Como criar mala direta com Gmail e Planilhas Google

A mala direta para Gmail permite enviar mensagens de e-mail personalizadas para vários contatos de uma só vez. As mensagens individuais têm quase o mesmo conteúdo, mas algumas partes da mensagem podem ser personalizadas. Por exemplo, você pode cumprimentar cada destinatário pelo primeiro nome, incluir o endereço postal no corpo da mensagem, personalizar a linha de assunto, anexar arquivos diferentes enquanto as outras partes do corpo do e-mail permanecem as mesmas.

A mala direta no Gmail é para todos. Se você estiver organizando uma festa em sua casa, poderá enviar convites personalizados por e-mail para todos os seus amigos com a ajuda da mala direta. O proprietário de uma empresa pode usar a mala direta para informar os clientes sobre os próximos negócios e ofertas. As equipes de vendas e marketing usam a mala direta para campanhas de gotejamento. Os professores podem enviar tarefas e relatórios individuais aos alunos por meio de mala direta.

Mala direta no Gmail

Veja como você pode fazer mala direta com o Gmail:

1. Instale o complemento Mala direta para Gmail. Assista ao tutorial de mala direta para obter instruções.
2. Isso criará uma nova planilha do Google. Vá para o menu Add-ons na planilha, selecione Mail Merge with Attachments e, em seguida, selecione o menu Create Merge Template .
3. Abra os Contatos do Google e crie um novo Grupo com todos os contatos para os quais você gostaria de enviar um e-mail personalizado. Como alternativa, você pode inserir os nomes e endereços de e-mail dos destinatários diretamente na Planilha Google de mala direta.
4. No menu Mala direta, escolha Importar contatos do Google e selecione o grupo de contatos do Google que você criou na etapa 3. Ele agora importará automaticamente todos os contatos do Gmail associados para a planilha.
5. Vá para o Gmail e crie um novo rascunho de mensagens de e-mail que se tornará o modelo para mala direta. Como alternativa, você pode compor um modelo de e-mail em rich text usando a ferramenta HTML Mail e, em seguida, copiar e colar o código HTML gerado no campo do corpo da mensagem da Planilha Google.
6. Se você quiser adicionar um anexo de arquivo às suas mensagens de e-mail – digamos, um arquivo PDF ou um documento do Word – basta carregar o arquivo no Google Drive e selecionar Inserir anexos de arquivo para inserir o link do arquivo na planilha de mala direta. A mala direta inserirá automaticamente o arquivo real no e-mail.
7. Vá para o menu Mail Merge novamente e escolha “Configure Mail Merge” – a coluna de status mudará para “MAIL SENT” para todas as mensagens de e-mail que foram entregues com sucesso.

É sempre uma boa ideia testar sua campanha de e-mail antes de enviar uma explosão para várias pessoas. Na tela Configure Mail Merge, clique no botão “Send a Test Email” e ele enviará um e-mail de amostra para o desenvolvedor com os {{Campos Variáveis}} substituídos por valores fictícios. Se todos os campos foram substituídos no e-mail de teste, sua mala direta está pronta.

Perguntas frequentes sobre a mala direta do Gmail

Aqui estão algumas respostas para perguntas frequentes sobre mala direta para Gmail e Google Apps:

1. Quantas mensagens de e-mail posso enviar por dia? A edição gratuita da mala direta permite enviar 25 e-mails por dia, mas o limite de envio da mala direta é diferente. Os usuários do Gmail podem enviar e-mails para 400 destinatários por dia, enquanto o limite diário para contas do GSuite (Google Workspace) é de 1.500 destinatários por dia.

2. Sou usuário do Google Apps, mas meu limite diário para a edição premium é de apenas 400 por dia? O Google aumentará seu limite para 1.500 se sua conta comercial do GSuite tiver mais de alguns meses ou se seu domínio do Google Apps tiver mais de 5 usuários após o 1º ciclo de faturamento.

3. Como faço o upgrade para Premium? Qual é o custo de uma licença? Clique aqui para comprar a licença premium para mala direta. Uma licença de usuário único custa \$3,25 por mês por usuário, cobrado anualmente.

4. Enviei apenas 10 e-mails, mas minha cota diária de e-mails foi reduzida em 20. Por quê? É provável que você tenha adicionado um endereço de e-mail no campo CC ou CCO. Lembre-se de que o limite diário de e-mail é em termos de número de destinatários, portanto, se você enviar um e-mail que também seja em cc para alguém, sua cota diminuirá em 2.

5. Qual é a sua política de privacidade? Por que a mala direta requer acesso ao meu Gmail, Contatos do Google, etc. A mala direta precisa acessar o Gmail porque envia e-mails da sua conta do Gmail. Ele precisa de acesso ao Google Drive para buscar anexos de arquivos, enquanto requer acesso aos Contatos do Google para importá-los para o Planilhas Google. Leia o requisito de permissões em detalhes.

6. Como rastrear aberturas de e-mail com mala direta? O rastreamento de e-mail é um recurso premium. Durante a configuração da mala direta, selecione “Sim” para a opção “Rastrear aberturas de e-mail” e os e-mails enviados incluirão um GIF de rastreamento 1x1. Para visualizar os relatórios de leitura de e-mail, vá para o menu Mala direta e escolha Mostrar relatórios abertos de e-mail. Você pode ver a data e hora em que um email foi aberto, o endereço IP e o User Agent do cliente. Na maioria dos casos, isso será igual a um endereço IP do Google porque o Google agora armazena imagens em cache em seus próprios servidores.

7. Como incluo diferentes endereços CC ou BCC para cada destinatário? Adicione duas colunas extras no modelo de mala direta e defina os nomes das colunas como CC e BCC, respectivamente. Agora coloque os endereços de e-mail nessas colunas por linha e a mensagem mesclada será copiada e copiada para os respectivos endereços. Você pode colocar vários e-mails separados por vírgulas.

8. Enviei uma mesclagem, mas a variável {{First Name}} não substituiu corretamente no e-mail de saída. Por quê? É provável que você tenha aplicado vários estilos de formatação à variável dentro do rascunho do Gmail. Uma solução fácil seria abrir seu rascunho do Gmail, excluir a variável e digitá-la novamente (consulte a ajuda). Isso limparia qualquer formatação inconsistente. Agora mude para o modelo de mala direta e configure usando o modelo de rascunho do Gmail modificado recentemente.

9. Por que a opção de criar rascunhos do Gmail está desativada na mala direta? A opção Rascunhos só está disponível quando você está executando Mala direta em texto simples ou HTML. Não está disponível se você estiver usando um rascunho do Gmail pronto como modelo de mesclagem.

10. Como insiro imagens exclusivas em todas as minhas mensagens de e-mail enviadas? Você pode criar uma nova coluna na planilha de mala direta chamada Imagens. Agora faça o upload da imagem para um site de hospedagem de imagens, obtenha o URL da imagem e adicione-o à planilha conforme mostrado abaixo:

 <img src="image_url"/>

No rascunho do Gmail, adicione {{Images}} em qualquer lugar e ele será substituído pela imagem real.

11. Como insiro hiperlinks exclusivos em minhas mensagens de e-mail? Crie uma nova coluna no modelo de mala direta chamada Links (você pode dar qualquer nome). Agora adicione os links na Planilha Google conforme mostrado abaixo:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

No rascunho do Gmail, adicione {{Links}} e eles serão substituídos pelo hiperlink real. Você também pode usar mailto para link para endereços de e-mail.

12. Estou agendando um e-mail, mas ele está enviando imediatamente. Por quê? Os e-mails agendados são enviados +/- 30 minutos do horário agendado. Portanto, se você programou um e-mail para ser enviado às 14h15, ele pode ser enviado a qualquer momento entre 14h e 14h30. Os e-mails são agendados no fuso horário da planilha do Google.

13. Devo manter meu computador aberto para que os e-mails programados sejam enviados em um horário específico? Não, o complemento do Google é executado em segundo plano nos servidores do Google e você pode fechar o Google Sheet após a configuração.

14. Minha cota diária de e-mail acabou? Como envio e-mails automaticamente quando a cota é redefinida pelo Google? Você pode adicionar uma data de agendamento que seja de 3 a 4 a partir de agora e executar a mala direta. As mensagens serão agendadas e entregues automaticamente quando sua cota for redefinida.

15. Estou executando o Mail Merge, mas ele simplesmente não está enviando os e-mails. Por quê? Você esgotou a cota de e-mail ou porque a coluna Status da mala direta na planilha está definida como "MAIL SENT". Essa verificação está em vigor para evitar que você envie acidentalmente vários e-mails para o mesmo endereço, caso você execute a mesclagem várias vezes.

16. Preciso enviar um e-mail para 10.000 contatos de e-mail. A mala direta pode lidar com isso? É recomendável que você use um serviço de envio de e-mail dedicado, como o MailChimp, para enviar e-mails em massa. Você pode usar o Extrator de endereços do Gmail para extrair todos os e-mails da sua caixa de correio do Gmail.

17. Eu uso o Salesforce como meu CRM. Existe uma maneira de registrar todos os emails no Salesforce.com O Salesforce fornece um endereço de email exclusivo. Ao configurar a mala direta, coloque esse endereço de e-mail no campo Cco da tela Configurar e Executar mala direta. Todos os emails serão marcados para o Salesforce agora para rastreamento.

18. Posso cancelar a execução da mala direta? Como faço para recuperar meus e-mails? A mala direta usa o Gmail e, portanto, ao contrário do Microsoft Outlook, não há opção para recuperar e-mails enviados. Você pode, no entanto, cancelar um processo de mala direta pressionando o botão PARAR. Se você quiser remover os emails programados da fila, vá para o menu Mala direta e escolha Cancelar emails programados. Como alternativa, você pode remover as linhas correspondentes da planilha de mala direta.

Suporte a mala direta

19. Como posso relatar problemas com mala direta? Abra a planilha do Google de mala direta, vá para Complementos > Mala direta com anexos > Instruções e suporte > Enviar logs de depuração. Ele enviará uma cópia da planilha e da configuração de mala direta para o desenvolvedor do Google Script.

Os scripts do Google são poderosos. Alguns de nossos outros scripts populares do Google que melhorarão sua produtividade incluem Agendador de e-mail, Extrator de e-mail, Salvar Gmail no Google Drive e resposta automática do Gmail.