar comentários particularmente úteis e esclarecedores de nossos clientes.

Assim como sugeri acima, você pode gravar essas chamadas, editá-las nas partes úteis e compartilhá-las com outras pessoas.

4. Vídeos de treinamento rápidos

A vida do trabalhador de escritório de hoje é essencialmente um desafio de diferentes tecnologias.

Saltamos deste painel de dados para aquele, ou de um produto SaaS para outro.

À medida que navegamos no cenário tecnológico, inevitavelmente encontramos um processo que não conhecemos. Ou, com a mesma probabilidade, alguém precisa de você para mostrar a eles como fazer algo.

Você explica para eles e segue em frente. Então alguém faz a mesma pergunta. E você explica isso para eles. E então outra pessoa... até que seu dia inteiro seja gasto mostrando às pessoas como fazer as coisas e nunca tendo a oportunidade de se concentrar ou completar seu próprio trabalho.

O screencasting é a sua saída deste ciclo devastador.

Grave um ou dois vídeos rápidos para os processos comuns sobre os quais as pessoas perguntam. Pode ser como extrair relatórios específicos. Ou como configurar um painel.

Depois de ter o vídeo, hospede-o em algo como Screencast.com e envie o link sempre que alguém perguntar. Melhor ainda, você pode criar uma base de conhecimento simples que responda a várias perguntas comuns.

A economia de tempo aqui é composta - à medida que outros se tornarem especialistas, eles compartilharão seus recursos e todos subirão de nível.

5. Demonstrações de produtos para vendas e experiência do cliente

O vídeo é útil durante todo o ciclo de vendas. Ele permite que você seja agradável e cultive relacionamentos de uma maneira que o e-mail sozinho não permite, mas sem a necessidade de agendar chamadas de vídeo presenciais ou ao vivo.

No início de um relacionamento com o cliente, é ótimo para dar aos clientes em potencial uma visão do seu produto em ação e demonstrar alguns de seus recursos mais poderosos.

À medida que a conversa avança, os vídeos podem ser mais específicos, até mesmo personalizados. Muitos vendedores e profissionais de CX criam vídeos de demonstração de produtos para contas individuais, que conectam recursos específicos à maneira como um cliente pode usá-los.

6. Reter conhecimento organizacional

Quando as pessoas saem das empresas para novas oportunidades ou para se aposentar, isso pode criar um vazio de conhecimento.

Funcionários de longo prazo geralmente se tornam especialistas em certas tarefas, procedimentos e elementos do negócio. É fundamental encontrar maneiras de reter seu conhecimento e manter a continuidade organizacional e de negócios.

Screencasting é uma maneira ideal de fazer isso.

Tente tornar uma prática entre os funcionários especializados gravar vídeos dos procedimentos e processos que outros precisam entender. Ao fazer com que especialistas capturem seus fluxos de trabalho, você garante que as melhores práticas e informações importantes não sejam perdidas.

7. Integrar novos funcionários

Se você estiver registrando conhecimentos e processos importantes, provavelmente está criando uma biblioteca de recursos ideal para integrar novos funcionários. Essencialmente, pegar o conhecimento que levou anos para adquirir e disponibilizá-lo aos funcionários no início de seu mandato.

Compile vídeos criados por especialistas (como na dica nº 5) em um recurso “Começar” para novos contratados e trainees. Ou reúna um grupo de especialistas para debater as coisas mais importantes que um novo funcionário deve saber ao começar na sua organização. Em seguida, crie um conjunto de vídeos que constituam um “currículo” de integração.

Se você está procurando inspiração, veja como a Virgin Media usa vídeo para reter conhecimento em sua empresa.

Fique de olho em mais oportunidades de screencasting

Cada setor, negócio, organização e função tem seus processos e elementos exclusivos. E o vídeo provavelmente pode ajudar a aliviar pontos de atrito comuns ou tornar o trabalho mais eficiente de alguma forma para todos eles.

Portanto, fique de olho, pois você provavelmente encontrará maneiras de adaptar o que sugeri e provavelmente várias novas ideias.

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