Como organizar bem o seu tempo de trabalho?

O tempo é o segredo mais bem guardado do sucesso. Você pode se perguntar por que sempre falha em fazer tudo, mas alguém que você conhece parece se destacar nas mesmas tarefas sem luta. A resposta está na gestão do tempo. Se você aprender a organizar seu tempo de trabalho corretamente, estará trabalhando menos e conseguindo mais.

Não sei você, mas a maioria das pessoas passa longas horas trabalhando, apenas para descobrir que não há resultados tangíveis. Todos nós temos 24 horas por dia para realizar várias tarefas, mas sem disciplina e priorização, você será como a maioria das outras pessoas – imaginando para onde foram todas essas horas.

É por isso que trazemos a você este post elaborado que analisa várias maneiras de gerenciar o tempo e realizar tarefas.

Como um trabalhador remoto pode organizar seu dia de trabalho?

Gerenciamento de tempo

O tempo é um grande trunfo para empreendedores e funcionários, sejam eles trabalhando em casa, em equipe, sozinhos ou em um escritório compartilhado. O problema surge quando há falta de organização. O erro comum que a maioria das pessoas comete é acordar e começar a trabalhar sem criar um plano claro. Você precisa modelar seu dia para que você execute tarefas sistematicamente.

Encontre o momento em que você é mais produtivo. Alguns funcionam melhor à tarde ou à noite, enquanto outros são sobrecarregados pela manhã. Como trabalhador remoto, você tem a liberdade de criar sua própria agenda. Dito isso, criar uma rotina de trabalho e cumpri-la são duas coisas diferentes. É preciso prática, comprometimento e disciplina para criar um cronograma que se adapte a você e permita que você seja produtivo.

Aqui estão algumas habilidades de gerenciamento de tempo que você pode começar a implementar agora mesmo:

• Divida seu trabalho em pedaços – seu cérebro pode ser um supercomputador, mas você também é humano e trabalhar demais é contraproducente. A eficácia do seu cérebro está no auge nos primeiros 45 minutos e, depois disso, começa a cair drasticamente. Portanto, para ser mais produtivo, faça pausas de 10 a 20 minutos a cada 45 minutos para permitir que sua mente se recupere.
• Não trabalhe sem limites de tempo – antes de começar a trabalhar em seu laptop, você precisa estabelecer o horário de trabalho. Isso envolve definir um limite de tempo para cada tarefa que você pretende realizar naquele dia. Saber quando começar e terminar o seu dia de trabalho cria um ritmo de trabalho que torna o seu tempo mais fácil de gerir – mudar o seu horário de trabalho todos os dias perturba este ritmo de trabalho. Definir limites de trabalho pode parecer assustador no começo. No entanto, se isso se tornar um hábito, você ficará surpreso com o quão eficaz você se tornará.
• Registre o tempo gasto em tudo o que você faz, desde atender chamadas e trabalhar em projetos até realizar tarefas domésticas e quaisquer outras atividades relacionadas ou não ao trabalho. Dessa forma, você terá uma visão clara de quanto tempo gasta em cada tarefa, o que, consequentemente, o ajudará a planejar melhor seus dias. Além disso, você verá quanto tempo gasta em atividades improdutivas e encontrará maneiras de reduzir esse tempo para poder se concentrar nas partes mais produtivas do seu dia.
• Não se esqueça de reservar um tempo para interrupções. Isso permite que você faça todas as coisas não relacionadas ao trabalho sem sentir que está desperdiçando um tempo precioso que poderia ter sido gasto trabalhando em seus projetos.

Organize-se

A gestão eficaz do tempo não pode ser alcançada sem uma organização adequada. Nesse contexto, o termo organização descreve duas coisas: organizar seu dia e organizar seu ambiente de trabalho.

Primeiro, você precisa ter as metas que deseja alcançar em um dia, semana ou mês. Se você prefere trabalhar com metas diárias, reserve os primeiros 30 minutos ao acordar para planejar seu dia. Em segundo lugar, você precisa organizar essas metas para separar as metas de longo prazo das metas de curto prazo. Lembra quando dissemos para dividir os projetos em marcos? Organizar seus objetivos pode ajudá-lo a alcançar isso. Com as metas definidas à sua frente, você minimizará as chances de procrastinar, aumentando assim sua produtividade.

Por outro lado, seu ambiente de trabalho é onde você passará a maior parte do tempo, por isso precisa ser o mais confortável possível. As necessidades de cada pessoa são únicas e tudo depende das preferências. Enquanto alguns podem funcionar bem com música de fundo, outros preferem silêncio completo. No entanto, uma coisa que permanece constante é o fato de que organizar seu espaço de trabalho pode ter um efeito direto no gerenciamento do tempo.

O que seu empregador vê durante as videochamadas diárias ou semanais diz muito sobre o quão organizado e comprometido você é. De preferência, monte um escritório em casa com uma cadeira confortável e uma mesa de trabalho e faça do resto de sua casa um lugar onde você possa viver do jeito que quiser. Mais importante, mantenha seu local de trabalho organizado e organizado para que você possa se concentrar em coisas produtivas.

Use o software de rastreamento de tempo

A maioria de vocês provavelmente já usou um cartão de acesso ao entrar ou sair do escritório. Ele mostra a hora em que você se apresentou ao trabalho ou saiu do prédio de escritórios. Também conta quantas vezes você deixou o prédio de escritórios durante o dia. Essas informações podem ser usadas para monitorar seus movimentos e, se suas atividades não estiverem relacionadas ao trabalho, você terá algumas explicações a dar.

É assim que rastreadores de tempo como o Traqq funcionam. Eles ajudam você a manter o foco nas tarefas em mãos e motivam você a atingir seus objetivos dentro do prazo estipulado. Uma das principais funções do software de monitoramento de funcionários é acompanhar as métricas de produtividade. Os gerentes podem usar os relatórios de quadro de horários para revisar o fluxo de trabalho e formular prazos razoáveis ​​para trabalhadores remotos.

Os aplicativos de rastreamento de tempo também ajudam os funcionários a priorizar tarefas e trabalhar dentro de seus próprios horários. O uso de software de rastreamento de tempo leva a um melhor gerenciamento de tempo, e ambas as partes acabam se beneficiando.

Agende um horário para verificar e-mails e atender chamadas telefônicas

Deixe as pessoas saberem que você está ocupado durante um determinado período, digamos, das 6h às 15h, para que você não receba ligações, e-mails ou mensagens de texto constantes. Da mesma forma, não esteja disponível sempre que alguém precisar de você, a menos que seja absolutamente urgente e necessário. Algumas chamadas ou e-mails podem esperar até que você esteja livre para respondê-las.

Como escolher o software de rastreamento de tempo

Como trabalhador remoto, você deve saber que, quando se trata de gerenciamento de tempo, nada facilita seu trabalho do que um software de controle de tempo. Tornou-se uma ferramenta de produtividade vital para qualquer indivíduo, empresa ou organização que deseja ter sucesso.

Mas com tantos rastreadores de tempo por aí, como escolher o melhor? Aqui estão as coisas mais importantes que você deve considerar:

• Rastreamento de tempo – esse é um recurso óbvio para um aplicativo de rastreamento de tempo. Escolha entre um rastreador de tempo automatizado ou manual, dependendo do que se adequa ao seu negócio.
• Gerenciamento de projetos – esse recurso é útil para aqueles cujos negócios são orientados pela conclusão de projetos e não por serviços ou produtos.
• Quadros de horários dos funcionários – você precisa de um rastreador de tempo com o qual possa registrar o tempo gasto em tarefas em tempo real. As entradas de tempo mostrarão quando você começou a trabalhar e quando parou. Esses dados podem ser usados ​​ao solicitar o pagamento ou para ajudá-lo a identificar pontos fracos que precisam ser abordados. Isso também pode ser usado pelos gerentes para monitorar o desempenho dos funcionários.
• Alertas e notificações – a maioria dos aplicativos de rastreamento de tempo tem algum tipo de sistema de alerta. Opte por um que corresponda às suas necessidades específicas.
• Faturamento – você precisa de um sistema de faturamento? Se você fizer isso, certifique-se de procurar as soluções de rastreamento de tempo mais ideais.
• O tipo de dispositivo que você usa – você passará a maior parte do tempo no escritório ou no campo? Alguns aplicativos são projetados para Android ou iOS, enquanto outros são projetados para Windows ou macOS.

Outros fatores que você também deve observar incluem:

• Fácil de usar
• Despesas
• Suporte técnico
• Disponibilidade off-line
• Capacidade de exportar dados para outros aplicativos

O que é Traqq?

O Traqq é um aplicativo de rastreamento em tempo real que combina vários recursos úteis que permitem monitorar e rastrear suas tarefas e atividades, registrando o número de horas que você trabalhou. Se você estiver gerenciando uma equipe de funcionários remotos, o Traqq ajuda você a monitorar a produtividade de cada funcionário usando o quadro de horários do funcionário. No final de tudo, você pode identificar quais projetos levam mais tempo para serem concluídos e o fluxo de trabalho geral para que você possa fazer os ajustes apropriados.

Com um software de rastreamento de tarefas tão confiável e eficiente, você não precisa perder tempo monitorando tarefas. Além disso, pode gerar relatórios semanais e mensais para análise.