Liderando equipes e economizando tempo com vídeo com Sherri Powers

Quando se trata de comunicação em equipe, às vezes a velocidade é o fator mais importante. Uma organização ocupada pode economizar horas e horas de trabalho coletivamente ao organizar uma reunião simples de 30 minutos. Soluções de e-mail e mensagens instantâneas como o Slack são as melhores opções para a comunicação interna do dia-a-dia, mas mesmo essas têm suas desvantagens.

Neste episódio do The Visual Lounge, Sherri Powers, vice-presidente de marketing da TechSmith, fala sobre como a comunicação por vídeo pode economizar tempo.

Vídeos curtos e gravações de tela simples geralmente podem transmitir a mensagem com mais rapidez e eficiência do que e-mail ou reuniões presenciais. Sherri detalha a matemática neste episódio para mostrar quanto tempo você pode economizar se adotar o vídeo.

Você pode assistir ao vídeo sobre este tópico no topo deste post, para ouvir o episódio do podcast, clicar em play abaixo ou continuar lendo para saber mais…

A importância de uma boa comunicação

A boa comunicação da equipe é sempre uma obrigação em qualquer organização, especialmente se for grande com vários departamentos. No entanto, é algo em que as empresas podem facilmente gastar muito mais tempo do que precisam.

Como vice-presidente de marketing da TechSmith, Sherri sabe melhor do que a maioria como pode ser desafiador trabalhar com vários departamentos, liderança e equipe geral para transmitir mensagens. Um dos maiores desafios é o tempo e quanto tempo uma simples reunião pode levar.

Não apenas isso, mas você também precisa ter certeza de que sua mensagem está sendo transmitida com clareza, sem espaço para interpretações errôneas. Conseguir esse equilíbrio certo pode parecer uma forma de arte.

“Você precisa ser realmente estratégico para garantir que suas mensagens cheguem e você está fornecendo o insight certo. Você precisa manter as pessoas envolvidas com essa mensagem para que você possa ter certeza de que ela está sendo bem absorvida.”

Usando dados para fazer backup do seu ponto

Quando se trata de marketing especificamente, você precisa ser capaz de respaldar o que está dizendo com alguns números rígidos e frios.

Se você precisar falar com um departamento diferente sobre o crescimento da empresa ou o potencial de marketing, palavras vagas não funcionam. Você precisa ser capaz de fazer backup desses pontos.

Sherri diz que a chave é usar recursos visuais para demonstrar fatos e números. Ela sugere que usar dados e fornecer uma representação visual deles em uma tela é a melhor maneira de levar seu ponto para casa.

“Acho que em 2021, se você não estiver usando dados para ajudar a transmitir sua mensagem e mostrando uma representação visual disso na tela, você definitivamente estará atrás de seus colegas na maneira como está se comunicando para realmente transmitir sua mensagem ao público. linha de chegada."

O que faz um ótimo visual?

Como você sabe que seus recursos visuais são eficazes? Sherri diz para perguntar: “isso faz o trabalho?” Quando se trata de comunicação interna, seu público já está na mesma página que você. Portanto, os visuais não precisam ser sofisticados ou polidos. Eles só precisam ser claros.

“Posso ser mais 'rápido e sujo' sobre como estou montando um conteúdo para me comunicar com eles... Acho que um gráfico ou comunicação perfeito ou vídeo rápido é aquele que, em última análise, ajuda você a comunicar o que está tentando comunicar."

Embora Sherri aprecie um visual bom e nítido, especialmente para conteúdo voltado para o cliente, o resultado final é que ele precisa ser claro.

“O polonês não precisa necessariamente ser o elemento principal da equação.”

Por que os vídeos podem ser mais rápidos que o e-mail

A maioria de nós não pensa duas vezes antes de redigir um e-mail rápido, mas se você está comunicando algo complexo, é sempre um e-mail rápido ?

Ao enviar um e-mail, há o tempo que leva para escrevê-lo, revisá-lo, corrigir erros de digitação, verificar se tudo está claro e, em seguida, é necessário aguardar a resposta. Se você precisar transmitir uma solicitação ou instrução complexa, o significado pode se perder ao longo do caminho, o que pode significar um pouco de idas e vindas. Há muito polimento em excesso para escrever um e-mail.

Sherri descobriu que criar um vídeo de gravação de tela de três a quatro minutos é muito mais rápido do que digitar tudo em um e-mail.

“Acho que ser capaz de obter informações rapidamente para alguém é muito melhor do que não conseguir obter as informações em tempo hábil.”

No caso de você ter que mostrar fisicamente a alguém, por exemplo, um novo recurso em um site, os recursos visuais são muito mais eficazes.

“Eu compartilho muitas gravações de tela orientadas por feedback com a equipe. Talvez estejamos editando uma parte do nosso site e não há tempo para uma reunião de meia hora para obter esse feedback. Posso jogar esse rascunho em uma tela e falar nessa página como se estivesse sentado ao lado de alguém.”

Saber quando fazer um vídeo

Sherri acredita que parte do desafio aqui é saber quando fazer um vídeo e qual será o estilo do vídeo.

Se houver um vídeo necessário que precisa aprofundar um tópico ou será referido nos próximos anos, ela gastará um pouco mais de tempo nele.

Ela pode dar um pouco mais de polimento, um script ou combiná-lo com uma apresentação do PowerPoint. Nem todos os vídeos feitos para economizar tempo precisam ser super corridos. Eles ainda economizarão tempo a longo prazo e ajudarão você a evitar se repetir.

Desenvolvendo suas habilidades de criação de vídeo

Mesmo quem usa vídeos no dia-a-dia ainda tem muito o que aprender ao longo do caminho. Sherri usa muito o vídeo, mas descreve isso como sua “jornada de crescimento na criação de vídeos”.

“Acho que os primeiros vídeos que fiz foram gravações de tela muito simples, onde eu estava apenas conversando com a câmera. Evoluí isso para adicionar slides atrás de mim, depois pequenas transições entre esses slides. Toda vez que abro o Camtasia, estou tentando explorar outra coisa que tornaria esse vídeo um pouco mais envolvente.”

Quanto tempo o vídeo pode realmente economizar?

Sherri compartilhou alguns de seus cálculos matemáticos para ajudá-lo a descobrir quanto tempo as reuniões realmente custam à equipe.

Uma reunião de 30 minutos com 25 membros da equipe custa cerca de 12 horas e meia de tempo de equipe coletivamente. Mas substitua isso por um vídeo de dez minutos que você assiste na velocidade de 1,5, você pode economizar muito tempo.

“Se eu compartilhar um vídeo de 10 minutos que eles podem assistir na velocidade de 1,5, custa, coletivamente para 25 pessoas, cerca de três horas. Quando você faz as contas, são nove horas e meia de tempo economizado. Então, ao longo de um dia inteiro de tempo da equipe, posso economizar escolhendo fazer um vídeo para comunicar essa mensagem em vez de colocar todos em uma sala por meia hora.”

Começando em vídeo

E se você nunca fez vídeos para sua equipe antes? Sherri destaca que quem já fez apresentações, seja no Google Slides ou no PowerPoint, já tem as ferramentas para criar um vídeo. Embora possa ser um pouco intimidante no início, Sherri mostra uma maneira simples de começar.

“Se você pode simplesmente montar um conjunto de slides, colocá-lo no modo de apresentação, usar uma ferramenta de gravação de tela como o Camtasia e falar sobre isso, isso é algo que você fez várias vezes ao longo de sua carreira na frente de um público. .”

Uma das coisas com que as pessoas se preocupam com o vídeo é cometer um erro. Mas a própria natureza do vídeo significa que você pode editar esses erros – ao contrário de uma reunião ou apresentação.

“Se alguma vez eu tropeçar em algumas palavras ou perder minha linha de pensamento, posso cortar essa seção. Tudo o que faço é fazer uma pausa, recomeçar no início do slide e depois posso voltar e cortar essa parte. Ninguém nunca sabe a diferença.”

O resultado? Você obtém uma apresentação muito mais suave e fluida que economiza o tempo de todos, pois pode cortar qualquer coisa desnecessária.

Começar com vídeo não precisa ser intimidador. Não precisa ser perfeito. O conselho de Sherri é começar pequeno e experimentar por si mesmo primeiro. Se você é novo em explorar o mundo da criação de vídeo no local de trabalho, temos alguns recursos gratuitos fantásticos na TechSmith Academy.

Para mais conselhos e dicas de especialistas, visite TechSmith Academy no YouTube ou ouça o Podcast.