Como criar auxílios de trabalho que aumentam o desempenho de sua equipe

Você está procurando ajudar os funcionários a concluir tarefas de maneira melhor e mais eficiente? Os auxílios de trabalho são ótimas ferramentas para o trabalho que fornecem apenas as informações certas no momento certo para os funcionários. Quando bem escritos, eles economizam tempo, aumentam a precisão e melhoram o desempenho do trabalho.

Continue lendo para aprender como criar e melhorar auxiliares de trabalho eficazes, mesmo que você nunca tenha feito um antes.

O que são ajudas de trabalho, exatamente?

Os auxiliares de trabalho são instruções simples e claras sobre como fazer algo no trabalho. Eles podem incluir folhas de dicas, joggers de memória, one-pagers, ferramentas de suporte ao desempenho, listas de direção e muito mais. Essencialmente, qualquer coisa projetada para reduzir erros evitáveis ​​no trabalho pode ser considerada um auxiliar de trabalho.

Os auxiliares de trabalho têm muitos nomes e são usados ​​em todos os tipos de indústrias como impulsionadores de desempenho. Eles são úteis o suficiente para que, se as empresas não os fornecerem automaticamente, os funcionários tendem a criar auxílios de trabalho por conta própria.

Já viu cartões de instruções 3 x 5 escritos à mão colados na parede ao lado de uma impressora? Que tal notas adesivas pontilhando o perímetro de uma tela de computador? Esses são dois tipos de auxílios de trabalho informais que os próprios funcionários fizeram.

Independentemente de serem pagos por hora ou projeto, ou são assalariados, as pessoas querem saber a melhor maneira de fazer as coisas de forma rápida e eficiente. Ninguém quer perder tempo caçando instruções.

Normalmente, os auxiliares de trabalho são documentos impressos de uma página ou menos. Você os encontrará perto de todos os tipos de áreas de trabalho, desde linhas de montagem até instituições financeiras. Eles podem pendurar em uma parede ou cubículo. Eles podem ser um cartão laminado perto da recepção ou um pôster perto do almoxarifado. Ocasionalmente, os auxílios de trabalho são digitais: uma imagem ou arquivo PDF em um computador, um aplicativo de smartphone ou um vídeo curto.

“Mas já temos arquivos de ajuda online. Por que preciso de um auxílio de trabalho separado?”, você pode perguntar. Os funcionários não querem percorrer várias páginas de texto para encontrar o que precisam. Isso é especialmente verdadeiro quando as instruções estão aparentemente 'enterradas' dentro do programa que já estão usando.

Muitas vezes, pode ser melhor ter instruções claras separadas do próprio programa real. À medida que as tarefas no local de trabalho se tornam mais digitais, até mesmo os auxiliares de trabalho impressos continuam sendo formas fortes e eficazes de compartilhar informações precisas.

Principais maneiras pelas quais os auxiliares de trabalho melhoram o desempenho

Existem três maneiras principais pelas quais os auxiliares de trabalho ajudam os funcionários a fazer as coisas mais rapidamente (e melhor). Quando eles precisam:

• Lembre-se de como fazer algo
• Resolver um problema
• Saiba o que fazer quando algo muda

O treinamento só vai tão longe, e só fica na memória de uma pessoa por um curto período de tempo. Quando a sessão de coaching presencial de algumas semanas atrás já está ficando obsoleta e você ouve: “Como faço essa tarefa de novo?”, é aí que os auxiliares de trabalho brilham. Eles estão disponíveis sob demanda com exatamente as informações de que os funcionários precisam, sempre que precisarem.

Tanto empregadores quanto empregados têm dias melhores quando as respostas estão disponíveis imediatamente. Em vez de ter que perseguir alguém para obter ajuda, os funcionários têm um auxiliar de trabalho que mostra as etapas necessárias para concluir um processo. Não há necessidade de folhear camadas de documentação para encontrar as instruções exatas — há um auxiliar de trabalho ao lado de sua estação de trabalho para que os funcionários possam concluir a tarefa corretamente na primeira vez.

Os auxiliares de trabalho não são apenas ótimos para ajudar os funcionários a lembrar o que aprenderam em um treinamento (como processos que eles só precisam fazer ocasionalmente e não precisam memorizar), eles também são úteis quando algo muda - para solução de problemas, por exemplo, ou para percorrer as etapas de um fluxo de trabalho ligeiramente diferente de novas versões de software.

Essas eficiências se somam. De acordo com o Peregrine Performance Group, as empresas com as quais trabalham substituíram um curso de treinamento de uma semana por um dia de treinamento mais um auxílio de trabalho. Não só é necessário menos treinamento, como a proficiência aumenta em 50%. Quando você dedica um tempo para escrever um auxílio de trabalho eficaz, pode esperar esses tipos de benefícios:

• Economize tempo realizando tarefas de trabalho mais rapidamente
• Evite cometer erros, graças a instruções claras
• Menos estresse dos funcionários
• Reduza solicitações de ajuda desnecessárias
• Melhor controle de processos/padrões compartilhando o mesmo conhecimento com todos de uma só vez
• Menos treinamento e retreinamento
• Melhor experiência do funcionário e do cliente

Além disso, eles são rápidos — os auxiliares de trabalho podem ser implantados 75% mais rápido do que o treinamento tradicional e a um custo muito menor, para um ROI muito melhor.

Como criar um auxílio de trabalho (guia passo a passo)

Com as etapas corretas, você pode criar de maneira fácil e econômica um auxiliar de trabalho que aumenta o desempenho de sua equipe.

1. Reúna informações sobre a tarefa

Converse com funcionários que já fazem esse processo. Como eles fazem para completá-lo? Que passos eles tomam e em que ordem? Certifique-se de conversar com uma variedade de funcionários – os experientes que fizeram esse trabalho repetidamente, bem como os novatos. Como suas perspectivas diferem? Tente fazer o trabalho sozinho e anote quais informações você precisa.

2. Escolha uma estrutura

Os auxiliares de trabalho naturalmente se enquadram em uma das três categorias:

Lista de controle

Isso funciona quando há muitas coisas a serem feitas, mas em nenhuma ordem específica. Por exemplo, manter a consistência para inspeções de equipamentos e documentação de novos contratados.

Passo a passo

Use isso quando as coisas precisam ser feitas em uma determinada ordem. Um fluxograma (como este diagnóstico para profissionais de saúde) ou uma árvore de decisão se-então pode fazer sentido para definir o processo de maneira lógica. Se você precisar que os funcionários registrem informações à medida que avançam (por exemplo, se eles estão anotando as temperaturas em uma sala de servidores ou contando produtos em um depósito), você pode tornar o auxílio de trabalho preenchível ou usar um aplicativo interativo.

Referência

Isso é melhor quando não há etapas concretas e nem todas as informações são necessárias de uma só vez. Os funcionários podem olhar para isso quando precisarem encontrar um número de SKU popular, compartilhar um número de telefone com outro departamento ou localizar uma instalação de armazenamento em um mapa regional.

Às vezes, um auxiliar de trabalho terá muitas seções, cada uma com uma estrutura diferente. Não fique atolado com as várias opções. O melhor formato se tornará óbvio quando você começar a escrever. No final, ninguém realmente se importa com qual você escolhe, desde que o auxiliar de trabalho ajude a fazer a tarefa mais rápido e melhor.

3. Escolha um formato

Isso vai viver como um papel laminado 8,5 × 11 impresso pendurado na parede ou um JPG digital na rede? Será um aplicativo interativo? Escolha o formato com antecedência para garantir que as informações se ajustem. A maioria dos auxiliares de trabalho são de uma página ou menos, ou são visíveis em uma tela sem rolagem.

De acordo com pesquisas da TechSmith e Cebr, dois terços (67%) das pessoas entendem melhor as informações quando são comunicadas com recursos visuais. Em vez de uma parede de texto, substitua palavras escritas por imagens o máximo possível – use imagens, gráficos e quaisquer outros recursos visuais que se ajustem ao seu formato.

Como escrever um auxílio de trabalho

Quando se trata de montar um auxiliar de trabalho, menos conteúdo é definitivamente mais. Adoramos usar o Snagit para auxílios de trabalho porque ele torna a captura de telas e a adição de anotações rápidas e fáceis. Veja como criar um auxílio de trabalho usando o Snagit:

1. Faça suas capturas de tela

Abra o Snagit e clique no grande botão vermelho Capturar. A partir daí, você poderá selecionar a área da tela que deseja capturar. O editor Snagit abrirá e carregará automaticamente sua imagem. Aqui é onde a diversão realmente começa:

2. Anotar

Se o auxiliar de trabalho descrever uma tarefa física, tire fotos e marque-as com setas, etc., para indicar o que precisa ser feito. Para tarefas digitais, faça capturas de tela. O Snagit não apenas permite tirar e editar capturas de tela, mas também adicionar formas, destacar e mostrar etapas em um processo dentro do mesmo programa.

A Step Tool automatiza a numeração — clique na captura de tela para adicionar etapas sequenciais.

Se as direções abrangerem várias telas ou fotos, combine-as em um documento e adicione qualquer texto ao redor ou sobre os recursos visuais.

Para um formato digital, grave um vídeo curto (nós gostamos do Camtasia) com um índice clicável.

Tenha uma aparência consistente

Escolha um esquema de cores e estilo e mantenha-o em todos os seus auxiliares de trabalho. Use fontes, tamanhos, cores e marca da empresa consistentes quando possível. Os melhores editores de imagem têm modelos e recursos que permitem manter uma aparência uniforme.

Torná-lo multilíngue

Um auxiliar de trabalho não funciona quando as pessoas não podem lê-lo. Certifique-se de que seu auxiliar de trabalho esteja localizado em quantos idiomas forem necessários para seus funcionários.

3. Teste e revise

Agora que você criou seu auxiliar de trabalho, veja como ele funciona na vida real. Encontre um colega de trabalho prestativo, pegue algo para anotar e observe-o tentar fazer a tarefa usando o auxiliar de trabalho.

Não os guie, apenas sente-se e observe o que eles fazem naturalmente, e se o auxiliar de trabalho ajuda ou não. Faça anotações, faça perguntas de acompanhamento, encontre outro colega de trabalho e repita. Reescreva o auxiliar de trabalho com o que você aprendeu.

4. Compartilhe e registre o feedback

Depois que seu auxiliar de trabalho tiver sido aperfeiçoado, coloque-o onde ele precisa estar - em uma parede, perto das mesas das pessoas ou onde quer que faça sentido para o formato escolhido. Certifique-se de que os funcionários saibam que o auxílio de trabalho está disponível para eles. Lembre-os conforme necessário e incentive-os a usá-lo. Se você fez um ótimo trabalho ao criá-lo, os funcionários ficarão mais do que gratos por ter algo que os ajude a fazer seu trabalho mais rápido e melhor.

Mantenha os olhos abertos para resultados de longo prazo, tanto qualitativos quanto quantitativos. Certifique-se de fazer a si mesmo estas perguntas:

• Você ouve menos perguntas repetitivas dos funcionários?
• As tarefas estão sendo concluídas com mais precisão?
• E as pontuações de satisfação do cliente?

Use essas informações contínuas para avaliar o sucesso e inspirar atualizações para a próxima vez.

Bônus: modelos Snagit

Ainda não sabe como começar a usar os auxiliares de trabalho? Deixe os modelos Snagit fazerem o trabalho para você!

Primeiro, clique no botão Criar e escolha Imagem do modelo ou selecione imagens na bandeja de Capturas recentes, clique com o botão direito e escolha combinar no modelo. Você pode selecionar os modelos que melhor atendem às necessidades do seu auxiliar de trabalho.

Em seguida, basta arrastar e soltar suas imagens e ajustá-las dentro do modelo. É tão fácil! Para um tutorial completo sobre como fazer um auxiliar de trabalho com o Snagit, assista a este ótimo vídeo abaixo: