Como combater a fadiga das reuniões [+ Manual de desintoxicação de reuniões]

À medida que continuamos a navegar no mundo do trabalho remoto, fica claro que um dos maiores desafios que as empresas e os funcionários enfrentam é "enfrentar a fadiga". O número de reuniões virtuais que as pessoas devem participar diariamente está deixando os funcionários sobrecarregados e esgotados.

Isso é, até certo ponto, resultado da mudança dramática na forma como trabalhamos após a pandemia, uma mudança que aconteceu praticamente da noite para o dia. O trabalho remoto aumentou significativamente nos últimos anos e, com ele, também o número de reuniões virtuais.

Embora isso não signifique que as pessoas não gastassem muito tempo em reuniões antes do COVID, o meio em que muitas dessas reuniões aconteciam mudou. Em vez de correr de uma sala de conferência para outra, as pessoas estão lutando para encontrar os links certos do Zoom.

A aparente necessidade de várias pessoas se reunirem e colaborarem, discutirem o andamento dos projetos e superarem obstáculos permanece a mesma. Na verdade, o número de reuniões que as pessoas participaram todos os dias aumentou, pois os locais de trabalho ficaram completamente remotos durante o pico da pandemia, uma tendência que provavelmente continuará à medida que o trabalho remoto aumentar.

De acordo com o “Future Workforce Pulse Report” da Upwork, 36,2 milhões de americanos estarão trabalhando remotamente até 2025 – um aumento de 90% em relação aos níveis pré-pandêmicos e 22% de toda a força de trabalho americana.

Isso cria um novo problema que as organizações precisam resolver, pois muitas reuniões podem levar ao esgotamento, redução da produtividade e diminuição da saúde e bem-estar entre os funcionários. É por isso que é importante entender o que é fadiga, por que é prejudicial e, o mais importante, como combatê-la.

Neste artigo, forneceremos um guia passo a passo para substituir as reuniões e ajudá-lo a combater o cansaço das reuniões para que você possa ser mais produtivo e focado no trabalho.

O que é fadiga de reunião?

Então, o que é fadiga de reunião virtual?…

Quando o trabalho remoto se tornou mais comum, muitas pessoas o viram como uma grande oportunidade de fazer seu trabalho com maior flexibilidade e encontrar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho. No entanto, à medida que o trabalho remoto cresceu em popularidade, ele trouxe consigo um novo conjunto de desafios, incluindo o cansaço das reuniões virtuais.

Com as reuniões virtuais se tornando o principal meio de comunicação, muitas pessoas começaram a experimentar um aumento no número de reuniões das quais deveriam participar todos os dias. Então, o COVID-19 atingiu e o trabalho remoto se tornou o novo normal.

Essa mudança repentina intensificou a questão de enfrentar a fadiga, pois as pessoas se viram lidando com um novo conjunto de desafios, como maior isolamento, distrações em casa e limites indistintos entre o trabalho e o tempo pessoal. Como resultado, muitas pessoas começaram a se sentir sobrecarregadas e esgotadas com o fluxo constante de reuniões virtuais.

O que realmente é a fadiga da reunião

A fadiga da reunião — assim como a 'fadiga do zoom' ou 'fadiga virtual' — é a sensação de exaustão e esgotamento resultante de participar de reuniões presenciais e virtuais por longos períodos de tempo. É o resultado da tensão mental e emocional constante decorrente de estar “ligado” por horas a fio, que pode ser exacerbado pelo desgaste físico de olhar constantemente para uma tela.

Pense nisso: quando você está em uma reunião virtual, espera-se que você mantenha o foco, preste atenção ao que está sendo dito e participe ativamente da conversa. Isso pode ser especialmente desafiador se você não estiver na mesma sala que os outros participantes, pois pode ser mais difícil ler a linguagem corporal e avaliar as dicas sociais.

Além disso, a falta de movimento físico durante uma reunião virtual pode facilitar a sensação de estagnação e inquietação, o que pode contribuir ainda mais para a sensação de cansaço. Todos esses fatores podem afetar significativamente sua saúde mental, emocional e física, o que naturalmente afeta a produtividade e a eficácia no local de trabalho – mesmo que seja a mesa da sua cozinha!

Com tudo isso em mente, é importante reconhecer os sinais para saber como combater o cansaço da reunião virtual.

Como você reconhece o cansaço do encontro?

Reconhecer os principais sintomas de fadiga do Zoom, tanto em você quanto nos outros, é o primeiro passo para agir antes que afete o bem-estar e a produtividade de você ou de seus colegas.

Aqui estão alguns sintomas comuns de fadiga que as pessoas podem experimentar:

1. Exaustão : Sentir-se cansado e esgotado depois de participar de reuniões virtuais, mesmo que não sejam particularmente longas ou intensas, pode ser um sinal de fadiga do encontro. Isso também pode incluir sentir-se esgotado mental e emocionalmente, bem como fisicamente cansado.
   
2. Esquecimento e dificuldade de concentração : se você acha difícil se concentrar durante as reuniões virtuais, pode estar sentindo fadiga nas reuniões. Isso pode se manifestar como falta de interesse no tópico que está sendo discutido ou dificuldade em permanecer engajado durante a reunião.
   
3. Dificuldade em manter relacionamentos e estar presente : Se você esteve em ligações e reuniões o dia todo, pode ser perdoado por querer um tempo para si mesmo. No entanto, se você se sente frequentemente distante de amigos e familiares, pode ser um sinal de cansaço.
   
4. Irritabilidade ou inquietação : enfrentar a fadiga também pode fazer você se sentir inquieto e irritado. Durante as reuniões virtuais, você pode se sentir inquieto ou lutando para ficar parado e, fora das reuniões, pode se irritar facilmente com seus colegas de trabalho.
   
5. Uma queda na produtividade : se você notar uma queda na sua produtividade ou na qualidade do seu trabalho depois de participar de reuniões virtuais, isso pode ser um sinal de fadiga do Zoom. Isso pode acontecer se você estiver se sentindo sobrecarregado ou esgotado por participar de muitas reuniões ou se as próprias reuniões não forem envolventes ou produtivas.
   
6. Sintomas físicos : Com o que é um dos sintomas mais graves, a fadiga pode até levá-lo a sofrer dores físicas reais, como dores musculares, tensão e insônia.

Se você estiver enfrentando algum desses sintomas, talvez seja hora de fazer uma pausa e reavaliar sua abordagem para reuniões virtuais. Ao reconhecer os sinais de fadiga desde o início, você pode tomar medidas para evitar que isso afete seu trabalho e o bem-estar geral e de seus funcionários.

Por que marcamos tantas reuniões?

Apesar do crescente consenso de que as reuniões matam a produtividade, ainda há uma crença subjacente de que as reuniões são a melhor maneira de se comunicar e colaborar com os colegas.

Aqui estão os fatos: As reuniões fornecem uma oportunidade para discutir questões complexas, compartilhar ideias e receber feedback em tempo real, o que pode ser difícil de conseguir por e-mail. Essas interações são cruciais para apoiar a colaboração e a criatividade entre as equipes.

Portanto, embora não haja dúvida de que precisamos de reuniões - porque as melhores reuniões são realmente ótimas - a questão é: precisamos de tantas delas? E mais importante, o que realmente justifica uma reunião?

Acreditamos que algumas empresas precisam mudar sua compreensão de quando as reuniões devem ou não ocorrer.

Por exemplo, se uma discussão precisa da contribuição de várias pessoas, como uma sessão de brainstorming, uma reunião é definitivamente a melhor maneira de obter resultados. No entanto, se uma reunião for apenas uma transferência unidirecional de informações (em vez de um esforço colaborativo), muitas vezes você pode obter o mesmo resultado, em menos tempo, com um vídeo bem feito.

Ao reavaliar quando uma reunião é ou não necessária, as empresas podem literalmente economizar bilhões de dólares todos os anos. Sim, bilhões!

Um estudo sobre sobrecarga de reuniões da Atlassian descobriu que 45% dos funcionários se sentem sobrecarregados com o número de reuniões em sua agenda e 47% dizem que reuniões desnecessárias são a perda de tempo número um no local de trabalho. Também é importante lembrar que uma reunião de uma hora com 10 pessoas não custa apenas uma hora – custa 10 horas de trabalho na empresa.

O relatório da Atlassian descobriu que o funcionário médio desperdiça 31 horas em reuniões improdutivas a cada mês. Agora multiplique isso pelo número de funcionários da sua empresa (e tente não gritar).

Não demora muito para que todo esse tempo se acumule, já que a Atlassian estima que as empresas americanas desperdiçam US$ 37 bilhões todos os anos em reuniões desnecessárias. Já é hora de as empresas encontrarem uma maneira melhor e mais produtiva para os funcionários usarem o tempo da empresa.

Então, por que ainda estamos agendando tantas reuniões? Verdade seja dita, não temos certeza. Hoje em dia, existem formas muito mais eficientes de se comunicar e veremos alguns exemplos em breve.

Por que é prejudicial ao indivíduo e à organização?

Embora as reuniões já estejam custando uma fortuna às empresas, o contexto das reuniões virtuais pode adicionar camadas adicionais de complexidade para indivíduos e organizações.

Por sua própria natureza, as reuniões virtuais não são naturais. Isso não é necessariamente uma coisa ruim e argumentamos que é muito melhor ter uma reunião virtual com pessoas de todo o mundo do que todos voarem ao redor do mundo para uma reunião. Mas a tecnologia é relativamente nova e nós, como humanos, ainda estamos nos adaptando a ela.

Embora já saibamos que ficar olhando para a tela do computador por muito tempo não é bom para você, quando se trata de reuniões online, existem fatores semelhantes que podem contribuir para o esgotamento das reuniões.

Isso vai além dos aspectos técnicos e dos efeitos de coisas como a luz azul, pois também há uma diferença significativa na forma como interagimos com as pessoas online e no desgaste mental de fazê-lo.

Então, vamos dar uma olhada em alguns dos fatores exclusivos das reuniões virtuais que podem contribuir para o cansaço da reunião.

Quantidades excessivas de contato visual próximo são altamente intensas

Em uma reunião normal, você provavelmente alternará sua atenção entre as pessoas que falam, as pessoas que ouvem, suas anotações e o ambiente ao seu redor. No entanto, em uma chamada de Zoom, você está olhando para todos, em todos os lugares, ao mesmo tempo - e é intenso!

Essa intensidade é aumentada pelo tamanho incomumente grande dos rostos das pessoas e de seus olhos na tela, o que faz com que pareçam estar fisicamente mais próximos do que realmente estão. Não é sempre que chegamos tão perto do rosto das pessoas e, quando o fazemos, geralmente é resultado de um momento íntimo ou de um confronto, situações emocionalmente intensas.

Nossos cérebros são programados para saber disso instintivamente, então todo aquele contato visual próximo durante uma reunião virtual é muito mais intenso do que costumamos imaginar.

Ver a si mesmo durante chats de vídeo constantemente em tempo real é cansativo

Você tem que admitir que, quando não está olhando para todos os outros em uma reunião virtual, provavelmente está olhando para si mesmo. Tudo bem, todos nós fazemos isso, mas ver seu reflexo digital várias vezes ao dia é emocionalmente desgastante.

Estudos sugerem que você é mais crítico consigo mesmo quando consegue se ver. Faz sentido, mas olhar constantemente para sua selfie em tempo real só aumenta o cansaço das reuniões virtuais.

Os bate-papos por vídeo reduzem drasticamente nossa mobilidade habitual

Com reuniões presenciais, você frequentemente se moverá de uma sala de conferência para outra – mas ainda está movendo seu corpo. Com as reuniões virtuais, é muito menos provável que você se levante e ande se tudo o que precisa fazer é clicar em um link.

Embora já existam muitas pesquisas sugerindo que ficar sentado por períodos prolongados é prejudicial à saúde, há pesquisas crescentes sugerindo que o desempenho cognitivo é aprimorado quando você está se movendo. Por outro lado, as reuniões virtuais provavelmente o manterão sentado na mesma posição por muito tempo, o que pode deixá-lo inquieto.

A carga cognitiva é muito maior em chats de vídeo

Muita linguagem corporal está envolvida quando você está conversando com alguém pessoalmente, e cada pequeno gesto ou expressão que alguém faz durante uma conversa é crucial para como nós, como humanos, nos comunicamos naturalmente.

A linguagem corporal nos ajuda a entender uns aos outros, garantindo que estamos sendo compreendidos. No entanto, essas pequenas dicas e nuances não-verbais são muito mais difíceis de detectar em uma videochamada, o que geralmente nos leva a prestar mais atenção do que estamos acostumados em uma conversa.

Até mesmo saber disso sobre nós mesmos funciona para aumentar a fadiga que sentimos, pois inconscientemente nos esforçamos mais para tornar nossa própria linguagem corporal mais clara para as pessoas com quem estamos falando virtualmente.

Ter que trabalhar mais para enviar e receber os sinais não verbais dos quais dependemos apenas aumenta a carga cognitiva de uma reunião virtual, e é uma pressão única que não se aplica a conversas pessoais.

Guia passo a passo para substituir as reuniões [Meeting Detox Playbook]

Agora, com uma quantidade quase esmagadora de evidências que mostram os impactos negativos de ter muitas reuniões e o custo do cansaço das reuniões, vamos dar uma olhada em algumas das maneiras pelas quais podemos reduzir as reuniões e aliviar os sintomas do esgotamento das reuniões.

Nesta seção, daremos algumas orientações passo a passo sobre como ferramentas como o Snagit podem ajudar a atingir os mesmos objetivos das reuniões que bloqueiam sua agenda, uma espécie de manual de desintoxicação de reuniões, se preferir.

Etapa 1: Identifique as metas/objetivos de sua reunião e se você pode substituí-la ou aprimorá-la

Uma das principais áreas em que todos podem trabalhar para reduzir o número de reuniões esperadas é entender quando uma reunião é realmente necessária, porque na maioria das vezes - e sabemos que você concordará - eles são não.

A primeira e mais importante pergunta a se fazer antes de chamar sua equipe para a sala de conferência ou enviar um convite de calendário virtual é: para que serve a reunião e você precisa da opinião das pessoas? Caso contrário, provavelmente você pode seguir em frente e compartilhar seu progresso por e-mail.

Por outro lado, se você precisar discutir um projeto antes de passar para a próxima etapa, é importante considerar se você tem informações suficientes para permitir que você e seus colegas tomem uma decisão. Você também precisa prever se haverá muitas perguntas ou discussões sobre o assunto, caso contrário, talvez a conversa possa acontecer por e-mail.

Existem algumas outras considerações a serem levadas em conta quando se trata de saber se deve agendar uma reunião ou não. Para simplificar o processo, montamos um fluxograma simples para ajudá-lo.

Quando uma reunião não é necessária, o Snagit é ótimo para facilitar comunicações internas rápidas, fáceis e eficazes. Por exemplo, o feedback individual do projeto pode ser simplificado com um screencast feito com o Snagit. Da mesma forma, sessões informais de treinamento podem ser rapidamente transformadas em vídeos de treinamento.

Melhor ainda, ao fornecer vídeos em vez de agendar uma reunião, você está dando às pessoas a oportunidade de agir ou aprender algo no momento e no ritmo que melhor lhes convier, o que pode realmente ajudar a aprimorar o ensino à distância.

Com o Snagit, você também pode enriquecer propostas, apresentações e brainstorming com a ajuda de recursos visuais e de vídeo. A comunicação visual é absolutamente fundamental ao transmitir ideias e informações entre as pessoas, pois ajuda a fornecer contexto adicional e torna os conceitos mais fáceis de digerir.

Na verdade, a TechSmith descobriu que as empresas que incluem recursos visuais como parte de suas comunicações internas podem até economizar dinheiro!

Passo 2: Grave seu vídeo! (no Snagit, claro!)

Com Snagit, você não precisa ser Martin Scorsese para fazer um vídeo. Seja um vídeo educacional ou simplesmente uma gravação de desktop, o Snagit é uma ferramenta simples e intuitiva que torna fácil para qualquer pessoa gravar e compartilhar um excelente conteúdo de vídeo.

Na verdade, o tipo de vídeo para o qual o Snagit é perfeito geralmente pode ser bastante informal e feito de uma só vez. Dito isso, vale a pena ter algumas dicas em mente na próxima vez que fizer um vídeo com o Snagit:

• Mantenha os vídeos curtos e agradáveis . Antes de gravar, anote alguns pontos do que deseja cobrir para não esquecer nada.
  
• Inclua sua webcam . O recurso picture-in-picture do Snagit permite que você grave sua tela e sua webcam ao mesmo tempo, o que ajudará seu público a captar as dicas não verbais muito importantes (como expressões faciais) que discutimos anteriormente.
  
• Seja claro . A função de desenho de tela no Snagit permite destacar informações importantes na tela para ajudar a direcionar o olhar e o foco do espectador.

Com essas três dicas simples, você não apenas será capaz de transmitir seu ponto de vista de maneira rápida e simples a várias pessoas, mas essas pessoas poderão consultar seus vídeos novamente se precisarem de um lembrete.

Etapa 3: compartilhe seu vídeo onde quer que a conversa esteja acontecendo.

Além de poder gravar um vídeo facilmente, é importante ter ferramentas que facilitem o compartilhamento com sua equipe. Felizmente, o Snagit oferece uma variedade de opções de compartilhamento que facilitam o envio de seu conteúdo por meio de várias plataformas, incluindo Slack e Outlook.

Além disso, o botão Compartilhar Link do Snagit envia seu conteúdo para o Screencast, permitindo que os espectadores comentem e reajam. Essa flexibilidade nas opções de compartilhamento oferece uma experiência mais eficiente e simplificada para você e seu público.

Além de ter as ferramentas para facilitar o compartilhamento, existem algumas práticas recomendadas que podem otimizar a experiência de visualização e aprendizado do seu público. Por exemplo, sempre vale a pena fornecer a duração de um vídeo ao compartilhar, para que o espectador possa gerenciar melhor seu tempo e alocar a quantidade necessária para interagir com seu conteúdo de maneira eficaz.

Além disso, definir expectativas claras sobre como e quando você espera uma resposta ao seu vídeo pode ajudar a garantir que a comunicação permaneça produtiva e focada.

Dicas para realizar reuniões eficientes

Não importa o quanto você reduza as reuniões em sua agenda, elas ainda serão uma parte necessária do trabalho, porque, como dissemos antes, as reuniões podem ser ótimas quando são feitas corretamente. Mas aí está a chave: fazer reuniões corretamente.

Então, se você está 100% confiante de que agendar uma reunião é a melhor maneira de avançar com um projeto ou tarefa, certifique-se de manter estas dicas em mente:

Evite multitarefa

Por mais tentador que seja enviar ou responder a um e-mail durante uma reunião virtual, o que você realmente deve fazer é se concentrar na tarefa em questão. Entendemos o desejo de fazer o máximo possível no menor tempo possível, mas pesquisas mostram que a multitarefa e a alternância entre tarefas podem custar até 40% do seu tempo produtivo.

Da próxima vez que estiver em uma reunião virtual, feche todas as guias que possam distraí-lo e tente desativar as notificações de e-mail e bate-papo. E se você vir um e-mail, lembre-se de que provavelmente pode esperar de 10 a 15 minutos.

Mantenha as reuniões curtas

Tente manter o tempo de execução de uma reunião o mais curto possível e seja claro (e rigoroso) ao definir e seguir uma agenda. Quanto mais longa for a reunião, mais entediadas e menos envolvidas as pessoas ficarão na discussão – o que acaba levando ao cansaço da reunião.

As reuniões geralmente acabam quando novas perguntas surgem e as conversas desviam do assunto. É aqui que pode ser útil a “Técnica do Parque de Estacionamento”, que essencialmente dita que quaisquer novos tópicos ou questões levantadas numa reunião (que não estavam na ordem do dia) sejam colocados no “parque de estacionamento” para serem discutidos noutra altura. É incrivelmente simples, mas ajudará muito a manter as reuniões no caminho certo.

Reduza os estímulos na tela

Já falamos sobre como há muita coisa acontecendo nas reuniões virtuais. Com vários rostos (incluindo o seu) e planos de fundo para olhar, é fácil para o seu cérebro ficar superestimulado, o que aumenta a fadiga da reunião virtual.

Felizmente, evitar isso também é muito fácil, pois você (e seus colegas) pode simplesmente reduzir o que está na tela. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é tentar esconder sua própria câmera da tela, o que realmente ajudará a reduzir os efeitos da fadiga da reunião virtual.

Você pode até sugerir que todos desliguem a webcam quando não estiverem falando, pois isso ajudará a manter todos os participantes concentrados.

Incentive os participantes a usar um plano de fundo simples

Para levar a redução de estímulos um passo adiante, tente fazer com que todos na reunião desfoquem seus planos de fundo. É um passo pequeno e simples que pode ter um grande impacto no combate à fadiga.

Isso também garantirá que ninguém fique tentado a tentar descobrir os títulos na estante de todos os outros! Todos esses pequenos detalhes se somam quando seu cérebro tenta processar cada detalhe visual na sala de reunião – é uma distração e intenso!

Alternar para chamadas telefônicas ou e-mail

Se você está se sentindo um pouco afastado, há uma boa chance de que as pessoas com quem você se encontrará também estejam - especialmente se for no final da tarde, no final da semana.

Com isso em mente, não há absolutamente nada de errado em sugerir um telefonema, especialmente se você estiver conhecendo apenas uma outra pessoa. Ao enviar um e-mail educado e amigável antes da reunião pedindo para fazer uma ligação, você pode reduzir o cansaço da reunião para vocês dois.

Eles provavelmente ficarão tão aliviados ao receber seu e-mail quanto você ficará quando responderem: “Sim, claro!”

Perguntas frequentes sobre fadiga de reuniões