Como criar e gerenciar documentos familiares digitais

Em uma emergência, a última coisa que você quer fazer é procurar a papelada. O mesmo pode ser dito em momentos de alto estresse ou luto. Idealmente, todos os documentos importantes que você possa precisar seriam fáceis de encontrar e de fácil acesso. Como você faz isso?

A melhor maneira de colocar documentos importantes ao seu alcance é não usar papel digitalizando-os e, em seguida, salvar esses arquivos eletrônicos em um local onde você possa recuperá-los de um computador, tablet ou smartphone. Em muitos casos, você também deve guardar cópias físicas dos papéis, mas isso não significa que você não possa fazer uma cópia digital também. Há tantas vantagens em fazê-lo.

Primeiro, você acaba com uma cópia de backup, que é incrivelmente útil se algo acontecer com os originais. Segundo, você pode recuperar os documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que tenha uma conexão segura com a Internet. Terceiro, quando a informação é digitalizada, você pode procurá-la usando palavras-chave em vez de percorrer pilhas de papel. Finalmente, é muito mais fácil compartilhar um arquivo eletrônico com um advogado, consultor financeiro ou familiar que precise dele, em vez de enviar faxes ou fotocópias.

Quais são alguns documentos familiares importantes que você pode querer digitalizar? Qual é a melhor maneira de digitalizá-los e armazená-los para que sejam seguros, fáceis de encontrar e sempre disponíveis quando você precisar deles?

Exemplos de documentos para digitalizar

Você não precisa digitalizar tudo. Embora possa haver algum valor potencial em salvar todas as contas de serviços públicos ou todas as faturas de cartão de crédito, qual é a probabilidade de você precisar deles e não conseguir acessá-los de sua conta bancária on-line ou provedor de serviços públicos?

Em vez disso, concentre-se em documentos que você provavelmente terá que consultar em algum momento (declarações de impostos, por exemplo) ou que você realmente se beneficiaria de ter uma cópia de backup. Alguns exemplos são:

• Documentos relacionados a grandes mudanças na vida: certidões de nascimento; papéis de adoção; certidões de casamento, divórcio, parceria doméstica; certificados e formulários de imigração

• Passaportes, carteiras de motorista e cartões de identificação

• Relatórios de saúde, incluindo registros de vacinas e imunizações

• Registros de animais de estimação

• Transcrições oficiais de educação e certificados de graduação

• Títulos e títulos de propriedade

• Contratos de arrendamento e empréstimo

• Declarações fiscais

Fotos de família também podem vir à mente, mas exigem um processo totalmente diferente para digitalizar e salvar. Com um documento, você não precisa de uma imagem de alta resolução, mas com fotos você precisa. Além disso, com fotos, você precisa considerar a cor, o tom sépia ou a escala de cinza, o que geralmente não é um problema com documentos padrão.

Se você tiver documentos históricos de família que sejam mais parecidos com fotos de família, talvez porque sejam antiguidades ou tenham valor sentimental, provavelmente será melhor manuseá-los mais como fotos. Para quaisquer documentos extremamente delicados ou de alto valor, considere entrar em contato com um arquivista para obter ajuda ou leia algumas dicas do Arquivo Nacional dos EUA.

Como digitalizar documentos importantes

Vejamos primeiro como digitalizar um documento e transformá-lo em um arquivo eletrônico.

Você não precisa de um scanner de mesa para obter resultados com aparência profissional. Tudo o que você precisa é de um smartphone com um aplicativo de digitalização móvel, uma superfície de alto contraste (ou seja, se o papel for branco, a superfície deve ser escura) e iluminação decente.

Para digitalizar um documento:

1. Coloque o papel em uma superfície de alto contraste. Certifique-se de ter uma iluminação ampla. Estar perto de uma janela durante o dia ajuda tremendamente.

2. Coloque o documento plano. A maioria dos aplicativos de digitalização corrige pequenas imperfeições, como vincos e cantos virados para cima, mas se você conseguir que o documento fique plano, é o ideal.

3. Inicie o aplicativo de digitalização e posicione seu telefone paralelo ao documento. A maioria dos aplicativos de digitalização tem detecção automática de bordas, desde que você faça um esforço razoável para enquadrar a página nas guias na tela.

4. A maioria dos aplicativos verifica a página automaticamente, mas, em alguns casos, pode ser necessário tocar para concluir a verificação. O aplicativo solicitará que você repita o processo se quiser adicionar mais páginas ao mesmo arquivo.

Muitos ótimos aplicativos de digitalização são gratuitos ou oferecem um nível de serviço gratuito. ABBYY FineScanner e Microsoft Office Lens são dois ótimos exemplos. No armazenamento em nuvem e aplicativos de anotações (que você já deve ter), a digitalização de documentos está incluída. Isso vale para o aplicativo móvel do Dropbox, por exemplo, e o aplicativo móvel Evernote.

Se você deseja a capacidade de editar os documentos digitalizados, por exemplo, para transformar uma folha de papel em um documento do Microsoft Word, precisa de um aplicativo de digitalização que inclua OCR e conversão em texto editável.

Onde armazenar documentos com segurança

Você já usa um serviço de armazenamento em nuvem ou serviço de sincronização de arquivos, como Google Drive ou Microsoft OneDrive, para armazenar e fazer backup de arquivos importantes? Então provavelmente faz sentido usar o mesmo serviço para armazenar seus documentos familiares.

Não faltam soluções de armazenamento em nuvem. Todas as opções mencionadas até agora - Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive - são opções perfeitamente boas. Mais importante, por serem tão populares, os aplicativos de digitalização geralmente oferecem a opção de exportar seus documentos digitalizados diretamente para eles; ou oferecem sua própria função de digitalização integrada.

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Como organizar documentos familiares digitais

Dependendo da extensão dos documentos de sua família, você pode criar uma série de pastas e subpastas em seu serviço de armazenamento para organizá-los. Pode ser demorado, no entanto, e as pessoas geralmente começam por um caminho para classificar e organizar antes de perceber no meio do caminho que não vai funcionar.

Então, uma maneira rápida e fácil de fazer isso é por ano. Comece criando 10 pastas e nomeando-as nos últimos 10 anos. Por exemplo, você terá pastas chamadas 2020, 2019, 2018 e assim por diante. Quando você chegar a 11 anos atrás, adicione "e mais velho" (ou algo semelhante) ao nome da pasta. Em outras palavras, sua pasta mais antiga seria chamada de "2010 e anteriores".

Agora você pode classificar os papéis digitais em uma pasta e saber mais ou menos onde eles estão. Para carteiras de identidade, use o ano de emissão. Para transcrições, use o último ano de frequência na escola. Se você tiver muitos arquivos em alguma pasta, basta fazer uma subpasta de acordo com o tema, como "Documentos Fiscais 2020" ou "Registros Médicos 2019".

E os nomes dos arquivos? Acho que faz sentido dar um bom nome ao arquivo quando o digitalizo pela primeira vez, geralmente porque estou digitalizando um documento por um motivo. Se um médico me pedir para enviar uma cópia dos meus registros de vacinação, dou um nome claro a esse arquivo antes de enviá-lo.

Se você estiver digitalizando grandes lotes de documentos de uma vez, concentre-se em colocá-los na pasta correta por ano e, definitivamente, crie subpastas para ajudá-lo a entender o que você tem. Dessa forma, você não precisa perder muito tempo renomeando arquivos, mas seus documentos ainda estão em ordem razoável para quando você precisar encontrar algo.

Mantenha seu propósito em mente

Tenha sempre em mente o propósito de digitalizar seus documentos. Para documentos muito importantes, o objetivo pode ser ter uma cópia de segurança, caso algo aconteça com os originais. Para outros tipos de documentos, o objetivo pode ser tornar os arquivos facilmente acessíveis na próxima vez que você precisar enviá-los para outra pessoa. Mantenha seu propósito em mente para orientá-lo quando se trata de nomear e classificar os arquivos em particular. Contanto que você tenha isso em mente, você pode enfrentar este projeto facilmente e acabar com ótimos resultados.