Como criar documentação de processo em apenas alguns cliques

Você já foi convidado a treinar um colega ou até mesmo ensinar-lhe algo novo?

Quer haja um novo contratado em sua organização ou um colega de trabalho que não esteja familiarizado com uma tarefa específica, você provavelmente já precisou compartilhar seu conhecimento em algum momento.

Se você for o proprietário de um processo, criar e manter a documentação do processo é útil por vários motivos.

Documentar um processo não apenas economiza tempo, mas também ajuda a garantir que as tarefas sejam executadas corretamente, delineando um conjunto consistente de orientações. Também pode ajudar a evitar gargalos nas operações do dia-a-dia, espalhando o conhecimento por toda a equipe, em vez de canalizar todas as tarefas por meio de uma pessoa.

Nesta postagem, abordaremos os fundamentos da documentação do processo, forneceremos algumas práticas recomendadas e compartilharemos um guia passo a passo que ajudará você a documentar um processo em apenas alguns cliques!

Aqui está o que você vai aprender:

• O que é documentação de processo?
• Por que documentamos processos?
• Práticas recomendadas para documentação de processo eficaz.
• Como documentar um processo facilmente com capturas de tela.
• Complemente a documentação do processo com um vídeo de screencast.

O que é documentação de processo?

A documentação do processo é um conteúdo escrito com capturas de tela, ilustrações, diagramas ou outras imagens (o vídeo também funciona) que transmite cada etapa ao longo de um processo para concluir uma tarefa com êxito.

Você pode pensar nisso como um guia de instruções ou um conjunto de instruções.

Benefícios da documentação do processo

A documentação do processo não é usada exclusivamente para direcionar ou ajudar colegas de trabalho. Também pode ser usado para:

Treinar novos contratados

A documentação do processo ajuda a treinar novos contratados. Oferecer instruções claras aos seus novos colegas de equipe permite que eles se ajudem no processo de integração, em vez de serem completamente dependentes do treinador.

Além disso, as vagas na equipe geralmente significam que outros membros podem ter que aproveitar a folga e podem não ter tempo para treinar alguém novo. Ter processos documentados disponíveis pode ajudar a aliviar esse problema.

É um ganha-ganha. Seu novo funcionário pode começar seu trabalho com confiança e você não precisa perder tempo precioso longe de outras tarefas.

Prepare-se para o inesperado

Muitas vezes, quando um novo funcionário se junta à equipe, ele está preenchendo uma vaga. Como observado acima, ter uma vaga pode significar que outros membros da equipe precisam pegar trabalho.

Se os processos para concluir esse trabalho não foram documentados, isso pode levar a confusão, perda de prazos e diminuição da produtividade – sem mencionar a diminuição do moral da equipe.

Imagine um cenário em que seu funcionário da folha de pagamento esteja fora por uma semana, um mês ou até mais. Seus funcionários podem não gostar de contracheques perdidos simplesmente porque ninguém mais sabe como usar o software de folha de pagamento.

Documentar processos antes que se torne absolutamente necessário significa menos estresse e pressão quando os membros da equipe já podem estar sobrecarregados. Claro, você ainda pode criar a documentação do processo quando tiver uma necessidade imediata de treinar um colega também!

Fornecer transparência ao processo

Além disso, documentar processos ajuda a manter a transparência dentro de uma organização. Ele permite que os funcionários que não estão próximos de uma área específica da empresa tenham uma visão das tarefas fora de sua equipe e/ou departamento imediato.

Por sua vez, isso pode levar a melhorias no fluxo de trabalho, como eliminar etapas ou tarefas duplicadas. Também pode destacar pontos problemáticos, que podem resultar em itens de ação. A consciência dos pontos de atrito em um processo pode ser tudo o que é necessário para obter recursos alocados para fazer melhorias incrementais.

Práticas recomendadas para documentação de processo eficaz

Antes de mergulhar na criação, vamos abordar algumas práticas recomendadas para documentação de processos. Abaixo estão algumas coisas que você deve ter em mente ao planejar, criar e manter a documentação do processo.

Torne-o visual

Pesquisas mostram que 67% das pessoas entendem melhor as informações quando são comunicadas visualmente.

Incluir capturas de tela em sua documentação é uma das maneiras mais rápidas e eficazes de mostrar aos colegas como fazer algo. Nossa ferramenta favorita para documentação de processos é o Snagit.

O Snagit permite capturar facilmente capturas de tela e adicionar textos explicativos, etapas numeradas e outras anotações personalizáveis ​​para chamar a atenção para uma área específica para transmitir informações.

Mantenha simples

Esteja atento à carga cognitiva do seu público – elimine distrações desnecessárias do seu conteúdo para que seu público possa se concentrar no que é importante. Existem várias maneiras de fazer isso, mas, em geral, seu princípio orientador deve ser reduzir a comunicação ao essencial.

Com capturas de tela que você captura para uso em sua documentação, uma maneira de destacar uma ação específica é usar a ferramenta Simply no Snagit para criar gráficos de interface de usuário simplificada (SUI). Isso permite que você cubra seções desnecessárias para eliminar a distração.

Apontar para sempre-verde

Ao planejar e documentar um processo, tente evitar exemplos e textos que rapidamente ficarão desatualizados. Por exemplo, tente não usar números de versão em software, datas ou referências que possam se tornar rapidamente irrelevantes. Estar atento à sua abordagem pode ajudá-lo a manter seu conteúdo atualizado por mais tempo.

Os gráficos simplificados da interface do usuário também são ótimos para esse aplicativo. Eles permitem que você evite atualizações frequentes em seu conteúdo, como casos em que os botões se movem em aplicativos de software.

Manutenção de rotina

Embora desejemos que nosso conteúdo seja perene, mesmo o melhor conteúdo eventualmente exigirá atualizações.

Quando isso acontecer, tente editar suas capturas de tela existentes em vez de refazer totalmente. A biblioteca do Snagit mantém um registro prático das capturas de tela anteriores, o que significa que você pode abri-las e editá-las conforme necessário.

Não tem seus arquivos originais? Sem problemas! Basta tirar uma captura de tela da sua captura de tela! O Snagit tem ótimas opções para editar capturas de tela, como Smart Move e Replace Text, que economizarão um tempo valioso.

Agende check-ins regulares, mesmo que sejam apenas uma vez por ano. Isso garantirá que seu conteúdo permaneça atualizado e tenha todas as etapas necessárias, mesmo que os sistemas e outras variáveis ​​mudem. Certifique-se de obter feedback de pessoas relevantes em sua organização. Outros podem ter informações valiosas para compartilhar.

Como documentar um processo facilmente com capturas de tela

Vamos percorrer o processo de documentação da captura de tela usando o Snagit.

Etapa 1: considere seu processo

Pense no processo que você documentará e anote cada etapa do fluxo de trabalho que você incluirá em sua documentação. Isso garantirá que você não pule nada e pode funcionar como um esboço enquanto você documenta a tarefa.

Se você estiver trabalhando com outra pessoa para documentar seu processo, certifique-se de que ela esteja envolvida no planejamento.

Etapa 2: preparar sua área de trabalho

Usando seu plano como guia, abra todos os aplicativos de software dos quais você precisará para capturar as capturas de tela. Para eliminar distrações em sua tela, você pode querer arrumar sua área de trabalho também e fechar todos os aplicativos que não são necessários ao seu processo.

Etapa 3: capture suas capturas de tela

Agora, é hora de capturar capturas de tela de cada etapa do seu processo.

Observe que é melhor capturar uma seção maior da tela do que uma seção menor se você ainda não tiver escrito o texto de acompanhamento, pois você sempre pode redimensionar ou cortar a captura de tela posteriormente. Todas as suas capturas de tela aparecerão automaticamente no editor Snagit.

Etapa 4: personalize suas capturas de tela

Agora que você capturou todas as capturas de tela necessárias, pode personalizá-las. Experimente a opção Simplificar para remover distrações ou use textos explicativos para adicionar formas, etapas numeradas usando a ferramenta de etapas, anotações de texto – o que fizer sentido para destacar aspectos importantes do seu processo.

Você pode até criar um tema personalizado no Snagit com cores e outros estilos para que suas capturas de tela tenham uma aparência consistente em toda a sua documentação.

Quer mostrar as etapas de um processo?

Use a Ferramenta de Passo do Snagit. Você pode adicionar notações de etapas numeradas ou com letras com apenas um clique. O Snagit adiciona automaticamente o número ou letra correta à medida que você avança. Confira este vídeo para vê-lo em ação!

Etapa 5: embalar e entregar com modelos

Agora, a única coisa que resta a fazer é empacotar suas capturas de tela para que elas estejam prontas para serem entregues em qualquer formato que você escolher. Com o Snagit, você pode combinar suas capturas de tela em uma única imagem usando modelos.

Primeiro, clique no botão Criar e escolha Imagem do modelo ou selecione imagens na bandeja de Capturas recentes, clique com o botão direito e escolha combinar no modelo. Você pode selecionar os modelos que melhor atendem às necessidades do seu auxiliar de trabalho.

Em seguida, basta arrastar e soltar suas imagens e ajustá-las dentro do modelo. É tão fácil!

O Snagit também pode compartilhar diretamente no Word, além de vários outros aplicativos de software populares, incluindo PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia e muito mais.

Quando tudo estiver certo, você pode entregar ao seu público ou carregar em outro lugar, como uma página do SharePoint da empresa, para que a documentação do processo esteja disponível sob demanda.

Complemente sua documentação de processo com um vídeo de screencast

Juntamente com a documentação do processo, considere incluir um vídeo de screencast complementar.

Um vídeo pode mostrar aos colegas de trabalho o processo em ação e você pode adicionar narração à medida que avança para ajudar a esclarecer ainda mais. Se alguma coisa não estiver clara para seus destinatários no documento do processo, eles podem acessar o vídeo para saber mais.

Você pode usar o Snagit para gravar toda ou parte de sua tela, além de capturar suas capturas de tela. Quando você terminar de gravar, o Snagit permite que você corte as partes do vídeo que deseja remover.

Seu screencast não precisa ser formal, no entanto. Lembre-se que o perfeito é inimigo do bom. Basta percorrer o processo em seu computador enquanto grava sua tela. Você pode falar sobre o que está acontecendo também.

O vídeo pode complementar a documentação do seu processo e fornecer um pouco mais de assistência para quem quiser.

Confira o vídeo abaixo para um ótimo passo a passo do uso de vídeo para documentação de processo:

Você está pronto para fazer uma excelente documentação de processo!

Isso é tudo o que há para isso! Você está pronto para compartilhar seu conhecimento com colegas de trabalho e garantir que os processos funcionem sem problemas. Você economizará tempo e esforço de todos com seus excelentes documentos de processo!