Como transformar sua comunicação remota com imagens e vídeos

Há um ano, nossa comunicação no local de trabalho era muito diferente.

Estávamos indo para nossos escritórios. Reuniões pessoais eram a norma, você podia entrar rapidamente no escritório de alguém para um bate-papo, e “trabalhar em casa” era algo que você só fazia por necessidade.

Agora, não sou apenas eu trabalhando em casa. Não é apenas a nossa empresa. Quase todo mundo que pode trabalhar está ficando em casa.

Toda a situação não mudou apenas a maneira como me comunico com outras pessoas agora, mas possivelmente para sempre.

Felizmente, algumas mudanças podem ser para melhor.

E com as pessoas pesquisando “trabalho em casa” e “comunicação remota” em um pico de cinco anos, não há dúvida de que todos precisamos mudar a forma como nos comunicamos com os outros.

Neste guia, vamos orientá-lo sobre o estado atual da comunicação remota e equívocos comuns que impedem sua empresa de se comunicar efetivamente enquanto trabalha em casa.

Também destacaremos as alterações fáceis que você pode fazer para começar a incorporar vídeos instrutivos, screencasts (uma gravação de vídeo de uma tela), capturas de tela e imagens em suas comunicações, bem como as práticas recomendadas para fazer a transição para o trabalho remoto em tempo integral.

O que é comunicação remota?

A comunicação remota é uma maneira de se comunicar com outras pessoas online. Reuniões, informações e materiais de treinamento são compartilhados pela internet. As empresas criam equipes virtuais. Eles se comunicam e colaboram online e não em um escritório compartilhado.

Tipos de comunicação remota

Existem dois tipos de comunicação remota: síncrona e assíncrona. A comunicação síncrona acontece em tempo real e a comunicação assíncrona não exige que todas as partes participem ao mesmo tempo.

Tipos comuns de comunicação síncrona remota

1. Zoom ou outras videochamadas.
2. Telefonemas.
3. Reuniões virtuais.
4. mensagens de texto SMS.
5. Conversas do Slack ou do Microsoft Teams.

Tipos comuns de comunicação assíncrona remota

1. Aplicativos de gerenciamento de projetos.
2. Site Wiki ou Sharepoint.
3. Vídeos informativos ou instrutivos.
4. Guias de referência rápida.
5. Capturas de tela com marcação.
6. Slack ou bate-papos do Microsoft Teams.

Nem tudo precisa ser uma chamada do Zoom ou um e-mail.

E se houver uma maneira diferente de abordar essa situação?

Estamos há pouco mais de uma década na revolução do iPhone. Tablets e laptops começaram a substituir os desktops. As máquinas de fax são uma relíquia antiga. E os millennials são agora a maior geração da força de trabalho dos EUA.

Hoje, a pessoa média passa mais de quatro horas no telefone diariamente, e o tempo de tela em geral só aumenta à medida que mais pessoas ficam em casa.

A maneira como consumimos informações e nos comunicamos mudou fundamentalmente na última década. Agora, com a maioria da força de trabalho trabalhando em casa, estamos reaprendendo o que significa se comunicar remotamente.

Saia da monotonia digital

Muitas empresas caem no hábito de se comunicar em um tom monótono digital. Eu sei que certamente caio nessa armadilha – a maior parte da minha comunicação digital tende a ser e-mail ou chat.

O e-mail é uma ferramenta valiosa, mas fica aquém quando é usado para se comunicar com apenas um bloco de texto.

Em um mundo onde estamos isolados de nossos colegas de trabalho, precisamos levar nossa comunicação interna ao mesmo nível que normalmente nos comunicaríamos fora do escritório.

Precisamos parar de confiar em e-mails e bate-papos em texto simples para a maioria de nossas interações.

Porque ninguém quer ler todo aquele texto.

Um fluxo constante de e-mails muitas vezes inunda os funcionários e pode ser esmagador.

E apesar das evidências de que recursos visuais, como vídeos e capturas de tela, são mais fáceis de digerir e aumentam a produtividade e o engajamento, as empresas têm duas vezes mais chances de aumentar o uso de e-mail em texto simples em relação a qualquer outro tipo de comunicação.

E isso parece especialmente verdadeiro com a maioria da força de trabalho atual trabalhando em casa.

Um relatório da The Economist Intelligence Unit destacando as barreiras de comunicação no local de trabalho descobriu que:

• 60% dos entrevistados usam e-mail todos os dias. No entanto, apenas 40% disseram que é um meio de comunicação muito eficaz.
• 44% dos entrevistados disseram que as barreiras de comunicação levaram a um atraso ou falha na conclusão de projetos, 31% citaram baixa moral, 25% não atingiram metas de desempenho e 18% perderam vendas.

Como as equipes remotas se comunicam

A tecnologia permite que empresas de qualquer tamanho operem em escala global. E adotar forças de trabalho regionais ou permitir que os funcionários trabalhem remotamente traz muitos benefícios. Também adiciona complexidade à forma como nos comunicamos, especialmente quando você leva em consideração diferentes fusos horários e barreiras linguísticas.

Um estudo de dois anos de Stanford descobriu que, apesar das complexidades, os trabalhadores remotos faziam mais. Esse aumento na produtividade entre os trabalhadores remotos foi equivalente a um dia inteiro extra de trabalho a cada semana, ou 13% a mais de produção do grupo de trabalho em casa.

Do aumento de 13% na produção, 9% foi atribuído a trabalhar mais por turno, enquanto os 4% restantes foram devidos a menos distrações em casa. Não só os participantes fizeram menos pausas e dias de doença, mas o atrito caiu pela metade.

E, no entanto, após a conclusão do estudo, metade dos participantes optou por parar de trabalhar em casa.

A razão? Eles se sentiam muito isolados.

Você pode relatar?

A realidade hoje é muito diferente do que era apenas alguns meses atrás. Não apenas mais pessoas estão trabalhando em casa, mas também não têm muita escolha. Isso coloca ainda mais ênfase na comunicação eficaz entre os membros da equipe.

É mais difícil marcar reuniões. É estressante estar em uma ligação com outras pessoas correndo pela sua casa. É difícil ler a linguagem corporal e permanecer verdadeiramente conectado às pessoas ao seu redor.

Quando trabalhamos Em um mundo onde não podemos ver fisicamente a maioria das pessoas com quem trabalhamos, precisamos encontrar novas maneiras de nos comunicar com nossos colegas de trabalho.

O estado atual da comunicação remota

Não precisávamos de uma força de trabalho remota em massa para enfrentar falhas na comunicação interna. Para muitas empresas, a colaboração interdepartamental ou as interações entre gerentes e funcionários podem ser desafiadoras em uma configuração de escritório tradicional.

Mesmo que vocês se aproximem com linguagem semelhante e objetivos comuns, as nuances podem levar a mal-entendidos e confusão. Além disso, muitas organizações perdem oportunidades de obter conhecimento de especialistas no assunto em diferentes departamentos.

Por que a comunicação visual é importante para o meu negócio?

Todas as empresas são únicas em termos de tamanho, objetivos, indústrias e operações. Independentemente disso, todas as organizações podem se beneficiar do aumento do conhecimento e do compartilhamento de informações internamente. Isso inclui dar a seus funcionários as ferramentas de que precisam para ter sucesso, bem como preparar adequadamente o cenário para uma mudança na maneira como você se comunica.

Visuais: A chave para uma comunicação eficaz.

Vídeos, capturas de tela e screencasts são poderosos porque não apenas as mensagens compartilhadas são visualmente mais retidas, mas também são versáteis.

Existem vários lugares e momentos em que o conteúdo visual pode ser usado internamente. Exemplos incluem integração de novos funcionários, treinamento interno, fornecimento de feedback e muito mais.

O conteúdo visual também economiza tempo, pois é processado pelo nosso cérebro mais rapidamente. Mais importante, garante que as mensagens sejam claras e concisas para que todos tenham uma experiência compartilhada e consistente.

Antes de entrarmos nos detalhes de como você pode transformar suas comunicações internas, vamos explicar por que atualizar suas comunicações de negócios se tornou tão importante.

Em nosso relatório recente, The Value of Visuals, descobrimos que as empresas estão perdendo oportunidades de aumentar a produtividade e melhorar a satisfação dos funcionários.

Por que a comunicação com vídeos, screencasts e capturas de tela é fundamental para o seu negócio:

• Garante que o que você está tentando transmitir seja claro e conciso
• Todos têm uma experiência compartilhada e consistente
• Economiza tempo retransmitindo mensagens mais rapidamente
• Permite que as informações sejam entregues ou capturadas uma vez e, em seguida, reutilizadas e visualizadas várias vezes

Mitos comuns que impedem a colaboração remota visual e o compartilhamento de conhecimento

Três armadilhas comuns impedem a colaboração ou os funcionários de compartilhar o que sabem com outras pessoas, especialmente remotamente. Não deixe que esses equívocos impeçam sua empresa de adotar práticas de comunicação mais eficientes.

Vamos nos aprofundar em cada um e como você pode resolvê-los.

Mito 1: Demora muito

O tempo percebido que leva para criar um vídeo ou screencast ou marcar uma imagem está quase sempre ligado às expectativas de qualidade. Especialmente em uma época em que quase um bilhão de horas de vídeos são assistidos no YouTube todos os dias, é fácil acreditar que cada conteúdo precisa ser perfeito.

Mas nem todos os vídeos exigem o mesmo nível de qualidade.

Se você se encontra em um ciclo de perfeição, dê um passo para trás e pense no objetivo e no público do vídeo. Esses dois fatores ajudarão você a determinar o quão polido seu vídeo precisa ser.

Aumente a confiança de sua equipe, delineando explicitamente qual conteúdo é de maior prioridade e precisa de mais polimento, como mensagens externas ou contendo mensagens de alto valor e o conteúdo de menor prioridade que eles podem criar.

Mito 2: Você precisa de conjuntos de habilidades especiais

Mudar para algo novo pode fazer algumas pessoas se sentirem desconfortáveis. Seja o nervosismo de ser um criador de primeira viagem ou a incerteza em torno da execução, muitas pessoas não têm ideia de como é fácil criar recursos visuais.

A tecnologia mudou a forma como as pessoas – especialmente as gerações mais jovens – se comunicam. Softwares de comunicação visual como Camtasia e Snagit and Video Review tornam rápido e fácil criar e compartilhar imagens e vídeos de alta qualidade que entregam mensagens de forma mais rápida e melhor do que apenas texto.

Neste exemplo, gravei um vídeo e o enviei para o Video Review para que outras pessoas da minha equipe pudessem revisar as informações e fornecer feedback sobre os tópicos.

Isso nos permitiu substituir uma reunião inteira apenas criando um vídeo de seis minutos.

Nossos produtos são fáceis de usar por pessoas que não são especialistas em criação de conteúdo. Sabemos que criar conteúdo digital para ensinar, treinar e explicar conceitos pode ser demorado. E aprender um novo software pode ser intimidante.

É por isso que estamos focados na criação de software fácil de usar que qualquer um pode pegar e aprender rapidamente.

Mito 3: Você não saberá por onde começar

Encontrar novas maneiras de incorporar conteúdo visual em sua organização não precisa ser excessivamente elaborado ou complicado — é para simplificar. Há muitas maneiras de usar recursos visuais para facilitar a comunicação e ajudar a transmitir o ponto de vista.

Primeiro, determine o que você está tentando alcançar e como os recursos visuais podem ajudar nisso. Em seguida, capacite seus funcionários e oriente-os para garantir que isso realmente seja feito.

6 maneiras de começar a usar recursos visuais agora

Existem várias maneiras pelas quais os recursos visuais podem aprimorar suas comunicações, permitindo mensagens consistentes em toda a sua organização enquanto você trabalha remotamente. Embora cada departamento e equipe tenham necessidades e usos diferentes, aqui estão alguns cenários comuns para ajudar você a começar:

1. Vídeos de integração e treinamento

É um desafio treinar novos funcionários ao trabalhar remotamente. Também é impressionante ser um novo funcionário com tanto a aprender desde o início.

Facilite a integração criando vídeos regulares que mostram como usar os programas padrão da sua organização.

Seus funcionários poderão assisti-lo novamente quando precisarem de uma atualização, e você economizará tempo evitando sessões de treinamento por teleconferência.

2. Implementação e treinamento de software

Use capturas de tela e screencasts para mostrar a seus funcionários como usar novos programas ou software durante uma distribuição interna. As equipes também podem fornecer respostas a perguntas frequentes, criando respostas fáceis e repetíveis para a equipe.

3. Webinars gravados e eventos ao vivo

Se suas equipes de marketing ou de produtos estiverem hospedando um webinar ou evento ao vivo para clientes, o compartilhamento interno das gravações ajudará a manter todos os funcionários informados sobre as atualizações. Essas equipes já estão criando o conteúdo, então tente reaproveitá-lo.

Aqui está um exemplo de um webinar recente que fizemos para a TechSmith:

4. Entrega de informações

A entrega de informações pode consistir em fornecer uma atualização, fornecer contexto, compartilhar resultados ou fornecer informações adicionais.

Se as informações forem provenientes de um departamento específico, eles poderão explicar as informações de maneira mais rápida e fácil, eliminando o fardo de sua equipe.

Mesmo uma simples imagem pode ajudar muito a explicar claramente algo para o grupo maior.

5. Crie buzz

Use vídeos de alta energia para deixar sua equipe animada com um evento, novas oportunidades ou marcos da empresa. E as melhores pessoas para criar um burburinho em torno desses cenários são as equipes envolvidas.

Por exemplo, se sua equipe de mídia social cria relatórios mensais, por que não criar um vídeo e compartilhar as notícias com o resto da organização?

6. Forneça feedback

Dar e receber feedback sobre conteúdo ou projetos pode ser um desafio. As equipes geralmente ficam esperando por informações sobre projetos. E às vezes esse feedback está em parágrafos de texto, deixando-o aberto à interpretação.

O uso de recursos visuais para mostrar feedback específico pode reduzir o tempo gasto no envio e recebimento de e-mails e ajuda todos a entrar na mesma página. Também torna o processo de aprovação muito mais rápido e suave.

Para o sucesso, comece pequeno

Eu recomendo começar pequeno.

Nem todos os funcionários remotos vão adotar essa forma de comunicação desde o início. Comece encontrando alguns campeões que estão empolgados ou já estão compartilhando informações visualmente e dê a eles as ferramentas necessárias para fazer isso com sucesso. Você pode até considerar criar diretrizes de comunicação para transmitir às pessoas.

Quando algumas pessoas começam a se comunicar com vídeos, screencasts ou capturas de tela, isso geralmente tem um efeito influente sobre todos os outros.

Você começará a ver mais pessoas assistindo e se engajando. Seus colegas começarão a perguntar sobre como criaram o conteúdo, e mais pessoas também desejarão se comunicar visualmente. A partir daí, você pode melhorar e otimizar para criar processos padronizados.

Passo 1: Não assuma

Converse com seus funcionários; pergunte a eles como eles preferem se comunicar e quaisquer desafios que eles enfrentaram. Isso o ajudará a restringir as metas e necessidades específicas de sua organização.

Etapa 2: encontre campeões

Identifique um punhado de campeões internos que expressaram o desejo de se comunicar no passado ou compartilhar muito conhecimento.

Passo 3: Defina as expectativas

Comunique aos funcionários o valor do motivo pelo qual eles devem usar recursos visuais: o que há para eles, quanto tempo economizará e como melhorará o fluxo de trabalho.

Etapa 4: criar um portal de comunicação interna

Isso funcionará como uma página de aprendizado onde todas as ferramentas e recursos, como instruções e modelos, estão alojados.

Passo 5: Cultive sua nova maneira de se comunicar

Infundir sua nova maneira de se comunicar em toda a empresa. Crie o hábito incentivando os funcionários a criar uma nova imagem, vídeo ou screencast uma vez por mês.

Então, como no mundo eu vou fazer isso?

Talvez você também esteja se fazendo essa pergunta.

Desde que comecei a trabalhar remotamente, muita coisa mudou. E muito disso tem a ver com a forma como me comunico com outras pessoas.

Em vez de tentar empurrar minha velha maneira de me comunicar para um novo mundo, eu me adaptei.

Tenho mais videoconferências com meus colegas de trabalho só para ver como eles estão. Como não estou mais no escritório, comecei a gravar vídeos que mostram aos outros como fazer as coisas. Eu faço capturas de tela dos meus painéis mensais e as compartilho com a equipe.

Aprender uma nova maneira de se comunicar não precisa ser difícil. Como a maioria das coisas novas, é difícil começar, mas não é um problema impossível de superar. Há muitas maneiras, muitas delas discutidas neste guia, para começar.

Agora, só depende de você fazer isso.