Como matar e-mails com o software de gerenciamento de projetos certo

O e-mail aumenta o estresse, cria trabalho desnecessário e faz as pessoas se sentirem sobrecarregadas. Ninguém pode ser a melhor versão de si mesmo no trabalho nessas condições. Nos últimos anos, as organizações começaram a se afastar do e-mail em favor de aplicativos de mensagens de equipe, como o Slack e outras ferramentas de comunicação no local de trabalho. Encontrar a ferramenta ou conjunto de ferramentas certo afeta se sua equipe poderá desistir de suas caixas de entrada tradicionais. Para muitas equipes, o software de gerenciamento de projetos deve fazer parte da solução.

O que é um software de gerenciamento de projetos?

Os softwares de gerenciamento de projetos, também chamados de aplicativos de gerenciamento de projetos, são ferramentas online que as equipes usam para acompanhar o trabalho. No sentido mais amplo, um aplicativo de gerenciamento de projetos pode ser qualquer coisa, desde um software complexo para gerenciar o trabalho, como o Microsoft Project, até um aplicativo básico de tarefas. Os aplicativos mais robustos incluem outras ferramentas de negócios para gerenciar recursos, rastrear o tempo gasto em tarefas ou até mesmo cobrar.

Muitas vezes, distinguimos diferentes tipos de ferramentas de colaboração de aplicativos de gerenciamento de projetos para facilitar a recomendação do aplicativo certo para a finalidade certa. Dito isso, essas duas categorias e algumas outras (como aplicativos de quadro kanban e aplicativos de gerenciamento de trabalho) se sobrepõem substancialmente. Então, embora às vezes eu defenda que aplicativos como Asana, Trello, Airtable e Basecamp não são estritamente aplicativos de gerenciamento de projetos, podemos incluí-los aqui.

O que você faz no software de gerenciamento de projetos?

Cada aplicativo de gerenciamento de projetos é um pouco diferente, mas a maioria deles permite que você veja vários aspectos do trabalho de sua equipe sem exigir que você pergunte a seus colegas sobre eles.

Ao fazer login, você vê todas as tarefas que sua equipe deve concluir e os prazos. Você vê quem foi designado para qual tarefa, se e quando a concluiu e se fez algum comentário sobre ela. Se um de seus colegas sair inesperadamente, você pode fazer login no aplicativo de gerenciamento de projetos e verificar se eles tinham algo urgente atribuído hoje que outro membro da equipe deveria pegar. Se você atualmente usa e-mail para informar a alguém que uma tarefa foi concluída, fazer perguntas sobre uma tarefa ou enviar algo para aprovação, provavelmente se beneficiaria de um aplicativo de gerenciamento de projetos.

Há mais do que isso. À medida que você e seus colegas usam um aplicativo de gerenciamento de projetos, o aplicativo conta o trabalho realizado. Quantas tarefas foram concluídas no prazo? O projeto em geral ainda está no caminho certo para ser concluído dentro do prazo? Aplicativos robustos de gerenciamento de projetos vêm com todos os tipos de tabelas e gráficos para ajudá-lo a ficar de olho nesse tipo de coisa. Dessa forma, se o projeto começar a escorregar, você poderá detectá-lo antecipadamente e trabalhar para evitá-lo. Mas não vamos nos desviar. Vamos nos ater a como os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudam as pessoas a se comunicarem.

O que faz um gerente de projetos?

Um projeto é uma série de tarefas. Um gerente de projeto é a pessoa que sabe quais são todas essas tarefas – ou pelo menos as supervisiona. Às vezes, o gerente de projeto distribui as tarefas ou as coloca em um pool para as pessoas reivindicarem. O gerente de projeto então fica de olho nas tarefas e nas pessoas que as executam até que todas estejam concluídas.

Nem toda equipe tem um gerente de projeto em si, mas a maioria tem alguém que está no comando. Pode ser um empresário, gerente ou líder de equipe. Quem quer que seja seu ponto de referência ou tomador de decisões diário, esse é seu gerente de projeto.

Por que o e-mail é ruim para projetos

E-mail é correio eletrônico, o que eu sei que parece óbvio, mas fique comigo aqui. O correio é um caminho horrível para atribuir trabalho. Imagine se suas tarefas chegassem a você por correio tradicional. É quase ridículo. No entanto, o e-mail não é tão diferente do correio normal, exceto que é mais rápido.

Pense em qual e-mail é bom em fornecer:

• comunicação assíncrona com uma trilha de papel
• entrega de documento

Agora pense no que um gerente de projeto precisa saber ao gerenciar uma série de tarefas:

• quem está disponível
• quanto trabalho cada trabalhador atribuiu a eles e quando é devido
• o progresso do trabalho já atribuído (por exemplo, "John tem duas tarefas atribuídas a ele e ambas estão 90% concluídas")
• um calendário de prazos
• a capacidade de priorizar e repriorizar tarefas com base nas necessidades do projeto

Fazer esse tipo de trabalho pelo correio é risível.

Mais importante, a maneira como a maioria dos funcionários de escritório usa o e-mail cria interrupções. Quando novas mensagens de e-mail chegam com dings ou notificações pop-up, os funcionários geralmente verificam se a mensagem recebida não é urgente. Então eles voltam ao que estávamos fazendo até a próxima interrupção. As pessoas fazem isso o dia todo, verificando e escaneando seus e-mails. Vários estudos mostram que o uso de e-mail ocupa cerca de 30% do dia de um trabalhador do conhecimento, e esse tempo é distribuído uniformemente ao longo do dia, em vez de ser em partes discretas. Em outras palavras, o e-mail nos interrompe constantemente.

As interrupções geralmente têm um efeito líquido negativo, embora possa não ser da maneira que você supõe. As interrupções fazem com que as pessoas se sintam mais estressadas e como se tivessem uma carga de trabalho maior do que realmente têm. As pessoas também sentem maior frustração e pressão de tempo.

A maneira como as pessoas interagem com o e-mail também leva ao desperdício de tempo. Perdemos tempo quando temos que reler o mesmo e-mail que verificamos no início do dia porque esquecemos o que ele disse. Se você esquecer qual é a data de uma entrega importante, desenterrá-la do e-mail leva tempo. E se o e-mail que você desenterrar for antigo e a data tiver adiantado uma semana?

Isso tudo para dizer que o e-mail não foi projetado para gerenciar tarefas. É a ferramenta errada para esse trabalho.

Comunicação com um serviço de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos envolve fazer malabarismos com pessoas e recursos, manter um olhar atento no tempo e redistribuir ou redefinir as tarefas conforme a situação muda. O software de gerenciamento de projetos foi projetado para lidar com esses tipos de problemas e outros que geralmente surgem durante o curso de um projeto.

Como é se comunicar em um aplicativo de gerenciamento de projetos versus por e-mail? É como a diferença entre ver algo com seus próprios olhos e ler uma descrição dele. No primeiro cenário, você tem controle sobre o que deseja ver e quando. No segundo, você confia em outras pessoas para digitar mensagens dizendo o que elas acham que é mais importante – ou, pior, o que elas acham que você quer ouvir.

Diferentes aplicativos de gerenciamento de projetos têm ferramentas diferentes para comunicação. Quase todos eles suportam menções @, por exemplo. Visto que o Slack e outros aplicativos de mensagens de equipe se tornaram tão populares, muitas vezes você pode conectá-los ao seu aplicativo de gerenciamento de projetos, simplificando suas conversas em um só lugar. Se você ainda não tem um aplicativo de bate-papo em equipe, pode ignorá-lo e, em vez disso, procurar um aplicativo de gerenciamento de projetos que inclua uma caixa de bate-papo no aplicativo. O Zoho Projects e o ProofHub oferecem isso.

Digamos que o projeto em questão tenha muitos elementos visuais e a equipe que trabalha nele precisa discuti-los. Sua vida será muito mais fácil se você tiver ferramentas de marcação de imagem em seu aplicativo de gerenciamento de projetos. Dessa forma, você pode rabiscar eletronicamente em uma imagem e anexar comentários, tornando mais fácil para todos em sua equipe dar e entender o feedback. Volerro é um exemplo de aplicativo de gerenciamento de projetos com ferramentas de marcação.

Como mencionado, os aplicativos de gerenciamento de projetos lidam com todas as coisas básicas que você precisa para fazer malabarismos e acompanhar, como tarefas, prazos, progresso e responsáveis. Toda essa informação é visível para quem precisa. Nesse sentido, há menos necessidade de se comunicar sobre esse tipo de assunto. Você nunca precisa enviar um e-mail para alguém e enviar um CC para meia dúzia de pessoas para saber se eles estão quase terminando uma tarefa quando você pode fazer login no sistema e ver que está marcado como 75% concluído. Muitas das coisas que exigem que você leia nas entrelinhas ao usar o e-mail para gerenciamento de tarefas de repente se tornam cristalinas quando você usa um software de gerenciamento de projetos.

Menos tempo de envio de e-mails significa mais tempo de trabalho

Os benefícios de tirar uma equipe do e-mail e entrar em um aplicativo de gerenciamento de projetos para se comunicar podem ser enormes. A redução do e-mail por si só certamente deixará todos felizes, mas isso não é nada em comparação com o valor agregado de ter maior visibilidade de quem está fazendo o quê, o que mais está fazendo e o status de cada tarefa. Fica muito mais fácil ter informações precisas à mão enquanto você trabalha, para que os tomadores de decisão possam tomar boas decisões.

Para obter dicas mais específicas sobre como trabalhar com um aplicativo de gerenciamento de projetos, consulte 7 maneiras de simplificar o gerenciamento de projetos em projetos de trabalho em equipe e 5 recursos do Zoho Projects para organizar seus negócios.