Como habilitar suplementos e conectores no Outlook

Existem muitos suplementos e conectores de terceiros disponíveis para o Outlook. Qual é a diferença entre suplementos e conectores, como você os usa e eles são seguros de usar? Nós temos as respostas para você.

O que são suplementos e conectores?

Suplementos e conectores são formas de conectar o Outlook a aplicativos de terceiros. Esses aplicativos incluem aqueles que a maioria das pessoas já ouviu falar (mesmo que você não os tenha usado), como Dropbox, Trello e Slack. Existem suplementos e conectores adicionais dos quais você provavelmente nunca ouvirá falar fora dos ambientes corporativos. Eles geralmente facilitam atividades como despesas, CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) e videoconferências.

O objetivo de todos eles é o mesmo: permitir que você interaja de alguma forma com outro aplicativo diretamente do Outlook.

A diferença entre um suplemento e um conector está na direção da integração. Um suplemento permite que o Outlook envie algo para outro aplicativo. Um conector permite que o outro aplicativo envie algo para o Outlook.

Os suplementos estão disponíveis apenas para contas de e-mail que usam o Exchange, seja uma conta gratuita do Outlook.com/live.com/hotmail ou uma conta paga da Microsoft para seu próprio domínio. Se você estiver usando uma conta que não seja do Exchange, como uma conta do Gmail ou Yahoo! conta, a opção "Obter suplementos" será desativada.

Por exemplo, há um suplemento do Trello e um conector do Trello. O add-in do Trello permite que você crie ou altere uma tarefa do Trello diretamente de um e-mail. O conector do Trello permitirá que o Trello envie notificações e lembretes diretamente para o Outlook.

Existem dois tipos principais de suplemento: os que usam botões e os que destacam partes do email.

Os suplementos que usam botões colocam um botão na faixa de opções que você pode clicar ao visualizar um email. Clicar nesse botão ativará a funcionalidade do add-in, como enviar o e-mail para o Trello para criar uma tarefa ou postar o conteúdo do e-mail em um canal do Slack. Nesse ponto, o conteúdo relevante do e-mail é enviado ao serviço de terceiros.

Quando um suplemento que destaca o conteúdo é instalado, ele informa ao Outlook que tipo de informação ele usa, como dados de localização para um suplemento de mapa. Quando você abre um email, o Outlook procura esse tipo de informação – um endereço, por exemplo – e o destaca. Quando você clica no conteúdo destacado, as informações relevantes (o endereço, neste caso) são enviadas ao serviço de terceiros para que possam exibi-las em um mapa para você.

Os conectores são um pouco diferentes, pois todo o trabalho que eles fazem ocorre no serviço de terceiros. Não há nenhum botão ou destaque de conteúdo com um conector, apenas a capacidade de o serviço de terceiros enviar coisas para o Outlook para o usuário ver.

Eles são seguros para instalar?

Sim, se você os estiver instalando na Microsoft Store. Apenas os suplementos têm código (JavaScript) para fazer qualquer coisa, e a Microsoft valida todos os suplementos antes de permitir que sejam carregados na loja. Você pode ver as declarações de privacidade e os termos e condições de qualquer suplemento em seu formulário de consentimento na loja da Microsoft.

Quer o suplemento use um botão ou destaque de conteúdo, ele só terá acesso aos dados da mensagem de email em que você está trabalhando.

Se você confiar na Microsoft para validar o suplemento, poderá confiar que o suplemento não é mal-intencionado. Se você estiver interessado, a Microsoft fornece informações detalhadas sobre a validação que eles fazem, o que os desenvolvedores podem e não podem fazer e o processo de sandboxing no qual todos os suplementos são executados.

Embora os suplementos façam algo com as informações no Outlook, um conector é apenas uma maneira de conceder permissão a um serviço de terceiros para exibir notificações e alertas no Outlook. A Microsoft valida os conectores, mas na verdade você precisa confiar no serviço de terceiros. Se você tiver uma conta com esse serviço, provavelmente já está confortável em usá-los.

Como sempre, recomendamos que você instale apenas suplementos e conectores da Microsoft Store.

Como você os adiciona ao Outlook?

O processo para adicionar um suplemento ou conector ao Outlook é simples, esteja você usando o Outlook Client ou o Outlook Web App. Se você instalar um suplemento ou conector no cliente, ele será instalado automaticamente no aplicativo Web do Outlook e vice-versa.

A interface para adicionar um suplemento ou conector é a mesma no cliente e no aplicativo Web, apenas o método para chegar lá é um pouco diferente.

O processo do cliente Outlook

Para encontrar um suplemento ou conector no cliente, clique no botão Home > Get Add-ins.

O processo do aplicativo Web do Outlook

Para encontrar um suplemento ou conector no aplicativo da Web, clique nos três pontos no canto superior direito enquanto visualiza um e-mail.

No menu de contexto exibido, role até a parte inferior e clique em "Obter suplementos".

A partir deste ponto, o processo de localizar e instalar um suplemento ou conector é o mesmo no cliente e no aplicativo Web. Portanto, não importa qual você esteja usando, o painel Add-in & Connectors será aberto.

O painel é aberto na guia Suplementos. Se você quiser adicionar um conector, clique na guia "Conectores".

O processo é o mesmo para suplementos e conectores, portanto, vamos nos concentrar em adicionar um suplemento. Os suplementos são exibidos em ordem alfabética ou você pode usar a caixa de pesquisa no canto superior direito para encontrar rapidamente qualquer serviço que esteja procurando. Conforme você digita, a pesquisa encontrará serviços correspondentes, neste caso, o Trello. Clique no suplemento quando ele aparecer na lista.

Clique no botão Adicionar e o suplemento será instalado.

Feche o painel Add-in & Connectors usando o “x” no canto superior direito. Dois botões do Trello agora serão exibidos na guia Home da faixa de opções sempre que você tiver um email selecionado.

A instalação de um suplemento terá efeitos diferentes dependendo do que o suplemento faz. Por exemplo, o suplemento Giphy adiciona um botão Giphy a novos e-mails que permite inserir facilmente gifs em um e-mail. O suplemento do Bing Maps destacará os endereços no conteúdo do email e permitirá que você clique neles para abrir o Bing Maps.

Instalamos o suplemento do Trello usando o cliente Outlook. Quando abrimos o aplicativo Web do Outlook, o suplemento do Trello foi adicionado automaticamente.

Acessar seus suplementos no aplicativo da Web clicando nos três pontos e rolando para baixo é um pouco trabalhoso, então você pode fixar suplementos para torná-los mais prontamente disponíveis. Clique em Configurações> Exibir todas as configurações do Outlook.

Abra E-mail > Personalizar ações.

Na seção "Message Surface", ative a caixa de seleção do suplemento que você deseja fixar.

Isso adicionará um botão do Trello aos ícones que são mostrados quando você lê os e-mails recebidos.

Se o suplemento for usado quando você redigir uma mensagem, role para baixo até a próxima seção, chamada "Barra de ferramentas", e ative-a nessa seção.

Depois de ativar seu suplemento, clique em Salvar no canto superior direito e o ícone do suplemento ficará visível em seu e-mail.

Como você removê-los do Outlook?

A remoção de um suplemento ou conector é muito simples. Abra o painel Add-ins & Connectors, a partir do cliente (Home > Get Add-ins) ou do aplicativo Web (três pontos > Get Add-ins) e clique em “Meus suplementos” (se você estiver em na aba Conectores, esta opção está no mesmo lugar, mas se chama “Configurado”).

Encontre o suplemento que você deseja desconectar, clique nos três pontos e, no menu exibido, escolha “Remover”.

Feche o painel Add-in & Connectors usando o “x” no canto superior direito. O suplemento será removido imediatamente, tanto no cliente quanto no aplicativo da web.

Vale a pena usar?

Se você usar um serviço que oferece um suplemento ou conector, eles podem ser úteis. Ser capaz de enviar um anexo diretamente para o Dropbox, ou enviar um e-mail para um canal do Slack, ou transformar um e-mail diretamente em uma tarefa do Trello ou do Jira é uma grande economia de tempo. Embora muitos dos suplementos sejam pagos, especialmente os projetados para uso corporativo, muitos são gratuitos para instalar.

Além dos projetados para uso com um serviço específico, existem complementos gratuitos para ferramentas autônomas como Giphy e Boomerang, que adicionam funcionalidade ao Outlook. Não há um único suplemento ou conector que você deva usar, mas muitos que você pode usar.

Conforme explicado acima, a Microsoft valida todos os suplementos e conectores. Além disso, a empresa torna os detalhes de privacidade e os termos e condições visíveis na loja para que você possa ter certeza de que eles estão seguros.

Em suma, é um sistema fácil e intuitivo que adiciona funcionalidade—geralmente sem lhe custar nada.