Como fazer um ótimo guia de referência rápida

O que é um guia de referência rápida

Um guia de referência rápida é qualquer documentação que forneça um conjunto de instruções resumidas de uma ou duas páginas sobre como usar um produto. Eles podem ser altamente detalhados ou muito simples, dependendo do que for necessário.

Quase todos os produtos requerem algum tipo de documentação para ajudar os clientes a entender como usá-los. Dependendo do produto, às vezes esses guias do usuário ou manuais do produto podem ter centenas de páginas com páginas cheias de longos blocos de texto.

Em outras palavras, eles podem ser bastante assustadores, especialmente para novos usuários.

Obviamente, você precisa de documentação que cubra tudo o que seu produto pode fazer. Mas às vezes seus clientes só querem saber algo sem ter que percorrer uma tonelada de conteúdo para encontrá-lo.

Um guia de referência rápida é uma maneira perfeita de fornecer a seus usuários uma riqueza de informações rapidamente acessíveis de uma maneira fácil de digerir e envolvente.

Aqui está o que você vai aprender:

• Por que isso é importante?
• Os elementos essenciais para criar um ótimo guia de referência rápida.
• Como fazer um guia de referência rápida em seis etapas fáceis.
• Tipos comuns de guias de referência rápida.
• Guia de referência rápida de prós e contras.

Por que isso é importante?

Eles são especialmente úteis quando um produto ou serviço tem várias funções diferentes ou avançadas, mas também podem ser operados de forma mais simples.

Por exemplo, há alguns anos, atualizei meu fogão básico com um modelo mais agradável e avançado. Enquanto o forno do fogão antigo estava basicamente ligado ou desligado com configurações de temperatura, o meu novo veio com todos os tipos de novos recursos.

Havia uma configuração regular de assar, bem como assar por convecção, assar, à prova de pão e muito mais. Além disso, o novo tem botões e uma leitura digital enquanto o antigo era apenas um botão que você girava para ligá-lo e definir a temperatura.

Agora, eu assei um pedaço de pão ou dois no meu dia, mas vamos ser honestos. Na maioria das vezes, quando uso o forno, estou aquecendo pãezinhos de pizza ou torrando um pouco de pão de alho, então uso principalmente a configuração normal de assar.

Felizmente, o fabricante forneceu um guia de início rápido (um dos tipos mais comuns de guias de referência rápida) para me ajudar a fazer o cozimento básico. Em poucos passos, eu sabia exatamente o que precisava fazer para usar o forno em sua função mais básica.

Então, quando eu quisesse trabalhar com os recursos mais avançados, eu poderia me aprofundar no manual completo do produto.

Os guias de referência rápida permitem que seus usuários encontrem rápida e facilmente as informações de que precisam para executar uma tarefa específica ou um conjunto de tarefas. Eles não substituem um manual de usuário completo, mas fornecem uma maneira suplementar fantástica de fornecer informações.

Felizmente, o Snagit torna super simples criar um guia de referência rápida.

Aqui está tudo o que você precisa saber sobre como criar um guia de referência rápida de alta qualidade em pouco tempo.

Um guia de início rápido é um guia de referência rápida?

A resposta rápida: Sim!

Conforme observado acima, um guia de início rápido é um dos tipos mais comuns de guias de referência rápida. Portanto, embora nem todos os guias de referência rápida sejam guias de início rápido, todos os guias de início rápido são guias de referência rápida.

Faz sentido?

Como fazer um guia de referência rápida em seis etapas fáceis

E, se você não tiver as ferramentas certas, é aí que as coisas podem ficar realmente complicadas. Pode ser demorado tentar colocar tudo em um documento do Microsoft Word, por exemplo.

E se você não tiver acesso a um designer profissional, garantir que seu guia de referência rápida pareça ótimo pode ser um pouco assustador.

Mas não precisa ser assim.

Vou contar um pequeno segredo: quando se trata de criar um ótimo conteúdo, os modelos do Snagit 2020 são meu superpoder.

Eles fornecem designs com aparência profissional que você pode usar para criar guias de instruções rápidos com facilidade de arrastar e soltar.

O Snagit 2020 vem abastecido com modelos, mas você também pode baixar dezenas de outros com o TechSmith Assets for Snagit.

Os modelos Snagit permitem que você crie uma variedade de diferentes tipos de instruções, documentos de processo, tutoriais e muito mais.

Mas, para este exemplo, digamos que eu queira criar um guia de referência rápida para cinco das ferramentas mais comuns no Snagit.

Etapa 1. Faça suas capturas de tela

Primeiro, tire todas as capturas de tela necessárias e faça as anotações (setas, texto, etc.) que deseja incluir no gráfico.

Etapa 2. Crie seu modelo

Em seguida, no editor Snagit, escolha Criar > Criar imagem do modelo.

Etapa 3. Escolha um modelo

Selecione o modelo que deseja usar. Existem muitos modelos de guia de referência rápida para escolher.

Para este exemplo, eu escolhi o Basic 5 Steps Landscape . Este modelo destina-se a ser um guia passo a passo, mas também é perfeito para isso.

Etapa 4. Adicione imagens

Na bandeja na parte inferior do editor Snagit (a bandeja Imagens recentes), arraste suas capturas de tela para os espaços reservados no modelo.

Etapa 5. Redimensionar imagens

Redimensione ou ajuste suas capturas de tela conforme necessário.

Etapa 6. Adicione conteúdo escrito

Adicione suas descrições nas seções correspondentes no espaço à direita do modelo e adicione um título na caixa de título.

E pronto!

Levei mais tempo para escrever as etapas do que para criar este pequeno guia de referência rápida.

Depois, você pode compartilhar salvá-lo, compartilhar um link ou imprimi-lo para colocar em sua mesa.

Tipos comuns de guias de referência rápida

Existem vários tipos diferentes de guias de referência rápida, então você quer saber exatamente o que seu público precisa antes de criar um.

Seu público precisa de uma maneira rápida e fácil de começar a usar os recursos mais básicos do seu produto? Então você deseja criar um guia de início rápido.

Ou talvez eles precisem de uma referência completa para entender o UX do seu software? Que tal um glossário de termos comuns? Ou uma visão geral dos principais recursos do seu produto?

Ou imagine que seus usuários estão migrando de um software para o seu. Quais informações eles podem precisar para facilitar a transição? Pense em coisas como diferenças nas árvores de menu, ícones, nomes de recursos, etc.

Todas essas coisas (e MUITO mais) podem ser realizadas com um guia de referência rápida.

Mas, obviamente, todas essas são aplicações muito diferentes. Conheça as necessidades e expectativas do seu público e, em seguida, crie o conteúdo de que eles precisam para ter sucesso.

1. Guia rápido
   Ajude seus usuários a começar a trabalhar rapidamente com seu produto.
2. Guias de tarefas principais ou básicas
   Semelhante a um guia de início rápido, mas oferece uma visão geral de como usar os recursos mais básicos ou principais de seu produto ou serviço.
3. Guia para recursos mais avançados
   Quando seus usuários estiverem prontos para levar as coisas a um novo nível, use um guia de referência rápida para apresentá-los a outras funcionalidades ou recursos.
4. Guia para alterações de produtos
   Seu software foi atualizado recentemente? Use um guia de referência rápida para orientar seus usuários pelas alterações.
5. Passo a passo como fazer
   Tem um processo que você precisa explicar? Mostre!
6. Manual do usuário para produtos com recursos ou funcionalidades limitadas
   Se o seu produto não requer um manual enorme, um guia de referência rápida pode ser toda a documentação que você precisa.

Elementos essenciais para criar uma ótima referência rápida ou guia de início rápido

Conheça seu público e suas necessidades

Quanto mais desses blogs eu escrevo, mais eu fico ciente de temas consistentes. Criar o conteúdo que seu público quer (e não necessariamente o que você quer dizer a eles) é um dos mais consistentes.

Conforme observado neste artigo sobre como criar conteúdo de educação do cliente mais eficaz, existem várias maneiras de descobrir exatamente o que é isso, incluindo fóruns on-line, pesquisas com clientes ou até mesmo com sua própria equipe de suporte técnico.

Independentemente de como você o obtém, fornecer o conteúdo que seus clientes desejam e precisam ajudará bastante a garantir o sucesso de seus materiais de referência rápida.

Simplicidade é fundamental

O objetivo principal de um guia de referência rápida é tornar as informações fáceis e prontamente acessíveis, portanto, certifique-se de que seja simples de entender.

Usar recursos visuais

Evite grandes blocos de texto tanto quanto possível Em vez disso, use elementos visuais como capturas de tela com marcação, ícones ou fotos de produtos – e apenas texto suficiente para garantir que seus pontos sejam claros.

Inclua apenas informações essenciais

Mantenha-o em uma ou duas páginas. Não tente cobrir tudo do seu manual de usuário completo. Pense nisso - um guia de referência rápida que precisa de um índice provavelmente não é tão rápido.

Escolha as informações mais importantes para realizar uma determinada tarefa ou que transmita de outra forma o que você deseja mostrar. Reduzir conceitos complexos em sua forma mais básica.

Saiba o que deixar dentro e o que deixar de fora. Lembre-se, você sempre pode criar outro guia de referência rápida para cobrir outros tópicos importantes.

Use um layout simples e fácil de seguir

Se seu guia de referência rápida não for visualmente atraente e fácil de seguir, seus usuários não o acharão útil.

Você não precisa criar uma obra de arte total para fazer um bom guia de referência rápida. Às vezes, uma simples captura de tela anotada com setas, texto etc. pode ser suficiente para obter as informações de que alguém precisa.

Conteúdo Visual

Sinto que não consigo enfatizar isso o suficiente: seu guia de referência rápida não será tão eficaz, envolvente e útil quanto poderia ser sem boas imagens, ícones, capturas de tela ou outros elementos visuais.

As imagens chamam a atenção e ajudam a fornecer pontos de ancoragem para seu conteúdo, ajudando seus usuários a identificar de forma rápida e fácil pontos importantes de informação.

Na verdade, nossa pesquisa Value of Visuals descobriu que as pessoas aprendem melhor com imagens e texto do que apenas com texto.

Você pode aprender tudo sobre como a comunicação visual pode ser valiosa com este incrível infográfico.

E, você já ouviu os termos uma imagem vale mais que mil palavras? Bem, acontece que a melhor maneira de mostrar algo é realmente MOSTRAR.

Uma boa imagem pode transmitir uma tonelada de informações e ajudar a reduzir a densidade do texto do seu conteúdo e torná-lo mais fácil de usar.

Nossos amigos da Venngage têm mais algumas informações sobre a importância do conteúdo visual.

Guia de referência rápida o que fazer e o que não fazer

Nem todos os guias de referência rápida serão tão simples quanto o que criei. Alguns precisarão de mais texto, outros precisarão de mais imagens. Alguns precisarão de layouts mais complexos. Dependendo do assunto, pode ser mais longo.

Há uma grande variedade de tipos e usos para guias de referência rápida, e seria impossível abordá-los todos aqui. Mas, existem alguns prós e contras comuns que são bastante universais:

Fazer

1. Mantenha-o o mais curto possível. Uma a duas páginas é o melhor.
2. Use recursos visuais como capturas de tela anotadas, ícones, imagens de produtos ou UX, etc.
3. Use um layout sensato e fácil de seguir, com títulos e subtítulos claros, conforme necessário.
4. Conheça seu público e o que eles precisam.
5. Faça-o ficar em pé sozinho. Os usuários não devem consultar seu manual para entender seu guia de referência rápida.

Não

1. Cram em muita informação. Você não está tentando encaixar todo o seu manual do usuário neste guia.
2. Faça seus tamanhos de fonte tão pequenos que ninguém possa lê-los sem um microscópio eletrônico.
3. Repita as informações desnecessariamente.

Comece a criar guias de referência rápida incríveis com o Snagit 2020

Os guias de referência rápida são uma ótima maneira de fornecer a seus usuários e clientes instruções rápidas e práticas para os recursos mais comuns de seu produto ou serviço.

De capturas de tela e edição de imagens a modelos e recursos de imagem, o Snagit 2020 torna incrivelmente fácil criar guias de referência rápida úteis, atraentes e visualmente atraentes

Observação: este artigo foi publicado originalmente em abril de 2020, mas foi atualizado com novas informações.