Como capturar dados importantes com aplicativos de digitalização e OCR

Um aplicativo de digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é indispensável para se organizar. Os melhores aplicativos de digitalização ajudam você a capturar todos os tipos de informações, como slides de apresentação de uma reunião, anotações de quadro branco, cartões de visita, sem mencionar documentos importantes. Eles também são úteis para outros usos, desde a digitalização de receitas em papel até a economia de garantias.

Há alguns anos, tive que tirar um novo passaporte e, no mesmo dia, devolvê-lo para obter o visto. Logo depois que peguei o passaporte, pensei: "Provavelmente eu deveria ter uma cópia disso antes de entregá-lo". Peguei meu telefone e escaneei. Com certeza, o visto levou mais de duas semanas e, enquanto isso, eu precisava dos detalhes do meu passaporte para um monte de papelada. Ainda bem que eu tinha uma cópia legível!

Como funcionam os aplicativos de digitalização?

Quando você usa um aplicativo de digitalização móvel, não é muito diferente de tirar uma foto. Em uma configuração ideal, você reproduz seu documento em um plano de fundo contrastante e aponta a câmera do telefone para ele.

Em seguida, o aplicativo de digitalização o guiará pelo processo. Geralmente, ele informa para alinhar as bordas do documento com marcas de corte na tela do telefone. Segure firme como puder, mas não se preocupe. O aplicativo se ajusta a movimentos leves. A varredura leva um ou dois segundos. Quando terminar, você geralmente vê uma visualização do seu documento. O aplicativo geralmente pergunta se você deseja adicionar mais páginas ou iniciar uma nova verificação.

Talvez você esteja pensando que poderia pular um aplicativo de digitalização e, em vez disso, tirar uma foto de todos os papéis que deseja salvar digitalmente. Você poderia, mas há duas desvantagens. Primeiro, é improvável que uma imagem seja tão clara quanto uma digitalização, então você corre o risco de não ter texto legível. Segundo, você não pode pesquisar o texto, o que pode tornar extremamente difícil encontrar o que você precisa mais tarde.

O que você deve digitalizar com um aplicativo de digitalização?

Vejamos exemplos de como você pode usar um aplicativo de digitalização para se manter organizado. Depois disso, explicarei quais recursos você deve procurar nos melhores aplicativos de digitalização e citarei alguns aplicativos que os possuem.

Cartões de negócios

Na próxima vez que alguém lhe entregar um cartão de visita, use um aplicativo de digitalização para capturar as informações de contato dessa pessoa e, em seguida, devolva o cartão. Você mostrará como é fácil ficar sem papel enquanto também coleta seus detalhes em formato digital para não precisar digitar nada depois. Alguns aplicativos de digitalização podem detectar cartões de visita e criar uma nova entrada em seu aplicativo de contatos. Outros pesquisam no LinkedIn para sugerir a conexão lá.

Quadros brancos e materiais de apresentação

Nas reuniões, a maioria de nós deseja dar toda a atenção a cada orador. Isso é difícil de fazer se estivermos olhando de soslaio para uma apresentação ou quadro branco, esperando não perder um detalhe importante. Uma ótima solução é digitalizar rapidamente os slides ou outros materiais à medida que aparecem, sabendo que você pode examiná-los com mais detalhes posteriormente.

Documentos para enviar por e-mail ou fazer backup

Embora muitas pessoas e organizações tenham prazer em enviar documentos digitais, ainda há muitos casos em que encontramos papel. Digamos que seu banco lhe dê um documento importante em papel para assinar, mas você quer que seu advogado verifique primeiro. Esse é um ótimo momento para usar seu aplicativo de digitalização. Digitalize algumas páginas para que você possa enviá-las por e-mail com estatísticas. Alguns aplicativos de digitalização incluem uma ferramenta que permite assiná-los digitalmente também.

Outros documentos importantes que você pode querer digitalizar e fazer backup incluem registros de imunização, documentos fiscais e certidões legais (nascimento, casamento, imigração, etc.).

O que procurar em um aplicativo de digitalização

Os melhores aplicativos de digitalização capturam seus documentos com clareza, tornam o texto pesquisável e ajudam você a salvar os arquivos finalizados nos lugares certos. Aqui está o que procurar:

Detecção Automática de Bordas

Um ótimo aplicativo de digitalização e OCR encontra automaticamente as bordas de seus documentos. Quando você aponta a câmera para o papel, as marcas de corte que você vê na tela devem procurar a borda do documento por conta própria e se ajustar a diferentes dimensões. Portanto, se você estiver digitalizando uma folha de papel A4 ou um cartão de visita, o aplicativo descobrirá automaticamente.

Opções de Salvar e Exportar

Os melhores aplicativos de digitalização oferecem opções para salvar ou exportar seus textos recém-digitalizados, como Google Drive, Dropbox ou outro serviço de armazenamento. Você não quer um aplicativo que o obrigue a manter os documentos em um novo local.

OCR

Mencionei OCR no início deste artigo. Quando você tem OCR, qualquer palavra digitalizada se torna texto. Você também pode copiar e colar o texto ou editá-lo. Digamos que você digitalize uma receita e veja que ela tem um erro de digitação. Com um aplicativo de digitalização e OCR realmente bom, você poderá corrigir o erro de digitação. Alguns aplicativos podem converter seu texto final em um formato de processamento de texto familiar, como .docx. Outros permitem que você altere o texto diretamente no aplicativo sem precisar abrir o documento em um processador de texto primeiro.

OCR também permite pesquisar o texto dos documentos. Isso significa que, se você quiser encontrar seus registros de imunização, tente pesquisar o nome do seu médico para encontrar o arquivo. Você não precisa se lembrar do nome que deu ao arquivo. Se você usa muito a pesquisa para encontrar arquivos, definitivamente precisa de OCR.

Funcionalidade de pesquisa

Talvez você não seja super organizado quando se trata de exportar e salvar seus arquivos em outro local. Nesse caso, você deseja pesquisar o conteúdo do aplicativo de digitalização para qualquer coisa que você tenha digitalizado e agora precise. Um ótimo aplicativo de digitalização terá sua própria funcionalidade de pesquisa.

Suporte de várias páginas

Aplicativos de digitalização realmente bons podem digitalizar várias páginas consecutivamente. Eles devem então agrupar todas as páginas em um único PDF com facilidade. Os aplicativos de digitalização mais avançados também corrigem a distorção da página, como quando você digitaliza as páginas de um livro e não consegue deixá-lo plano.

Preço

Muitos dos melhores aplicativos de digitalização e OCR têm um nível de serviço gratuito e um nível premium pago. OCR às vezes é considerado um recurso premium. O preço dos aplicativos de digitalização e OCR é um pouco maluco. Por um tempo, você pode esperar pagar entre US $ 4 e US $ 7 por um aplicativo decente. Agora, as taxas únicas são dez vezes maiores. Embora as taxas de assinatura sejam mais razoáveis, algumas pessoas precisam de um aplicativo de digitalização apenas algumas vezes por ano.

Os melhores aplicativos de digitalização

Agora que você entende o que os aplicativos de digitalização podem fazer e por que você pode querer um, aqui estão alguns dos melhores que você pode encontrar. Concentrei-me em aplicativos que oferecem digitalização e OCR e tornam seu texto editável. Existem muitos aplicativos que apenas fazem a digitalização. O Evernote Scannable e o aplicativo móvel do Dropbox são dois exemplos. Mas eles não fornecem um texto final que você pode copiar e colar ou editar. Esses aplicativos sim.

Não importa qual aplicativo você escolher, você descobrirá que ter um aplicativo de digitalização em mãos em que você confia ajuda a digitalizar seus documentos e a se manter organizado.

ABBYY FineScanner (Visite o site da ABBYY)

Livre; Pro por US$ 4,99 por mês, US$ 19,99 por ano ou US$ 59,99 por taxa única

O ABBYY FineScanner é possivelmente o melhor e mais capaz aplicativo de scanner e OCR para dispositivos móveis. Ele exporta arquivos para vários formatos, permite que você salve arquivos na maioria dos principais serviços de armazenamento e até executa OCR em mais de 40 idiomas. Você precisa de uma conta Premium para obter o OCR, que custa US$ 4,99 por mês, US$ 19,99 por ano ou US$ 59,99 por uma taxa única.

Disponível no Android, iOS

Microsoft Office Lens (Visite o site da ABBYY)

Livre

O Microsoft Office Lens é um dos poucos aplicativos de digitalização totalmente gratuitos. É um pouco mais lento e desajeitado do que outros aplicativos com detecção de borda e corte, mas faz o trabalho. O aplicativo possui modos especiais para digitalizar cartões de visita e quadro branco. Para editar o texto digitalizado, você deve exportar o texto via Microsoft OneDrive e abri-lo no Word.

Disponível no Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (Visite o site da ABBYY)

Livre; Pro por US$ 4,49 no primeiro ano e depois US$ 22,49 por ano; ou $ 69,99 uma vez no iOS

Scanbot é um excelente aplicativo de digitalização e OCR. Dito isso, a empresa mudou recentemente seu modelo de preços de uma taxa única de baixo custo para uma assinatura anual ou uma taxa única mais cara (US $ 69,99). Além disso, os preços são muito difíceis de rastrear. De qualquer forma, vale a pena considerar a versão Pro do Scanbot se você precisar de um aplicativo de digitalização rápido e preciso para praticamente qualquer tipo de documento. Possui boas ferramentas de correção e otimização de cores, além de outros recursos de digitalização, como leitor de código QR e scanner de código de barras. Você também pode usá-lo para assinar documentos usando apenas o dedo e o telefone ou tablet.

Disponível no Android e iOS