Como usar o Microsoft Teams de forma mais produtiva
Publicados: 2022-01-29O Microsoft Teams pode ser uma ferramenta crítica para trabalhar em casa. O quão bem ele funciona para você, no entanto, depende de quantos dos principais recursos você conhece e usa, bem como quantos truques você conhece para navegar nessa enorme ferramenta e mantê-la organizada.
O que é o Microsoft Teams?
O Microsoft Teams é um dos aplicativos de videoconferência e mensagens de equipe mais usados, permitindo que grupos de pessoas conversem entre si usando bate-papo por texto em grupo, bate-papo por texto individual, chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos. No Teams, você pode criar um wiki de forma colaborativa para um projeto ou departamento, bem como conectar-se a outros aplicativos da Microsoft. Qualquer pessoa pode usar o Microsoft Teams gratuitamente. Aprender a usar os principais recursos do aplicativo, como ingressar em um canal e postar um comentário, é bastante fácil, especialmente porque você obtém breves tutoriais na primeira vez que usar o Team.
Vejamos, em vez disso, o que é menos óbvio. O que se segue é uma coleção de dez truques e dicas simples e poderosos que ajudam você a se organizar, manter as principais ferramentas ao seu alcance, desativar algumas notificações para reduzir distrações e, geralmente, ter uma experiência mais produtiva com este aplicativo. Para saber mais sobre o Microsoft Teams, leia como ele difere do Slack, bem como algumas das alternativas a esses dois aplicativos de mensagens populares.
1. Personalize as notificações no nível do aplicativo
As notificações dos aplicativos de bate-papo da equipe ajudam você a ficar por dentro das conversas importantes, mas as sem importância podem ser distrações terríveis. É por isso que é importante personalizar as notificações. No Teams, você pode fazer isso no nível do aplicativo, no nível do canal e no nível da conversa.
No nível do aplicativo, você pode personalizar notificações para menções, mensagens e outras alterações na conta, como quando alguém entra ou sai. O único que você não pode desativar completamente são as menções @.
Para chegar lá, clique no ícone do seu perfil no canto superior direito, escolha Configurações e selecione Notificações.
2. Personalize as notificações no nível do canal
No nível do canal, você pode personalizar as notificações para todas as novas postagens, todas as respostas e menções do canal, ou seja, quando alguém marca o canal para falar sobre isso. Pode ser útil desativar (definir como Desativado) todos os canais aos quais você ingressou para se divertir e socializar, ou quaisquer canais que você assiste ou ouve passivamente. Mesmo depois de desativar as notificações do canal, o nome do canal ainda ficará em negrito quando houver novas atividades, informando que você pode entrar e acompanhar, mas apenas quando for a hora certa para você.
Para chegar lá, passe o mouse sobre o nome do canal até que três pontos apareçam. Clique nos pontos e selecione Notificações do canal.
3. Personalize as notificações no nível da conversa
No nível da conversa (também conhecido como thread), você pode desativar completamente as notificações, o que é útil quando um thread sai dos trilhos.
Para chegar lá, passe o mouse sobre o canto superior direito da postagem original até ver uma sequência de reacji e três pontos. Clique nos três pontos e escolha Desativar notificações. Mesmo com as notificações desativadas, você ainda receberá um alerta se alguém @ mencionar você.
4. Envie um bate-papo privado sem sair de um canal
O Microsoft Teams mantém os canais e chats separados uns dos outros. Isso não é útil quando você precisa enviar uma mensagem privada rapidamente a alguém enquanto está no meio de uma conversa no canal. Há uma maneira de fazê-lo, no entanto.
Clique no perfil da pessoa que você deseja enviar uma mensagem. Uma caixa aparece com algumas opções para alcançá-los, incluindo um campo de mensagem que nada mais é do que uma maneira rápida de enviar um bate-papo.
5. Transforme um bate-papo em uma chamada de áudio ou vídeo
O Microsoft Teams possui chamadas de áudio e vídeo integradas. Isso significa que você pode transformar qualquer bate-papo com um colega em uma chamada telefônica ou de vídeo usando os alto-falantes, o microfone e a câmera do seu computador. Existem algumas maneiras de ligar para seus colegas, incluindo clicar na imagem do perfil de alguém e selecionar o ícone de chamada (veja a imagem na dica anterior). Outra maneira é alternar de um bate-papo privado para uma chamada. Essa opção é conveniente quando o bate-papo por texto não está sendo tão eficiente quanto você gostaria.
No bate-papo, basta clicar no ícone da câmera de vídeo ou no ícone do telefone no canto superior direito. O aplicativo discará para a pessoa ou pessoas no bate-papo automaticamente.
6. Compartilhe sua tela
Quando você compartilha fisicamente o espaço do escritório com outras pessoas, é fácil pedir a um colega que olhe por cima do ombro para alguém na tela. É quase tão fácil mostrar sua tela para colegas em um ambiente de trabalho remoto. Com o Microsoft Teams, você pode fazer isso iniciando uma chamada com alguém e ativando o compartilhamento de tela.
Depois de iniciar a chamada, clique na opção de compartilhamento de tela na parte inferior da janela. Observe que o administrador da conta deve permitir o compartilhamento de tela para que funcione.
7. Adicione um plano de fundo virtual às chamadas de vídeo
Talvez você tenha visto todas as imagens de fundo divertidas que as pessoas adicionaram às reuniões do Zoomvirtual. O Microsoft Teams também permite que você escolha uma imagem de plano de fundo para chamadas de vídeo, mas não oferece uma maneira simples de criar sua própria imagem. Isso não significa que não seja possível, no entanto, Lance Whitney mostra como fazer isso em seu tutorial.
A versão curta de suas instruções é soltar a imagem que você deseja usar na pasta que o Microsoft Teams usa para suas opções de imagem de fundo.
8. Arrume sua barra de canais
Quanto mais equipes e canais em sua conta, mais bagunçado e desorganizado fica o trilho esquerdo do seu aplicativo. Vejamos algumas maneiras importantes de arrumar a barra de canais.
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Primeiro, fixe os canais que você mais usa no topo dessa área. Passe o mouse sobre o nome do canal até ver três pontos. Clique nos pontos e escolha Fixar.
Segundo, você pode expandir e recolher equipes conforme necessário. Quanto mais equipes você recolher, mais organizada sua barra de canal parecerá.
Terceiro, você pode reordenar as equipes arrastando-as e soltando-as, permitindo que você coloque as equipes mais importantes mais acima.
Por fim, em qualquer equipe, você pode ocultar canais que não são altamente relevantes para você, exceto o canal Geral de cada equipe. Você não pode se livrar daquele. Para ocultar um canal, passe o mouse sobre seu nome até ver três pontos. Clique nos pontos e selecione Ocultar. Depois de ocultar os canais, você ainda pode acessá-los facilmente navegando até a parte inferior da lista de canais dessa equipe, onde o aplicativo informa quantos canais você ocultou para a equipe escolhida.
9. Tente / Comandos
A barra de pesquisa na parte superior da janela do Microsoft Teams funciona como um local para digitar comandos. Os comandos permitem que você navegue no aplicativo com mais rapidez e eficiência. Se você não é muito experiente tecnologicamente, os comandos podem parecer assustadores, mas aqui, eles não são.
Tente digitar uma única barra ( / ) na barra de pesquisa. Uma lista de comandos possíveis é exibida, o que significa que você não precisa memorizá-los. Além disso, o aplicativo ajuda você a concluir o comando. Por exemplo, se você digitar /chat, o aplicativo fornecerá automaticamente campos para digitar o nome da pessoa para quem você deseja enviar uma mensagem e um campo de texto para escrevê-la.
Dois outros comandos úteis são /dnd, que coloca sua conta no modo "não perturbe"; e /keys, que exibe uma lista de atalhos de teclado para obter mais maneiras de navegar no aplicativo com eficiência.
10. Adicione abas especiais ao seu canal
Cada canal tem uma linha de guias na parte superior. Por padrão, você verá Posts, Arquivos e Wiki. Você pode adicionar guias especiais exclusivas para cada canal. As guias podem ser sites, arquivos específicos que você precisa para fazer referência à oferta e até informações de outros aplicativos, como Trello ou Zendesk.
Para adicionar uma guia, clique no + na área de guias e uma lista de opções mostrará que tipo de conteúdo você pode adicionar.