Como ter reuniões individuais eficazes

As reuniões individuais são vitais para construir relações de trabalho sólidas, fornecer feedback e discutir o desenvolvimento de carreira, especialmente se for uma conexão com seu gerente direto ou subordinado. Se você não sente que está saindo do one-on-one, especialmente com seu gerente direto, com muito valor, então é hora de revisar sua abordagem.

A adoção dessas dicas apoiará uma abordagem mais estruturada, que deixará algum espaço para fluidez na conversa, garantindo ao mesmo tempo que você obtenha todas as bases práticas necessárias para continuar com sucesso em sua função antes de sua próxima conexão.

Para otimizar seu tempo e experiência individual, considere a estrutura de sua reunião individual, defina uma agenda e seja deliberado sobre o tempo alocado e o ambiente para sua reunião individual.

Isso não significa que você tenha que abandonar completamente a natureza pessoal do contato individual - este pode ser um ótimo lugar para você conhecer melhor seu gerente, funcionário ou colega, para que possa promover um relacionamento ainda melhor. relações de trabalho mais saudáveis ​​e apoiar o crescimento profissional uns dos outros.

Essas dicas ajudarão você a transformar suas reuniões individuais de uma tarefa em uma chance de se conectar, colaborar e talvez até mesmo se divertir um pouco.

Crie e mantenha uma agenda em execução

Modelos de agenda eficazes ajudam a garantir que essas reuniões sejam produtivas e focadas. Os modelos de agenda de reuniões individuais mais eficazes compartilham certas qualidades: são estruturados, flexíveis, promovem a comunicação aberta e ajudam ambas as partes a se preparar.

Aqui estão alguns dos melhores modelos de agenda de reuniões individuais e por que eles se destacam:

1. Os 3 P’s: progresso, prioridades, problemas

Por que é eficaz

• Estruturado, mas flexível: este modelo concentra-se nas principais áreas importantes em qualquer função, tornando-o adaptável a vários setores.
• Equilibrado: incentiva a discussão sobre conquistas e desafios, proporcionando uma visão abrangente do desempenho e do trabalho futuro.
• Acionável: Cada seção pode levar a próximas etapas claras, garantindo a responsabilização.

Exemplo de modelo

• Progresso: O que você realizou desde nossa última reunião?
• Prioridades: Quais são seus principais objetivos para a próxima semana/mês?
• Problemas: Há algum desafio que você está enfrentando?

2. Agenda centrada no feedback

Por que é eficaz

• Focado no crescimento: Este template prioriza o feedback, promovendo a melhoria e o desenvolvimento contínuos.
• Diálogo aberto: incentiva tanto o funcionário quanto o gestor a compartilhar feedback, criando um canal de comunicação bidirecional.
• Empoderamento do funcionário: permite que o funcionário traga temas sobre os quais deseja feedback, promovendo o engajamento.

Exemplo de modelo

• Vitórias e o que deu certo: Que conquistas recentes devemos comemorar?
• Desafios: Que obstáculos você enfrentou e como posso apoiá-lo?
• Feedback: Que feedback você tem para mim? Aqui estão alguns comentários que preparei para você.
• Crescimento: Quais habilidades ou áreas você gostaria de desenvolver ainda mais?

3. Agenda de check-in e bem-estar

Por que é eficaz

• Abordagem holística: aborda não apenas o progresso no trabalho, mas também o bem-estar, a saúde mental e a satisfação no trabalho do funcionário.
• Engajamento e retenção: Demonstrar cuidado com o bem-estar dos funcionários aumenta o engajamento e reduz a rotatividade.
• Gera confiança: verificações regulares sobre o bem-estar criam uma cultura de confiança e apoio.

Exemplo de modelo

• Bem-estar: Como você está se sentindo em geral – tanto no trabalho quanto fora dele?
• Carga de trabalho: Quão gerenciável é sua carga de trabalho atual?
• Suporte: Há algo que você precise de mim ou da equipe para ajudar a equilibrar sua carga de trabalho ou níveis de estresse?
• Desenvolvimento pessoal/profissional: Há algum objetivo de desenvolvimento pessoal que você gostaria de focar?

4. Agenda de discussão aberta

Por que é eficaz

• Flexibilidade: Proporciona mais liberdade ao funcionário para trazer à tona o que pensa, promovendo uma discussão aberta.
• Adaptável: Pode ser adaptado com base nas prioridades do momento, tornando-o adequado para ambientes de trabalho dinâmicos.
• Orientado para o envolvimento: incentiva os funcionários a assumirem o controle da conversa.

Exemplo de modelo

• Tópicos do funcionário: O que você gostaria de discutir hoje?
• Tópicos do gerente: Itens que eles consideram valiosos para cobrir
• Próximas etapas: Que ações devemos tomar antes do próximo encontro individual?

Por que esses modelos se destacam

• Estrutura clara: cada modelo é projetado para manter a reunião focada e eficiente, garantindo que tópicos importantes sejam abordados sem sair do caminho.
• Equilíbrio entre trabalho e desenvolvimento pessoal: Os melhores modelos cobrem assuntos imediatos relacionados ao trabalho e crescimento na carreira a longo prazo.
• Personalização: Essas agendas podem ser adaptadas para atender a diferentes necessidades, seja com foco no feedback, no bem-estar ou no desempenho.
• Engajamento: Os funcionários se sentem mais envolvidos e valorizados quando sua contribuição é ativamente buscada e priorizada, promovendo um relacionamento mais forte entre gestores e funcionários.

Quando você se sentar para uma reunião individual, comece classificando os itens da sua agenda do mais para o menos importante. Dessa forma, se o tempo acabar, você poderá priorizar os temas mais críticos. Ao discutir cada item, risque-o da lista e documente quaisquer decisões ou itens de ação. Isso mantém todos na mesma página e garante que você possa consultar as notas da reunião mais tarde.

Use seu tempo com sabedoria: inverta a reunião

O tempo síncrono, seja pessoalmente ou remotamente por videochamada, é precioso. Este não deve ser um local reservado para atualizações de status que não exijam esse tempo síncrono individual.

É aqui que você deve se sentir mais confortável fazendo perguntas abertas, discutindo, fazendo brainstorming e debatendo o melhor caminho a seguir em um ambiente seguro. É um espaço para realmente entender a perspectiva do seu gerente ou colega para que você possa seguir em frente e estar capacitado para fazer o seu melhor trabalho.

Para garantir que você chegue ao cerne disso o mais rápido possível – se você tiver uma atualização de status para fornecer ou informações básicas que servirão de base para uma discussão animada com o membro da sua equipe, então você deve inverter a reunião enviando um personalizado atualização de vídeo com antecedência.

Enviar um vídeo ou apresentação com antecedência permite que a pessoa com quem você está se reunindo possa ouvir ativamente, realmente digerindo as informações fornecidas antes da sua conexão. Preparando-os para discutir, não apenas para digerir, durante o valioso tempo que passam juntos.

Além disso, é uma virada de jogo para diferentes estilos de aprendizagem. Algumas pessoas adoram pensar por si mesmas, enquanto outras precisam de tempo para processar e reunir seus pontos de discussão. Inverter a reunião garante que todos tenham a chance de brilhar. Confira este vídeo rápido de 2 minutos sobre como inverter uma reunião.

Mensagens de vídeo > reuniões

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Saber mais

Mantenha as reuniões individuais curtas (30 minutos) para máxima eficácia

Embora algumas reuniões sejam projetadas para serem mais aprofundadas em determinadas épocas do ano, como conversas sobre gestão de desempenho ou avaliação de desempenho, as reuniões recorrentes podem ser mais curtas e, ao mesmo tempo, serem um local para receber feedback de forma contínua.

As reuniões individuais são uma parte essencial do desenvolvimento e da comunicação dos funcionários em qualquer organização. No entanto, manter estas reuniões curtas – de preferência cerca de 30 minutos – pode torná-las mais eficazes do que sessões mais longas. Veja por que uma reunião individual de 30 minutos costuma ser mais impactante do que uma hora inteira.

1. Maior foco e eficiência

Quando as reuniões são limitadas a 30 minutos, tanto o gerente quanto o funcionário são incentivados a serem mais intencionais em relação ao seu tempo. Uma reunião mais curta exige que os participantes priorizem questões-chave, em vez de se debruçarem sobre tópicos menos importantes.

Por que isso funciona

• Agenda focada: ter um cronograma apertado força você a se concentrar em assuntos centrais, como atualizações de progresso, desafios e próximas etapas. Isso desencoraja tangentes desnecessárias e mantém a conversa orientada para resultados.
• A preparação é fundamental: É provável que ambas as partes se preparem melhor, garantindo que o tempo limitado seja utilizado de forma eficaz, levando a uma reunião mais produtiva.
• Decisões com prazo determinado: A necessidade de tomar decisões ou resolver problemas dentro de um tempo limitado promove clareza e ação rápida, o que ajuda a manter os projetos avançando.

2. Evita o cansaço do encontro

Reuniões mais longas muitas vezes sofrem com retornos decrescentes, à medida que os participantes ficam mentalmente cansados. Após cerca de 30 minutos, os níveis de atenção tendem a cair, reduzindo o envolvimento e a eficácia. Reuniões mais curtas ajudam a manter a energia e o foco durante a conversa.

Por que isso funciona

• Níveis mais elevados de energia: Uma reunião de 30 minutos mantém os participantes atualizados e engajados, proporcionando uma conversa mais dinâmica.
• Evita “derivar” para conversas menos produtivas: Com menos tempo, há menos oportunidades para a discussão desviar para tópicos não relacionados ou de menor prioridade, o que geralmente acontece em reuniões de uma hora de duração.

3. Suporta check-ins mais frequentes

Se as reuniões individuais forem curtas, será mais fácil agendá-las com mais frequência – seja semanal ou quinzenalmente. Isto permite uma comunicação contínua e correções rápidas de curso, em vez de esperar que problemas maiores se acumulem ao longo do tempo.

Por que isso funciona

• Feedback oportuno: reuniões mais frequentes e mais curtas oferecem uma oportunidade de feedback em tempo real, abordando problemas antes que eles se agravem.
• Alinhamento contínuo: pontos de contato frequentes mantêm o gerente e o funcionário alinhados em relação às metas, ao progresso e às prioridades, sem a necessidade de reuniões prolongadas e pouco frequentes.

4. Aumenta a produtividade de toda a equipe

Ao manter reuniões individuais por 30 minutos, os gerentes têm mais tempo para se concentrar em outras tarefas de alta prioridade. Da mesma forma, os colaboradores apreciam que o seu tempo seja respeitado, permitindo-lhes voltar ao trabalho sem perder o ímpeto.

Por que isso funciona

• Melhor gerenciamento do tempo: Reuniões curtas cabem mais facilmente em agendas lotadas, facilitando para ambas as partes equilibrar as reuniões com suas responsabilidades diárias.
• Mais reuniões com mais pessoas: Para gestores com equipas maiores, reuniões mais curtas permitem-lhes reunir-se com mais frequência com membros individuais da equipa, sem sacrificar tempo para outras tarefas.

5. Incentiva a comunicação concisa

Reuniões individuais mais curtas promovem uma comunicação mais clara e concisa. É mais provável que ambas as partes cheguem ao ponto e evitem explicações excessivas ou ceder a detalhes desnecessários.

Por que isso funciona

• Itens de ação mais claros: É mais provável que os participantes saiam da reunião com conclusões claras e práticas porque a conversa se concentra em assuntos críticos.
• Melhor responsabilização: Uma reunião concisa significa que os acompanhamentos e os próximos passos terão maior probabilidade de serem lembrados e postos em prática, criando uma cultura mais forte de responsabilização.

6. Adapta flexibilidade a agendas lotadas

No ambiente de trabalho acelerado de hoje, tanto os gestores como os funcionários lidam com inúmeras responsabilidades. Um encontro individual de 30 minutos é mais fácil de encaixar em um dia agitado e tem menos probabilidade de ser cancelado ou remarcado devido a conflitos de horário.

Por que isso funciona

• Reduz o cansaço das reuniões em toda a equipe: quando as reuniões são mais curtas, ajuda a garantir que tanto os gerentes quanto os funcionários tenham tempo adequado para outras reuniões, trabalho profundo e tarefas pessoais.
• Mais flexibilidade no agendamento: Reuniões curtas são mais fáceis de agendar, aumentando a probabilidade de que aconteçam de forma consistente, melhorando a comunicação e a conexão geral.

Conclusão

Reuniões individuais mais curtas, de 30 minutos, não são apenas uma estratégia para economizar tempo: elas melhoram o foco, evitam a fadiga e criam um ambiente para check-ins mais frequentes e eficazes. Ao incentivar a comunicação concisa e reduzir as tendências de perda de tempo, ajudam a garantir que as reuniões sejam produtivas e práticas, beneficiando tanto os funcionários como os gestores.

Para aqueles que pretendem otimizar as suas reuniões individuais, mais curtas são muitas vezes melhores, mantendo a conversa nítida, focada e produtiva.

Organize reuniões presenciais ocasionais

No mundo remoto de hoje, as videochamadas e as plataformas de mensagens tornaram-se os modos de comunicação padrão. Embora essas reuniões virtuais sejam eficientes, há vários motivos pelos quais a realização de reuniões individuais ainda pode ser crucial, principalmente em ambientes de trabalho remotos ou híbridos.

1. Construindo relacionamentos mais fortes

As reuniões presenciais oferecem uma oportunidade única para construir conexões mais profundas e autênticas. As interações humanas são mais ricas quando ocorrem face a face, permitindo uma comunicação mais natural e a construção de relacionamentos.

Por que isso é importante

• Dicas não-verbais: as conversas presenciais permitem uma compreensão mais sutil da linguagem corporal, das expressões faciais e do tom de voz, que muitas vezes se perdem nas videochamadas.
• Conexão emocional: Reunir-se pessoalmente promove um sentimento de confiança e empatia que é difícil de replicar virtualmente. Isto é especialmente importante para funcionários remotos que podem se sentir desconectados de seus gestores ou equipes.

2. Incentivar o diálogo aberto

Os ambientes presenciais criam um ambiente onde os funcionários muitas vezes se sentem mais confortáveis ​​para expressar preocupações, dar feedback ou discutir assuntos pessoais. A proximidade física e o espaço partilhado incentivam um diálogo mais aberto e honesto.

Por que isso é importante

• Menos formalidade: As videochamadas podem parecer rígidas, com uma agenda estruturada, enquanto uma reunião presencial, especialmente durante um café ou em um ambiente descontraído, pode facilitar conversas mais orgânicas e casuais.
• Construção de confiança: As interações pessoais reduzem a distância percebida entre funcionários e gestores, fazendo com que os funcionários se sintam mais seguros ao compartilhar seus pensamentos e sentimentos.

3. Foco e envolvimento aprimorados

As reuniões remotas podem sofrer distrações, sejam notificações por e-mail, problemas técnicos ou interrupções domésticas. As reuniões individuais eliminam essas barreiras virtuais, permitindo que ambas as partes estejam totalmente presentes no momento.

Por que isso é importante

• Atenção mais profunda: Estar na mesma sala promove um envolvimento mais focado, levando a uma conversa de maior qualidade. Sem telas no caminho, vocês podem manter contato visual e realmente ouvir uns aos outros.
• Melhor resolução de problemas: quando ambas as partes estão totalmente envolvidas, a resolução de problemas torna-se mais colaborativa e eficaz, levando a resoluções mais rápidas.

4. Promover a cultura da empresa

As reuniões presenciais reforçam a ligação cultural entre os colaboradores e a empresa. Os trabalhadores remotos, especialmente aqueles que raramente visitam o escritório, podem sentir-se desligados da cultura organizacional mais ampla. Encontrar-se cara a cara ajuda a restabelecer esse vínculo.

Por que isso é importante

• Alinhamento cultural: Uma reunião presencial pode ajudar os funcionários a se sentirem mais conectados aos valores, à missão e à dinâmica da equipe da empresa, o que é mais difícil de conseguir por meio de interações virtuais.
• Sentido de pertencimento: os funcionários remotos muitas vezes perdem interações casuais no escritório. As reuniões presenciais podem ajudar a recriar um pouco dessa camaradagem e pertencimento.

5. Lidando com conversas delicadas

Tópicos delicados, como avaliações de desempenho, desafios pessoais ou feedback difícil, são melhor tratados pessoalmente. As reuniões presenciais permitem que os gestores transmitam empatia e compreensão de forma mais eficaz durante discussões desafiadoras.

Por que isso é importante

• Empatia e nuances: entregar notícias difíceis ou feedback pessoalmente permite maior sensibilidade emocional, pois ambas as partes podem ler e responder à linguagem corporal e às emoções uma da outra com mais precisão.
• Apoio e garantia: quando um funcionário recebe feedback ou discute um assunto pessoal, a presença pessoal de seu gerente pode oferecer uma sensação de conforto e apoio que uma reunião virtual não oferece.

6. Criando espaço para brainstorming e criatividade

As sessões individuais proporcionam um espaço único para brainstorming e resolução de problemas, que pode parecer mais fluido pessoalmente do que online. Às vezes, a energia de estar na mesma sala desperta uma criatividade que uma reunião virtual simplesmente não consegue replicar.

Por que isso é importante

• Ambiente colaborativo: As discussões presenciais muitas vezes levam a trocas mais espontâneas e criativas, o que pode ser mais difícil de conseguir em reuniões virtuais estruturadas.
• Quadro branco e idealização em tempo real: Estar fisicamente juntos permite atividades como quadro branco ou esboçar ideias em tempo real, o que pode acelerar a resolução criativa de problemas.

7. Restabelecer a ligação humana num mundo remoto

Em um ambiente de trabalho remoto, os funcionários podem passar longos períodos sem interagir pessoalmente com os colegas. Reuniões individuais ocasionais oferecem uma oportunidade essencial para se reconectar em um nível humano.

Por que isso é importante

• Reduzindo o isolamento: O trabalho remoto pode levar a sentimentos de isolamento. Uma reunião presencial lembra aos funcionários que eles fazem parte de uma equipe e que seu gestor é acessível e acessível.
• Aumentar o moral: Reunir-se pessoalmente pode revigorar os funcionários, renovando seu senso de propósito e conexão com o trabalho.

Conclusão

Embora o trabalho remoto tenha suas vantagens, o valor das reuniões presenciais não pode ser subestimado. Seja construindo relacionamentos mais fortes, incentivando o diálogo aberto ou lidando com conversas delicadas, há certos aspectos da conexão humana que só podem ser plenamente realizados quando nos encontramos cara a cara.

As reuniões individuais criam uma experiência mais profunda e significativa que fortalece a confiança, melhora a comunicação e, em última análise, leva a um melhor envolvimento e satisfação dos funcionários. Incorporá-los em um ambiente de trabalho principalmente remoto é uma maneira poderosa de manter a conexão humana e promover maior confiança.

As pessoas trabalham melhor para pessoas que conhecem, gostam, confiam e respeitam. Reserve um tempo para criar uma conexão pessoal com seu gerente ou subordinados diretos. Seja pessoalmente ou remotamente – reserve alguns minutos individualmente para discutir tópicos não relacionados ao trabalho. Aqui estão alguns tópicos de conversa da BetterUp para o local de trabalho para ajudar a quebrar o gelo:

• Qual é a sua parte favorita do seu trabalho?
• Qual foi seu primeiro emprego?
• Você tem alguma atividade ou projeto paralelo?
• Quando você trabalha remotamente, você trabalha em um café ou em casa?
• Qual é a coisa pela qual você é apaixonado em sua carreira?
• Se você pudesse descrever seu equilíbrio ideal entre vida pessoal e profissional, como seria?
• O que é que motiva você no trabalho?
• O que você aprendeu de valioso durante sua carreira?
• Há algum projeto futuro com o qual você está animado?
• Você já pensou em tentar uma carreira diferente antes desta?
• O que fez você querer trabalhar na [empresa]?
• Você foi para a escola para se tornar um [cargo]?
• Você tem alguma dica para gerenciamento de tempo?

Seguindo essas dicas, você pode tornar suas reuniões individuais mais eficazes e agradáveis ​​para todos os envolvidos. Lembre-se de que o objetivo é construir relacionamentos fortes e alcançar seus objetivos juntos.

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