Como usar modelos do Microsoft Excel para planejamento de eventos

O Microsoft Excel geralmente é sinônimo de finanças da empresa, orçamentos domésticos e outros dados numéricos. Mas o Excel pode ser uma ótima ferramenta para planejar eventos como casamentos, chás de panela, festas e muito mais. Continue lendo para modelos que você pode usar para planejar seu próximo evento.

Do orçamento e da lista de convidados à música, você pode gastar mais tempo se preparando e menos tempo acompanhando tudo. Se você for um usuário do Excel que abre o aplicativo todos os dias, considere usá-lo em seu próximo evento.

Modelos de Planejamento de Eventos

Os eventos de maior sucesso geralmente começam com um plano. Com os modelos de planejamento de eventos, você pode acompanhar tudo o que precisa ser feito. E se você tiver outras pessoas ajudando você com seu evento, você pode dividir as tarefas usando seu planejador.

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Planejador de eventos e cronograma

Este modelo de planejador de eventos e cronograma funciona para praticamente qualquer tipo de evento. É flexível o suficiente para ser usado para um seminário de negócios ou uma reunião de família.

Observação: este é um modelo Premium disponível gratuitamente com o Microsoft 365. Se você não tiver o Microsoft 365, confira este modelo de rastreador de planejamento de eventos.

Você tem uma folha para o Planejador de Eventos onde você insere a agenda, lista de verificação, categorias de eventos e contatos-chave.

Use as planilhas de Despesas e Receitas para as parcelas financeiras do evento. Em seguida, revise o orçamento rapidamente na folha Resumo.

Planejador de chá de bebê

Embora este planejador de chá de bebê seja perfeito para planejar um evento para a futura mamãe, ele também pode ser usado para um chá de panela.

Ele vem completo com uma lista de convidados que inclui o RSVP e o número de convidados em cada festa. Você pode usar as seções Comida/Bebida, Decorações e Outros Suprimentos para listar tudo o que precisa comprar com os custos.

Para até e incluindo o dia do banho, use a lista de tarefas para o que precisa ser feito e quando, com pontos para anotações.

Seja para um bebê ou uma noiva, lembre-se deste modelo para planejar um chuveiro.

Organizador de festas

Antes que os convidados cheguem e a dança comece, certifique-se de que sua festa esteja planejada com este modelo de Planejador de Festas.

Observação: este é um modelo Premium disponível gratuitamente com o Microsoft 365. Se você não tiver o Microsoft 365, confira este modelo de planejador de eventos de grupo.

O modelo inclui folhas para uma lista de tarefas para as tarefas que antecedem a festa. Você também pode usar as planilhas para rastrear seus alimentos e bebidas com custos, os convidados que você convida e seus RSVPs e as atividades que você está planejando.

Você também tem uma boa visão geral em uma única folha que mostra o progresso, o orçamento e a contagem de convidados.

Modelos de Orçamento de Eventos

Embora os planejadores de eventos possam incluir orçamentos, pode ser apenas o orçamento que você precisa. Com esses modelos, você pode planejar as compras até o último detalhe, manter o controle e compartilhar seu orçamento com outras pessoas envolvidas.

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Rastreador de orçamento de casamento

Se há um evento que precisa de um orçamento e uma boa maneira de acompanhá-lo, é um casamento. A Microsoft fornece quase 10 orçamentos de casamento para escolher.

Este modelo de Rastreador de Orçamento de Casamento é uma ótima opção. Dá-lhe uma folha para adicionar os custos estimados e reais para esse dia especial. Do traje à recepção, você pode acompanhar tudo facilmente.

Em seguida, confira a planilha Resumo do orçamento para ver se você está dentro do orçamento. Você também pode adicionar contribuições de familiares ou amigos junto com fundos extras disponíveis.

Orçamento do evento de angariação de fundos

Outro evento que precisa de um orçamento sólido é um fundraiser. Você pode garantir que está dentro dos meios de sua organização com este modelo de orçamento de evento de angariação de fundos.

O modelo inclui várias planilhas para despesas, receitas, itens de receita, itens de despesas, nomes e uma visão geral. Basta adicionar os itens, custos, receitas e datas.

Em seguida, vá para a folha de visão geral do evento para ter uma visão geral de tudo. Você verá sua meta de arrecadação de fundos, o valor arrecadado e o valor que ainda precisa para atingir a meta.

Veja o que foi arrecadado ou gasto, por quem e quando. Aproveite os filtros nas colunas para classificar ou filtrar e os controles deslizantes para ver itens específicos.

Este modelo tem tudo o que você precisa para uma campanha de arrecadação de fundos de um dia ou contínua.

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Modelos de Lista de Convidados do Evento

Se sua contribuição para o evento é acompanhar a lista de convidados ou convites, você apreciará este próximo conjunto de modelos.

Lista de convidados do casamento

Usando este modelo de lista de convidados de casamento, você pode listar os convidados que planeja convidar e acompanhar tudo do início ao fim.

Depois de adicionar um convidado, você pode incluir seu relacionamento com a noiva ou o noivo e o número de convidados na festa.

Você também pode acompanhar os arranjos de assentos e as escolhas de alimentos de seus convidados na recepção.

Lista de Jantares

Se você está organizando um jantar ou precisa de uma maneira de rastrear convidados para outro tipo de evento, experimente este modelo de lista de jantar.

Apesar de simples, permite acompanhar a data, os convidados e o cardápio. Além disso, você pode adicionar quaisquer notas necessárias. Você pode facilmente adicionar folhas para os diferentes menus ou itens alimentares para pessoas com necessidades especiais.

Dica: Considere vincular as folhas de menu ao campo Menu para cada convidado na folha principal.

Quando você organiza uma festa que inclui comida, lembre-se de que alguns convidados podem ter restrições alimentares. Este modelo ajuda você a rastrear não apenas os convidados, mas também o menu de que eles precisam.

Modelos de Lista de Casamento

As listas de verificação são uma necessidade quando se trata de planejamento de eventos. Isso é especialmente verdadeiro para casamentos, pois cada detalhe conta. Lembre-se de que esses modelos também podem ser usados ​​para outros eventos. Basta editar as listas de verificação do modelo para se adequar à sua ocasião.

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Lista de reprodução de casamento

Quando a recepção começar, verifique se suas seleções de música estão em ordem com este modelo de lista de reprodução de casamento.

Inclua o número da faixa e a música com os detalhes do artista e do álbum, para que não haja dúvidas sobre qual música você espera ouvir.

Você também pode adicionar a duração e para que usar a música, se deseja que ela seja tocada durante a primeira dança ou no corte do bolo.

Planejador de Cronograma de Casamento

Embora este modelo seja chamado de Planejador de Cronograma de Casamento, é tecnicamente uma lista de verificação de tudo o que precisa ser feito até o dia do seu casamento.

Observação: este é um modelo Premium disponível gratuitamente com o Microsoft 365. Se você não tiver o Microsoft 365, confira este modelo de lista de verificação de cronograma de casamento para o Microsoft Word.

Comece um ano antes do dia especial e planeje o que você precisa fazer com 9 a 12 meses de antecedência. Termine com o que você precisa fazer no dia do casamento.

Basta seguir a linha do tempo, adicionar seus próprios itens conforme necessário e usar a coluna Concluído para marcar as coisas à medida que você as conclui.

Certifique-se de ter as ferramentas necessárias para planejar e executar um evento que todos se lembrarão. Esses modelos de planejamento de eventos para Excel podem ajudá-lo a fazer exatamente isso.