Melhoria de Processos: Estratégias e Exemplos de Sucesso

Ouvir a palavra processo em um ambiente profissional faz você pensar: “Ugh, aí vem uma perda de tempo chata”? Se o processo tem uma conotação negativa para você, há uma boa chance de que sua equipe ou organização tenha se afastado dos processos de negócios que se concentram em resultados e, em vez disso, você esteja flutuando na crise do processo pelo bem do processo. Não se sinta mal – é fácil chegar lá, mas com um empurrão dedicado, alguma introspecção organizacional e um pouco de ferramentas, você estará navegando de volta a um trabalho significativo.

Vale a pena gastar tempo na melhoria de processos porque aumenta a eficiência e a produtividade não apenas na quantidade de trabalho realizado, mas também na qualidade da vida profissional dos funcionários.

Os funcionários que sentem que seu valioso tempo está sendo usado com sabedoria e estão engajados na melhoria produzirão um trabalho melhor e terão maior probabilidade de permanecer por aqui. E, com a aplicação da melhoria contínua, os membros da equipe podem ver que pequenas mudanças fazem uma grande diferença. Isso é importante porque sentir-se impactante está no cerne do que as pessoas desejam no local de trabalho.

O que é melhoria de processos?

A melhoria de processos é uma abordagem sistemática para identificar áreas de melhoria. Isso poderia ser identificar ineficiências, desperdícios ou erros em um fluxo de trabalho e, em seguida, fazer alterações incrementais para melhorar os resultados. A melhoria contínua aplica-se à ideia de que o ambiente em que trabalhamos continuará a mudar e precisaremos continuar a mudar junto com ele.

O que hoje é uma grande solução não continuará a ser uma grande solução porque o próprio problema mudará. As equipes precisam continuar a refinar os problemas que enfrentam e os resultados que buscam. Ao adotar a melhoria contínua e iterativa, mesmo pequenas mudanças incrementais, as equipes e as organizações podem manter-se em sintonia com o ritmo da mudança.

Snagit é uma ferramenta útil para melhoria de processos porque facilita a documentação de processos, fluxos de trabalho e gargalos existentes com apenas alguns cliques. Ter uma ilustração visual dos problemas dá à equipe algo para responder ao encontrar uma solução. Por exemplo, você pode usar o Snagit para anotar capturas de tela de todas as etapas de um processo e, em seguida, usar a ferramenta de texto explicativo do Snagit para destacar os problemas para discussão posterior.

Qual é o processo de melhoria contínua?

O processo de melhoria contínua incentiva os funcionários de todos os níveis de uma organização a sugerir e implementar pequenas mudanças para melhoria constante. As organizações que implementam e incentivam com sucesso a melhoria contínua criam equipes capacitadas para resolver os problemas que enfrentam.

Não existe uma maneira certa de implementar a melhoria contínua, mas há uma série de metodologias que podem ajudá-lo a seguir seu caminho. Algumas destas metodologias sobrepõem-se e algumas nascem de outras, mas todas se baseiam na melhoria ao longo do tempo.

• Kaizen: A Toyota popularizou o conceito de melhoria contínua ( kaizen ) na fabricação de automóveis. A empresa minimizou o desperdício e aumentou a eficiência através de muitas pequenas melhorias.
• Ágil: As metodologias ágeis têm suas raízes na indústria de software. As práticas ágeis priorizam o cliente e são incrementais. Em vez de fornecer uma lista estrita de regras, o Manifesto Ágil favorece um conjunto de coisas em detrimento de outro conjunto de coisas. Os indivíduos em um sistema ágil têm espaço para fazer o que faz sentido.
• Planejar-Fazer-Verificar-Agir (PDCA): PDCA é um processo cíclico de quatro partes que destaca a importância dos dados na melhoria contínua. Uma equipe deve medir seu trabalho para saber como está melhorando. A parte “Verificar” do ciclo é crítica para o sucesso.
• Kanban: Kanban se concentra no fluxo de trabalho, muitas vezes por meio de uma visualização chamada quadro kanban. Com o kanban, as equipes tentam mover qualquer trabalho do início ao fim o mais rápido possível. A equipe tem um limite de WIP (work in progress), que exige que os problemas sejam resolvidos antes que novos trabalhos possam ser iniciados. Isso também incentiva o trabalho a ser dividido nas menores peças razoavelmente executáveis ​​e valiosas.
• Lean: A metodologia Lean destaca o valor de colocar a menor quantidade de trabalho possível em um produto antes de colocá-lo na frente dos usuários. No desenvolvimento Lean de produtos, a próxima iteração de um produto é sempre feita com base no aprendizado da última rodada de testes com usuários.

Como implementar um processo de melhoria contínua

1. Seja meio meta
   O processo de implementação de um processo é o seu próprio processo. Tenha em mente os princípios de melhoria contínua e incremental. Não tente mudar um processo repentinamente, sozinho ou com um grande estrondo.
2. Comece pequeno
   Identifique uma pequena equipe para trabalhar na melhoria de seu processo. Mesmo que você pense que toda a sua organização poderia se beneficiar com a mudança, trabalhar no processo e aprimorá-lo com um pequeno grupo de pessoas deixará você mais preparado para expandi-lo para outros.
3. Obtenha adesão
   Outros membros do seu grupo precisarão entender por que você está sugerindo uma mudança de processo. Destaque as metas e os resultados aprimorados que você espera ver. Ouça o feedback e faça ajustes em suas ideias iniciais de implementação para incluir outras pessoas no processo.
4. Experimente
   Coloque em ação qualquer metodologia que você escolheu e planos que você fez!
5. Lembre-se de retro
   Depois de tentar a melhoria do processo, reúna seu pequeno grupo para discutir o que está funcionando, o que não está funcionando e quaisquer ajustes que você queira fazer para a próxima iteração.
6. Comemore os sucessos
   Reserve um minuto para reconhecer o que você aprendeu até agora. Comemore todas as melhorias e ganhos de eficiência que você obteve. Compartilhe suas descobertas com outras equipes com as quais você trabalha e inclua dados e detalhes sobre as melhorias.
7. Repita
   Repita, repita, repita. Seja intencional ao aprender com cada iteração e compartilhar seus resultados. Construir contexto com outras pessoas é o primeiro passo para fazer com que seu local de trabalho desenvolva uma cultura de melhoria contínua. À medida que a organização vê o seu processo melhorado funcionando para o pequeno grupo, outros também vão querer experimentá-lo com suas equipes, e você pode começar a considerar como seria a melhoria do processo no nível do departamento ou da organização.

Exemplos de melhoria contínua

Melhorando a comunicação da equipe

Michelle e Amy, das equipes de envolvimento comunitário e recursos humanos da TechSmith, usam frequentemente o Snagit para substituir reuniões e trabalhar de forma assíncrona. Pode ser um verdadeiro desafio organizar as agendas de colegas de trabalho ocupados, especialmente entre equipes. Michelle e Amy usam o Snagit com Screencast ou Slack para realizar o trabalho mais rapidamente do que conseguiriam montar na mesma sala (virtual).

Aprimorando o processo de suporte ao cliente

“O tempo não gasto no atendimento aos clientes é caro”, afirma Mike, da equipe de operações de vendas da TechSmith. Ele viu um desafio em manter todos os seus colegas de equipe e parceiros atualizados e informados sobre novos softwares e processos. Ao criar pequenos vídeos de demonstração e tutoriais, ele conseguiu reciclar suas respostas a perguntas comuns e ministrar treinamento de maneira uniforme. Ele emprega uma estratégia semelhante com clientes individuais. Se um cliente tiver alguma dúvida sobre um recurso, seria fácil enviar-lhe um link para um tutorial on-line, mas ao criar um vídeo que mostre a parte exata do tutorial que ajudaria o cliente e inclua o vídeo da webcam de Mike, ele estará capaz de criar uma interação mais personalizada e mais humana.

Simplificando fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos

Steve, do escritório de gerenciamento de projetos da TechSmith, ajuda a dar suporte a um fluxo de trabalho kanban com as equipes de software que desenvolvem o Snagit. Ele cria vídeos pré-assistidos para definir expectativas e contexto sobre o cumprimento dos itens da agenda. Ele também usa capturas de tela dos quadros kanban da equipe para ilustrar o status das equipes em um determinado momento, o que é útil para apontar bloqueadores e gargalos. Essas imagens também fornecem um bom resumo visual das reuniões de refinamento do backlog para membros da equipe que não puderam comparecer.

Benefícios da melhoria contínua

Maior eficiência

Este é o benefício mais direto da melhoria contínua. Todas essas pequenas mudanças ao longo do tempo resultam em aumento de eficiência, redução de desperdício e melhores resultados para sua organização.

Maior envolvimento dos funcionários

Gallup, um líder inovador baseado em dados na cultura do local de trabalho, descreve o envolvimento dos funcionários desta forma:
“As pessoas querem propósito e significado em seu trabalho. Eles querem ser conhecidos por aquilo em que são bons.”

Um processo de melhoria contínua dá aos funcionários oportunidades sistemáticas de contribuir para o ambiente em que trabalham, aumentando os sentimentos de capacitação e autonomia. Isso, combinado com o foco na melhoria em si, atinge todos os três elementos da verdadeira motivação de Daniel Pink: autonomia, domínio e propósito. Resumindo, um processo de melhoria contínua dá voz aos funcionários.

Melhor satisfação do cliente

Quanto mais eficientes formos, mais valor poderemos oferecer aos clientes em um determinado período de tempo. E quanto mais rapidamente pudermos iterar, mais rápido seremos capazes de identificar os pontos problemáticos do cliente e agir sobre eles para enviar melhorias aos clientes. Ao fazer pequenas alterações e obter feedback dos clientes entre cada uma delas, é mais provável que obtenhamos aos clientes um produto que os encante e resolva bem seus problemas do que se lançarmos grandes mudanças de uma só vez.

Por que usar o Snagit para melhoria contínua de processos?

Documentação visual de fluxos de trabalho

O Snagit facilita a documentação do trabalho na tela com apenas alguns cliques. Você pode capturar sua tela em uma imagem (ou uma captura de rolagem para conteúdo longo) e, em seguida, usar ferramentas de anotação para documentar etapas ou fazer textos explicativos. Ou você pode capturar sua tela em um vídeo enquanto explica suas etapas em uma narração e usa a ferramenta de desenho de tela do Snagit para chamar a atenção para partes específicas da tela.

Fácil colaboração e compartilhamento

Os recursos de compartilhamento do Snagit permitem que as equipes capturem e distribuam rapidamente atualizações visuais, garantindo que todos estejam alinhados durante a jornada de melhoria do processo. Ele se conecta a ferramentas que você já usa no trabalho, como OneDrive, Google Drive, Slack, Teams e muito mais. Ou você pode usar o recurso “Compartilhar link” do Snagit para enviar rapidamente seu conteúdo e obter um link para ele no Screencast. Usar o Screencast permite que outras pessoas visualizem e comentem sua mídia, proporcionando um local conveniente para comunicação.

Implementação simplificada

A funcionalidade de modelo do Snagit pode ajudar a criar artefatos repetíveis e fáceis de consumir. Você sabe que comparará os mesmos dois conjuntos de dados todas as semanas? Use um modelo Snagit para padronizar as apresentações e fornecer um registro pontual para relembrar.

Pronto para melhorar seus processos com o Snagit?

Baixe a avaliação gratuita do Snagit para documentar visualmente e compartilhar a melhoria do seu processo. Faça com que outras pessoas participem de sua ideia de melhoria contínua, orientando-as nos obstáculos percebidos e nos resultados potenciais em um compartilhamento de tela do Snagit com vídeo de webcam!

Perguntas frequentes sobre processos e melhoria contínua