Maneiras fáceis de melhorar a comunicação da equipe com Austin Norton e David Patton

Você já pensou nas melhores formas de se comunicar com sua equipe?

Muitas empresas colocarão seu coração e alma na elaboração das melhores maneiras de transmitir sua mensagem aos clientes. Mas quando se trata de comunicação interna, muitas vezes é esquecido.

Neste episódio do The Visual Lounge, Austin Norton (Gerente de Projetos) e David Patton (Especialista em Marketing de Parcerias) da TechSmith juntam-se ao apresentador Matt Pierce para discutir a importância de uma ótima comunicação em sua equipe.

Austin e David falam sobre como o uso de capturas de tela ou vídeos simples pode transmitir mensagens de forma muito mais rápida e clara. Eles nos levam através de suas diferentes abordagens para criar vídeos internos e explicam como a era do trabalho remoto afetou nossa vontade de estar diante das câmeras.

Você pode assistir ao vídeo sobre este tópico no topo deste post, para ouvir o episódio do podcast, clicar em play abaixo ou continuar lendo para saber mais…

Capturas de tela x comunicação escrita

A maioria das empresas na era remota depende de coisas como e-mail ou Slack, com a ocasional chamada de Zoom. Mas Austin prefere uma abordagem mais visual. Ele diz que, usando capturas de tela, pode transmitir sua mensagem com muito mais clareza do que escrever uma frase simples.

“Se eu começar a descrever algo que é uma frase ou mais, tento usar uma captura de tela ou um visual para fazer justiça e explicar. É muito mais fácil para alguém ser capaz de olhar para a coisa que estou vendo.”

David concorda e compara isso a tirar fotos. Um bom fotógrafo e um tirador de fotos diferem porque um grande fotógrafo simplesmente sabe quando retirar sua câmera. Ele diz que uma vez que você adquire o hábito de fazer screenshots e capturas de tela, isso se torna uma segunda natureza.

“O que desencadeia isso para mim é quando eu começo a digitar instruções e acho que poderia simplesmente tirar uma foto e colocar setas e talvez até incluir números. É como uma segunda natureza agora.”

Usando o poder do vídeo na comunicação interna

Indo um passo além da humilde captura de tela, os caras da TechSmith também adoram usar o vídeo para se comunicar internamente. Um vídeo é um pouco mais flexível do que uma captura de tela e permite que você explique as instruções em detalhes.

Com a era do trabalho remoto, o uso de vídeo se tornou uma solução natural para muitas organizações. Até agora, estamos todos tão acostumados a nos ver na tela, mas não precisamos confiar apenas no Zoom. Também podemos criar recursos de vídeo que as pessoas possam assistir no seu próprio ritmo.

David sugere uma configuração simples para vídeo. Não precisa ser chique. Com uma câmera e um microfone configurados, David volta sua atenção para o conteúdo em si. O que ele vai dizer na câmera?

“Penso no que quero dizer. Eu abro um documento e apenas faço alguns tópicos dos tópicos do que quero dizer.”

Sua abordagem para criar um vídeo é apenas sentar na frente da câmera e conversar com ela. Ele fala por cerca de 30 ou 40 minutos e faz pausas muito longas entre os pensamentos, onde pensa sobre o que dizer em seguida.

“Eu realmente tenho que entrar nessa zona onde eu possa deixar minhas hesitações e minhas defesas. E nesse ponto, eu continuo rolando, continuo. E quando sinto que acabei de dar tudo o que posso, desligo. Eu entro no Camtasia. E então eu apenas cortei, cortei, cortei.”

Essa é a maneira de David fazer isso, mas e Austin?

Austin adota uma abordagem totalmente diferente. Ele prefere criar vídeos curtos e agradáveis ​​sem muito trabalho de preparação e edição.

“Costumo usar um gravador de vídeo Snagit porque é o que estou acostumado. Eu começo uma gravação de vídeo e tento mantê-los dois minutos ou menos, porque se eu demorar mais, eu apenas divago.”

Austin prefere essa maneira de trabalhar porque sabe que poderia gastar o dobro do tempo escrevendo uma grande descrição sobre um novo projeto e verificando se há erros de digitação. Em vez disso, ele faz um vídeo de dois ou três minutos e o envia para a equipe.

“Eles podem ouvir diretamente de mim qual é o pedido e não precisam ler nas entrelinhas do que escrevi.”

Jogando com seus pontos fortes

E se estar na câmera não for para você? Nem todo mundo gosta de falar com uma câmera, mas isso significa que a comunicação da sua equipe precisa sofrer?

Davi diz que não. Embora ele adore usar o vídeo para transmitir sua mensagem, ele acha que a coisa mais importante a ser lembrada é usar seus pontos fortes. Fazer um vídeo é o que ele se sente confortável, mas não é para todos.

Algumas pessoas podem ser ótimas oradoras de apresentações em PowerPoint. Outros podem precisar de um vídeo que possam gravar e editar erros. Outras pessoas preferem apenas gravar suas telas e falar sobre elas se não gostarem de estar na câmera.

“Faça suas próprias coisas e, desde que reflita sua personalidade, acho que isso realmente vai brilhar.”

Fazer com que as pessoas assistam ao seu conteúdo

Depois de dedicar tempo e esforço ao seu conteúdo, como você pode fazer com que as pessoas o assistam?

Austin diz que é um risco, e você não pode ter certeza. Mas ele diz que tentar encontrar maneiras de permitir que as pessoas interajam e façam perguntas é um ótimo começo. O bom do vídeo é que você pode deixar as pessoas assistirem no seu próprio ritmo.

Se você realmente quiser se aprofundar nas estatísticas, pode usar algo como o Knowmia da TechSmith. A Knowmia ajuda as pessoas a se envolverem com o vídeo e também mede a eficácia e o desempenho do conteúdo.

David acrescenta que uma coisa que você precisa aprender a fazer é desassociar as opiniões e o feedback da qualidade do trabalho que você fez. Ele reconhece que somos todos bombardeados com e-mails, links e vídeos para assistir, por isso é importante não levar para o lado pessoal se muitas pessoas não assistirem ao seu vídeo.

Ele tem algumas sugestões para encorajar visualizações, no entanto:

• Não poste seu vídeo na sexta-feira. Todo mundo está se preparando para o fim de semana
• Poste onde as pessoas possam ver. Se ninguém realmente usa e-mail, poste-o no Slack onde as pessoas estão procurando
• Sempre coloque a duração do seu vídeo no título, para que as pessoas saibam o que esperar

Como o vídeo mudou a média de reunião semanal

Muitas empresas têm uma reunião na segunda-feira de manhã. Na TechSmith, era o caso de passar um microfone e gravar a reunião para que as pessoas pudessem assistir depois. Normalmente, haveria uma apresentação em PowerPoint e/ou um vídeo.

David diz que as reuniões dependem mais de vídeo agora.

“Em última análise, todas as informações são transmitidas via vídeo, agora que nunca há ninguém em uma sala juntos. Então, todo o meio realmente mudou e mudou para se tornar uma experiência somente online, uma experiência de vídeo exclusivamente neste momento.”

Curiosamente, isso mudou a sensação das reuniões de segunda-feira, porque todos estão em casa apenas falando para a câmera.

“O teor da conversa tornou-se menos de apresentação e mais conversacional.”

Austin acrescenta que a barreira de entrada agora parece menor. Não importa se você está falando com três pessoas ou fazendo uma grande apresentação. A sensação é a mesma porque tudo o que você está fazendo é olhar para uma câmera.

Ao criar vídeos como este em vez de apresentações ao vivo, você pode economizar tempo, se sentir mais à vontade e também dar à sua equipe a capacidade de assisti-los em seu próprio ritmo.

Se você está pronto para começar a experimentar com vídeo ou gravação de tela em sua equipe, confira as ferramentas da TechSmith – Camtasia, Snagit e Knowmia ou vá para a TechSmith Academy para toneladas de recursos gratuitos.

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