A sobrecarga de informações é real: veja como gerenciá-la

Sente-se tão sobrecarregado com e-mails, mensagens e reuniões no trabalho que não tem ideia por onde começar? Você pode estar sofrendo de sobrecarga de informações.

Você não é o único! Metade dos trabalhadores sente que a quantidade de comunicação que realizam no trabalho prejudica a sua produtividade, de acordo com um inquérito recente da TechSmith sobre comunicação no local de trabalho.

O fluxo constante de comunicação no trabalho pode causar problemas como cansaço de decisão, esgotamento e sensação de sobrecarga.

Neste blog, discutiremos por que ocorre a sobrecarga de informações, seus efeitos e, o mais importante, como evitá-la.

Transmita sua mensagem mais rapidamente com o Snagit

Capture sua tela sem esforço, adicione contexto e compartilhe com um link.

Experimente o Snagit gratuitamente

O que é sobrecarga de informação?

Primeiro, vamos definir a sobrecarga de informações. O termo “sobrecarga de informação” refere-se à sensação de estar sobrecarregado por uma quantidade excessiva de informações apresentadas de uma só vez. Nesse estado, tomar decisões ou priorizar tarefas costuma ser mais difícil porque há muita coisa para processar de uma só vez.

Bertram Gross, professor de ciência política, cunhou originalmente o termo. Ainda assim, o conceito de sobrecarga de informação foi popularizado por Alvin Toffler, escritor e futurista, no seu livro “Future Shock”, em 1970.

Infelizmente, a sobrecarga de informação hoje é comum nos locais de trabalho modernos, onde a tecnologia digital tornou mais fácil enviar e receber mensagens a um ritmo recorde.

À medida que as empresas adotam acordos mais flexíveis, como o trabalho remoto e híbrido, a dependência de canais de comunicação digital só aumentará, tornando mais importante do que nunca encontrar melhores formas de gerir a informação.

Causas da sobrecarga de informação

A tecnologia certamente desempenhou um papel importante, mas a sobrecarga de informações ocorre frequentemente no local de trabalho moderno por vários motivos.

Aumento das ferramentas de comunicação digital

Embora ferramentas como e-mail, aplicativos de mensagens instantâneas, gerenciamento de projetos e videoconferência possam facilitar a colaboração no trabalho, seu uso excessivo pode levar a mensagens e notificações esmagadoras.

Quanto mais informações recebemos por meio de reuniões, e-mails e conversas no trabalho, maior é a probabilidade de nos sentirmos sobrecarregados. Classificar um mar infinito de mensagens para determinar quais informações são realmente essenciais para o seu trabalho pode ser demorado e mentalmente desgastante.

Cada ferramenta, com seu fluxo de informações, exige nossa atenção e contribui para a sobrecarga de informações.

Comunicação pouco clara

Quando uma mensagem é ambígua ou vaga, muitas vezes é necessário repetir informações ou acrescentar esclarecimentos. Isso faz com que você tenha que enviar a mesma mensagem básica em formatos diferentes.

Digamos que você esteja trabalhando na reformulação de um site e queira que o designer mude a cor de um botão de amarelo para laranja e envie um e-mail solicitando a mudança. Porém, há mais de um botão na página, então seu designer responde pedindo esclarecimentos. Depois, há dúvidas sobre o tom de laranja a ser usado, etc.

Uma simples solicitação pode facilmente se transformar em intermináveis ​​idas e vindas quando a mensagem original carece de clareza. Uma pesquisa da TechSmith descobriu que 74% dos trabalhadores têm que repetir ou esclarecer informações no trabalho e 67% enfrentam mal-entendidos devido à comunicação pouco clara.

Dados e informações não filtrados

Na era digital, as organizações podem acessar enormes quantidades de dados, como números de vendas, feedback de clientes e métricas de desempenho.

Analisar esta vasta quantidade de dados para encontrar insights relevantes e acionáveis ​​pode ser cansativo, especialmente se você não tiver as habilidades ou ferramentas adequadas para organizar as informações de maneira significativa.

Isto pode tornar difícil compreender a relevância dos dados ou como utilizá-los de forma eficaz, deixando os funcionários sobrecarregados ou sofrendo de paralisia de informação.

Consequências da sobrecarga de informação

Lidar com fluxos constantes de informações pode ter desvantagens significativas. Pode fazer com que as pessoas se sintam sobrecarregadas, mas também prejudicar a produtividade no local de trabalho. As consequências da sobrecarga de informações incluem o seguinte.

Diminuição do foco e concentração

O cérebro humano tem uma largura de banda limitada; quando fica sobrecarregado, é mais difícil se concentrar. Você pode ficar alternando constantemente entre tarefas sem se envolver totalmente em nenhuma delas – um fenômeno conhecido como mudança de contexto.

O ping constante de notificações e e-mails para serem examinados torna difícil nos concentrarmos em tarefas que exigem reflexão profunda, reduzindo a qualidade e a eficiência do nosso trabalho.

Falhas de comunicação

Você pensaria que mais comunicação deixaria os funcionários mais informados, certo? Quando a TechSmith entrevistou os trabalhadores sobre os seus hábitos de comunicação, descobriu que quanto mais as pessoas relatavam sentir-se sobrecarregadas pelo volume de comunicação com que lidavam, maior era a probabilidade de terem mal-entendidos e de terem de repetir informações.

Quando a quantidade de informações é demais para acompanhar, podemos folhear em vez de ler e ignorar detalhes importantes. Isso pode levar a mal-entendidos e perda de tempo esclarecendo ou corrigindo problemas que surgem devido à má comunicação.

Fadiga de decisão

Quando nos são apresentadas muitas opções ou informações conflitantes, isso leva à paralisia da informação. Basicamente, ficamos tão sobrecarregados com as opções que o medo de fazer a escolha errada paralisa totalmente o processo.

Pense em como você se sente no supermercado quando procura algo como cereal, mas é bombardeado com muitas opções. Você pode passar vários minutos lendo os rótulos. De repente, todas as escolhas se confundem e você sai do corredor com uma cesta vazia, renunciando completamente ao cereal.

Falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Serei sincero com você: tenho cerca de 15 mensagens não lidas do Slack e isso está me estressando. Sentimo-nos pressionados para ler, responder e gerenciar todas as informações que chegam até nós durante a jornada de trabalho. O medo de perder algo importante é real.

Essa sensação de estar “sempre ligado” pode permitir que o trabalho penetre em nossas vidas pessoais, levando ao estresse e ao esgotamento. Embora o esgotamento possa prejudicar a nossa produtividade e envolvimento no trabalho, também pode afetar a nossa saúde.

Transmita sua mensagem mais rapidamente com o Snagit

Capture sua tela sem esforço, adicione contexto e compartilhe com um link.

Experimente o Snagit gratuitamente

Estratégias para gerenciar a sobrecarga de informações

A única coisa que pode parecer mais opressora do que lidar com a sobrecarga de informações pode ser evitá-la. O problema é o seguinte: existem pequenos passos que você pode tomar agora mesmo para evitar a sobrecarga de informações e melhorar sua vida no trabalho.

Estabeleça prioridades

Nem todas as informações requerem atenção ou resposta imediata. Concentrar-se no que é importante pode ajudar a reduzir o fardo de responder constantemente a tudo.

Embora não exista uma abordagem única para todos, a Matriz de Eisenhower é uma abordagem popular de gerenciamento de tempo. Basicamente, você divide suas tarefas em quatro caixas: as tarefas que você fará primeiro, as tarefas que você agendará para mais tarde, as tarefas que você delegará e as tarefas que você excluirá.

Você pode adaptar esse método para ajudá-lo a tomar decisões rápidas e eficazes ao lidar com a comunicação no trabalho. Ao verificar seu e-mail, aplicativo de mensagens ou outras caixas de entrada, organize as mensagens em quatro categorias:

1. Urgentes e importantes: Essas mensagens exigem atenção imediata e são essenciais para seus projetos de trabalho atuais, como decisões urgentes ou questões urgentes. Responda a essas comunicações o mais rápido possível.
2. Importante, mas não urgente: mensagens importantes, mas que não exigem resposta imediata, como solicitações de feedback ou atualizações não urgentes. Agende um horário específico para responder, como um bloco diário ou semanal em sua agenda.
3. Urgentes, mas sem importância: essas mensagens podem parecer urgentes, mas não estão diretamente relacionadas ao seu trabalho. Muitas vezes, podem ser solicitações ou perguntas com as quais alguém de sua equipe pode lidar melhor. Delegue essas mensagens à pessoa apropriada sempre que possível.
4. Nem urgente nem importante: essas mensagens não são urgentes nem importantes, incluindo spam, e-mails de vendas não solicitados e boletins informativos. Excluir ou cancelar a assinatura dessas comunicações pode reduzir a confusão em sua caixa de entrada.

Aproveite a tecnologia com sabedoria

Embora as ferramentas que utilizamos para colaborar e comunicar no trabalho possam criar sobrecarga de informação, também podemos aproveitá-las para ajudar a evitá-la.

Crie filtros e regras

As plataformas de e-mail permitem que os usuários criem filtros/regras para classificar as mensagens recebidas em pastas com base no remetente, linha de assunto ou palavras-chave. Utilizar esse recurso pode ajudar a reduzir o tempo gasto examinando mensagens.

Personalize suas configurações de notificação

Reduza as distrações personalizando as notificações do aplicativo para alertá-lo apenas sobre mensagens ou menções importantes. Isso pode minimizar distrações de discussões em andamento que não requerem atenção imediata. Em seguida, você pode agendar blocos dedicados ao longo de sua semana de trabalho para ler as mensagens menos urgentes.

Adicione clareza à sua comunicação com recursos visuais

Os recursos visuais podem transmitir informações complexas rapidamente, economizando tempo para quem envia e recebe a mensagem. Você não precisa ser um designer gráfico profissional para aproveitar o poder da comunicação visual no trabalho. Ferramentas de captura e gravação de tela como o Snagit tornam mais fácil para qualquer pessoa fazer uma captura de tela ou vídeo rápido, adicionar contexto e compartilhar com um link.

Forneça feedback claro e prático

O feedback é mais simples de entender quando você pode mostrar exatamente o que vê na tela e as alterações que devem ser feitas. É muito mais rápido fazer uma captura de tela daquela apresentação de slides e apontar uma seta para o erro de digitação que você capturou do que tentar explicar apenas com texto que está no slide 13 do parágrafo sobre o que as lontras marinhas comem no café da manhã.

Demonstrar um processo

Ao explicar um processo ou fluxo de trabalho, uma mensagem de vídeo pode mostrar cada etapa do processo em ação, sem a necessidade de agendar uma reunião ou escrever instruções extensas. Tente não se intimidar com o vídeo. Você pode criar mensagens de vídeo simples gravando sua tela e mostrando as etapas como faria durante uma reunião do Zoom.

Com o Snagit, você pode adicionar setas e números de etapas à tela durante a gravação para esclarecer o processo. Melhor ainda, quando essa pessoa precisar de uma atualização, ela poderá assistir novamente ao vídeo conforme necessário, sem interromper o seu dia.

Conclusão

É mais fácil do que nunca enviar mensagens no trabalho, o que significa que temos que ser mais cuidadosos na forma como compartilhamos informações. O uso de recursos visuais, como imagens e vídeos, pode ajudá-lo a transmitir sua mensagem com clareza, reduzindo idas e vindas desnecessárias.

Transmita sua mensagem mais rapidamente com o Snagit

Capture sua tela sem esforço, adicione contexto e compartilhe com um link.

Experimente o Snagit gratuitamente