Como escrever um e-mail
Publicados: 2024-03-27Escrever um e-mail profissional é fundamental no mundo empresarial acelerado de hoje, mas criar mensagens envolventes pode ser um desafio.
Se você precisa saber como escrever um e-mail formal para um formulário de emprego ou para uma conexão de rede, nós temos você.
Este guia irá orientá-lo na arte de escrever e-mails atraentes!
Por que é importante escrever um e-mail profissional?
E-mails profissionais e eficazes são a espinha dorsal da comunicação empresarial, refletindo sua credibilidade e profissionalismo. Eles deixam uma ótima impressão nos destinatários e desempenham um papel importante no alcance de diversos objetivos.
Na verdade, um estudo recente da TechSmith descobriu que a maior parte da comunicação no local de trabalho acontece por e-mail. Embora às vezes possa parecer antiquado, está claro que o e-mail tem poder de permanência, portanto, ser capaz de escrever e-mails eficazes o ajudará a se destacar em qualquer carreira.
Componentes de um e-mail profissional
Vamos ver como redigir um e-mail. Um e-mail profissional inclui o seguinte:
- linha de assunto que chama a atenção do destinatário
- saudação que se dirige aos destinatários com profissionalismo e cordialidade
- corpo que estrutura sua mensagem de forma eficaz para maximizar o impacto e a legibilidade
- aprovação apropriada que deixa uma impressão final positiva
O gráfico a seguir destaca, em negrito, as partes importantes de um e-mail profissional para uma oportunidade de parceria de negócios.
Melhores práticas para escrever um e-mail profissional
Escreva um assunto envolvente
As linhas de assunto do e-mail são fundamentais e a primeira impressão que você causa no destinatário. Crie uma linha de assunto que chame a atenção. Considere usar verbos de ação, fazer perguntas ou incluir uma prévia do conteúdo.
Mantenha-o conciso, relevante e intrigante para motivar o destinatário a abrir o e-mail.
Dirija-se aos destinatários
Comece seu e-mail abordando seus destinatários. Faça isso encontrando um equilíbrio entre profissionalismo e cordialidade. Use o nome deles, precedido de um título apropriado (por exemplo, Sra., Dr.), se aplicável. Se não tiver certeza, opte por uma saudação neutra como “Olá” ou “Oi”.
Edite sua saudação para combinar com o tom e o contexto do seu e-mail. Certifique-se de que esteja alinhado com seu relacionamento com o destinatário.
Procure estabelecer uma conexão que vá além da superfície. Não importa quem você está contatando.
Siga a formatação adequada de e-mail
A formatação adequada do e-mail é essencial para facilitar a leitura e o profissionalismo. Comece escolhendo um estilo e tamanho de fonte claros e legíveis.
Organize seu conteúdo de forma lógica, usando parágrafos, marcadores e títulos para dividir o texto e melhorar a compreensão.
Esteja atento ao tempo e à atenção do destinatário, mantendo seu e-mail conciso e focado. Use recursos de formatação, como texto em negrito, com moderação para chamar a atenção para pontos-chave sem sobrecarregar o leitor.
Mantenha as mensagens concisas e diretas
Ninguém tem tempo para ler e-mails longos e incoerentes. Comece declarando claramente o propósito do seu e-mail na frase de abertura.
Esteja você compartilhando informações ou solicitando assistência, vá direto ao ponto. Mantenha sua mensagem concisa e focada, evitando detalhes ou tangentes desnecessárias. Parágrafos curtos tornam seus e-mails fáceis de ler.
Quanto mais eficientemente você transmitir sua mensagem, maior será a probabilidade de eles chegarem ao seu e-mail.
Mantenha um tom profissional
Manter um tom profissional em seu e-mail é crucial para estabelecer credibilidade e promover relacionamentos positivos. Escolha suas palavras com cuidado, optando por uma linguagem formal e frases corteses no corpo do seu e-mail.
Evite gírias ou jargões que possam ser mal compreendidos ou considerados pouco profissionais.
Trate cada e-mail como uma oportunidade de mostrar seu profissionalismo e atenção aos detalhes.
Siga as diretrizes de etiqueta de e-mail
Siga as diretrizes de etiqueta de e-mail para garantir uma comunicação tranquila e respeitosa. Responda aos e-mails rapidamente. Mesmo que seja apenas para dizer “Ei, obrigado por enviar isso!”
Seja cortês e respeitoso em suas interações, usando por favor e obrigado quando apropriado. Evite usar letras maiúsculas ou pontuação excessiva. Os destinatários podem pensar que você está gritando com eles!
Ao praticar a etiqueta do e-mail, você garantirá que suas mensagens sejam recebidas de forma positiva e profissional.
Feche o e-mail
Seu fechamento deve deixar uma impressão final positiva no destinatário. Considere usar assinaturas corteses e profissionais, como “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Obrigado”.
Evite linguagem excessivamente formal ou informal e sempre assine com seu nome ou bloco de assinatura de e-mail profissional.
Depois disso, você pode enviar um e-mail sem preocupações.
Exemplos de e-mail profissional
Ao escrever e-mails profissionais, ter exemplos concretos para se inspirar pode ser extremamente útil. Abaixo estão três tipos comuns de e-mails profissionais, juntamente com dicas sobre como elaborá-los de maneira eficaz.
E-mail de solicitação de emprego
Prezado [nome do gerente de contratação],
Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para expressar meu interesse no cargo de [cargo] anunciado no [quadro de empregos/site da empresa]. Com [X anos] de experiência no desenvolvimento de estratégias de marketing e gerenciamento de campanhas, estou confiante na minha capacidade de contribuir para o sucesso da [Nome da Empresa].
Em minha função anterior na [empresa anterior], liderei várias campanhas de marketing de sucesso que resultaram em [realizações ou métricas específicas]. Sinto-me particularmente atraído pela abordagem inovadora da [nome da empresa] para [mencionar algo específico sobre a empresa ou seus valores].
Anexei meu currículo e carta de apresentação para sua análise e gostaria de ter a oportunidade de discutir como minhas habilidades e experiência se alinham ainda mais com as necessidades de sua equipe. Por favor, não hesite em entrar em contato.
Obrigado por considerar o meu pedido.
Atenciosamente,
[Seu nome]
E-mail de rede
Olá, [nome do contato],
Espero que este e-mail encontre bem. Recentemente encontrei seu perfil em [LinkedIn/Evento de Networking] e fiquei impressionado com sua experiência em [mencionar área ou setor específico].
Estou entrando em contato para me apresentar e explorar oportunidades potenciais de colaboração ou apoio mútuo. Em minha função atual em [Sua empresa/cargo], sou especializado em [mencionar brevemente sua experiência ou área de atuação]. Estou particularmente interessado em [mencionar interesses ou objetivos específicos relacionados ao trabalho do destinatário].
Eu adoraria a oportunidade de nos conectar e aprender mais sobre seu trabalho e como podemos apoiar uns aos outros. Você estaria disponível para um breve café ou reunião virtual nas próximas semanas?
Ansioso pela possibilidade de conexão adicional.
Atenciosamente,
[Seu nome]
Email Comercial
Prezado [nome do destinatário],
Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para propor [breve descrição do projeto ou iniciativa] e explorar potenciais oportunidades de colaboração entre nossas organizações.
Em [Sua Empresa/Cargo], desenvolvemos um plano abrangente para [delinear os principais objetivos do projeto]. Acreditamos que a parceria com a [Empresa do Destinatário] poderia aumentar significativamente o impacto e o alcance desta iniciativa.
Acolheria com agrado a oportunidade de discutir mais aprofundadamente esta proposta e explorar a forma como podemos trabalhar em conjunto para alcançar os nossos objectivos comuns. Por favor, deixe-me saber se você estaria interessado em agendar uma reunião para discutir isso mais detalhadamente.
Obrigado por considerar esta proposta. Estou ansioso pela possibilidade de trabalharmos juntos.
Atenciosamente,
[Seu nome]
O poder dos recursos visuais em e-mails
Além de criar conteúdo escrito atraente, adicionar recursos visuais aos seus e-mails pode aumentar significativamente sua eficácia.
Benefícios de adicionar recursos visuais
Os recursos visuais podem adicionar clareza, fornecendo contexto adicional e reforçando pontos-chave. As pessoas processam informações visuais com mais rapidez e as retêm melhor do que apenas texto, tornando os recursos visuais uma ferramenta inestimável de comunicação.
Como os recursos visuais podem adicionar clareza
Os recursos visuais podem ajudar a esclarecer conceitos complexos, ilustrar processos ou fluxos de trabalho e transmitir informações de forma mais eficaz do que apenas texto.
Por exemplo, uma captura de tela anotada pode fornecer instruções passo a passo. Um gráfico ou infográfico pode resumir dados ou destacar tendências importantes rapidamente.
Tipos de recursos visuais
Vários tipos de recursos visuais podem ser incorporados em seus e-mails, dependendo do conteúdo e da finalidade:
- Capturas de tela anotadas: use capturas de tela com anotações para fornecer instruções visuais ou demonstrar como usar um produto ou software.
- Gráficos: visualize dados ou estatísticas usando tabelas, gráficos ou tabelas para tornar as informações mais fáceis de entender e digerir.
- Infográficos: crie infográficos visualmente atraentes para resumir pontos-chave ou transmitir informações complexas em um formato mais envolvente.
Ferramentas e recursos
Felizmente, existem muitas ferramentas e recursos disponíveis para ajudá-lo a criar recursos visuais com aparência profissional para seus e-mails.
Faça seus e-mails se destacarem com recursos visuais!
O Snagit torna mais fácil capturar sua tela, adicionar contexto e comunicar sua mensagem com clareza.
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Ferramentas para escrever e-mails
Os verificadores gramaticais e de estilo ajudam a manter a gramática, a pontuação e o estilo corretos em seus e-mails. Isso ajuda você a criar mensagens claras e sem erros.
Os modelos de e-mail podem economizar tempo e esforço na elaboração de e-mails para diferentes finalidades.
Ferramentas de criação visual
Snagit é uma ferramenta de captura e edição de tela que permite criar facilmente capturas de tela e recursos visuais anotados.
Quando você precisa capturar uma página inteira, uma janela específica ou uma região selecionada, o Snagit pode ajudar.
Depois de capturadas, você pode editar suas capturas de tela diretamente no editor amigável do Snagit.
Escrevendo e-mails profissionais
Criar e-mails profissionais é essencial para uma comunicação eficaz no mundo dos negócios. Seguindo as práticas recomendadas, adicionando recursos visuais e aproveitando as ferramentas certas, você pode aumentar a clareza, o impacto e o profissionalismo de seus e-mails.
Implemente essas dicas em sua comunicação por e-mail para obter melhores resultados e promover relacionamentos positivos com seus destinatários.